Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2008   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

В этом выпуске опубликованы следующие советы:


Word Expert - профессиональная работа с текстом
Выпуск рассылки №120 от 2008-10-24 08:06

В этом выпуске:

  1. Несколько слов от автора рассылки
  2. Советы и подсказки
  3. Полезные ссылки
  4. Информация об авторских правах

Несколько слов от автора рассылки

Друзья! Хочу предложить вашему вниманию шаблон работы с закладками.
Шаблон "BMTools" предназначен для быстрого доступа к закладкам текущего документа и содержит инструменты работы с закладками. Подробности в файле Инструкция.doc в архиве. Ссылка на страницу закачки шаблона: Шаблон "BMTools"

Советы и подсказки

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то пишите мне через форму контактов на сайте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Схема документа: проблема и решение

Сегодня утром я открыл документ, с которым работаю постоянно (Руководство пользователя) и обнаружил, что Схема документа содержит, помимо заголовков, также и массу совершенно лишнего текста, оформленного различными стилями: подрисуночные подписи, маркированные и нумерованные списки и тому подобный мусор. Такого в схеме быть не должно.

Однако стандартных средств восстановить корректное отображение Схемы мне не удалось - нигде в рунете я не нашел об этом информации. А ведь с этой проблемой я сталкивался уже не раз и приходилось вручную обновлять каждый стиль, каждый параграф. Думаю, что и другие пользователи редактора Word встречались с такой проблемой. Вот так выглядела Схема документа с паразитными вхождениями текста (рисунок).

Я решил поискать информацию в зарубежном интернете и поиски мои увенчались успехом. Как оказалось, это известный баг редактора Word, тянущийся за ним еще с ранних версий и проявившийся теперь в версии Word 2003. Об этом указывалось в двух полезнейших статьях:
How the Document Map works in Microsoft Word
Outline Levels and the Document Map

В этой заметке я опишу ручной способ восстановления Схемы документа, как это предложила в своей статье Shauna Kelly. Второй способ - использовать макрос. О нем будет упомянуто в следующей заметке-переводе статьи с сайта Microsoft Word MVP.

Итак, проблема заключается в том, что редактор самопроизвольно сбрасывает (или, наоборот, устанавливает) для всего текста документа (для всех параграфов) уровни структуры документа. Под уровнями структуры понимаются такие иерархические уровни, как: основной текст и заголовки (от 1 до 9).
Как правило, к параграфам редактор применяет уровни заголовков, поэтому текст этих параграфов и отображается в Схеме.
Решение: изменить для каждого параграфа уровень струкуры (формат параграфа). Для этого следует выделить в документе все вхождения текста, оформленного каким-либо стилем (например, стиль "Обычный") с помощью области задач Стили и форматирование и в меню Формат выбрать команду Абзац. Откроется одноименное диалоговое окно (рисунок).

В поле Уровень выберите строку Основной текст и закройте окно нажатием кнопки ОК. Текст, оформленный стилем "Обычный", исчезнет из Схемы документа. Повторите эти действия для других стилей документа, пока в Схеме не будут отображаться только законные уровни, то есть Заголовки.

Разумеется, если документ достаточно большой и в нем масса стилей, то такой способ неэффективен. Значит, надо применить соответствующий макрос. Об этом будет рассказано в следующей заметке.
Оставить комментарий | Написать письмо

Уровни Разбивки и Схема Документа

Продолжение темы работы с инструментом Схема документа. Сегодня - переводная статья Outline Levels and the Document Map с сайта Microsoft Word MVP FAQ Site.
Перевод выполнен специально для блога компанией Бюро переводов AGI Triple.

Статья предоставлена Дея Митчелл (Daiya Mitchell)

Схема документа (Вид=>Схема документа) – отличный инструмент, позволяющий значительно упростить навигацию по документу. Тем не менее, в старых версиях Word он может приводить к некоторым сбоям.

Для работы Схемы документа необходимы уровни разбивки. При переключении на Схему документа, она соотносит уровни разбивки с тем, что считает заголовками – обычно короткими, в одну строку, параграфами – несмотря на уже имеющиеся в тексте заголовки. Это баг или, выражаясь более дипломатично, плохо продуманная функциональность. Схема документа не может функционировать без этих уровней разбивки, но, в идеале, она могла бы проверить, есть ли заголовки перед тем, как выставлять свои собственные. Но не проверяет. Поэтому случайный текст появляется в Схеме Документа, а иногда и в Оглавлении.

Примечание:
  • Эта проблема была заявлена во всех версиях Word для Маков, и в версиях с 97 по 2000 в версиях под Windows. В Word 2003 под Windows она была решена.
  • Отличная страничка MVP (Наиболее Значимые Профессионалы) Шауны Келли об использовании Схемы Документа в Word 2002 и 2003 под windows находится здесь. На ее странице также упоминается о паре менее значительных багов, относящихся к Схеме Документа.
  • В Word 2004 под макинтош, Вид> Схема Документа была заменена на Вид> Панель навигации (Navigation Pane), Панель навигации, предлагая на выбор Вид в Пиктограммах или Схема Документа, остается, по сути, той же Схемой Документов.

