Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №31 от 2006-10-28 11:05

Здравствуйте!

В этом выпуске:

1) Статья недели: "Макрос для работы с закладками"
2) Новые заметки на сайте
3) Мои обзоры
4) Ответы на вопросы
5) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Статья недели: Макрос для работы с закладками

Я уже писал заметку о создании закладок в документе. Закладки очень помогают при работе с документом, позволяя быстро отмечать нужные места в тексте и так же быстро их находить и перемещаться.

Однако стандартный метод создания закладки не слишком быстр и удобен. Здесь на помощь приходят макросы.
В замечательной книге "Microsoft Word: комфортная работа с помощью макросов" авторы описывают создание такого специальных макросов для работы с закладками. Когда необходимо в процессе чтения или редактирования документа отметить для себя какой-то фрагмент текста, вы нажимаете кнопку на панели инструментов или назначенное сочетание клавиш и в текст вставляется закладка. Чтобы вернуться позже к этому фрагменту достаточно нажать другое сочетание клавиш. В этой заметке я опишу процесс создания макросов своими словами с опорой на источник.
  1. Выделите слово или фразу в тексте, к которым вы хотите позже вернуться.
  2. В меню Сервис (Tools) перейдите на команду Макрос (Macro) и из открывшегося дополнительного списка выберите команду Начать запись (Record New Macro). В появившемся окне в поле Имя (Macro name) введите имя макроса (лучше латинскими буквами), например, Marker. Остальные поля можете оставить без изменения. Только проследите, чтобы в поле Макрос доступен для (Store macro in) была выбрана опция Всех документов Normal.dot.
  3. В группе Назначить макрос (Assign macro to) нажмите кнопку с изображением клавиатуры, чтобы назначить вашему макросу определенное сочетание клавиш, по которому он будет вызываться.
  4. В окне "Настройка клавиатуры" задайте сочетание клавиш для макроса, пусть это будет как в книге: ALT + A, и нажмите кнопку Назначить (Assign). Закройте окно.
  5. На экране появится панелька с управляющими кнопками для записи макроса:


    6. Запись макроса

  6. В меню Вставка (Insert) выберите команду Закладка (Bookmark). Откроется диалоговое окно.
  7. В поле Имя закладки (Bookmark name) введите какое-нибудь подходящее имя для вашей закладки (имя закладки не может содержать пробелы или начинаться с цифры). Пусть снова будет - Marker.
  8. Нажмите кнопку Добавить (Add). Окно закроется.
  9. На панели с управляющими кнопками нажмите кнопку с квадратиком, чтобы остановить запись макроса.
  10. Макрос создания закладки создан.
Теперь создадим макрос, позволяющий мгновенно перейти к закладке. Основные шаги создания макросов в автоматическом режиме практически одинаковые, поэтому при некотором повторении они легко вам запомнятся на будущее.
  1. В меню Сервис (Tools) перейдите на команду Макрос (Macro) и из открывшегося дополнительного списка выберите команду Начать запись (Record New Macro). В появившемся окне в поле Имя (Macro name) введите имя макроса (лучше латинскими буквами), например, GoToMarker. Остальные поля можете оставить без изменения. Только проследите, чтобы в поле Макрос доступен для (Store macro in) была выбрана опция Всех документов Normal.dot.
  2. В группе Назначить макрос (Assign macro to) нажмите кнопку с изображением клавиатуры, чтобы назначить вашему макросу определенное сочетание клавиш, по которому он будет вызываться.
  3. В окне "Настройка клавиатуры" задайте сочетание клавиш для макроса, пусть это будет как в книге: ALT + Q, и нажмите кнопку Назначить (Assign). Закройте окно.
  4. На экране появится панелька с управляющими кнопками для записи макроса.
  5. В меню Вставка (Insert) выберите команду Закладка (Bookmark). Откроется диалоговое окно.
  6. В большом поле под полем Имя закладки (Bookmark name) выберите имя вашей закладки.
  7. Нажмите кнопку Перейти (Go To), а затем кнопку Закрыть (Close).
  8. На панели с управляющими кнопками нажмите кнопку с квадратиком, чтобы остановить запись макроса.
Таким образом, мы создали два макроса, позволяющие быстро работать с закладками: по сочетанию клавиш ALT + A вы создаете закладку, а сочетанием ALT + Q вы выбираете и перемещаетесь к вашей закладке в тексте документа.

