Эффективность работы любой организации зависит от того, насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом конфиденциальности - от момента его создания до списания в дело или уничтожения. Этот документ - Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.   Определение сферы действия инструкции (на какие документы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа).

2.   Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная инструкция.

3.   Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО "Луч" к документам с грифами конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО "Луч", и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО "Луч" от 02.03.2013 № 25)».

4.   Термины и определения, используемые в инструкции.

5.   Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:

●   кто осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.   Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО "Луч", руководителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма - над реквизитом «адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:

●   Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение

●   Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1 л. каждый

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:

Экз. № 1-10 - в адрес по списку рассылки

Экз. № 11 - в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч. №_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет движения денежных средств,

уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения - неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения - неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 - порядковый номер по журналу, КТ-указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

●   для входящего документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 - номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 - порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Дополнительно размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:

●   проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

●   производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

●   контролируется правильность ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

●   проверяется порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

●   формируются предложения о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности, основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

10 октября 2012 г. состоялось VIII заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Подобные заседания Совета проходят ежегодно: в них участвуют руководители органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, руководители государственных архивов, на них обсуждаются важнейшие вопросы развития архивного дела в нашей стране. Например, в 2011 г. на Совете обсуждалась Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. В 2012 г. руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов представил участникам Совета проект «Концепции развития архивного дела на период до 2020 г.» (далее - Концепция)**. Так как Концепция развития архивного дела - ключевой документ, определяющий основные направления развития архивного дела в нашей стране на ближайшие 8 лет, то в нашей статье мы уделим ему самое пристальное внимание.

* В данной статье излагается сугубо частный взгляд автора на развитие архивного дела с точки зрения перехода к электронным документам.

** Концепция опубликована на портале «Архивы России»: http://archives.ru/documents/projects-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml.

Текущее десятилетие является очень важным для архивистов и для всех тех, кто работает с документами, так как именно сейчас происходит широкомасштабное внедрение электронных документов в самые разные сферы деятельности, что должно привести к кардинальным переменам в технологиях обработки и хранения документов.

Прогнозы развития архивного дела в предстоящие годы исходят из следующих предпосылок:

●   повсеместное внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ);

●   перевод культурного наследия во всем мире в цифровую форму с доступом к нему онлайн - в любое время, в любом месте, с любого мобильного или стационарного устройства, имеющего подключение к сети Интернет; создание и работа с документами будет происходить и уже происходит в цифровом виде, с использованием ИКТ;

●   риски утраты электронных документов значительно выше, чем традиционных.

При этом в случае нарушения технологий или ошибок персонала высок риск утери всего массива данных (документов).

●   юридически значимый электронный документ существенно отличается от своего традиционного аналога на бумаге.

Как правило, он является компонентом базы данных (БД), требует наличия дополнительных компонентов (например, инфраструктуры открытых ключей), аппаратно-про­граммных комплексов;

●   технологии работы с электронными документами существенно отличаются от традиционных, требуют разработки совершенно других инструкций по делопроизводству, коренного переобучения персонала; переход на использование новых ИКТ управленческим аппаратом невозможен на добровольной основе.

Успешному внедрению информационно-коммуникационных технологий в архивном деле РФ мешают следующие факторы:

●   низкая техническая оснащенность отрасли;

●   отсутствие квалифицированного персонала, умеющего работать с ИКТ;

●   невозможность привлечения на постоянной основе персонала, владеющего ИКТ, ввиду штатных и финансовых ограничений;

●   отсутствие отработанных процедур и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с цифровыми архивами (создание, оперативное хранение, экспертиза ценности, обеспечение сохранности и использование цифровых архивов);

●   отсутствие правовых актов, обеспечивающих юридическую силу электронным документам, переданным на государственное хранение;

●   огромный объем уже имеющихся документов на бумажных носителях и высокая стоимость их полной оцифровки.

Все эти факторы во многом обусловливают основные направления развития архивного дела.

