Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Совет недели менеджеру проекта

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 0 RSS
←   Сентябрь 2011   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://tenstep.com.ua/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm
Открыта: 18-06-2008

Автор
TenStep Inc.

Статистика

0 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Совет недели менеджеру проекта: Выбор поставщика


Содержание рассылки формируется из материалов Процесса Управления Проектами TenStep Project Management ProcessTM, с которыми можно познакомиться ближе на сайтах www.TenStepRussia.ru и www.TenStep.com.ua.

Инвестируйте в яркое будущее!

Мы продолжаем запись участников осенне - зимних тренингов "Подготовка к сертификации PMP®".

Если Вы стремитесь повысить свою эффективность и востребованность в качестве профессионального менеджера проектов, присоединяйтесь к нашим группам. Мы уже собираем группы в Донецке, Львове, Киеве и Харькове, но список городов и стран открыт. Ваша возмозможность обучиться в своем городе и в удобное для вас время зависят только от Вашей активности. Регистрируйтесь!

ТенСтеп является зарегистрированным провайдером обучения Project Management Institute (PMI R.E.P.). Прохождение данных курсов предоставляет 35 контактных часов обучения, достаточных для сертификации PMP®. Начиная с нынешнего сезона, мы предоставляем гарантию на успешное прохождение экзамена PMP® с первой попытки.

Подробнее об обучении и запись >>>

Поделитесь этим письмом с друзьями. Адрес формы для подписки на еженедельную рассылку: http://www.TenStepRussia.ru/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm

Планирование управления закупками проекта

Уважаемый коллега,
Прошлый выпуск нашей рассылки был посвящен планированию управления закупками проекта. Мы коснулись таких аспектов работы менеджера проекта, как планирование закупок, разработка плана управления закупками, принятие решений "производить / закупать". Сегодня мы рассмотрим еще пару важных моментов, относящихся к планированию управления закупками.

Решение "купить / арендовать"

В ряде случаев, Вы можете оказаться перед выбором, стоит ли закупать определенную продукцию или же достаточно будет ее арендовать на время проекта. Вероятно, такое решение вряд ли потребуется для финальных результатов поставки проекта, но такие "промежуточные" результаты, как оборудование, техника, информационные сервисы и т.п., вполне могут быть многими проектами арендованы. Как правило, аренда обходится проекту дешевле, чем закупка, но по завершению работ все арендованные материальные средства не остаются в распоряжении компании. Поэтому возможность аренды всегда имеет две стороны, соответственно связанные с экономией бюджета проекта и с возвратом объекта аренды, часть стоимости которого уже выплачена в виде арендной платы. Взвешивая подобные "за" и "против", бывает полезно учесть, что у Вас в запасе может оказаться еще и компромиссный вариант в виде лизинга. Очень часто лизинг оборудования оказывается оптимальным решением именно в тех случаях, когда ни вариант аренды, ни вариант закупки не имеют друг перед другом решающего перевеса.

В общем смысле, решение "купить / арендовать" принимается, руководствуясь теми же соображениями, что и в случае выбора "производить / закупать". Частично выбор лежит в области бюджета проекта, а частично - в области долговременных стратегических преимуществ для организации, возможности полноценной поддержки продукта, налоговых, имущественных последствий, интеллектуальной собственности и т.д.

Выбор поставщика (процесс)

Всем организациям приходится время от времени искать поставщиков, чтобы удовлетворить свои определенные потребности. Работа, в принципе, не сложная. Однако, в зависимости от особенностей поставщика, она может затянуться на сколь-угодно продолжительное время. Рассматриваемый ниже процесс можно использовать почти в каждом случае какого-либо выбора: варианта упаковки, поставщика услуг аутсорсинга, компьютерного оборудования и т.п. Процесс описан на абстрактном уровне, поэтому для уверенности в его надлежащем исполнении для Вашего проекта потребуется некоторая конкретизация сроками, фамилиями и т.п.

1. Спланировать контракты

Роль

Процесс выбора поставщика

1

Менеджер проекта

Собрать и ранжировать бизнес-требования к поставщику

Нелегко выбрать поставщика, если Вы не уверены, в чем заключаются ваши требования к нему. Поэтому первая часть предстоящей задачи - собрать требования будущих клиентов данного поставщика. Это делается подобно сбору бизнес-требований по обычному проекту. Поставьте такие вопросы, как например:

  • В каких целях мы будем использовать поставщика?
  • Какую проблему поставщик будет решать?
  • Какими возможностями поставщик должен обладать?

