Западный тренд pervasive (ubiquitous) computing (рус. «распространяющиеся (распределенные) вычисления») в России обсуждается отчасти, в основном в одной из интерпретаций – как интернет вещей. Но pervasive computing (PC) не ограничивается концепцией объединения различных объектов-устройств, взаимодействующих посредством технологий Machine-to-Machine.

PC находит отражение вообще в выводе вычислений, осуществляемых какой-либо системой, за пределы основного устройства, при помощи которого пользователь обычно работает в этой системе. В процесс могут включаться (помимо десктопа) планшет, смартфон, автомобильный бортовой компьютер, аудиоплеер, умные часы, игровая приставка, электронная книга или любой иной гаджет. Речь идет не о мобильном клиенте или об удаленном доступе, а именно о вычислениях системы, которые самостоятельно производятся на неосновном устройстве.

Так, к примеру, если бортовой компьютер авто определяет, что машина надолго застряла в пробке, он может автоматически предложить водителю проверить почту, запустить фильм, просмотр которого был прерван вчера вечером, и так далее. Если смартфон в кармане понимает, что хозяин едет в метро, он советует почитать книгу или заглянуть на облюбованный новостной сайт. Причем подобное поведение уже заложено в окружение гаджета и соответствующего сервиса (почтового клиента, видеоплеера, приложения для чтения электронных книг, интернет-ресурса, на котором авторизован человек). Пользователю плюшки должны нравиться – PC облегчает жизнь, предлагает массу удобств.

Сегодня это практически осуществимо и реально. Идеям PC насчитывается более 25 лет (термин ввел Марк Вейзер, бывший главный технолог Xerox PARC еще в 1988 году), и сейчас они актуальны, жизнеспособны. Тем не менее, pervasive computing пока редко примеряют к бизнесу, хотя потенциал распространяющихся вычислений в корпоративных системах едва ли не больше, чем в случае с частными сервисами и приложениями.

PC имеет все шансы проявить себя в области ECM. Система управления корпоративным контентом может быть установлена на разных устройствах (как в виде основного клиента, так и в виде узких, заточенных на конкретную задачу приложений), служащих сотруднику непосредственно на работе и вне офиса. Если гаджеты будут иметь датчики для снятия информации об окружении и смогут определять, что именно в каждую конкретную минуту делает человек, где он находится и насколько он занят, то устройства смогут «подсовывать» сотруднику актуальную работу, привязанную к корпоративному контенту.

К примеру, умные часы будут напомнить о начале совещания на несколько минут раньше или позже, в зависимости от того, насколько близко находится сотрудник от переговорной комнаты, куда его пригласили. Оказавшись с планшетом на собрании, сотрудник автоматически получит уведомление, что ему открыт доступ к документам, созданным инициатором совещания. Система сама определит, что это сейчас актуально. Когда человек будет уходить с работы, открывая дверь на ресепшн магнитным ключом, смартфон сообщит ему о том, что в ECM-системе осталось невыполненным задание, помеченное как важное, имеющее дедлайн сегодня. Если поток работ интенсивен, такая помощь в самоорганизации не повредит.

Более того, выход распространяющихся вычислений в ECM даже за пределы офиса также реален. Система может взаимодействовать с человеком, когда он находится дома, в дороге и так далее. Правда, возникнет другая проблема – едва ли всякий сотрудник будет готов к столь тотальному присутствию работы в своей жизни. Актуальны вопросы мотивации, психологии управления и так далее. Баланс всегда должен находиться. Инструменты, повышающие эффективность, на личном уровне используются всеми по-разному, а кем-то и вовсе игнорируются, но бизнесу нельзя не смотреть в будущее, в частности – на связку pervasive computing & ECM.

Письмо как способ фиксации информации на каком-либо носителе и письмо как способ передачи информации за пределы прямой видимости и слышимости возникли, по всей видимости, вместе - как курица и яйцо. Что, в принципе, и не удивительно - даже если мы просто что-то пишем, не для конкретного адресата, всё равно читатель предполагается - иначе зачем писать.

Когда у кем-то написанного текста появляется неравнодушный читатель, который что-то пишет в ответ - возникает письменная дискуссия, или переписка.

Для плодотворного участия в переписке надо помнить и понимать, что собственно является предметом словесных баталий и каковы точки зрения дискутантов. Когда дело касается небольших бытовых вопросов, особых проблем не возникает - переписка остаётся компактной, всё обсуждается кратко и чётко. Но как только подымается какая-либо сложная тема, диалог разрастается, и вместе с этим начинаются и трудности в понимании.

Традиционная почта, как нам всем хорошо известно, весьма нетороплива. Невысокая скорость обмена мнениями заставляла ценить слова и порождала пространные и продуманные рассуждения. С другой стороны - большие временные промежутки приводили к тому, что к очередному письму приходилось припоминать, о чём была речь в предыдущих посланиях. Для облегчения понимания собеседники, например, могли периодически подводить небольшой итог предыдущей дискуссии, и это очень помогало не потерять нить диалога.

Мой друг играл в шашки по переписке. Вместе с очередным ходом и парой-тройкой вариантов предполагаемого развития партии он впечатывал в почтовую карточку резиновым штампиком изображение доски и рисовал на ней текущую позицию.

Опять же число участвующих в дискуссии было жёстко ограничено - попробуйте-ка с помощью бумажных писем подискутировать хотя бы втроём.

Развитие электронных коммуникаций позволило вовлекать в обсуждение практически неограниченное число участников. В результате выросло количество мнений, что явно не упростило понимание сути диалога. Также резко ускорился процесс обмена мыслями, и это спровоцировало новые принципы ведения письменных дискуссий - на смену пространным и часто самодостаточным рассуждениям пришли короткие реплики, не имеющие определённого значения вне контекста. Как результат, стало необходимо отслеживать весь предшествующий диалог. И всю историю вопроса стали просто таскать за собой, благо место позволяет.

В эпоху модемов на 2400 и сорокамегабайтных винчестеров место и время на пересылку информации ценили больше чем сейчас, и, например, в фидо за оверквотинг(чрезмерное цитирование) могли и наказать.

Но большой объём данных, как бы ни дёшево было его хранить, нуждается в осмыслении, и требуются какие-нибудь способы этому осмыслению помочь. Например, как-то сгруппировать или отсортировать мнения по темам. Но и в рамках одной, даже достаточно узкой, темы дискуссия может быть бурной и продолжительной.

