Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №30 от 2006-10-21 11:05

Здравствуйте!

В этом выпуске:

1) Статья недели: "Установка позиций табуляции"
2) Новые заметки на сайте
3) Есть вопрос!
4) Ответы на вопросы
5) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Статья недели: Установка позиций табуляции

Постоянный читатель рассылки и мой соавтор Леонид Бродский посоветовал мне обратить внимание и рассказать о возможностях табуляции при работе с документами Word. Он пишет:
По моим наблюдениям, самая распространённая ошибка при работе с Word - неиспользование позиции табуляции (Позиция табуляции - отметка на горизонтальной линейке, указывающая величину отступа текста или место, с которого будет начинаться колонка текста). Народ просто жмёт на Таб (клавиша TAB) до тех пор, пока курсор не встанет (проблизительно!) в нужное место. И это еще не самое худшее :razz: - могут давить и на пробел! Потом такой документ трудно переформатировать, не говоря уже о том, что точного позиционирования не добиться: например, не поставить в одной строке город на левое поле, а дату - на правое.
Да, Леонид прав. Я же постараюсь вкратце рассказать о табуляции. Эта заметка может некоторым образом повторять написанное в Википедии, поэтому после прочтения моего изложения я рекомендую интересующимся обратиться дополнительно к энциклопедии, так как в ней более подробно и в деталях описана табуляция.

Согласно Википедии, табуляция в MS Word - мощное средство для выравнивания текста по нескольким позициям. А позиции табуляции устанавливаются на горизонтальной линейке специальными черными маркерами и/или маркерами отступа (выступа), которые вы можете видеть ниже на скриншоте:
Позиции табуляции
Для перемещения между этими позициями служит клавиша TAB. При нажатии этой клавиши курсор ввода соответственно перемещается на следующую позицию.
Надо отметить, что существует еще позиция табуляции по умолчанию. Определить ее можно по крошечным "зарубкам" в нижней "затемненной" части горизонтальной линейки. На ее фоне эти зарубки еле видны.
Позиция табуляции по умолчанию равна 1,25 см. Это расстояние между зарубками и именно на это значение перемещается курсор ввода по нажатию клавиши TAB. Расстояние можно изменить через диалоговое окно Табуляция в меню Формат (Format).

В левой части горизонтальной линейки можно видеть квадрат с маркерами. По щелчку мыши на нем один тип маркера сменяется другим. Всего 7 типов:
Позиции табуляции

По умолчанию при создании нового документа задается позиция табуляции по левому краю. Соответственно и текст, помещенный в эту позицию табуляции, будет выравниваться по левому краю. Чтобы установить иную позицию нужно выбрать требуемый тип маркера и кликнуть мышкой на горизонтальной линейке на нужном вам расстоянии от края страницы. В этом месте появится маркер, а "зарубки" до маркера исчезнут.
Нажав на клавишу ТАВ вы переместитесь в эту позицию и, набирая текст, заметите его соответствующее выравнивание.

Если вам необходимо установить позицию маркера до миллиметра (дюйма, пункта), то для этого надо зайти в меню Формат (Format) и выбрать команду Табуляция. Откроется одноименное окно, как на скриншоте ниже:

Табуляция

Задайте ваше значение, выберите необходимое выравнивание и нажмите кнопку Установить.

Изменить положение маркера на линейке можно и вручную: достаточно перетащить его мышкой в новое положение. А для удаления маркера нужно просто перетащить его за пределы линейки.

Позиции табуляции используются очень активно при создании оглавлений и списков, поскольку позволяют легко и красиво их оформить. Этой же цели служит и так называемый заполнитель (Заполнитель. Сплошная, пунктирная или прерывистая линия, используемая в оглавлении для заполнения пространства, занятого знаками табуляции). Все видели, наверно, в книгах оглавление: слева идет текст-заголовок, затем заполнитель в виде точек или линий, а потом номер страницы. И все это грамотно выровнено:

Табуляция

Установить позицию табуляции с соответствующим заполнителем можно через диалоговое окно Табуляция.

