Этот инструмент поможет Вам наилучшим образом распределить время и ресурсы. Особое значение навык расстановки приоритетов понадобится Вам в условиях ограниченных ресурсов и времени. В

При правильной расстановке приоритетов Вы сможете внести порядок там, где был хаос, значительно уменьшить стресс и успешно продвигаться вперед. Не определив приоритеты, Вы запутаетесь в постоянно прибывающих задачах с конкурентными требованиями.

Простая расстановка приоритетов

Самый простой способ расположить приоритетные задачи по различным критериям: ограничение по времени (срочность), давление со стороны заказчика или руководства, потенциальная доходность или выгода от выполненной задачи.

Наиболее частым основанием для расстановки приоритетов является доходность или выгода. То ли субъективная оценка менеджера, то ли рациональное обоснование финансовой целесообразности оказывает влияние на такой выбор, однако, этот критерий дает наиболее эффективный результат в расстановке приоритетов.

Временные ограничения важны в тех случаях, когда члены рабочей группы оказываются в зависимости друг от друга. То есть один человек не может начать исполнять свои задачи, до тех пор, пока другой не закончит исполнение. И особую важность время имеет в кризисных ситуациях. В проектной работе прохождение узких мест занимает длительный период времени и расстановка приоритетов по времени также может быть взята за основу

Давление со стороны руководства достаточно трудно игнорировать. Можно составить лист приоритетных задач в зависимости от того, как сильно давление со стороны.

Инструменты расстановки приоритетов

Вышеназванные подходы могут удовлетворять в большинстве случаев. Однако, бывают ситуации, требующие включения инструментов тайм-менеджмента. В дальнейших выпусках мы рассмотрим каждый из них более подробно. Здесь я лишь перечислю некоторые из них.

1. Анализ парных сравнений

Это работает в тех случаях, когда невозможно выбрать базовый критерий приоритетности, либо эти критерии субъективны, либо не однотипны. Составьте лист задач или исполняемых функций. Возьмите одну из них и проведите сравнение со всеми остальными по-парно. Вам необходимо решить какая из задач в паре является более важной. Назначьте ей один балл. Результатом анализа парных сравнений является сумма баллов, назначенная для каждой задачи.

2. Многофакторный анализ

Помогает расположить список задач по приоритетам, где принимаются во внимание многочисленные факторы.

3. Матрица приоритетных действий

Быстрая и простая техника схематичного изображения усилий, прилагаемых для исполнения задачи и ценность этой задачи. С помощью этой матрицы можно определить «быстрые победы», которые принесут наибольшие награды.

4. Матрица Срочно/Важно

Подобно матрице приоритетных действий, эта техника помогает проанализировать: насколько срочными и важными являются Ваши задачи. Часто задачи, которые на первый взгляд не требуют отлагательств, оказываются несрочными в ходе анализа.

5. Матрица Ансофа и Бостона

Этот инструмент дает эмпирические правила ранжирования по приоритетам тех возможностей, которые перед Вами открываются. Эта матрица помогает оценить и расположить по приоритетам возможные риски. В матрице Бостона анализируются возможности окружающей среды и Ваши способности использовать их в своих интересах.

6. Анализ Парето

Когда Вы встречаетесь с потоком проблем, требующих немедленного разрешения, анализ Парето помогает определить наиболее важные изменения, которые Вам необходимо произвести. Сначала Вам необходимо их систематизировать – разбить на группы. Определив количество случаев, произошедших в каждой группе проблем, Вы сможете определить наиболее общий тип проблемы и сосредоточить свои усилия на решении этой проблемы. Это экономит время и помогает сосредоточится на следующей группе проблем.

7. Техника номинальной группы

Эта техника полезна для определения приоритетных задач или проектов в пределах рабочей группы, где каждому дается справедливая возможность участвовать в процессе расстановки приоритетов. Частично это работает для достижения единогласия, а также для принятия группового решения. Каждый участник группы обозначает его персональную проблему или задачу и затем оценивает ее по шкале от 1 до 10. Этот инструмент частично полезен, когда в основе ранжирования лежат субъективные критерии. С помощью этого инструмента Вы сможете «продать» Ваши приоритетные задачи группе. То есть решения, которые Вы примите на основании приоритетов будут приняты группой.