Самый простой способ представления реплик - линейный, отсортированный по времени. Неудобства здесь очевидные - в одной теме могут обсуждаться разные аспекты одной проблемы, и понять логическую взаимосвязь отдельных реплик не всегда просто. Тем не менее, такой способ достаточно широко применяется.

Вы ведь тоже умеете читать форумы с конца?

Более продвинутый вариант - иерархическая структура, позволяющая выделять отдельные темы в отдельные ветки дерева. Логику дискуссии в таком случае отслеживать значительно проще. И когда дерево разрастается, его представление становится дико неудобным, а при большом количестве ветвей сложно находить новые сообщения.

Практически бесполезно что-то писать на ЖЖ в конец длинных веток - скорей всего, их никто и читать не станет.

Как ни странно, на практике темы на форумах с линейным представлением живут гораздо дольше чем на форумах с деревом - видимо, сказывается ограниченная ширина экрана. Чтобы не потеряться в большом потоке, участники активно применяют цитирование, благо делается оно легко и быстро.

Докомпьютерный "Cut & Paste" - берешь ножницы, вырезаешь из письма собеседника абзац, вклеиваешь его в своё письмо, и уже под ним отвечаешь...

Системам электронного документооборота и управления взаимодействием описанные проблемы тоже не чужды.

Задачи, за редким исключением, в процессе выполнения подвергаются участниками переосмыслению и доработке, а процесс согласования документа может сопровождаться перепиской, вполне сравнимой по объёмам с самим документом.

Правда, здесь есть и свои особенности.

Процесс работы с задачей обычно состоит из активных действий типа принял-отклонил-отправил на доработку и пр., и это добавляет в обсуждение некую значимую информацию. Некоторые системы дают комментировать задание только при выполнении этих действий, некоторые - в произвольный момент. Первый вариант выглядит более строгим и предполагает большую обдуманность действий, зато второй может уменьшить количество этих действий - например, можно просто сообщить всем участникам что-то важное не дожидаясь своей очереди или как-то вмешиваясь в естественный, по бизнес-процессу, ход обсуждения.

И  ещё не факт, что тебе вообще дадут что-то сказать. Сделал дело - гуляй...

Часть действий не предполагают какого-то комментария, либо не обязательно его предполагают. Например, уведомление просто уходит, а принятие задания может быть молчаливым. Информация о таких действиях тесно связана с задачей и тоже может попадать в текст обсуждения. В случае большого числа участников все эти оповещения разной степени значимости могут занимать немало места и мешать общему восприятию переписки. При этом далеко не всегда интересен пофамильный отчёт о том, кто и что сделал, а достаточно небольшой общей сводки о том или ином действии.

Выполнение заданий является частью служебных обязанностей, и участие в обсуждении перестаёт быть добровольным, что тоже придаёт процессу свои особенности. Вместе с обязательностью участия всплывает и проблема оповещения об изменениях в состоянии задачи. Какие действия с задачей считать важными? О чём нужно незамедлительно информировать остальных участников? Оповещать сразу всех участников или только избранных?

Когда приходит слишком много малозначимых сообщений, просто перестаёшь обращать на них внимание. И не только на них.

Участники процесса выступают в каких-то ролях, определяемых, например, служебными обязанностями. И эти роли могут влиять на полномочия, то есть один участник может делать одно, другой - другое, третий - третье. Подобные схемы взаимодействия достаточно трудоёмко встраивать в систему, зато они могут помочь навести порядок  в представлении переписки. Здесь же можно попробовать решить проблему с нежелательностью доступа некоторых участников к отдельным местам переписки.

Обсуждение задачи, как правило, развивается в несколько последовательных этапов, и дискуссии, которые велись на предыдущих жизненных стадиях, практически не интересны на следующих. Тем не менее, часто они попадают в одну большую переписку, что вполне объяснимо - полная история обсуждения нужна, так как может содержать много значимой информации. Но вот стоит ли её показывать сразу всю или ту её часть, что на данный момент не выглядит важной, всё-таки как-то прятать - вопрос открытый.

К задаче, как правило, прилагаются один или несколько документов, и часто возможно вести обсуждение прямо в тексте этих документов. С одной стороны, это удобно тем, что чётко позиционируется проблема, и локальное обсуждение идёт уже около неё, с другой - сама дискуссия может рассредоточиться сразу по нескольким местам, и собрать всё в единое целое может оказаться совсем непросто.

Есть люди, которые считают, что в Ворде удобный механизм примечаний.

Вопросов много, и как люди до сих пор не смогли прийти к единому мнению по формату ведения свободных дискуссий, так и в документообороте, где существующие правила далеко не всегда способствуют упрощению этого формата, нет единого общепризнанного метода представления переписки.

А вы случайно не знаете, как надо?

Вопрос: Как на сегодняшний момент решается вопрос долговременного хранения электронных документов? Есть ли документы, которые определяют порядок долгосрочного архивного хранения электронных документов?

Ответ:

Далеко не все организации создают полноценные архивы электронных документов. Прежде всего, причинами являются такие, как:

1)    отсутствие на данный момент в России нормативных и методических материалов по организации полноценных электронных архивов;

2)    дороговизна создания и поддержки электронных архивов.

Но, все-таки, работа над методическими материалами ведется.

Так, например, недавно утвержден национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Он используется на добровольной основе и схож с международным документом ИСО/ТО 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Зачастую бывают случаи, что срок хранения документов превышает срок использования технологий, например, оборудования или программного обеспечения, для которых написаны эти документы. Для таких случаев и разработан данный стандарт. В нем описаны методические указания и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и доступа к ним. И этот стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами.    

Еще один важный момент: многие организации уже имеют электронные архивы, но они не могут быть названы «полноценными архивами долговременного хранения», то есть:

●    Нет организационной поддержки: не проработаны инструкции для персонала по обеспечению сохранности (перезаписи, проверки сохранности и т.д.).

●    Часто старые документы, которые организации имели до внедрения СЭД, не переносятся в нее и не контролируются их сохранность. И они вообще висят мёртвым грузом.

●    Даже в СЭД большая масса старых электронных документов хранится как массив необработанной информации, которой с точки зрения архивиста «архивом» назвать нельзя. Документы не разобраны по срокам хранения, документы разрозненны, сложно определить логическую связь документов. Хранится излишняя информация, но так как она не разобрана, то не понятно какая является важной для хранения, а какая нет.