Если у вас есть вопросы к этой статье, пожалуйста пишите мне напрямую, или оставляйте свои комментарии на сайте.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Новые заметки на сайте

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Вставка текущей даты и времени в документ

Быстро вставить текущую дату в документ можно, если нажать сочетание клавиш ALT+ SHIFT + D. В документ будет вставлена дата (поле даты) по умолчанию в таком формате: 20.10.2006 (dd.MM.yyyy).
Вас может не устроить такой формат. Но вам доступна функция изменения формата даты. Зайдите в меню Вставка (Insert) и выберите команду Дата и время (Date and Time). Откроется диалоговое окно со списком доступных форматов. Выберите из этого списка наиболее подходящий вам формат, нажмите кнопку По умолчанию (Default) и подтвердите свой выбор на запрос системы.

Теперь при следующей вставке поля даты указанным сочетанием клавиш в документ будет вставлена дата в выбранном вами формате.
Обратите внимание, что выбрать и вставить этим сочетанием клавиш можно лишь дату, но не дату со временем. Чтобы вставить текущую дату вместе с показанием времени нужно использовать другое сочетание клавиш: ALT + SHIFT + T. И здесь также можно выбрать устраивающий вас формат даты и времени.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/10/20/vstavka-tekuschey-datyi-i-vremeni-v-dokument/

Есть вопрос!

Вопрос:
Столкнулся со следующей задачей: необходимо добиться того, чтобы во время набора текста отдельные слова размещенные в "активных полях" дублировались в связанных с ним других "aктивных полях". Пример: Степан Иванов, где "Степан" служит командой для образования "активного поля 1", в которое вписываем слово "Иванов". И в тот же момент, слово "Степан" является командой для образования внутри документа "активного поля 2", куда слово "Иванов" будет продублировано автоматически во время написания его в "активном поле 1".
Данная задача создана для автоматизации создания телефонной базы данных во время набора текста.
Вопрос:
В каталоге книг, созданном  в таблице,  Word 2003, есть столбец с шифрами типа 2, 2.1, 2.2 и т.п. При сортировке получется  1.1, 1.2,…12.5, 12.6…2, 2.1,22,5…
Как отсортировать столбец в возрастающем порядке 1.1, 1.2,… 2, 2.1,… 5…12.5, 12.6…22,…и т.д.?
Если вы знаете ответы, пожалуйста, напишите мне по электронной почте или через контактную форму на сайте. Спасибо!

Ответы на вопросы

Вопрос:
Добрый день! у меня версия WORD XP и возникла проблема.Когда я из интернета сохраняю текст с картинкой то word дает ошибку и предлагает послать отчет,сохраняя при этом только текст.В Word 2003 таких проблем не было.Подскажите что можно сделать т.к. возможности установить Word 2003 пока нет,а сохранять текст с картинкой нужно. В данной ситуации это самый хороший вариант т.к. отдельно сохранять текст и отдельно картинку не удобно и долго.
Ответ (Спасибо Леониду Бродскому):
Я так понимаю, что автор вопроса копирует текст с картинкой из браузера, вставляет в Word и затем сохраняет на диске.
Сохранять HTML-документы в виде документов Word очень нерационально. И форматирование нарушается, и размер файла больше. Можно, конечно сохранять прямо из браузера, но при этом сохраняется также масса лишнего, в том числе рекламы. 

Я поступаю так. Открываю новое письмо в MS Outlook в формате HTML, вставляю в него скопированное и выбираю Save As из меню File. При этом сразу же предлагается сохранить в формате HTML. Сохраняется компактная, чистая страница.

Если кто-то может подсказать иной вариант, пишите.