Во многих случаях, Вы не сможете определить все требования одним только опросом клиентов. Очень может оказаться, что клиенты недостаточно осведомлены, чтобы сформулировать требования на 100% исчерпывающе и правильно. В обычном проекте Вы бы добавили неучтенные требования позже, используя возможности управления изменениями объема. Однако, в нашем случае выбора поставщика, Вам необходимо собрать как можно больше правильных требований с первого раза. Выявлять новые требования после того, как поставщик выбран, может оказаться слишком поздно.

Каждое требование должно быть оценено либо по числовой шкале, либо в категориях "высокое/среднее/низкое", чтобы определить относительную важность одних требований по сравнению с другими (можно использовать и любые другие шкалы оценивания). Далее, Ваш спонсор, основные клиенты и заинтересованные стороны должны рассмотреть и одобрить общий список требований к поставщику и значения их приоритетов.

В дополнение к бизнес-требованиям для Вас могут также представлять интерес и некоторые характеристики потенциального поставщика.

  • Производственные возможности

  • Технологические возможности

  • Права интеллектуальной собственности

  • Управленческая зрелость, включая управление проектами

  • Финансовое состояние / стабильность

  • Организвционная форма и величина предприятия

  • Право собственности

  • Отзывы

  • Другое.

2. Запросить поставщиков

2

Менеджер проекта

Создать "длинный список" поставщиков

После того, как требования собраны, ищите всех потенциальных поставщиков, которые могли бы соответствовать этим требованиям. Для этого можно воспользоваться поиском в Интернет, рекламными журналами, переговорами с другими компаниями и т.п. Назначение этого шага - собрать всесторонний (но не исчерпывающий) список поставщиков, которых Вы собираетесь рассмотреть в дальнейшем. Составив такой список, Вы будете уверены в том, что не пропустили ни одного очевидного кандидата.

3

Менеджер проекта

Создать "короткий список" поставщиков

Выполните начальную высокоуровневую оценку «длинного списка», ищите явные причины для исключения некоторых альтернатив. Например, некоторые поставщики могут быть новичками в своем деле. Другие могут быть слишком дорогими в цене. Цель данного шага - создать «короткий список» потенциальных поставщиков, которые будут иметь наибольшие шансы соответствовать Вашим требованиям. Согласно этому списку Вы будете посылать поставщикам запрос на предложение (Request for Proposal, RFP). В принципе, если «длинный список» не так уж велик, вы можете отправить RFP и по нему. Но в любом случае, чтобы эффективно сравнить и сопоставить поставщиков для заключительного выбора, Вы должны стараться уменьшить количество претендентов до разумного значения.

3. Выбрать поставщика

4

Менеджер проекта

Оценить поставщиков по "короткому списку"

Это, вероятно, самая трудная часть работы по выбору поставщика. Чтобы определить, который из претендентов максимально Вам подходит, Вы должны сопоставить их возможности с требованиями к поставщику и приоритетами этих требований. Дополнительно, Вы можете лично пообщаться с поставщиками, посетить их офисы, ознакомиться с отзывами клиентов и т.п. Обычно, на данном этапе выставляются своего рода численные оценки, показывающие, насколько хорошо претендент соответствует каждому требованию. Затем оценки, перемножаются с показателями приоритетности соответствующих требований и суммируются. Поставщик, получивший наивысшую суммарную оценку, может считаться наиболее соответствующим Вашим потребностям. Проделав такую работу, Вы получите ранжированный по приоритетности список потенциальных поставщиков.

5

Менеджер проекта

Сделать окончательный выбор и обсудить контракт

Во многих организациях проектная команда готовит заключительные рекомендации и затем передает процесс в Отдел закупок. К этому моменту Вы должны иметь всю необходимую информацию, чтобы определиться с выбором. Если Вы рекомендуете только первого по рейтингу поставщика, у Вас должны быть численные данные для обоснования такой рекомендации. Если Вы оставляете даже целый ряд потенциальных поставщиков, то точно так же должны подкрепить их отбор данными оценивания.

После того, как заключительный выбор будет сделан, Вам, вероятно, придется участвовать в обсуждении договорных или лицензионных условий. Если этот процесс не будет приводить к удовлетворяющему Вас результату, Вы должны быть готовы изменить выбор поставщика на второго по рейтингу или на третьего, до тех пор, пока условия соглашения не станут для Вас приемлемыми.

Итогом проделанной работы должен стать контракт. Дополнительную информацию о типах контрактов Вы можете получить в разделе "Основы заключения контрактов" Процесса ТенСтеп.

О других аспектах закупок мы поговорим в следующих выпусках рассылки.

В каждой шутке есть доля шутки:

"Чем раньше мы отстанем от расписания, тем больше у нас будет времени его наверстывать."

Интересные ссылки:

По управлению проектами - TeamLab - www.teamlab.com/project-management.aspx
Интересная/забавная - Knol - http://knol.google.com/k

В избранное