В чем причина – скорее всего в том, что пока задача правильного долговременного хранения архивных электронных документов не считается критичной для бизнеса. Но с течением времени она будет становиться все актуальнее и актуальнее. Будут появляться и хорошие кейсы и примеры. Таким образом, мой совет: изучайте, пробуйте создавать полноценные электронные архивы.

Вопрос: Внедрение системы автоматизированного ввода данных: какие выгоды для организации? И какова средняя окупаемость проекта?

Ответ:

Ни для кого не секрет, что после внедрения в организации системы электронного документооборота, сокращаются прямые и косвенные издержки на работу с документацией. Но часто, при внедрении, неохваченным остается такой важный этап работы с документами как занесение этого документа в систему электронного документооборота. В тоже время, автоматизация этого этапа позволит ускорить процессы занесения и регистрации документов в несколько раз.

Рассмотрим, к примеру, обработку официальной переписки. В первую очередь необходимо обратить внимание на источники поступления документов. Итак, скан-образы официальных писем могут поступать по электронной почте или факсу. Оригиналы документов могут быть доставлены почтой или курьером. В этом случае система обеспечит:

●    ввод факсов: образы входящих документов обрабатываются специальным программным обеспечением и автоматически отправляются в СЭД, включая информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя.

●    ввод e-mail: сообщения (текст письма и его вложения) фильтруются по теме и адресату и автоматически загружаются в СЭД.

Бумажный же документ для занесения необходимо отсканировать, что также требует некоторого времени. Со сканера полученный электронный образ сохраняется в виде файла и «захватывается» в СЭД.

Но на самом занесении процесс обработки документа не заканчивается. При регистрации официального документа делопроизводителем, необходимо заполнить различные атрибуты, такие как наименование отправителя, регистрационный номер документа, дату поступления, адресата и многое другое. Заполнение этих реквизитов позволяет делать удобный поиск, но и отнимает у делопроизводителя приличное количество  времени.

Для автоматизации ввода можно проводить распознавание скан-образов, позволяющее автоматически  заполнять многие реквизиты документов. Возможности некоторых ECM-систем позволяют автоматически отправлять документы на обработку заранее определенным делопроизводителям. И делопроизводителю остается только проверить правильность их заполнения и определить дальнейший маршрут движения документа в организации.

Но и это еще не все. Кроме распознавания реквизитов отсканированного документа, возможно и распознавание его текста. Это позволит в дальнейшем искать исходный документ в системе с помощью полнотекстового поиска.

Автоматизация процесса ввода позволяет сократить время на занесение документов, поступивших из различных источников в 5-10 раз. Кроме этого, позволяет сократить количество ошибок при обработке, потерь документов и влияния человеческого фактора в процессе занесения. В среднем инвестиции, затраченные на внедрение автоматизированного ввода документов с распознаванием форм (реквизитов), возвращаются в срок от 3 до 18 месяцев, в зависимости от объема поступающих документов. Эти цифры подтверждают исследования и наш опыт проведения подобных комплексных проектов электронного документооборота и автоматизированного ввода данных.

В октябре специалисты Synerdocs провели масштабный онлайн-семинар «Электронная первичка по фэн-шуй. Советы бухгалтеру». В основу тематики семинара легли следующие актуальные темы:

●   практические и юридические аспекты работы с электронной первичкой;

●   различные трудности, с которыми сталкивается бухгалтер во время общения с ФНС;

●   существующие решения для обработки и хранения бухгалтерских документов;

●   чего ждать от ФНС в ближайшие годы и многое другое.

Сейчас запись вебинара уже доступна для скачивания на нашем сайте synerdocs.ru/webinar. Также в ходе семинара слушатели активно задавали вопросы. Вопросы были собраны, обработаны. В этом материале мы публикуем ответы на все вопросы.

Наши эксперты:

 Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs

 Юлия Александрова, главный бухгалтер компании DIRECTUM

 Карина Кассис, аналитик Synerdocs

 Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Вопрос: В докладах прозвучала мысль о том, что сфера применения электронных подписей расширяется, ими становится удобно пользоваться. Можно ли использовать ЭЦП, полученные у оператора ЭДО, для сдачи налоговой отчетности? Если да, то что для этого нужно?

Карина Кассис: Видимо, подразумевается, что оператор ЭДО выступает одновременно и аккредитованным Удостоверяющим центром. Если он выдает вам усиленную квалифицированную подпись, то, соответственно, она подходит и для сдачи отчетности. Если сервис при этом не накладывает никаких ограничений на использовании ЭП и если вы сами не ограничивали свой сертификат, то вы можете использовать ее и для обмена, и для сдачи отчетности.

Ну, и следует помнить, что с 1 января 2014 года сертификаты ЭЦП не будут действовать, их заменят ЭП в соответствии с ФЗ 63 «Об электронной подписи».

Вопрос: Недавно появилось такое понятие, как «сводный корректировочный счет-фактура», как он будет реализован в электронном виде? Можно ли его использовать в ЭДО?

Карина Кассис: Сводный корректировочный счет-фактура призван выставлять корректировку к предыдущим нескольким корректировочным счетам-фактурам. На бумаге представить это очень просто: через запятую мы пишем номера счетов-фактур и их даты, далее наименования позиций. Что происходит в электронном виде: те формы и форматы, которые существуют на сегодняшний день для корректировочных счетов-фактур, они не подразумевают расширения полей «Номер» и «Дата» корректировочного СФ для указания там всех дат и номеров предыдущих документов. Здесь нельзя через запятую написать то, что мы корректируем. Потому пока в электронном виде данный документ мы использовать не можем.

Анастасия Щепина: На данный момент утвержденного формата такого документа нет. Как это будет реализовано: либо будет доработан существующий формат корректировочного счета-фактуры (существующий формат не предусматривает внесение данных о нескольких счетах-фактурах в одно поле), либо будет создан новый формат. Ждем изменений форматов, которые прояснят ситуацию.

Вопрос: Если внешний документооборот в ближайшее время будет все активнее переводиться в сервисы ЭДО, то придется ли нам выбирать между оператором и спецоператором? В перспективе будут ли унифицироваться их роли?

Анастасия Щепина: Выбирать сервис, наоборот, будет проще. Как раз сегодня мы наблюдаем слияние  понятий оператора и спецоператора. В частности – в НК закреплена сдача налоговых деклараций в электронном виде через оператора ЭДО (не спецоператора). Но в ранее созданных приказах до сих пор фигурирует понятие спецоператора, которое в скором времени будет заменено.