И еще один, ключевой фактор - отсутствие федерального органа, обеспечивающего методическое руководство и контроль за единообразием технологий и процедур работы с документами, в том числе в электронном виде.

Уже многократно писалось, что внедрение автоматизированных технологий предъявляет гораздо более высокие требования к уровню унификации и стандартизации, чем традиционные технологии ДОУ. И обеспечением этой унификации в государственном масштабе должен заниматься специально уполномоченный орган. Традиционно эти функции возлагаются именно на архивистов. Вопрос о наделении Росархива соответствующими полномочиями вновь поднят в Концепции, так как без этого невозможно эффективно решать многие вопросы автоматизации работы с документами на государственном уровне.

В большинстве стран мира архивисты курируют постановку делопроизводства и документооборота в стране, процессы формирования дел, экспертизу ценности и др. Переход к электронным документам не меняет этого. Однако если при работе с документами в традиционной форме мы имеем определенные разрывы между текущим делопроизводством, передачей дел на хранение в архив организации и на государственное хранение, то при работе с электронными документами этого разрыва нет - мы имеем единую систему, охватывающую весь жизненный цикл документа, с момента его создания или поступления в организацию и до момента его выделения к уничтожению или определения на постоянное (вечное) хранение.

Развитие ИКТ делает нецелесообразным развитие многочисленных региональных архивов.

Создание единого Центра хранения электронных документов, работающего по облачным технологиям и предоставляющего услугу хранения документов организациям всех форм собственности (федеральным органам исполнительной власти и их территориальным отделениям, подведомственным организациям - на безвозмездной основе, коммерческим организациям - платно), обеспечит общее сокращение затрат на развитие инфраструктуры и главное - сохранность электронных документов.

Задачи, рассматриваемые Концепцией

Концепция развития архивного дела в Российской Федерации в качестве основных задач на период до 2020 г. рассматривает следующие:

1.   Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

2.   Интеграция архивов, как элементов государственного механизма, в систему электронного правительства.

3.   Обеспечение полноценного развития Архивного фонда РФ в современных условиях.

4.   Разграничение ответственности между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами.

5.   Повышение качества и доступности государственных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан.

6.   Совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения гарантированного доступа к ним.

7.   Внедрение инноваций в деятельность архивов.

8.   Развитие кадрового потенциала архивов.

Одно из направлений решения задачи унификации ДОУ для всех государственных органов - это создание и внедрение единой государственной системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Переход к электронным документам требует существенной корректировки законодательной, нормативно-правовой базы. Несмотря на принятие Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронной форме имеют много ограничений по возможностям использования. Электронный документ - это фактически компонет базы данных, который нельзя рассматривать отдельно от регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа, и инфраструктуры открытых ключей и удостоверяющих центров, обеспечивающих юридическую значимость документа. Необходимо прописывать в законодательстве обязательность передачи в электронном виде научно-справочного аппарата, электронных образов документов, чтобы исключить значительные расходы в дальнейшем на повторную оцифровку документов на бумаге. Необходимо разрабатывать и прописывать в законодательстве процедуры, предусматривающие постоянное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости, что невозможно осуществить в рамках текущего законодательства.

Концепция предусматривает обязательность выработки единых технологий и форматов архивного хранения электронных документов, их передачу на постоянное хранение, а также обеспечение их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, что гарантирует возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий.

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме наиболее популярных в современном офисе форматов файлов Microsoft Office, организации могут использовать множество других форматов, например, Open Office, pdf, инженерные форматы. И это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы.

Наиболее известный пример - версии форматов документов Microsoft Word 95, 97-2003, 2007-2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая в свою очередь требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств.

Конечно, можно преобразовывать все документы в формат pdf, тем более что существует международный стандарт ИСО, описывающий специальную разновидность формата pdf - так называемый pdf-archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения (ИСО 19005-1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1) - «Document management - Electronic document file format for long-term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований. Другой вариант - использование виртуальных машин - также нуждается в существенной проработке.

