Добрый день.

Сегодня в качестве рассмотрения различных СЭД материал о системе автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов Landocs, разработанной российским холдингом "ЛАНИТ" (http://www.lanit.ru, http://www.landocs.ru).

LanDocs - система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов

Система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs, разработана российским холдингом "ЛАНИТ" (http://www.lanit.ru, http://www.landocs.ru).

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

LanDocs представляет собой единую программную среду поддержки всех категорий персонала: руководителей организации, руководителей структурных подразделений, делопроизводственного персонала и технических специалистов.

Назначение системы LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур делопроизводственной деятельности не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая доступ через Интернет и через системы электронной почты.

Комплексное внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе LanDocs предусматривает решение следующих основных задач:
- унификацию процедур документирования (составления, оформления, согласования, изготовления документов), внедрение современных методов работы с документами, хранимыми в электронном архиве;
- создание единой автоматизированной среды делопроизводства, реализующей единые процедуры регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних), движения документов по исполнителям, контроль исполнения документов и поручений;
- создание корпоративного архива электронных документов.

Состав системы LanDocs

LanDocs является модульной системой и представляет собой совокупность нижеследующих программных продуктов.

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в программное обеспечение сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение на специализированном сервере.

Опция полнотекстового поиска для LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Обеспечивает возможность поиска слов и фраз в текстах документов с учетом правил морфологии русского языка.

LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ

Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП

Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность доступа к информации системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Интернет.

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР

Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлено клиентское ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ

Клиентское программное обеспечение, работающее в среде Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes. Обеспечивает пользователю возможность получать задания и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ

Подсистема безопасности LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов. Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. Конфиденциальные документы шифруются на основе индивидуальных ключей. События, связанные с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в специальных протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ

Программное обеспечение, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Система позволяют получать статистические данные по фактическому состоянию движения документов и реализации деловых процессов.

LanDocs: УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ

Встроенная в систему LanDocs функциональность управления Web-контентом (Web-содержанием), дает возможность оперативно публиковать данные и документы, хранимые в системе управления документами, на внешних и внутренних корпоративных Web-ресурсах, а также отрабатывать с помощью LanDocs типовые делопроизводственные операции подготовки статей, сбора внутренних рецензий, правки статей редактором, утверждения для публикации, отзыва, снятия с публикации, отправки опубликованных материалов в архив и т.п.

LanDocs: XML- ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА

Позволяет быстро, безопасно и безошибочно передавать документы и все данные системы документооборота от офиса к офису или от одной документной подсистемы к другой (например, из системы автоматизации текущего делопроизводства в архив). Данный компонент дает возможность интегрировать LanDocs с системами других производителей, если они разработаны с соблюдением определенных стандартов.

Наличие XML-шлюза позволяет строить территориально-распределенные системы документооборота, объединяющие в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на базе программного обеспечения LanDocs, так и на других программных платформах.

Ключевые особенности системы LanDocs

Основными особенностями системы LanDocs являются:

- Соответствие нормам отечественного делопроизводства. Система базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах.

- Универсальность и сбалансированная функциональность. Система LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки делопроизводственного персонала и сложившуюся инфраструктуру.

- Прогрессивная архитектура. Система может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя следующих архитектур, что при разумном комбинировании методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации:
-- в двухзвенной архитектуре "клиент-сервер" на базе основных промышленных СУБД;
-- в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Интернет или в среде корпоративной сети, используя в качестве клиента стандартный Интернет-браузер;
-- на базе стандартного клиента электронной почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.

- Открытость. Система предоставляет:
-- документированный интерфейс, который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в программное обеспечение, проектируемое внешними разработчиками;
-- поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системами электронной торговли, сканерным оборудованием, системой распознавания текстов сканированных документов.

- Защищенность данных. Реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей дает следующие возможности:
-- идентификацию/аутентификацию пользователя;
-- определение для каждого пользователя прав на выполнение функций системы;
-- определение для каждого документа уровня конфиденциальности, а для каждого пользователя - прав доступа к документам различного уровня конфиденциальности;
-- подтверждение правомочности действий пользователя с помощью механизма электронной подписи;
-- обеспечение необходимого уровня информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте (шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств);
-- протоколирование всех действия пользователей в журналах аудита (в журнале регистрации входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).