Вопрос: Вопрос к бухгалтеру – Юлии Александровой. Вы рассказали, что активно пользуетесь ЭДО. А какова степень доверия к ЭДО, позволяет ли СЭД отправлять несколько документов по одному и тому же периоду, но с разными суммами?

Юлия Александрова: В силу того, что я работаю в ИТ-компании, степень доверия к электронным документам высокая. Я полностью доверяю электронному документообороту.

По второй части вопроса: если речь идет о разных сделках, то почему бы и нет? Я не вижу в этом проблемы. Если речь идет об одном и том же документе, который был просто изменен или заменен, то это уже другой вопрос, для ответа на который требуется уточнение, просим вас уточнить вопрос с помощью формы сайте Synerdocs.

Вопрос: ФНС РФ выступила с предложением создать универсальный передаточный документ. Какой комментарий можете дать? Как он повлияет на работу бухгалтера?

Юлия Александрова: Мне, как бухгалтеру, было бы удобнее работать с одним документом, содержащим все нужные реквизиты, нежели с несколькими аналогами, чьи реквизиты еще и пересекаются. Просто счет-фактура – это регистр налогового учета, его мы используем для НДС. Акт и накладная – это регистр бухгалтерского учета, на основании которых мы делаем проводки в учетной системе. Если это будет один документ, то это только плюс. Даже для бумажного документооборота это будет эффективнее и просто удобнее. Я жду, когда нам наконец-то разрешат работать с таким документом.

А тем, кто опасается за свою практику, стоит помнить, что этот унифицированный документ не обязательный, это не обязывает вас отказываться от прежних видов документов.

Анастасия Щепина: Мы ожидаем, что с универсальным передаточным документом работа бухгалтера станет проще. Действительно, незачем плодить множество документов с одинаковыми данными. Нам очень интересно взглянуть на формат такого документа.

Считаем, есть вероятность, что это будет не абсолютно новый документ, а просто расширенный вариант счета-фактуры, в который будут добавлены дополнительные реквизиты. В этом случае бухгалтерам даже не потребуется привыкать к новому документу.

Вопрос: Скажите, пожалуйста, если возникнет судебный спор с компанией, с которой производился электронный обмен счетами-фактурами, каким образом представлять оригиналы счетов-фактур в суд? Точнее, что именно будет оригиналом – .xml-файл, который формируется в Synerdocs?

Анастасия Щепина: Если у ведомства есть техническая возможность просмотреть .xml-файл и убедиться в действительности ЭП, то этот документ можно предоставить в электронном виде со всеми электронными подписями. Он и будет считаться оригиналом. Если же такой возможности нет, то предоставляются бумажные копии электронного документа: распечатывается, заверяется печатью и подписью. В этом случае, в бумажной копии будет указано, что оригинал счета-фактуры подписан электронной подписью и был передан в электронном виде через оператора ЭДО.

Часто, чтобы усилить значимость документа, используется в практике третья доверенная сторона, в данном случае – оператор ЭДО, которая может выписать квитанцию о том, что данный документ действительно передавался, подписывался и принимался обеими сторонами. В этом случае квитанция может использовать как заключение внешнего специалиста.

Более подробно на этот вопрос мы ответили в разделе «Вопросы и ответы» на нашем сайте.

Вопрос: Как будет происходить удостоверение документов прошлых лет, когда использованные ЭЦП уже не валидны? Что делать, если спецоператора и его УЦ к этому времени уже не существует?

Иван Агапов: Вопрос связан, прежде всего, с хранением документов, подписанных ЭП. Сертификат имеет действие, как правило, не более года, а документы хранить надо куда дольше. После срока действия сертификата ЭП необходимо как-то решать вопрос с действительностью электронной подписи.

Федеральный закон «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания. Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности сертификата (OCSP ответы или списки отзывов сертификатов (CRL-списки)). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами.

Что касается Удостоверяющих центров, то вопрос отдельный. Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи (в случае передачи ЭД с ЭП через наш сервис). Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения. Но на практике, насколько я знаю, ситуаций, когда аккредитованный удостоверяющий центр прекращал свою деятельность, не возникало.

Вопрос: Вопрос к Юлии, бухгалтеру. Вы рассказали много примеров из практики, теперь хотелось бы понять, какое количество контрагентов (в процентах или в абсолютном значении) у вас к настоящему моменту вовлечены в ЭДО?

Юлия Александрова: Мы начали переводить партнерскую сеть на межкорпоративный электронный документооборот в 2012 году. К текущему моменту 30% партнеров (а наша партнерская сеть насчитывает более 100 компаний) отправляют и получают от нас документы исключительно в электронном виде. За год мы уже обменялись более 1100 документами. Большую часть этого количества составили лицензионные договоры, которых мы передали через Synerdocs в количестве более 600. На втором месте электронные счета-фактуры (более 450). Остальные документы – товарные накладные, корректировочные и исправленные счета-фактуры, акты и другие.

Насколько мне известно, к концу года компания планирует перевести в электронный вид более половины документов, ходящих между нами и партнерами.

Вопрос: В части мотивации контрагентов: каким образом происходит обмен, если у контрагентов разные спецоператоры? На данный момент это проблема.

Анастасия Щепина: Пока роуминг не является распространенным явлением, один из наиболее жизнеспособных вариантов – это подключение к нескольким операторам ЭДО. Можно дополнительно подключиться к оператору вашего контрагента или предложить контрагенту подключиться к вашему оператору. Цены на услуги у всех сервисов находятся примерно на одном уровне, поэтому дополнительных расходов вы не понесете.

Другой вопрос, что такой способ сопровождается рядом организационных неудобств – надо всегда помнить, через какой сервис вы обмениваетесь с конкретным контрагентом.  Эту задачу можно закрыть с помощью интеграционных решений, пусть ваша информационная система автоматически определяет, через какого оператора отправлять документ. Например, систему DIRECTUM можно одновременно интегрировать сразу с несколькими сервисами МЭДО.

Ещё есть вариант обратиться с данной задачей к вашему Оператору ЭДО, указать ему, с каким другим Оператором ЭДО вам необходим роуминг и для решения каких задач (с кем конкретно из контрагентов вы будете обмениваться документами), в этом случае решение вопросов по роумингу Операторы ЭДО возьмут на себя.

Вопрос: Хранятся ли Вами книги покупок-продаж в бумажном виде или только в электронном?

