Приглашаем к сотрудничеству:

• владельцев ресурсов в интернет.
• рекламодателей.

                                                info@salesclub.ru

Добрый день, уважаемые подписчики!

 В этом выпуске рассылки я хочу предложить вашему вниманию  статью моего коллеги и делового партнера Апполоновой Светланы директора кадрового консалтингового агентства.   

Кто такой секретарь?

Каким он должен быть? Каковы его основные функции? Где найти профессионала высокого уровня?  И каким должно быть вознаграждение такого человека?

Большинство из нас считает что знает правильный ответ на эти вопросы, ошибочно предполагая, что секретарь  - это ,прежде всего, смазливая девочка - девушка, хорошо знающая компьютер , подающая чай и снимающая трубку телефона, получать такая сотрудница по понятиям обывателя должна не слишком много…. Найти такую девушку? О чем Вы говорите?! Нет проблем! Есть даже агентства, которые заявляют что занимаются подбором секретарей, на самом деле занимаясь трудоустройством выпускниц ВУЗов.

На самом деле подбор секретаря, помощника руководителя, это процесс трудоемкий и весьма сложный. Проблемы здесь есть и большие. И начинаются они прежде всего с неправильного понимания должности секретаря (помощника руководителя) и его обязанностей. Многие женщины, претендующие на должность секретаря в своих резюме пишут «интим не предлагать», и это первый признак абсолютного непонимания профессии. Секретарь – это лицо фирмы и конечно ее внешний вид немаловажен при подборе, но не забывайте что внешний вид это не только красивые глаза и длинные ноги, а и то, как и во что одета женщина-секретарь, какая оправа у ее очков, какая обувь, духи. Чтобы все эти атрибуты были действительно на должном уровне качества, такой человек должен получать значительное вознаграждение. За что? – спросите Вы. Да за то, что секретарь – это правая рука любого руководителя, это его тыл, мозги, которые могут работать самостоятельно и принимать решения на своем уровне , забота и о руководителе и о клиентах, это желание клиентов работать именно с этой компанией, это хорошее впечатление о самой компании  и ее уровне. Здесь уместно было бы поговорить  и о возрасте секретарей. Думаю, Вы согласны со мной, что молодой девушке будет весьма сложно справиться с такими задачами, здесь нужна зрелая, опытная женщина, не только с опытом работы, но и с жизненным багажом знаний, хорошо развитой интуицией. Т.к. именно ее жизненный опыт будет помогать в стрессовых ситуациях выглядеть достойным образом, не терять своего лица, вызывать уважение и симпатии у окружающих. В свое время компания “General Motors” проводила исследования рынка на предмет причины спроса своей недешевой продукции. Результат был ошеломляющим. На первом месте оказалась секретарь с приветливым голосом и хорошими манерами общения. Клиентам нравилось общаться с девушкой, они получали положительный настрой и делали покупки. Вдумайтесь только! Вы вкладываете кучу денег в рекламу на телевидении, радио, Ваши щиты красуются по всему городу, Вы гоняете своих менеджеров по продажам,  чтобы те постоянно увеличивали объемы, но если вдруг при всем этом умопомрачительном вложении средств Ваши офисные сотрудники не соответствуют имиджу, не создают положительный эмоций, неохотно говорят с покупателем по телефону, представляете какой колоссальный убыток в результате Вы можете понести?! Хорошо, Ваш секретарь не имеет никакого отношения к продажам и никогда не разговаривает с клиентами, она вообще занимается делопроизводством, мало того Вы на нее взвали и кадровую работу, если компания небольшая. Думаете здесь все спокойно? Не тут-то было, ничего подобного. Вы представляете себе последствия, если вдруг Ваши сотрудники неправильно оформлены или уволены? А сотрудники сегодня пошли грамотные, законы все читают, да и профсоюзы набирают свою силу. И если вдруг ГИТ к Вам пришла и нашла нарушения, что будет с Вами и Вашим бизнесом? Чтобы работа велась правильно, сотрудник должен быть обучен, соответственно это Ваши инвестиции в его развитие и неоднократные, а постоянные. Конечно, вышеописанная мною картина встречается отнюдь не повсеместно и я уверена, что многие из Вас понимают всю важность и значение любой должности в компании, в т.ч. и должности помощника руководителя и подходите к вопросу подбора данного специалиста со всей ответственностью. Хотя, могу предположить, что подбирая себе секретаря Вы наверняка сталкиваетесь с проблемой где его найти, каким он должен быть, как понять тот это человек или нет. И вот здесь, я Вам настоятельно рекомендую обратить внимание на оценку своего персонала. Ибо именно оценка помогает руководителю узнать о своих людях если не все, то большую часть и помогает понять кто будет на своем месте и где это место в Вашей структуре. Но и здесь не все так просто, чтобы оценить человека, Вы должны знать компетенции, по которым будете его оценивать. Вы должны четко представлять не только профессиональные навыки, которыми должен обладать Ваш специалист, но и в первую очередь какими личностными, поведенческими качествами должен обладать Ваш сотрудник. Что касается меня, то я считаю что секретарь должен быть очень хорошим исполнителем, здесь не должно быть сильных амбиций, это должен быть спокойный, дружелюбный человек. Приветливый, контактный, собранный и с очень высокой степенью ответственности. Это должен быть надежный человек, которому бы Вы доверяли как самому себе. Заметьте, я перечисляю только личностные характеристики, не касаясь профессиональной стороны, но даже этого с лихвой хватает, чтобы надолго задуматься где взять такого человека и как его распознать!