Проблемы перевода документов в цифровой вид

Итак, как мы уже упоминали выше, Концепция предусматривает организацию научно-методического и практического взаимодействия и партнерства с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами.

В последние годы началась большая работа по оцифровке архивных материалов. Эта работа ведется как в федеральных архивах, так и в архивах всех субъектов федерации. На первом этапе сканировались описи для наполнения государственной системы автоматизированного учета «Архивный фонд». Но теперь многие архивы приступают уже к следующему этапу - сканированию собственно архивных документов. С одной стороны, эта работа предусмотрена «Стратегией развития информационного общества до 2011 года», а с другой - отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре сканирования, получаемым файлам, методам описания и хранения электронных образов документов. Как результат, документы сканируются с разным разрешением, различной глубиной цветности, сохраняются в форматах tiff, jpg, png. Возникает опасение, что в перспективе, после определения требований к электронным образам документов, может потребоваться пересканирование, то есть уже произведенные многомиллионные затраты на оцифровку окажутся напрасными.

Важно определиться, что мы создаем: страховой фонд, т. е. максимально точные копии документов, отсканированные в цвете, с высоким разрешением, или фонд пользования, для которого часто достаточно черно-белого файла с разрешением 300 dpi. Одно дело - сложный документ с цветными пометами, совсем другое - машинописный текст. Размеры получаемого файла могут отличаться в сотни раз, что существенно увеличивает затраты на хранение и делает практически невозможной удаленную работу с документами через Интернет.

На наш взгляд, представляется наиболее рациональным следующий вариант: документы сканируются в режиме 24-bit цвета с разрешением от 400 до 600 dpi в зависимости от типа документа и до 1200 dpi для особо ценных документов с пометами, рукописных и т. п. Полученные файлы хранятся на внешних носителях с однократной записью и минимальной стоимостью хранения, например, на низкоскоростных дисковых библиотеках большой емкости. На основании полученных файлов методом пакетной обработки с использованием специального ПО типа Kofax ReScan получают черно-белые документы (tiff group 4). И именно эти черно-белые файлы «прикрепляются» к карточке документа в БД и служат для знакомства с документом. С такими файлами, размером всего в десятки килобайт, легко работать через Интернет. Если же пользователю в каком-то случае черно-белого документа будет недостаточно, он может запросить полноцветную копию. Однако практика показывает, что когда речь идет о документах ХХ века, составляющих подавляющую часть архивных документов, то в 99,9% случаев потребности в полноцветной копии у пользователей нет. Другое дело, если оцифровываются уникальные документы, когда важна и фактура бумаги, и другие мелкие детали.

Как отмечалось выше, традиционные архивы не имеют необходимого оборудования, квалифицированных ИТ-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы должен стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный Центр обработки данных (ЦОД), который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России».

Поэтому Концепция предусматривает создание «на базе одного из федеральных архивов Центра хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способного осуществлять централизованный прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. Центр должен стать примером для реализации аналогичных проектов в субъектах Российской Федерации».

Создание ЦХЭД упрощает решение еще одной задачи - предоставление доступа гражданам и организациям к информации о документах Архивного фонда РФ и самим документам. Эта задача реализуется за счет программных комплексов «Центральный фондовый каталог», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал» и др.

Создание многочисленных несовместимых друг с другом информационных ресурсов может потребовать в дальнейшем крайне трудоемких работ по конвертации данных, а может быть, даже и повторной оцифровки. Практика показывает, что организация взаимодействия различных информационных ресурсов, которые к тому же постоянно модернизируются, дорабатываются - это отдельная большая задача. Поэтому наличие четкого представления, какими должны быть информационные ресурсы, как они будут развиваться в ближайшие годы, как будет происходить их взаимодействие - очень важно.

В целом, без сомнения, «Концепция развития архивного дела на период до 2020 года» представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб ДОУ, так как благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с электронными документами и быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.

Подробнее см.: Кузнецов С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 7. С. 6-12.