Если у вас есть вопросы к этой статье, пожалуйста пишите мне напрямую, или оставляйте свои комментарии на сайте.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Новые заметки на сайте

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Разрывы разделов, страниц, колонок

Представьте себе ситуацию, когда вам необходимо на одной странице документа разместить обычный текст в несколько строк, а ниже вставить текст в виде газетных колонок. Возможно, вам нужно закончить один абзац на первой странице и начать (продолжить) с другого абзаца на новой странице документа. Как вы это сделаете?

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/10/25/razryivyi-razdelov-stranits-kolonok/

Перемещение между примечаниями (комментариями) в тексте

Есть два простых способа быстрого перемещения между примечаниями (комментариями) в тексте документа.

Первый способ. С помощью сочетания клавиш CTRL + PgDn (переход к следующему примечанию) или CTRL + PgUp (переход к предыдущему примечанию).

Второй способ. Вызвать подокно примечаний. Для этого в панели инструментов "Рецензирование" есть крайняя правая кнопка "Область проверки" Область проверки. Щелчок по ней вызывает подокно, в котором построчно идут все имеющиеся в документе примечания. Двойной щелчок по нужному примечанию переместит вас к нему.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/10/26/peremeschenie-mezhdu-primechaniyami-kommentariyami-v-tekste/

Мои обзоры

Профессиональные приёмы работы в Microsoft Excel

Текстовый редактор Microsoft Word, без сомнения, великолепный инструмент офисного работника, так или иначе имеющего дело с текстом. Но в ситуациях, когда необходимо создавать исключительно табличные документы, производить сложные вычисления в ячейках таблиц, анализировать данные и структурировать их, возможности Word ограничены.

В этой сфере правит бал другой продукт Microsoft - Excel - мощная программа создания электронных таблиц. Ее возможности настолько велики, что поражает даже опытных пользователей. А что говорить о новичках...

Конечно, с программой можно разобраться и самостоятельно. Есть стандартная справочная система, выпущено множество подробных книг и самоучителей, действуют образовательные курсы по овладению программой.

Ну, а в Интернете работает замечательный сайт Алексея Шмуйловича "Профессиональные приёмы работы в Microsoft Office", содержащий множество полезных советов по работе с этой мощной программой создания электронных таблиц Microsoft Excel.

Профессиональные приемы работы в Microsoft Office

Алексей плотно работает с Excel уже более 10 лет; и на основе своего опыта, в том числе и преподавательского, пишет познавательные статьи на сайт и в одноименную рассылку. Вот только некоторые описываемые Алексеем темы: Сводные таблицы и диаграммы, Хитрости использования ссылок на ячейки в Excel, Условное форматирование с использованием пользовательских функций, Работа со списками.

А в одной из последних статей Алексей предлагает собственную разработку для выгрузки проводок из 1С в Excel. Согласитесь, действительно профессиональная информация. Пригодится многим бухгалтерам, если учесть, что с программым комплексом 1С (автоматизация учета на предприятии) работают практически все организации.

На сайте действует форум, где можно задать интересующий вопрос и получить квалифицированный ответ как от форумчан, так и от самого Алексея Шмуйловича.

Рекомендую этот сайт всем, чья деятельность связана с электронными таблицами Excel.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/10/23/professionalnyie-priyomyi-rabotyi-v-microsoft-office/

Есть вопрос!

Вопрос:
По роду деятельности, в Word много приходится работать с примечаниями по тексту документа. А именно, открыть область примечаний, ознакомиться с примечанием, перейти в текст документа, внести изменения, вернуться в примечание и поставить отметку, вроде "Ок", что оно отработано, перейти к следующему и т.д.
Так вот вопрос заключается в следующем, есть ли сочетание горячих клавиш, которое позволяет перемещаться от примечания к тексту документа и обратно? Или как можно это автоматизировать? Уж больно много лишних движений на переход мышкой.
На этот вопрос я уже ответил в заметке Перемещение между примечаниями (комментариями) в тексте и в этой рассылке совет размещен выше. Но если вы знаете другой ответ, пожалуйста, напишите мне по электронной почте или оставьте свой комментарий на сайте. Спасибо!

