Когда сотрудник компании уходит в отпуск, работодатель обязан предоставить ему определенную денежную выплату перед началом отдыха — отпускные. Также эти выплаты работник получает перед увольнением за неиспользованные дни отпуска. Размер компенсации за отдых сотрудника рассчитывает бухгалтерия, однако проверить подсчеты специалиста можно и самостоятельно, зная формулу расчета. Эксперты также советуют рассчитывать отпускные, чтобы знать сумму заранее и планировать бюджет, и напоминают, что размер отпускных зависит от количества рабочих дней в месяце. «Лента.ру» рассказывает, как в 2023 году рассчитать отпускные и в какое время выгоднее брать отпуск.

Как и кому начисляются отпускные?

Отпускные представляют собой среднюю зарплату сотрудника за дни отдыха. В отличие от заработной платы отпускные начисляются не за отработанные дни, а за календарные. Сотрудник получает отпускные за все дни отдыха, в том числе и те, которые приходятся на выходные дни. Однако во время отпуска работнику не оплачивают праздничные нерабочие дни:

1) дни с 1 по 8 января; 2) 23 февраля; 3) 8 марта; 4) 1 и 9 мая; 5) 12 июня; 6) 4 ноября; 7) другие региональные праздничные дни.

По российскому законодательству каждому работнику полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней без потери дохода. Отпуск более указанного срока предоставляется в том числе работникам, занятым на производствах с опасными условиями труда или имеющим ненормированный рабочий день. Впрочем, работодатель может предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск любому сотруднику, однако такие условия должны быть прописаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В отличие от обычных отпусков, из календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска исключаются нерабочие праздничные.

Взять основной отпуск человек может после полугода непрерывной работы в компании. При этом в случае, если сотрудник решает взять отпуск за свой счет, работодатель может предоставить ему такую возможность и до истечения шести месяцев.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в предоставлении отпуска в следующем случае:

1) женщина идет в отпуск до декрета или после него; 2) мужчина берет отпуск во время декрета жены; 3) внешний совместитель берет отпуск одновременно с отпуском на основной работе; 4) родитель ребенка-инвалида идет в отпуск; 5) сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев; 6) сотрудника отозвали из ежегодного отпуска; 7) заявление на отпуск подает родитель трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет.

Каждая компания выплачивает сотруднику деньги за дни основного ежегодного отдыха по-разному, однако по закону работодатель должен это сделать не позднее чем за три дня до начала отпуска сотрудника. Так, например, если человек уходит в отпуск в понедельник, крайним сроком выплаты отпускных будет пятница.

Как рассчитать отпускные?

Подсчет суммы выплат перед отдыхом может позволить работнику грамотно спланировать бюджет на предстоящий отпуск или период после него, до получения зарплаты. Рассчитать отпускные можно двумя способами.

1. Приблизительно. Для этого нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее число дней в месяце) и умножить полученное число на количество дней отпуска.

Сотрудник Иван Гаврилович зарабатывает 50 тысяч рублей в месяц и работает без пропусков (не берет больничный, не ездит в командировки). Его отпускные за 28 дней составят: 50 000 / 29,3 × 28 = 47 781 рублей (1706 рублей за один день отпуска). В то же время за 14 календарных дней отдыха Иван Гаврилович получит 23 890 рублей

2. Использовать специальную формулу расчета.

Для этого человеку необходимо в первую очередь провести расчет среднего дневного заработка. На него влияют:

1) годовой доход сотрудника за расчетный период с премиями и надбавками; 2) количество отработанных дней; 3) другие факторы.

В то же время при расчете среднедневного заработка не учитываются социальные выплаты (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и так далее).

Среднедневной заработок — это доход за расчетный период, поделенный на количество отработанных дней. Под расчетным периодом понимается 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу, в котором начался период сохранения среднего заработка.

Иван Гаврилович работает в компании Х один год. В его случае период для расчета среднедневного заработка будет с 1 июня 2022 года по 31 мая 2023 года. Он собирается уходить в отпуск в июне 2023 года

Если сотрудник работал предыдущие 12 месяцев без пропусков (больничных и отгулов), то для расчета отпускных ему необходимо узнать только количество отработанных дней. Если работник выполнял обязанности в течение расчетного периода без пропусков, формула будет такой: 29,3 (среднее число дней в месяце) нужно умножить на количество отработанных месяцев.

Доход Ивана Гавриловича за год при зарплате в 50 тысяч рублей в месяц (без учета доплат и без больничных и отпуска) составил 600 тысяч рублей за вычетом НДФЛ. При этом он отработал 351,6 дня. Следовательно, среднедневный заработок Ивана Гавриловича составляет 1706,48 рубля. Так, за данный расчетный период сотрудник получит денежную компенсацию за отпуск в размере 23 890,7 рубля (среднедневной заработок × количество дней отпуска: 1706,48 × 14)

Однако для расчета следует учитывать и другие выплаты и надбавки. Помимо зарплаты в доходы сотрудника входят:

1) надбавки за переработки и работу в выходные и праздники; 2) доплаты за трудовой стаж или качество работы; 3) районный коэффициент; 4) повышение зарплаты.

