Постигать азы письменных переговоров на иностранном языке лучше всего на практике. Но на первых порах вам может понадобиться помощь бизнес-гуру. Так, например, курсы международной школы Wall Street English заточены на освоение англоязычной бизнес-лексики, структуры построения переговоров и, в частности, ведения деловой переписки. Будь адресатом вашего письма русскоговорящий соотечественник, вы бы не преминули воспользоваться интуитивными «зацепками», предугадывая или хорошо зная по собственному опыту особенности менталитета и мотивации. Если же вы ведете переписку с иностранцами, нельзя уповать на интуицию и русский авось. Деловая переписка на английском языке – это строгий свод правил, отступать от которого сродни нарушению делового этикета, что, в свою очередь, ставит под угрозу эффективность вашей коммуникации.
Потому на занятиях в школе Wall Street English англоязычные преподаватели дают не только азы составления деловых писем, но и приоткрывают завесу тайны национальных и культурных особенностей иностранцев – тем самым сводя к минимуму возможные оплошности в общении.
О чем же необходимо помнить в первую очередь при составлении официальных писем на английском языке? Главное отличие деловой переписки от неформальной – это четкая структура. Все деловые письма включают в себя обязательные пункты:
⦁ Официальное обращение (НЕ приветствие, а обращение)
⦁ Вступительное предложение-пояснение
⦁ Изложение сути дела
⦁ Вопросы или предложения
⦁ Подпись
Остановимся на каждом из них более подробно.
⦁ Еще до того, как начать составлять электронное письмо, важно указать тему письма в специально отведенной строке. При этом сделать это максимально кратко и информативно, чтобы получатель сразу смог понять суть вашего послания, и оно не затерялось среди остальной переписки.
⦁ Официальное обращение будет выглядеть так «Dear Mr. Ivanov /Ms. Ivanova». После обращения обязательно ставится запятая, а дальнейший текст начинается с новой строки. В случае если адресат не известен, можно употребить обращение-клише To whom it may concern (для предъявления по месту требования).
⦁ Далее по плану следует вводное предложение, которое должно емко передать основную мысль письма, будь то запрос информации или наоборот доведение до адресата определенных сведений, деловое предложение или отклик на вакансию. С этим пунктом вам может помочь знание вводных фраз.
Например, I am writing in response to… (Я пишу в ответ на…), I am writing to complain about… (Я обращаюсь с жалобой по поводу…), I would like to apply for the position of… (Я бы хотел предложить свою кандидатуру на должность…) и т.д. Обратите внимание на то, что в деловой переписке не приняты сокращения – I’m, don’t, it’s, isn’t.
⦁ После вводной фразы следует основная часть, раскрывающая суть вашего обращения. Здесь важно быть логичным, кратким и максимально нейтральным. В деловой переписке необходимо учитывать ее сугубо официальный характер. Любая фамильярность не допустима. Вы можете владеть английским языком на мастерском уровне, но и в этом случае красивые речевые обороты, идиомы и чудесный английский юмор следует оставить при себе. Излишняя эмоциональность также не будет украшением деловой переписки, даже если вы составляете грозную жалобу или страстно желаете решить переговоры в вашу пользу. Под все эти случаи в английском языке для вашего удобства заготовлено большое количество речевых клише. Которые будут намного понятнее вашим оппонентам или партнерам, нежели субъективная эмоционально окрашенная лексика. Помните, что всегда проще иметь дело с конкретными формулировками.
Для упорядочения ваших мыслей вам помогут слова-связки. Например, firstly (в начале), in this connection(в связи с этим), in addition to this (в дополнении к этому).
⦁ В заключительной части письма вы формируете ваше предложение, приглашаете к сотрудничеству, еще раз ставите важные для вас вопросы – в общем, побуждаете адресата к неким ответным действиям.
Здесь вам помогут фразы: I am looking forward to hearing from you soon (с нетерпением жду вашего ответа), If you have any questions please contact us (Если у вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами).
⦁ Подпись в деловой переписке – это имя и фамилия плюс указание должности, название организации и контактные данные, если вы составляете письмо от имени компании. Перед подписью в качестве прощальной фразы снова употребляются клише.
Если адресат вам не знаком, можно использовать формулировку Yours faithfully (Искренне Ваш). В случае, когда вы уже имеете историю переписки, допустимо попрощаться менее официально – например, Best Regards (c наилучшими пожеланиями).
Деловая переписка – это царство шаблонов и клише. Если хотите овладеть искусством составления официальных писем, следует потрудиться и выучить хотя бы основные из них. В рамках курсов Wall Street English студенты в большом объеме изучают устойчивые обороты и постоянно тренируют их употребление на практике. Крайне эффективным также является то, что под каждого студента в школе составляется индивидуальная программа обучения в зависимости от его потребностей. Программа является комбинированной и включает в себя формы обучения онлайн и офлайн. Чтобы отточить до идеала ваш деловой английский, пройдите тестирование в школе Wall Street English и запишитесь на консультацию, где вам подберут подходящий курс.
