Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2005   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё о документообороте:: Заметки


Информационный Канал Subscribe.Ru

Всё о ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Ведущий рассылки
Михаил Кузьмин
 

Идеальное внедрение и стратегический подход

Добрый день.

Но пока что-то не хочется. Тем более чьи-то конкретные проблемы выбора системы документооборота таким образом не решить, про это я тоже как-то писал.

Аналогично и со внедрением и получения реального эффекта от использования СЭД.

Каталог СЭД на сайте во многом решает вопрос расширения кругозора, пожалуйста, смотрите, выбирайте, если что-то непонятно – спрашивайте.

У меня, правда, есть на примете несколько СЭД, о которых я все-таки напишу – это действительно очень интересные и актуальные для сегодняшнего уровня развития технологий системы. Надеюсь в ближайших выпусках рассказать об этом.

Обычно возникает вопрос оценки эффекта от перехода к использованию электронного документооборота. Это самый важный вопрос!

Очевидно, что наибольший результат достигается при интеграции СЭД с другими информационными системами (ИС) организации, например, единой системой справочников (НСИ), кадровой, аналитической, ERP и другими.

Вот о том, как достигнуть результата мы сегодня и поговорим.

М.К.
 

Идеальное внедрение

Чего ждут заказчики при приобретении СЭД?
- Результата!

Такой "результат" в коробочке:

  • порядок в документах и организации документооборота;
  • повышение оперативности и эффективности;
  • автоматизация целого ряда процессов.

Реальность такова, что большинство окружающих нас предметов не "результаты", а средства их получения. Это как зубная паста – само по себе, наличие которой, не гарантирует здоровых зубов, придется ещё регулярно применять её по назначению.

В этом примере содержится два ключевых элемента для получения результата:

  • использовать;
  • правильно использовать (по назначению).

СЭД тоже сама по себе ничего не меняет – результат получается только при правильном использовании.

Причем (важный момент!) правильность внутри СЭД не заложена.

СЭД – это средство, а для определения правильности нужен регламент.

Для получения ожидаемого от СЭД результата необходимо разработать регламент её использования, реализовать его в СЭД (и в нормативных документах организации).

Например, регистрация документа.

Для регламента имеют значение следующие вопросы:

  • какие документы регистрируются?
  • кому и какие группы "открыты" для регистрации?
  • какая информация и на каком этапе вносится в регистрационную карточку (РК)?
  • присоединяются ли при этом к РК файлы документа (или его сканированные образы) и для каких групп документов?
  • подписывается ли при этом что-нибудь с помощью ЭЦП?
  • что при этом делается с бумажным оригиналом (копиями)?
  • регистрируется ли где-то факт передачи бумажных документов?
  • что происходит потом?
  • и т.д.

В регламенте все операции документооборота описаны в виде кратких процедур для сотрудников. Тогда легко представить общую схему работы системы – как обеспечивается электронный документооборот, какие документы и процессы в него вовлечены.

Легко планировать расширение, развитие системы.

Из регламента легко получить матрицу функций системы – кому и какие функции, группы документов, доступ к справочникам и грифам назначить.

По моему опыту, это единственный способ "уговорить" систему быть эффективной. Причем это справедливо не только для СЭД, но и для любых ИС.

Немного упрощая можно сказать, что внедрение – это сплошной регламент.

В противном же случае пользователь получает просто инструмент, фактически неуправляемый. Такую "лопату", которой можно копать или не копать, а что, где, когда и почему – неизвестно.

И эта неизвестность легко сведет на нет все ваши усилия и материальные затраты по закупке и "внедрению" любой ИС. Примеров тому МОРЕ.

Собственно внедрением это и не является.

Стратегический подход

Такие вот размышления привели меня к пониманию, что не так уж и важна конкретная система (решение), а гораздо важнее подход к тому, чтобы заказчик смог с помощью этого "средства" получить результат.

Я называю это "стратегический подход". Стратегическим, потому что в этом случае самое важное смотреть (и думать!) на десяток шагов вперед и все предвидеть заранее.

Как прочел на днях в одной книжке "Предвидение обеспечивает 90% результата!".

Мне известно множество проваленных ИТ-проектов именно из-за непродуманности на ранних стадиях и неграмотного внедрения. В 90-95% случаев неудачи можно было прогнозировать заранее и обойти их или не затевать проект в таком виде.

Поэтому идеальное внедрение – это ориентированное на результат внедрение с использованием стратегического подхода.

Немного о стратегии

Вообще стратегия имеет много планов. Основной – общая стратегия. Это как про компанию Sony .

"У японцев спросили - А на сколько лет у вас есть стратегия развития?.
- На 300 (!) лет, ответили японцы.
- Но откуда вы можете знать, что будет через триста лет?
- А зачем нам знать? - ответили они - как в стратегии написано, так и будет".

Для имеющих общую стратегию легко определит главное и двигаться к результату. Другие планы стратегии – приложение общей стратегии к конкретным областям. В области информационных технологий – это ИТ-стратегия – связь ИТ с общей стратегией для получения результата.

По-моему стратегический подход – достаточно редко в наше время встречающееся явление. Поэтому я открыл ещё одну рассылку, посвященную стратегическому подходу в ИТ – ИТ-стратегии.

Приглашаю всех интересующихся этой тематикой подписываться http://subscribe.ru/catalog/economics.tech.itstrategy

В некоторой части (не более 30%) материалы будут пересекаться, но все-таки это совсем разные рассылки :)

Такие-то дела.

Увидимся ;)

 
Любое письмо может быть опубликовано в рассылке, если нет явного запрета на публикацию.
Для публикации адреса электронной почты, указывайте его в тексте письма.
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
 
Сайт рассылки http://alldoo.at.tut.by
БЛОГ автора рассылки
http://www.livejournal.com/users/itstrategy
Subscribe.Ru
Поддержка подписчиков
Другие рассылки этой тематики
Другие рассылки этого автора 		Подписан адрес:
Код этой рассылки: comp.soft.review.kouzmin
Архив рассылки 		Отписаться
Вспомнить пароль
В избранное