Юлия Александрова: Мы храним книги покупок-продаж в электронном виде и в бумажном. Во многих ситуациях это спасает, поскольку требования на документы из ФНС приходят в бумажном виде, приходится соответственно и готовить бумажные документы.

Вопрос: Согласно НК РФ счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 дней после даты отгрузки товара. Если наша организация планирует отправлять ЭСФ, например, 15 числа следующего за отчетным месяцем, при этом они будут датированы последним числом отчетного месяца, то в каком периоде такой ЭСФ будет приниматься к вычету у контрагента? Какие риски могут возникнуть при принятии к учету у продавца и покупателя?

Анастасия Щепина:

Разберём данную ситуацию применительно к электронным счетам-фактурам по составляющим:

1.   Выставить электронный счёт-фактуру задним числом нельзя, т.к. дата выставления электронного счёта-фактуры - это дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, т.е. дата передачи данного счёта-фактуры через оператора.

2.   Счёт-фактура должен быть выставлен продавцом в 5-дневный срок, но санкций по отношению к продавцу за несоблюдение данного срока в налоговом законодательстве нет, что касается покупателя – то несоблюдение продавцом данного срока выставления счёта-фактуры, согласно налоговому законодательству, не является основанием для отказа в принятии вычета по НДС. Но риск разбирательств по данному вопросу с налоговыми органами остаётся.

3.   У покупателя по общему правилу существуют 2 варианта заявить вычет:

3.1.  в налоговом периоде, в котором счет-фактура был получен фактически;

3.2.  налоговом периоде, когда была совершена хозяйственная операция.

4.   Как быть вам при переходе на электронные счета-фактуры? Есть следующие варианты с учётом минимизации рисков:

4.1.  Выстроить внутренние процессы компании так, чтобы они соответствовали налоговому законодательству с учётом требований по срокам выставления документов.

4.2.  Если же это связано с тем, что раньше выставить счета-фактуры не получится (так бывает, например, у топливно-энергетических компаний) из-за того, что к определенной дате не будет точных сведений о потребленных услугах. В этом случае можно выставлять счета-фактуры в 5-дневный срок с ориентировочными данными, а потом, когда будут точные сведения, выставлять корректировочные. Подробнее с данными нюансами работы можно познакомиться в статье http://nalogkodeks.ru/scheta-faktury-vystavlennye-pri-realizacii-elektroenergii/ (в основном в конце статьи).

Вопрос: Как готовиться к проверкам ФНС, если у нас будет очень неоднородный архив – часть в сервисе ЭДО и часть в бумаге?

Алексей Кольмай: Обычная ситуация, когда внутри компании существует два потока документов – бумага и электронные документы. Надо каким-то образом работать с ними и лучше всего максимально эффективно. С этой целью даже бумажные документы переводятся в электронный вид: оригиналы сканируются и убираются на хранение, работа идет со сканами, данные которых точно так же анализируются, обрабатываются и хранятся в системе.

Например, в решении Межкорпоративный финансово-учетный документооборот от DIRECTUM соответствующий функционал, позволяющий готовится к проверкам ФНС вне зависимости, какой вид имеют оригиналы документов – бумажный или электронный. Есть заранее подготовленные отчеты по выгрузке документов за выделенный период, автоматически формируется опись: остается только распечатать и поставить подписи. Если потребуются бумажные оригиналы, то система быстро поможет их найти.

Вопрос: Имеет ли смысл переносить в облако уже существующий бумажный архив? Как все-таки лучше хранить.

Иван Агапов: Выбор варианта зависит от объема документов. Чем больше документов, тем предпочтительней создание локального архива. Здесь вы сможете эффективно управлять политиками доступа, рабочими местами и т.п. Функциональность веб-клиентов операторов ЭДО во многом проигрывает возможностям полноценных ECM-систем. Но ее совершенно достаточно для небольших компаний.

Вопрос: Согласующие (не утверждающие) подписи при внутреннем согласовании документа не подразумевают наличие у сотрудника сертификата УКЭП?

Алексей Кольмай: Ответ в вопросе: для внутреннего документооборота квалифицированная электронная подпись не нужна. В процессе согласования визирующие подписи можно поставить неквалифицированными сертификатами, выпущенными собственным Удостоверяющим центром, а квалифицированная подпись потребуются руководителю только перед отправкой документов. Сертификаты для визирующих подписей не нужно покупать, можно развернуть свой центр сертификации на базе MS Windows и раздавать всем, кому необходимо.

Определение

Оператор ЭДО – это организация, которая предоставляет бизнесу услуги по обмену электронными документами и является гарантом доставки документов (третье доверенное лицо). Операторы предоставляют техническую возможность обмена и оказывают техподдержку в процессе работы с электронными документами.

Согласно Приказу ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@, оператор ЭДО – это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи. 

В Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137 под оператором ЭДО понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Операторы ЭДО обеспечивают обмен не только электронными счетами-фактурами. Обмениваться можно любыми электронными документами при условии, что оба контрагента обладают техническими средствами для отображения документов и электронных подписей.

Подключившись к оператору, абонент может осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений с контрагентами. Кроме того, многие операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения электронных документов. Операторы могут одновременно выступать удостоверяющим центром, выдающим  электронные подписи. 

Подробнее: Операторы ЭДО: кто они и зачем нужны?

                 Почему все-таки в России существуют операторы ЭДО?

До конца 2013 года имеется ограничение: представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может проводить только «спецоператор». Понятие «специализированный оператор» было введено в Приказе ФНС N ММВ-7-6/619@  и перестанет действовать с 2014 г. в результате изменения пункта 5 статьи 174 части второй Налогового кодекса Российской Федерации. Подробнее: http://ecm-journal.ru/post/Cherez-kogo-sdavat-ehlektronnuju-otchetnost-v-2014-godu.aspx 

Тимур Меджитов, руководитель направления корпоративных продаж компании Directum, рассказал об особенностях информатизации документооборота в органах госвласти.

CNews: Какова роль информатизации документооборота в работе органов госвласти?

Тимур Меджитов: Документооборот часто называют основным производственным процессом органов власти. Их деятельность связана преимущественно с работой с неструктурированными данными, поэтому и проекты по автоматизации документооборота играют важнейшую роль в госсекторе.