Успех любого бизнеса зависит от того, насколько успешно подобраны сотрудники . Исследования, убедительно доказывают, что те компании, которые прежде всего вкладывают деньги в свой персонал, в его оценку и развитие имеют больший успех на рынке и являются лидерами в своем деле, ибо самое главное в бизнесе – это люди, которые у Вас работают.
Исследования, проведенные известной на Западе компанией Target Training International Ltd. (далее TTI) в США и в Европе подтверждают, что с помощью инструментов оценки можно предсказать насколько успешным будет сотрудник в любой отрасли, в т.ч. и в области секретариата. Суммируя выводы исследования, можно с уверенностью утверждать, что  лучшие секретари, помощники руководителей больше всего ценят работу в команде, четкую постановку целей и задач.

Данные выводы опираются на серьезные научные исследования, проводимые в течение 20 лет Франком Шелленом (Институт Менеджмента и Маркетинга), совместно с Виллом Бонстеттером (TTI). Исследования развеяли миф о том, что для работы секретарем следует выбирать тех, кто выглядит привлекательно, и хорошо владеет ПК. В результате этих исследований разработана технология оценки, которая позволяет выявить наиболее эффективных сотрудников в данной области.

Большинство исследований, которые проводились в этой области, были ориентированы на исследование поведения. И это не случайно, поскольку именно поведение можно «видеть», обозревать. Очень немногие исследователи обращались к изучению «внутреннего мира» человека, его мировоззрения, ценностей и жизненных установок.

Инструмент Колесо Успеха,
применяемый для анализа поведения
Для определения поведенческого профиля идеального секретаря может быть использован отчет «Анализ рабочей среды» из серии тестов Success Insights™. Данное исследование позволяет выявить требования к поведенческим качествам успешного «идеального» кандидата для последующего сравнения с личностными особенностями кандидатов на данную должность, который может быть проанализирован в дальнейшем с помощью отчетов по тестам «Менеджмент персонал» и «Эффективное интервью».

Также не следует забывать и о ценностях людей, их мировоззрениях, что их мотивирует.

Исследования TTI также убедительно доказали, что мировоззрение человека, его внутренние ценности в гораздо большей степени, чем поведенческие особенности определяют эффективность сотрудников.