Ответы на вопросы

Вопрос:
У меня в одном АКТИВНОМ документе трижды повторяется адрес одного человека в трех разных местах. Вставив текстовое поле через меню Формы, я дважды в разных местах делаю ссылку на это текстовое поле (Вставка- Поле-Связи и Ссылки-Поле REF-Имя закладки, присвоенное этому текстовому полю). При распечатке поля обновляются.
Возник вопрос: как этого добится в трех разных (ОДИН АКТИВНЫЙ, ДВА НЕАКТИВНЫХ) документах (один базовый - анкета, например, и два дополнительных - используется часть информации базового). Один набирается мною обязательно. Два других возможно понадобятся. Но если понадобятся, то в них придется заново набирать данные либо копировать их.
Другой вариант, создать один большой документ и распечатывать лишь необходимую страницу.
Первый вариант не подходит из-за нелюбви к обезьяннему труду и лени.
Второй - трудоемкий и некрасивый.
Справка Worda дает ссылку на поле Includetext. Данное поле, со слов авторов, работает также как поле REF, но между разными документами. У меня это поле показывает имя закладки, но не поле и его содержимое.
Возможно, это неправильный путь к решению проблемы. Возможно, я где-то упустил маленькую деталь.
Пожалуйста помогите разобраться.
Ответ (Спасибо Леониду Бродскому):

Попробовал по совету автора вопроса воспользоваться полем Includetext - ничего сложного. Сделал так:
Создал главный документ, а в нём - поле формы. Заключил поле в закладку с именем Address. Защитил документ. Сохранил документ под именем Main.doc.
Создал дополнительный документ и вставил в него поле через меню Insert --> Field... --> (из списка в диалоговом окне выбрать) IncludeText. Здесь в поле Filename надо ввести имя главного файла Main.doc.
Единственный нюанс - если этим и ограничиться, будет вставляться весь текст главного файла. Так что теперь надо нажать кнопочку Field codes, и мы увидим такой код: INCLUDETEXT  "Main.doc". А чуть ниже - подсказка, что можно добавить имя закладки! Дописываю вручную после пробела Address и нажимаю OK. Защищаю документ от изменений (без этого поле работать не будет!) и сохраняю под любым именем в ту же папку.
Если документы хранятся в разных папках, имя файла надо указывать вместе с путём к нему. После внесения изменений в главный документ увидеть их в дополнительном можно, выделив поле и нажав F9, при этом даже не обязательно сохранять главный документ!

Если кто-то может подсказать иной вариант, пишите.

Вопрос:
В каталоге книг, созданном  в таблице, Word 2003, есть столбец с шифрами типа 2, 2.1, 2.2 и т.п. При сортировке получется  1.1, 1.2,…12.5, 12.6…2, 2.1,22,5…
Как отсортировать столбец в возрастающем порядке 1.1, 1.2,… 2, 2.1,… 5…12.5, 12.6…22,…и т.д.?
Ответ (Спасибо Леониду Бродскому):

В принципе, надо сортировать цифры как номера (с десятичными частями). Попробовал: выделил столбец в пробном документе и выбрал из меню Таблица --> Сортировка. В диалоговом окне изменил тип данных с Текста на Число и нажал кнопку ОК. Получилось что-то очень странное.
Проблема в том, что в русских настроках десятичным разделителем является запятая. Самым простым решением было бы поменять в Панели управления => Язык и региональные стандарты десятичный разделитель с запятой на точку и сортировать колонку как числа. Но навряд ли это удобно. Поэтому я записал макрокоманду, которую каждый может повторить сам.
Я выделил колонку с цифрами. Включил запись макрокоманды. Затем открыл окно замены текста и указал заменить точку на запятую. Нажал Заменить все. Затем, не снимая выделения, отсортировал колонку как числа. Затем сделал обратную замену в выделении запятой на точку. Здесь конец макрокоманды.
Работает хорошо, но после замены в выделении спрашивает, не заменить ли также в остальном тексте. Это не очень удобно. Поэтому я открыл текст макрокоманды в редакторе Visual Basic и там, где устанавливаются параметры автозамены (а это в двух местах), заменил .Wrap = wdFindAsk на .Wrap = wdFindStop. Это отключает лишний вопрос.

Дополнение: Пример Леонида хорош. Вроде все получилось, но только там, где есть точки после цифр. Без точек после цифр результаты неправильные. Поэтому придется вручную проставлять точки после последних цифр либо как-то решать это по-другому.

Если кто-то может подсказать иной вариант, пишите.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах
В избранное