Мы, со своей стороны, рассматриваем проекты по документообороту скорее как часть большого проекта по внедрению системы класса ECM в органах власти. При этом в проектах по внедрению ECM-системы мы ориентируемся на следующие основные задачи: классическое делопроизводство, работу с обращениями граждан, работу с нормативно-правовыми актами, работу с совещаниями и заседаниями, работу с тендерными документами, реализацию службы сервиса, интеграцию с системой МЭДО (межведомственный электронный документооборот), юридически-значимый электронный (без появления бумаги) документооборот между органами власти, органами местного самоуправления и подведомственными учреждениями конкретного региона и др. В ряде проектов мы на базе ECM-системы делаем проекты по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид и обеспечение межведомственного взаимодействия через СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия).

CNews: Можно ли оценить степень информатизации документооборота в федеральных, региональных структурах?

Тимур Меджитов: В 2008 году компания Directum представила свое видение в виде «Модели зрелости организации в области ECM». Мы думаем, что три направления (технологическое, управленческое, внешние факторы), которые были представлены в модели, остаются актуальными. При этом за последнее время серьезно расширены критерии оценки по направлению МЭДО, взаимодействию через СМЭВ и межкорпоративному документообороту.

Если же рассматривать федеральные и региональные органы власти в целом, то среди них есть как передовики, которые уже давно и активно используют электронный документооборот и продолжают его совершенствовать. Но есть и те, кому есть над чем работать, причем это может быть по вполне объективным причинам, например все внимание и финансирование региона в последние несколько лет направлено на более приоритетную во всем государстве тематику электронных услуг и межведомственного взаимодействия.

CNews: Какие проблемы стоят перед интегратором, начавшим проект по информатизации документооборота в органах госвласти?

Тимур Меджитов: При старте проекта традиционно можно выделить следующие типы проблем: организационные и технические. К организационным проблемам можно отнести: сжатые сроки проекта (желание заказчика сделать проект быстро); наличие готовой команды у интегратора с опытом и экспертизой подобных проектов; отсутствие рабочей группы, управляющей требованиями к системе и отвечающей за приемку системы; отсутствие унифицированных правил ведения делопроизводства и документооборота в разных органах власти или разных подразделениях, необходимость унификации.

Технологические проблемы бывают следующего рода: некачественная инфраструктура, в особенности каналы связи между органами власти, ОМСУ и поселениями; необходимость конвертации исторических данных из множества ранее созданных систем документооборота; реализация в системе требований по масштабируемости и готовность поддерживать работу 5–10 тыс. пользователей; слабый функционал у внедряемого продукта и отсутствие возможности реализовывать необходимые для заказчика задачи в части СЭД, такие как работа с нормативно-правовыми актами, интернет-приемная, организация совещаний и заседаний, поддержка работы проектного офиса в части архивов проектных документов и работы с задачами по проекту и т.д.

Полностью интервью можно прочитать на CNews.

Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям Directum ответил на вопросы PCWeek об ИТ-инновациях на российском рынке СЭД/ECM. Обзорную статью с ответам разных экспертов можно прочитать на страницах PCWeek.

Какие современные ИТ-инновации по вашему мнению являются наиболее интересными и важными для СЭД рынка? Какие из них актуальны уже сегодня? Какие имеют перспективу в обозримом будущем?

Наиболее интересными инновациями для меня лично являются те, в которых осуществляется переход от потенциальных возможностей к реальным внедрениям. Такими, например, в России являются облака в ECM, да и вообще в автоматизации бизнеса (и технологии, и бизнес-модель). Или консьюмеризация – это очень большой спектр различных техник и подходов к улучшению взаимодействия пользователя и информационной системы, включающий и переход к мобильным технологиям, и новые интерфейсы, и вообще новые сценарии работы с информацией.

Геймификация – то, что мы уже пытаемся внедрять как минимум для облегчения обучения работе в системе. Несмотря на то, что геймификация – это слабо освоенная область, это сравнительно новый термин, очень похожий на маркетинговый шум, хочется отметить, что в основе этого подхода к мотивации лежит глубокая и интересная теория, выходящая далеко за рамки ИТ. Так что уверен, геймификация еще докажет свое право на существование.

Как рынок СЭД/ECM воспринимает ИТ-инновации сегодня и что мешает ускоренному их внедрению?

Я бы отметил, что интерес к новинкам есть всегда, причем на самых ранних стадиях их освоения разработчиками. Даже на первых, пробных этапах, когда вендоры только примеряют ту или иную технологию к своим продуктам и своим потребителям, есть компании, готовые вместе с вендорами пройти первые шаги. И эта тенденция в последнее время усиливается, чему я очень рад.

Впрочем, не все новинки впоследствии используются. Одна из причин этого, хотя, возможно, и не главная – слабая информированность потребителя. Мой недавний опыт опроса о том, какие инновации пользователи хотели бы видеть в системе, показывает, что люди довольно часто называют вещи, которые уже присутствуют в ней. С другой стороны, бывают и требования, которые ожидаются пользователями месяцами или даже годами. Вендору всегда очень непросто балансировать между запросами сотен тысяч пользователей и своим видением инновационного развития.

Какие первоочередные задачи должны быть решены для инновационного развития направления СЭД/ECM?

Мне кажется, ключевой задачей для ECM-вендоров на ближайшие 5-6 лет должна стать специализация предложения: как в разрезе бизнес-задач, так и в разрезе портретов пользователей. Иными словами, потребителю нужно предлагать больше систем, сервисов и клиентских приложений, которые бы могли эффективно и интеллектуально решать узкие задачи и взаимодействовать между собой.

Другая важная задача – это снижение уровня «российской специфики» и в законодательстве, и в деловой практике, и в программных продуктах. Привлечение и экспорт инноваций должны стать более интенсивными.

Третью задачу я бы обозначил как закрепление и расширение доверия потребителей появившимся в последние годы технологиям, например, электронным документам или облачным решениям. Для этого нужно, чтобы накопилась положительная практика, а законодательство поддержало бы сложившиеся нормы.

Рекомендуем материал по теме Внедрение новых идей в ECM и корпоративных коммуникациях (Максим Галимов, Ришат Мухаметшин, Павел Овчинников).

От редакции. Сейчас многими технологическими достижениями мы пользуемся, не задумываясь: смартфоны, автомобили, интернет… И это нормально, технологии только тогда становятся популярными, если при их использовании не создаются новые трудности (в том числе и в длительном изучении). Но чтобы понимать, как технологи будут развиваться, чтобы глубже понять, в чем их скрытая сила или слабость, необходимо знать больше. Именно поэтому мы рассмотрим сегодня некоторые технические аспекты работы корпоративных информационных систем, частным случаем которых являются ECM-системы.