6 типов мировоззренческих установок

Опираясь на научные исследования, при подборе «секретарей» рекомендуется в первую очередь выявить среди кандидатов тех, кто принадлежит к Традиционному  типу мировоззрения. Это делается, например, с помощью теста "Анализ мировоззренческих установок и ценностей" Данный фактор будет определяющим при подборе секретарей. Это не исключает, однако, необходимости оценить, также поведенческий стиль, особенно если культура компании предъявляет определенные требования к поведению секретаря. Вероятность более эффективной работы повышается, если кандидат принадлежит к типам «соратник», «связной», «координатор» (по модели «Колесо Успеха»), т.е. поведенческие типы по модели, где I, С являются доминирующими факторами в сочетании с «S» (по модели D,I, S, С). Нельзя наряду с этим также забывать, что эффективную работу выбранного секретаря должна поддерживать продуманная система мотивации и управления.

Так все-таки, каким должен быть Ваш секретарь? Задумались?

Хорошо. Надеюсь, своими размышлениями мне удалось приоткрыть дверцу в мир профессионального подбора сотрудников и  заронить в Вас зерно любопытства к существующим методикам оценки, а также настроить Вас на эффективную работу со своим персоналом. Помните, что только Вы определяя политику компании, указывая цели и задачи направляете своих сотрудников по нужному Вам пути и для Вас крайне важно кто будет рядом с  Вами на этой дороге, что можно ожидать от этих людей и не свернут ли они в решающий момент! Естественно эта позиция касается не только людей, занимающих должность секретаря, помощника руководителя, это относится ко всем Вашим чадам. Что же касается поиска таких специалистов, то здесь я Вам рекомендую обращаться за помощью к профессионалам, а именно в кадровые агентства, работающие с технологиями прямого поиска, только они в состоянии подобрать Вам специалиста под Ваши задачи. А Вы в свою очередь профессионально будете заниматься производством, торговлей, строительством или другим не менее привлекательным видом деятельности. Удачи Вам. При правильном подходе у Вас все получится и Вы будете получать удовольствие от своей работы вместе со своими преданными сотрудниками, которые называются сплоченной командой!

 А также жду вас на  моем семинаре  «Эффективная работа с сетевыми магазинами» который пройдет  19-20 июля   в  Ярославле более подробно можно посмотреть на сайте www.imicor-yaroslavl.ru

  Уважаемые подписчики приглашаю вас посетить мой семинар «Эффективная мотивация торгового персонала», который состоится 11-12 июля в Москве.  Этот семинар  будет насыщен различными технологиями, которые уж успешно были опробованы на практике в различных компаниях.

 Большая часть времени  будет уделена практической работе  по созданию систем мотивации.  Приходите группами и получите максимум эффекта,  разработав для своей компании новую или скорректировав старую систему мотивации.

Также, в этом выпуске,  начинаем публикацию юридического  мини-курса для предпринимателей Сергея Олейника.

Выпуск 1 Мини-курса.

"На Каких Проблемах Предпринимателя Зарабатывают Юристы и Аудиторы"

Ну, что сегодня мы начнем раскрывать первые тайны хороших заработков юристов и аудиторов на наших с вами проблемах и задачах!

Регистрация фирм! Всем знакомо, наверняка многие из вас не раз пользовались услугами этих компаний. Надо сразу пояснить, что многие регистрационные конторы имеют очень условное отношение к юристам.

Работа по регистрации фирм в основном технически-курьерская. Даже консультация по выбору организационно-правовой формы (проще говоря, что лучше - ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель) и переходу на "упрощенку" (6% или 15%) не требует глубоких юридических знаний. Достаточно один раз понять критерии выбора.

Кстати, этот навык слушатели дистанционного обучающего курса "Предприниматель! Будь готов к юридическим и налоговым проблемам!" осваивают уже на первых занятиях.

Основная масса фирм регистрируется по типовым документам, которые один раз составляются и дальше меняются только, если попросил клиент или изменилось законодательство. Для регистрации с точки зрения бизнеса - это неплохо - издержки небольшие - на большом потоке регистрации можно зарабатывать неплохие деньги.