Как избежать проблем

Не используйте Схему Документа – пользуйтесь Режимом структуры. Это немного радикально, но если вы прочитаете эту статью, Режим структуры даст намного больше возможностей, чем просто навигация по документу.

При переключении в Схему Документа, проверьте, добавился ли новый Автотекст в список Отменить (выпадающий список из иконки Отменить на панели инструментов). Это приложение уровня разбивки. Отмените его. Не забудьте его проверять каждый раз, хотя оно может не всегда появляться.

Как исправить

Если основная проблема – это наличие нежелательных записей в Оглавлении, то посредством прямого форматирования можно избежать того, чтобы Оглавление включало в себя параграфы, отмеченные как Уровни Разбивки. Просто нажмите «Alt-F9» (на Маках: «Opt-F9») для отображения режима просмотра полей. В поле TOC, удалите \u переключатель, затем обновите TOC, нажав «F9». [Спасибо MVP Стефан Блом за эту подсказку].

Если затронуты только несколько параграфов, примените к ним команду ResetPara. Это очистит прямое форматирование параграфов и обнулит параграф к форматированию на уроне стиля. (Схема Документа добавляет уровни разбивки как прямое форматирование). ResetPara не затронет прямое форматирование символов (Жирный, Курсив и т.п.) и обычно вызывается нажатием клавиш «Control-Q» («Command-Option-Q» на Маках).

Если изменение каждого отдельного параграфа не целесообразно, вы можете запустить этот макро-код от MVP Клаус Линке. Код обнулит уровень разбивки каждого параграфа к уровню разбивки, определенному в стиле. Это не затронет другое форматирование. 
Sub ReSetOutline()
Dim myPara As Paragraph
For Each myPara In ActiveDocument.Paragraphs
   myPara.OutlineLevel = myPara.style.ParagraphFormat.OutlineLevel
Next myPara
End Sub
Если Вы не знаете, что делать с этим макро, взгляните на статью «Что мне делать с макро, присланными мне в помощь другими читателями группы новостей?» Рекомендация от автора рассылки:
Если вы не знаете, как подключить к документу и применить этот макрос, изучите следующие заметки с сайта:
Создание макроса из готового кода
Автоматическая запись макроса

Оставить комментарий | Написать письмо

Возможно ли запретить копирование текста из документа Word?

Сергей интересуется:
Как можно поставить пароль на копирование текста из документа? Или же заблокировать доступ к копированию текста? Если ставить ограничения на редактирование, то копировать всё равно можно.. мне нужно сделать так, чтобы пользователь мог только читать и больше ничего.

Сергей, сделать это стандартными средствами невозможно. Хотя есть в сети одна древняя заметка, автор которой предлагает свое решение этого вопроса. Вот ссылка: Защита документа WORD от печати и копирования.
Однако реализация такого решения абсолютно не подходит для тех, кто распространяет свои документы между другими пользователями.
Может быть кто-то знает реальные способы запрета копирования текста в редакторе, в чем я лично сомневаюсь?
Оставить комментарий | Написать письмо

Быстрый способ создания закладок со ссылками на них

Александр предлагает свой быстрый способ создания закладок и связанных с ними гиперссылок в документе. Вот, что он пишет:

Обнаружил новый и быстрый способ создания закладок и гиперссылок в документе.
Чтобы создать закладку и одновременно ссылку на нее, нужно выделить текст, который будет закладкой, и перетащить его ПРАВОЙ кнопкой мыши в то место, где будет ссылка на эту закладку.
После отпускания кнопки мыши появится контекстное меню, в котором нужно выбрать необходимое действие: для создания закладки это «Связать». Всё!
Оставить комментарий | Написать письмо

Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Вся информация, представленная на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, никаким образом не связана с корпорацией Microsoft. В рассылке упоминаются компании и продукты, которые могут быть зарегистрированными торговыми марками и принадлежать различным физическим и юридическим лицам как на территории РФ, так и за ее пределами.

Авторские права на все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке (включая текст, фотографии, подборку, расположение и т.п.) принадлежат Кокину Антону Вадимовичу, если не указано иное. Вы можете свободно использовать и распространять эти материалы с обязательной ссылкой вида "Информация с сайта WordExpert.ru" и с обязательным указанием автора материала.

Все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, представлены на информационной основе. Вы можете использовать любую информацию с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки исключительно на свой страх и риск. Тем не менее, я рекомендую перед применением какой-либо информации с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки обязательно сохранять и создавать резервные копии ваших документов.

В этой рассылке также упоминаются различные web-страницы с соответствующими ссылками. Эти ссылки указываются исключительно в информационных целях и никакой рекомендации или одобрения с моей стороны данных веб-страниц не подразумевается, если не указано иное.

В избранное