ECM-система — это клиент-серверное приложение, и это означает, что пользователи со своих рабочих мест (клиентов) получают доступ к информационным ресурсам предприятия, централизованно хранящимся на мощном компьютере (сервере). Перед покупкой системы предприятию важно понять, как организовать работу сервера так, чтобы сэкономить денежные средства и при этом обеспечить максимально быструю, бесперебойную работу для служащих, в особенности, если в бизнес-процессах организации задействованы и другие системы. В этой статье рассмотрим особенности основных способов размещения ECM-системы на серверах, а также возможности удалённого доступа сотрудников к информационным ресурсам предприятия. Кратко взглянем на способы организации распределённой работы на предприятиях, имеющих собственные сети филиалов и дочерних компаний, а также познакомимся с набирающей обороты технологией BYOD, позволяющей сотрудникам использовать свои собственные мобильные устройства для доступа к данным ECM-системы.

Размещение ECM и других систем на серверах

Разделяемый сервер

Говорят, что предприятие использует ресурсы разделяемого сервера, если сотрудники в ходе выполнения своих обязанностей, помимо ECM-системы, пользуются и другими средствами взаимодействия (электронной почтой, ERP- или различными системами учёта). Причём часть систем или все системы установлены на одном и том же мощном сервере.

Такой подход позволяет предприятию серьёзно сэкономить на покупке дорогостоящего оборудования, однако, при этом он несёт в себе следующие недостатки:

• При выходе из строя сервера останавливается работа всего предприятия. Ведь в этом случае каждая из установленных на сервере систем становится недоступной до восстановления работоспособности сервера.
• Вычислительные ресурсы распределяются между системами неравномерно. Например, если одной из систем передана команда на выполнение операции, которая требует большого количества вычислений, это означает, что система попросту отнимает свободные ресурсы от других установленных на сервере систем и парализует их работу. Следствием этого является снижение скорости выполнения команд, отправляемых этими системами, возрастание времени отклика на запросы пользователя и, как следствие, увеличение времени прохождения бизнес-процесса.

Выделенный сервер

Вариант использования выделенного сервера появился чтобы оградить системы, установленные на разделяемом сервере, от негативного воздействия друг на друга. В этом случае для ECM-системы (и для других систем) организуется отдельный сервер. Скорость выполнения операций и, соответственно, время отклика на запросы пользователя определяются исключительно вычислительной мощностью конкретного сервера.

Такой подход эффективно решает проблему разделения вычислительных ресурсов, однако, приводит к ряду других проблем:

• Перед тем, как приобрести сервер под новую систему, предприятию необходимо с довольно большой точностью предсказать количество ресурсов, запрашиваемых конкретной системой.
• Необходимо учесть, что с возрастанием количества документов, хранящихся в системе, увеличивается количество ресурсов, необходимых серверу для, например, поиска документов. Следовательно, организации нужно оставить приличный запас ресурсов на будущее или на время большой активности пользователей, что уже в настоящем приводит к наличию огромного количества простаивающих вычислительных мощностей, ожидающих своего звёздного часа.
• Каждый выделенный сервер — это новые, довольно крупные денежные затраты как на покупку самого оборудования и лицензий программного обеспечения, обеспечивающего его работу (операционной системы, антивируса и проч.), так и на оплату потребляемой им электроэнергии.

Виртуализация и "облака"

Виртуальный выделенный сервер является одним из вариантов разворачивания ECM-системы на выделенном сервере. В данном случае на одном физическом сервере могут одновременно существовать несколько виртуальных серверов. На каждом виртуальном сервере устанавливается своя система, и соответственно, характеристики эмулируемой аппаратной части рассчитываются под нужды конкретной системы.

В этом случае предприятию необходимо приобрести только один физический сервер, который будет обслуживать сразу все системы, однако, программное обеспечение будет закупаться таким же образом, как для варианта с выделенными серверами (по количеству запущенных виртуальных машин). Поэтому такой вариант экономически более выгоден, чем использованием нескольких физических серверов.

Однако, некоторые организации и вовсе отказываются от покупки какого бы то ни было серверного оборудования, ведь в современном мире существуют центры обработки данных (ЦОД), специально созданные для того, чтобы организации могли арендовать их вычислительные мощности, оплачивая услуги ежегодно или ежемесячно куда меньшими суммами, чем в случае самостоятельной покупки. В этом случае виртуальный выделенный сервер для ECM-системы будет располагаться вовне относительно организации (в другом здании, другом городе или даже в другой стране), и все заботы по обеспечению безопасности данных, а также по эффективному распределению вычислительных мощностей и отсутствию простоев оборудования берёт на себя центр обработки данных.

Вторым вариантом разворачивания ECM-системы на виртуализованной платформе является «облако». «Облачные» вычисления — это новая модель создания, использования и доставки через Интернет ИТ-сервисов на базе динамически масштабируемых и виртуализированных ресурсов. Под масштабируемостью в данном случае понимается, как свойство ресурсов успешно справляться с нарастающим объемом работ или увеличивать производительность по мере необходимости. «Облачные» вычисления являются первым шагом к ресурсной модели «потребления» информационных технологий, которая подразумевает использование ИТ наравне с другими материальными ресурсами, такими как вода, газ, электричество. При этом пользователю не важно, кто и с помощью какого оборудования предоставляет услуги, внимание обращается только на соотношение цена/качество.

Более подробно об «облаках» можно прочитать в статье «“Облака” и другие модели вычислений».

Стационарная и удалённая работа

Вне зависимости от того, какой способ был выбран предприятием для развёртывания сервера, на котором установлена ECM-система, сотрудники в зависимости от решаемых ими задач и специфики их деятельности могут работать с системой стационарно или удалённо.

При стационарной работе сотрудники получают прямой доступ к системе со своего рабочего места в офисе компании. При удалённой — входят в систему из любого места вне офиса компании через интернет: дома, в кафе, в самолёте, поезде или из офиса клиента во время командировки.