А вот, для нас - не все так радужно. Нет, конечно, неплохо, что цена регистрации не очень высокая и эта услуга доступна всем предпринимателям. Но есть один существенный минус - если сотрудник рег. фирмы ошибется в каком-нибудь документе, то вашу фирму не зарегистрируют с первого раза, а это дополнительные расходы финансовые и временные (кстати, многие фирмы расходы на повторную регистрацию перекладывают на плечи клиента).

Затем, есть ошибки, которые не может заметить налоговая. Эти ошибки еще опаснее, так как закладывают под фундамент вашего бизнеса мину замедленного действия. Об одной такой ошибке, я уже писал на своем сайте - http://bizpravonalogi.ru/

В этой ситуации для нас важно два момента:

1. Выбрать грамотную регистрационную контору

2. Проверить документы, которые вы получаете от регистраторов

Итак, несколько советов по выбору рег. фирмы.

Совет 1. Не гонитесь за дешевизной!

Торговаться нужно на рынке, с поставщиками, выбивая большую скидку и т.д. Искать где подешевле зарегистрируют - себе дороже. Как правило, рег. фирмы в 2 случаях предлагают регистрацию по низким ценам:

1. Фирма только начинает работать на этом рынке - привлекает клиентов. Для нас это плохо тем, что процессы внутри такой фирмы еще не отлажены, высокий риск ошибок в документах, непонятно насколько опытные сотрудники. Единственно, в чем мы выигрываем - это в деньгах. Цена вопросы - 2000 - 4000 рублей и возможные ошибки.

2. В заявленную стоимость включены не все расходы клиента (например, не включена гос. пошлина, услуги нотариуса, открытие расчетного счета, получение документов из внебюджетных фондов)

Отсюда вытекает второй совет

Совет 2.  Вы должны четко знать, что входит в стоимость регистрации

Спросите входит ли в заявленную стоимость:

- гос. пошлина и услуги нотариуса

- юридический адрес (номинальный или реальный)

- получение печати

- получение уведомлений (извещений) из 3-х внебюджетных фондов

- открытие расчетного счета в банке

- переход на УСН (если вы хотите сразу перейти на "упрощенку")

Совет 3.  Четко согласуйте последствия отказа в регистрации

Обязательно уточните за чей счет будет проходить повторная регистрация в случае отказа налоговой в регистрации (в том числе уплата гос. пошлины и услуги нотариуса).

Совет 4.  Проверьте профессионализм сотрудников фирмы

Попросите описать действия сотрудника, который приехал получать зарегистрированные документы из налоговой (по шагам).

Если вам скажут примерно следующее: "Ну, как что, приезжает, забирает документы и везет их в офис или к клиенту" - надо еще подумать - обращаться в такую контору или нет.

Дело в том, что частенько налоговая сама ошибается в своих же документах (вводит неправильно название фирмы, ошибается в именах и фамилиях и т.д.), поэтому документы надо проверить на предмет этих ошибок еще находясь в налоговой, действуя по принципу "проверяйте деньги, не отходя от кассы".

Если ошибки найдены - опытные регистраторы сразу просят специалистов налоговой исправить их в тот же день. Иначе - внесение изменений может занять месяц.

Совет 5.  Платите по принципу 50/50

50% сразу, остальные 50% после передачи вам документов и никак иначе. Если с вас просят 100% предоплату - не соглашайтесь, вот, здесь, как раз, можно и нужно торговаться.

Если берут деньги только после передачи вам полного комплекта документов - не впадайте в эйфорию. На таких условиях не работают опытные регистраторы.

На сегодня все. В следующем выпуске мы поговорим о том, как нужно проверять документы, которые вы получаете от регистраторов.

Причем, нам не надо "штудировать" все документы. Мы хотим проверить только то, что может таить в себе опасность для нашего бизнеса.

                         Пишите    нам, с уважением    Офицеров Пётр.

                                                                  ofitserov@salesclub.ru