Функции системы LanDocs

Система поддерживает выполнение нижеследующих функций соответствующих потребностям и сложившейся практике организаций и предприятий в области автоматизации документационного обеспечения управления.

Регистрация документов

Осуществляется регистрация документов с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы. Поддерживается создание регистрационных карточек, включающих специфические атрибуты учета документов конкретного предприятия или подразделения.

Управление хранением документов

LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out.

Рассылка документов сотрудникам организации

Предоставляется возможность автоматизированной рассылки исполнителям документов и связанных с ними сообщений. Фиксируя в базе данных сообщения, связанных с карточкой документа, система ведет историю рассылки и последующего движения документа в деловом процессе (включая его нумерованные экземпляры и копии).

Настройка на этапы документооборота

LanDocs предусматривает настройку на специфические для организации или подразделения типы действий исполнителей: согласование, утверждение, визирование, наложение резолюции или любые другие типы делопроизводственных операций. При включенной функции безопасности все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

Отслеживание делопроизводственных связей между документами

Работая в LanDocs, можно организовать тематически-связанные наборы документов. Типы связей ("запрос-ответ", "основание-подтверждение" и т.п.) настраиваются в соответствии с нормативной базой делопроизводства и практикой работы исполнителей в организации. Документы LanDocs можно вкладывать в именованные папки. Такие папки могут быть сформированы пользователем произвольно (при этом в них могут быть вложены как документы, так и другие папки), либо с использованием шаблона, задающего предопределенную структуру разделов. Такая организация документов помогает исполнителям лучше понять логику связанного с папкой делового процесса, а контролеру оценить соотношение выполненной/предстоящей работы "в целом". Система поддерживает экспорт/импорт папок с документами в формат XML (Extensible Markup Language).

Навигация и поиск документов

Для упрощения процедур поиска документов в LanDocs используются:
- структура журналов регистрации, в которые помещаются документы; возможна консолидация документов из разных журналов в одном журнале на основе определенных правил;
- рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
- запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, атрибуты которых отвечают условиям запроса; сами запросы также сохраняются (допускается их повторное использование или модификация);
- полнотекстовый поиск по содержанию документов (с учетом изменяемости слов русского языка).

Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение

Система поддерживает две группы сообщений:
- извещения - сообщения информационного характера;
- задания - сообщения, носящие распорядительный характер и требующие от их получателя специальной реакции - отчета по заданию (поручению). По каждому заданию может быть назначен контролер.

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляет три почтовых ящика:
- входящий, в который помещаются все извещения и задания, адресованные данному пользователю;
- исходящий, в котором содержится как информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
- на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

Контроль исполнения документов и заданий

Система позволяет контролировать исполнение сотрудниками документов и заданий. Основным инструментом контроля являются контрольные сообщения разной степени важности, содержащие информацию об ответственном исполнителе и соисполнителях, сроках исполнения документа и маршруте перемещения документа в ходе исполнения.

Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения система предоставляет возможность печати различных отчетов, таких как:
- справка о неисполненных документах;
- справка об исполненных документах;
- сводка об исполнении контрольных документов;
- сводка-напоминание по контрольным документам;
- сводка об исполнении заданий;
- напоминание по заданиям.

Архивирование документов, восстановление документов из архива

При архивировании документы из оперативного хранилища перемещаются в архивное, а в карточке документа делается специальная отметка. Использование такого приема позволяет существенно разгрузить оперативное хранилище, а в случае использования для хранения содержания архивных документов более дешевых вторичных носителей (например, магнитооптических или CD/DVD-дисков) сделать хранение архивных документов более дешевым.

Настройка на организационную структуру предприятия

LanDocs позволяет построить модель организационной структуры предприятия в виде "дерева" подразделений и настроиться на определенную для каждого подразделения структуру должностей и функций.

