Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Совет недели менеджеру проекта

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 398 RSS
←   Февраль 2013   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://tenstep.com.ua/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm
Открыта: 18-06-2008

Автор
TenStep Inc.

Статистика

398 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Совет недели менеджеру проекта: Топ 5 видов отчетов по проекту


Топ 5 видов отчетов по проекту

В большинстве компаний заведено достаточно много отчетов. Иногда их приходится по два-три на каждого члена команды проекта. Мы все прекрасно знаем, что каждый отчет требует времени на сбор данных, времени на их обработку, времени на прочтение, да еще и времени на принятие решений. Но мы также знаем и то, насколько это время не всегда оправданно.

Ваша задача как проектного менеджера состоит в том, чтобы разобраться, что действительно важно знать заинтересованным сторонам, и не тратить время впустую. И в этом Вам могут помочь:

Топ 5 видов отчетов по проекту

Если бы мы печатали все отчеты, которые проходят через наши руки, деревья на нашей планете закончились бы через пару дней. Обратите внимание, как много отчетов автоматически отправляются в корзину фильтрами почтовых клиентов либо удаляются вручную, как только появляются во «Входящих». А ведь на самом деле в корзину отправляются трудозатраты и бюджеты наших проектов.

Сфокусируйтесь на том, что действительно важно для Вас и для читателей, используя следующие Топ 5 видов отчетов по проекту.

Отчет №1: Статус-отчет по проекту

Статус-отчет по проекту необходим... именно для сообщения статуса проекта. Он должен быть достаточно подробным, чтобы можно было оценить «здоровье» проекта, но не слишком подробным, чтобы читатели этого отчета не засыпали над ним от множества ненужных подробностей. Этот отчет должен отвечать на четыре следующих вопроса:

  1. Как обстоят дела с проектом в данный момент?
  2. Какими будут следующие шаги по этому проекту?
  3. Какие обстоятельства могут помешать успешному завершению проекта?
  4. Каковы ключевые метрики данного проекта?

Бесплатный шаблон статус-отчета

Отчет №2: Реестр рисков

Реестр рисков или, в более компактном виде, Обзор рисков проекта - это еще один жизненно важный отчет, который Вам понадобится. Риски всегда живут в окружении проекта и только и ждут, чтобы сбить его с курса. Реестр рисков содержит результаты идентификации рисков, данные их анализа и планы реагирования для наиболее существенных рисков.

Обзор рисков проекта может включаться в Статус-отчет по проекту как одна из ключевых метрик. Например, Вы можете указать общее количество еще существующих рисков и классифицировать их по степени негативного влияния на проект. Это создаст у получателя отчета ясное представление об общем состоянии рисков по Вашему проекту.

Шаблон Реестра рисков
Шаблон Обзора рисков

Отчет №3: Реестр неотложных вопросов

В Реестре неотложных вопросов Вы сообщаете, как идет работа с наступившими рисками, а также с непредвиденными обстоятельствами и вопросами, требующими неотложного решения. К примеру, у Вас мог существовать риск ухода из команды ключевого сотрудника. После того, как он перешел на другую работу, Вам приходится решать неотложный вопрос о его замене. При этом Ваше руководство должно сделать выбор между приемом в штат нового сотрудника и подкреплением команды за счет другого проекта, после чего Вы сможете планировать свои дальнейшие действия.

Реестр неотложных вопросов должен показывать, какие меры АКТИВНО предпринимаются по каждому из таких вопросов, а также приоритеты этих вопросов по масштабу воздействия на проект. Приоритеты могут быть в диапазоне от «незначительного» до «критического» и служат для всех ориентиром, что нужно делать в первую очередь, и что во вторую, чтобы удержать проект в заданных рамках.

Бесплатный шаблон Реестра неотложных вопросов

Отчет №4: Резюме для руководства

Резюме для руководства – сильно отличается от вышеуказанных отчетов, его даже пишут «на другом языке». Резюме для руководства – высокоуровневый отчет, задача которого обеспечить руководство четким пониманием статуса проекта, пользы, которую он принесет, соответствия этого проекта разработанной стратегии, влияния результатов проекта на общее положение дел в компании. Именно это интересует в первую очередь высших руководителей, у которых нет времени вникать в детали каждого отдельно взятого проекта.

Делайте этот отчет объективным, подкрепляйте данные фактами. Не бойтесь описывать предельно реалистичную картину. Руководители прекрасно понимают, что далеко не всегда дела идут так, как было запланировано. Они лишь хотят быть уверены, что у Вас есть план, как вернуть проект обратно в рамки установленных ограничений.

Шаблон Резюме для руководства

Отчет №5: Все, что Вы захотите

Здесь вовсе не подразумевается легкомысленное отношение. Наоборот, подразумевается предельно адекватное отражение реальности. А реальность такова, что трудно подобрать «идеальный» отчет, лучшим образом подходящий для каждой компании, проекта, обстоятельств или аудитории. Ваша задача как руководителя проекта – выбрать самые нужные аспекты каждого из возможных отчетов и создать такой отчет, какой подходит условиям Вашего проекта больше всего. Со временем Вы поймете, какая информация в отчете будет наиболее релевантной, чтобы получать необходимые Вашему проекту действия и реакцию от его читателей.

Убедитесь, что Ваш отчет легко создавать еженедельно. Стоит больше времени потратить на продумывание целей и назначения отчета, чем на само его заполнение.

Повысьте эффективность Вашей работы с этими Топ 5 отчетами, или любыми другими, используя Библиотеку Шаблонов ТенСтеп.

TenStep, Inc. приглашает на бесплатный вебинар

Большинство из нас работают не в самых лучших, но и не в самых худших по своей управленческой зрелости компаниях. Мы видели немало успешно выполненных проектов и вполне согласны, что этот успех был результатом героических усилий руководителей и команд проектов.

Но есть и обратная сторона успеха. Редко кто задумывается о том, что команды проектов просто вынуждены быть героическими. При отсутствии в компании условий, закономерно приводящих все проекты к успеху, у команд проектов не остается иного выбора, как проявлять героизм.

4 марта в 19:00 по Киеву (17:00 по Москве) TenStep, Inc. проводит бесплатный вебинар Top Ten Organization Challenges That Limit Project Success (на английском языке). На вебинаре будут, прежде всего, рассмотрены 10 типовых факторов среды предприятия, которые мешают успеху проектов. Выявление таких факторов - это легкая часть пути к максимальной продуктивности. Более тяжелая часть - определить рациональные подходы к устранению подобных факторов. И об этих подходах также пойдет речь на вебинаре.

Как обычно, участники вебинаров ТенСтеп получают возможность зачесть 1 PDU для продления сертификации в PMI.

Зарегистрироваться на вебинар можно непосредственно на сервисе GoToMeeting: https://www1.gotomeeting
.com/register/176373681.

В каждой шутке есть доля шутки:

Содержание рассылки формируется из материалов Процесса Управления Проектами TenStep Project Management ProcessTM, с которым можно познакомиться ближе на сайте www.TenStep.com.ua.

Поделитесь этим письмом с друзьями. Адрес формы для подписки на еженедельную рассылку: http://tenstep.com.ua/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm
В избранное