Консультационные услуги по организации делопроизводства и документооборота
Добрый день.
В продолжение темы про стратегию и внедрение систем электронного документооборота предлагаю статью о консультационных услугах по организации делопроизводства и документооборота.
Компания ЭОС (http://www.eos.ru) одной из первых начала предлагать такие услуги своим клиентам (хотя аналогичные предложения и ранее существовали на рынке СЭД и рынке консалтинга).
На данный момент уже несколько компаний на российском и белорусском рынке предлагают аналогичные (в той или иной мере) услуги.
Консалтинг со стороны квалифицированных специалистов – вообще востребованная тема, в ряде областей уже давно нашедшая своих заказчиков, и в области СЭД тоже сформировался достаточный интерес к услугам профессиональных консультантов.
М.К.
Н.А. Храмцовская, Консультационные услуги по организации делопроизводства и документооборота
Кому и зачем нужны консультационные услуги
Сейчас всё больше и больше государственных и коммерческих организаций прибегают к помощи консультантов, в том числе и для налаживания делопроизводства и документооборота. Есть целый ряд причин, почему весьма недешёвые консультационные услуги оказываются востребованными:
За последнее десятилетие государство выпустило из-под своего "крыла" вопросы делопроизводства. Теперь, когда маятник качнулся в другую сторону и требования к ведению и хранению документации снова ужесточаются, многие организации, особенно те, что возникли в период анархии, сталкиваются с необходимостью в кратчайшее время навести порядок в работе с документами.
Предприятия, работающие в жестко регулируемых отраслях (например, банки), обязаны обеспечить соответствие своей деятельности постоянно меняющимся законодательно-нормативным требованиям. Государственные органы проводят регулярные проверки и серьёзно наказывают нарушителей. Своими силами отслеживать постоянно меняющуюся законодательно-нормативную базу управления документами и приводить в соответствие с ней внутренние нормативные документы, приёмы и методы работы – очень трудная задача для служб
ДОУ большинства организаций, даже если им помогают юристы.
Активное внедрение современных технологий, в том числе систем электронного документооборота (СЭД), также ставит перед организациями сложные вопросы. Очень часто своими силами организации не могут ни понять свои потребности в области автоматизации документооборота, ни выбрать подходящую для себя систему, ни организовать "безударное" и эффективное внедрение СЭД.
Для развития международных связей и выхода на зарубежные рынки необходимо, в частности, чтобы делопроизводство и документооборот организации хотя бы в минимальной степени соответствовали национальным и международным законам, нормативным требованиям и стандартам. В нашей стране специалистов, хорошо знающих и отечественное делопроизводство, и международные требования, - цитируя М. Задорнова, - "много, человек двенадцать".
Для многих организаций оправданной, а порой и необходимой для получения контрактов, становится сертификация на соответствие требованиям международных стандартов (стандартов управления качеством продукции серии ISO 9000, информационной безопасности ISO 27001 (BS 7799-2), менеджмента окружающей среды серии ISO 14000 и т.п.). По оценкам, 60% всей работы по сертификации – это выполнение требований по работе с документацией, постоянный контроль и исправление недочетов в делопроизводстве и документообороте.
Для многих предприятий сейчас настало время серьёзных и быстрых перемен, которые не могут не задеть делопроизводство и документооборот. Справиться самостоятельно бывает иногда слишком трудно, иногда слишком долго, а порой и просто дороже, чем сделать это при помощи консультантов.
Как взаимодействовать с консультантами
Использовать консультационные услуги можно по-разному.
Порой организация нанимает консультантов для того, чтобы быстро исправить имеющиеся недостатки, разработать недостающую нормативную документацию и т.д. В итоге организация получает отчет об итогах обследования, комплект проектов нормативных документов, разработанных с учетом специфики организации, и письменные рекомендации консультантов по совершенствованию методов и приемов работы.
Главный недостаток такого подхода заключается в том, что после ухода консультантов реализовывать полученные рекомендации на практике часто бывает некому, из-за того, что собственные сотрудники организации не научились и не готовы работать по-новому.
Поэтому, с нашей точки зрения, более правильно так организовывать взаимодействие, чтобы специалисты организации совместно с консультантами и под их контролем участвовали во всем: в обследовании делопроизводства, в разработке внутренних нормативных документов, в разработке планов и рекомендаций и т.д. В этом случае, помимо всех тех результатов, что дает первый подход, организация дополнительно повышает квалификацию своих собственных сотрудников. После ухода консультантов рекомендации не
останутся лишь хорошими пожеланиями на бумаге, поскольку специалисты организации смогут продолжить то, что начали консультанты.
Кому нужны знания?
Опыт последних лет показывает, что знания о современных методах управления документацией, имеющиеся у консультантов, нужны не только специалистам службы ДОУ.
Любопытным следствием широкого внедрения современных технологий становится то, что чисто "делопроизводческие" функции (например, набор, форматирование, печать, рассылку документов и информации) все чаще начинают выполнять руководители и сотрудники деловых подразделений, в то время как специалисты ДОУ, с которых снимается большой объем чисто технической работы, все чаще начинают заниматься такими сложными вопросами, как обеспечение соответствия законодательно-нормативным требованиям,
юридической и информационной безопасности, участвовать во внедрении СЭД и т.п.
Поскольку делопроизводителями становятся все сотрудники организации (особенно в случае внедрения СЭД), им необходимо дать хотя бы минимальные знания по основам делопроизводства и документооборота. Кроме того, им – и, в первую очередь, руководителям высшего и среднего звена, - нужно рассказать и о тех возможностях, которые открываются при использовании современных методов работы с документами и информацией, и о тех опасностях, которые в них таятся.
Формы оказания консультационных услуг
Следующие основные виды услуг:
Проведение обследований с последующей разработкой рекомендаций (виды обследований могут быть различными, в зависимости от потребностей заказчика) при этом сфера деятельности не ограничивается внедрением СЭД. Возможно консультирование по самым различным вопросам бумажного и электронного делопроизводства и документооборота.
Лекционная работа - лекции по широкому кругу актуальных вопросов как бумажного, так и смешанного документооборота. Компания "ЭОС", например, подготовила 18-ти часовой курс "Электронный документооборот", в котором освещаются различные вопросы и проблемы управления электронными документами. В курс также включены практические занятия, на которых слушатели осваивают методы проведения обследования документооборота своей организации, разработки внутренних нормативных документов, регламентирующих
использование в организации современных технологий, и т.д. Сейчас ведется подготовка аналогичного курса "Информационная безопасность и защита информации за рубежом в области управления документацией".
Любое
письмо может быть опубликовано в рассылке, если нет явного запрета на публикацию.
Для публикации адреса электронной почты, указывайте его в тексте письма.