Регламентация доступа к документам и функциям системы

Система ведет базу данных пользователей, содержащую информацию о правах сотрудников. В соответствии с определенными администратором правами LanDocs:
- контролирует доступ пользователей к функциям системы;
- контролирует доступ к хранимым в электронном архиве документам;
- протоколирует действия пользователей.

Работа в режиме замещения исполнителя

Администратор LanDocs может определить для каждого пользователя системы список возможных заместителей (по работе с документами). Это позволяет, например, организовать работу руководителя через его секретаря, учесть отсутствие на рабочем месте конкретного исполнителя, организовать работу по гибкому графику.

Отчетность по документообороту

Наряду с отчетами по контролю исполнения система предоставляет возможность формирования и печати других отчетов о состоянии документооборота, таких как:
- регистрационная карточка документа;
- журнал регистрации за период;
- сведения о документообороте;
- статистика по корреспондентам.

Отчеты готовятся в виде файлов формата RTF, что позволяет просмотреть и откорректировать отчет перед печатью (средствами Microsoft Word).

Справочники системы, настройка типов документов и сообщений

Система LanDocs ведет корпоративные справочники типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.

Работа с изображениями бумажных документов

Для внедрения в организации безбумажной технологии работы с документами предназначена специализированная программная компонента "LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ".

LanImage обеспечивает:
- сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов;
- автоматическую программную очистку изображения от загрязненного фона;
- автоматическое или ручное исправление небольшого перекоса страницы;
- просмотр сканированного изображения бумажного документа в различных режимах.

Интеграция с внешними Windows-приложениями

LanDocs OLE-сервис представляет собой специализированный программный интерфейс для разработки приложений, интегрированных с системой LanDocs. Приложения Windows, разработанные пользователем, могут получить доступ к функциям LanDocs. Таким образом, может быть выполнена интеграция LanDocs с бухгалтерским или любым другим функциональным программным обеспечением.

Работа через Интернет

Серверная компонента "LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" предоставляет собой специализированный WEB-сервер, реализующий возможность доступа к учетной информации базы данных документов LanDocs с любого рабочего места корпоративной интрасети или удаленному пользователю Интернет. В качестве клиента LanDocs может быть использован обычный Интернет-браузер.

Интеграция с электронной почтой

Специализированное серверное программное обеспечение "LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР" выполняет роль шлюза LanDocs к любой MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивается возможность автоматической рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Использование системы в такой конфигурации позволяет экономично включить в контролируемый документооборот большое число пользователей, не нуждающихся в полной функциональности системы.

Полнофункциональные рабочие места LanDocs предназначены для делопроизводственного персонала: сотрудников канцелярии, секретарей руководителей и секретарей-референтов в подразделениях, а также руководителей, которые хотят видеть полную картину состояния делопроизводства и контроля исполнения в реальном времени. Для сотрудников, занимающихся исполнением документов, предназначены рабочие места с ограниченной функциональностью на базе клиента электронной почты, которые стоят дешевле, не требуют лицензии СУБД и позволяют выполнять все функции, необходимые указанным категориям персонала: получать задания и документы, отчитываться по их выполнению, просматривать историю работы с документами, согласовывать и подписывать документы в электронном виде, переадресовывать документы и т.д.

При наличии у клиента программного обеспечения "LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" отправленные сервером почтовые сообщения будут доставляться во входящий почтовый ящик клиента электронной почты. Таким образом, получить сообщения, задания и документы из системы LanDocs, а также отчитаться по заданиям пользователь может не выходя из привычного почтового ящика Microsoft Exchange (или Lotus Notes).

Электронная подпись

Целостность и подтверждение подлинности любой информации в LanDocs обеспечивается применением электронной цифровой подписи. Подсистема безопасности позволяет пользователю подписывать документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs электронной цифровой подписью с использованием личного ключа и производить проверку подписей. Конфиденциальные документы шифруются с использованием индивидуальных ключей в прозрачном для пользователя режиме.

Вопросы поставки и настройки системы

Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки).

По материалам холдинга "ЛАНИТ".

С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин alldoo@tut.by

Сайт рассылки http://alldoo.at.tut.by