Вопрос:
У меня в одном АКТИВНОМ документе трижды повторяется адрес одного человека в трех разных местах. Вставив текстовое поле через меню Формы, я дважды в разных местах делаю ссылку на это текстовое поле (Вставка- Поле-Связи и Ссылки-Поле REF-Имя закладки, присвоенное этому текстовому полю). При распечатке поля обновляются. Возник вопрос: как этого добится в трех разных (ОДИН АКТИВНЫЙ, ДВА НЕАКТИВНЫХ) документах (один базовый - анкета, например, и два дополнительных - используется часть информации базового). Один набирается мною обязательно. Два других возможно понадобятся. Но если понадобятся, то в них придется заново набирать данные либо копировать их. Другой вариант, создать один большой документ и распечатывать лишь необходимую страницу.
Первый вариант не подходит из-за нелюбви к обезьяннему труду и лени. Второй - трудоемкий и некрасивый.
Справка Worda дает ссылку на поле Includetext. Данное поле, со слов авторов, работает также как поле REF, но между разными документами. У меня это поле показывает имя закладки, но не поле и его содержимое. Возможно, это неправильный путь к решению проблемы. Возможно, я где-то упустил маленькую деталь. Пожалуйста помогите разобраться.
Ответ (Спасибо Леониду Бродскому):
Попробовал по совету автора вопроса воспользоваться полем Includetext - ничего сложного. Сделал так:
Создал главный документ, а в нём - поле формы. Заключил поле в закладку с именем Address. Защитил документ - Forms. Сохранил документ под именем Main.doc. Создал дополнительный документ и вставил в него поле через меню Insert ==> Field... ==> (из списка в диалоговом окне выбрать) IncludeText.
Здесь в поле Filename надо ввести имя главного файла Main.doc.
Единственный нюанс - если этим и ограничиться, будет вставляться весь текст главного файла. Так что теперь надо нажать кнопочку Field codes, и мы увидим такой код:

INCLUDETEXT  "Main.doc".

А чуть ниже - подсказка, что можно добавит имя закладки! Дописываю вручную после пробела Address и нажимаю OK. Защищаю документ от изменений (без этого поле работать не будет!) и сохраняю под любым именем в ту же папку.
Если документы хранятся в разных папках, имя файла надо указывать вместе с путём к нему. После внесения изменений в главный документ увидеть их в дополнительном можно, выделив поле и нажав F9, при этом даже не обязательно сохранять главный документ!
В этом и этом файлах я привожу пример, на котором я тренировался.

Если кто-то может подсказать иной вариант, пишите.

Вопрос:
Здаравствуйте! По роду своей деятельности постоянно работаю в worde в документах очень много таблиц и удалось самостоятельно освоить вычисления в таблицах, но не могу понять как ссылаться в таблице на ячйку другой таблицы. Помогите разобраться.
PS. { = (Таблица3 C3) } именно эту запись повторить не получается пишит ошибка...С3
Ответ:
Я думаю, что вам нужно использовать закладки для того, чтобы в формуле ссылаться на них. Я смоделировал простую ситуацию, где на одной странице есть две таблицы.
Первая таблица имеет одну строку и три столбца с цифрами: 5, 6, а в третьем столбце будет формула. Вторая таблица аналогична первой и содержит три стобца с цифрами: 2, 3,10.
Пусть нам надо вычислить сумму из цифр первой таблицы (5, 6) и одной цифры из второй таблицы (10).
Для этого надо выделить во второй таблице цифру 10 и через меню Вставка выбрать команду Закладка.
В диалоговом окне введите имя для закладки (пусть будет TEN) и нажмите кнопку Добавить.
В третьем столбце первой таблицы вставьте формулу из меню Таблица. Формула у нас будет такой: =a1+b1+.
В этом диалоговом окне есть функция Вставить закладку. Выберите там нашу закладку и ее имя (ten) появится в конце формулы. В итоге формула будет выглядеть так: =a1+b1+ten.
Нажмите ОК и в третьей ячейке появится искомая сумма (21).

Если кто-то может подсказать иной вариант, пишите.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах
В избранное