Премии же учитываются только в том случае, если входят в расчетный период.

Иван Гаврилович, который уходит в отпуск в июне 2023 года при зарплате в 50 тысяч рублей, и расчетный период его работы — с 1 июня 2022 года по 31 мая 2023 года, в июле 2022 года получил годовую премию в размере 10 тысяч рублей. Эту выплату в расчет включат полностью

При этом Иван Гаврилович получает ежеквартальную премию в размере 5 тысяч рублей. В расчет отпускных пойдет часть премии, поскольку квартал попадает в расчетный период не полностью. Но премии Иван Гаврилович не потеряет, они полностью войдут в расчет его среднего заработка.

Особый случай

Неполный рабочий год

В случае, если один или несколько месяцев расчетного периода сотрудник отработал не полностью, то средний дневной заработок исчисляется следующим образом: сумму выплат в расчетном периоде необходимо поделить на количество календарных дней, учтенных при расчете совокупного заработка. Для этого сначала надо узнать:

1) количество дней в полностью отработанных месяцах (число месяцев × 29,3);

2) количество отработанных дней в месяце (количество календарных дней месяца — дни исключаемых периодов × 29,3 / количество календарных дней месяца).

Сотрудник Иван Гаврилович отработал в компании Х расчетный период в 7,5 месяца — с 19 октября 2022 года по 31 мая 2023-го. За этот период он заработал 320 000 рублей и планирует взять отпуск на 5 дней — с 15 по 19 июня 2023 года. При этом в январе он брал больничный на 8 дней.

Иван Гаврилович подсчитывает общее число дней в месяцах, которые он отработал целиком (с ноября по май за исключением января): 29,3 × 6 = 175,8 дня. Затем вычисляет число дней в месяцах, отработанных не полностью: (31 – 12) × 29,3 / 31 = 17,9 дня, (31 – 8) × 29,3 / 31 = 21,7 дня. После Иван Гаврилович складывает суммы и получает общее число отработанных дней: 175,8 + 17,9 + 21,7 = 215,4 дня

Таким образом, его среднедневной заработок составит 320 000 / 215,4 = 1485,6 рубля. А размер отпускных — 1485,6 × 5 = 7428 рублей. Из этой суммы сотрудник должен вычесть удерживаемый налог (НДФЛ) в размере 966 рублей, значит, на руки Иван Гаврилович получит 6462 рубля.

Праздники во время отпуска

В случае, если работник решил отдохнуть во время национальных праздников, они не будут включаться в дни его отпуска, а значит, он сможет отдыхать на один день больше. Однако за праздничные дни сотрудник не получает отпускные. При этом выходные и праздничные дни, которые правительство России ежегодно переносит на другие даты, включаются в отпуск и оплачиваются (например, 8 мая 2023 года).

Иван Гаврилович заработал 360 тысяч рублей (со всеми дополнительными выплатами) за расчетный период в 7,5 месяца. Он планирует взять отпуск с 5 по 18 июня 2023 года. Иван Гаврилович будет отдыхать 14 дней, но получит отпускные только за 13 дней, потому что 12 июня не включается в расчет и не оплачивается. В расчетном периоде он не болел и не брал отгулы, поэтому отпускные за две недели отдыха для него составят 13 310 рублей до вычета НДФЛ: (360 000 / (12 × 29,3)) × 13

Увольнение

Когда сотрудник увольняется, работодатель направляет ему не только зарплату за отработанные дни, но и денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Формула расчета в этом случае будет такой же, как при исчислении отпускных при частично отработанном периоде: среднедневной заработок × дни неиспользованного отпуска.

Согласно Трудовому кодексу, за каждый месяц, отработанный целиком, работнику полагается 2,33 дня отпуска. Соответственно, при расчете нужно умножить число полностью отработанных месяцев на 2,33 и округлить его до целого числа в пользу сотрудника.

Однако стоит помнить, что при увольнении после 15-го числа текущий месяц считается за полный, а при увольнении до 15-го числа месяц не учитывается вовсе

К примеру, сотрудник Иван Гаврилович отработал в компании 9 месяцев и уволился 20 мая 2023 года. Количество дней отпуска составит 10 × 2,33 = 23,3 дня (число округляется до 24 дней).

Среднедневной заработок Ивана Гавриловича составил 1706 рублей, значит, компенсация за неиспользованный отпуск составит 1706 × 24 = 40 944 рубля. Так, за неиспользованный отпуск после вычета налогов (40 944 × 13% = 5322 рубля) сотрудник получит на руки 35 622 рубля

Советы и рекомендации

Рассчитывать отпускные и проверять правильность их подсчета. Учитывая сумму назначенных выплат перед отпуском, сотрудник сможет лучше спланировать свой отдых.

Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). В то время как в месяцы с большим количеством выходных и праздников (например, май), взяв отпуск, сотрудник потеряет в деньгах.

Увольняться из компании стоит последним числом месяца или по крайней мере после 15-го числа месяца. Это будет выгоднее для сотрудника, поскольку отпускные и другие компенсации во второй половине месяца будут выплачиваться в полном размере.