Существуют следующие варианты организации удалённой работы:

• Терминальный доступ. В этом случае сотрудник использует удалённое подключение к ресурсам виртуального или реального рабочего места, а уже посредством него — к ECM-системе. Для работника этот вариант будет «похож» на работу на стационарном компьютере.
• Веб-доступ. Сотрудник через интернет получает доступ к ECM-системе предприятия. Некоторые системы имеют собственный веб-интерфейс, отличающийся от привычного интерфейса на стационарном рабочем месте, могут встречаться также и ограничения функциональности, например, часть возможностей будет недоступна совсем, другая часть — только для просмотра. В некоторых случаях предлагаются мобильные решения под конкретные устройства (например, для iPad) со своим интерфейсом и функциями.

При любом из обозначенных вариантов реализации организации важно обеспечить максимальную безопасность при удалённом доступе. Для этого могут использоваться различные средства: ограничение функциональности версий системы, доступных для удалённой работы, возможность входа только при наличии удостоверяющего устройства (например, USB-токена) и прочие. Однако, в любом случае, ECM-системы, как правило, ведут журналы всех попыток входа и способны блокировать попытки, кажущиеся подозрительными.

Распределённая работа

Для крупных организаций (концернов, холдингов и проч.) с наличием географически удалённых друг от друга филиалов и дочерних компаний важно уметь организовать распределённую работу с системой. Это означает, что филиалы должны работать, как если бы их не разделали расстояния, то есть в едином информационном пространстве и единых бизнес-процессах с головным офисом.

Для некоторых компаний бывает достаточно организовать работу сотрудников филиалов через удалённую работу (как описано выше). Но у такого подхода есть очевидный недостаток, связанный с тем, что очень возрастают требования к каналам связи, и при возникновении неполадок на головном сервере блокируется работа всех филиалов.

Чтобы преодолеть эти проблемы, предприятия разворачивают собственные серверы для каждого филиала или дочерней организации. В этом случае между экземплярами системы настраивается процесс репликации, то есть происходящий по расписанию обмен новыми данными и изменениями, внесёнными  в существующие данные между двумя удалёнными друг от друга серверами. Таким образом, филиалы работают технически  независимо, но в едином информационном пространстве.

BYOD

Аббревиатура BYOD (Bring Your Own Device, англ. «Принеси своё устройство») обозначает технологию работы, при которой сотрудник работает в организации со своим собственным устройством (ноутбуком, планшетом или смартфоном). На это устройство может быть установлено необходимое программное обеспечение (например, мобильное решение для доступа к ECM-системе, почтовый клиент, текстовый редактор и проч.), или же устройству может быть предоставлен авторизованный доступ к ресурсам систем, а пользователь может сам выбрать, какое программное обеспечение для этого использовать.

Такой подход для предприятия может означать, с одной стороны, экономию в связи с отсутствием необходимости закупать оборудование для своих сотрудников, а также повышение удобства работы для сотрудника, ведь, работая со знакомым вдоль и поперёк устройством, сотрудник не покидает своей зоны комфорта.

С другой стороны, для организации такой подход означает также и серьёзное повышение требований по безопасности, а также отсутствие гарантии того, что собственное устройство сотрудника достаточно мощное и современное для выполнения необходимых задач. Для сотрудника же это значит также и то, что организация может запросить у него доступ к его устройству (например, для установки необходимого программного обеспечения или для проверки наличия на устройстве несанкционированных, вредоносных или шпионских программ).

Подводя итоги

Как мы могли убедиться, существует множество способов работы с ECM-системой, каждый со своим набором достоинств и недостатков. Всякая организация может выбрать наиболее подходящий для себя в данный момент времени способ либо их комбинацию в зависимости от своих целей и наличия свободных материальных ресурсов, а также предоставить своим сотрудникам свободу выбрать тот способ работы, который наиболее пригоден для их задач и привычек в работе.

Бегло просматривая твиттер, наткнулся на блог Alfresco, где немного говорилось о ECM-трендах грядущего 2014. Обратил внимание на один: A shift from content suites to content apps. И подумал: вот жеж, на дворе 2013-й, а я уже в тренде 2014-го! Действительно, мой корпоративный контент представляет собой мешанину из Google Docs, Dropbox, SharePoint, треккера и корпоративной базы знаний. И это без корпоративной "социалки". Универсальным инструментом для связи одного источника с другим является... гиперссылка. Каждый инструмент удобен по-своему: Google Docs (я работаю с ним в web-интерфейсе) позволяет не думать о сохранении и синхронизации данных, подключать к обсуждению коллег, совместно что-то править на ходу. В Dropbox удобнее работать именно с файлами, через различные on premise приложения-редакторы. Для организации взаимодействия параллельно используется Skype, Lync и электронная почта. 

Смог бы заменить весь этот зоопарк единый ECM suite? Возможно. Возможно не весь. Весь невозможно. Означает ли все вышесказанное и вышеперечисленное, что я не использую в работе ECM-систему? Смотря что считать ECM-системой. До сих пор считаю "эталонным" определение ECM от AIIM: Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. Получается, что каждый из перечисленных инструментов можно считать ECM-решением? Не знаю, как вам, а мне страшновато. Ибо не все из инструментов реализуют хотя бы половину перечисленных функций. А вот назвать, скажем, Dropbox не ECM-решением, а content app - не страшно ни капельки! И вот таких-вот content apps у среднестатистического information worker может набраться небольшой ворох. И это будет в тренде!

А что же СЭД-вендору считать content apps? Все свои продукты? В принципе, большинство вендоров уже давно продвигают не сколько suites, сколько отдельные бизнес-приложения, нацеленные на решение определенной задачи. Называть теперь свои бизнес-приложения content apps? Как-то мелко-с. Забить на "новомодный тренд" и продолжать гнуть свою линию? Не лишено смысла. А может, взять что-то хорошее из "диких" content apps? Например, сделать свои продукты удобнее, воздушнее. В смысле, "облачнее". Чтобы на элементы приложения можно было легко сослаться из другого content app. Изначально планировать, что твоему приложению придется уживаться с другими приложениям, иногда и от прямых конкурентов. И что оно не обязательно должно мостить дорогу другому твоему приложению, больше у тебя этот клиент уже ничего не купит. Да и твое он выбрал, потому что оно the best in the breed, и вполне себе интегрируемое в его "контентный ландшафт". Или сделать универсальное приложение, решающее пусть одну, но инфраструктурную задачу, например, организация базы знаний. И не в стиле СЭД (карточки, документы, согласующий, утверждающий, задача, задание), а что-то изначально задуманное, чтобы этим пользовались не из-под палки, а потому, что так проще и продуктивнее. Как вы думаете?