LessonsLearned.Ru - раскрой свой опыт управления проектами

Усвоенные уроки

Усвоенный урок №61. Будь уверен, что все заинтересованные стороны понимают цели проекта

Ситуация:

Вы - руководитель проекта внедрения ERP системы. При инициации проекта вы согласовали содержаниен проекта со всеми заинтересованными сторонами, однако не акцентировали внимание главного бухгалтера на объеме реализации в системе бухгалтерской части. В середине проекта, когда вы показали бухгалтерии часть системы, отвечающей за бухучет, главный бухгалтер пришел в негодование, т.к. система не соответствует его представлению.

Вывод:

Акцентируйте внимание заинтересованных сторон на их участках ответственности. Если вы предполагаете, что подпись поставлена "не глядя", постарайтесь объяснить человеку, что подпись является лишь подтверждением согласия эксперта с написанным и не является вашей целью. Не стесняйтесь возвращаться к вопросу понимания целей и объема проекта столько раз, сколько потребуется, чтобы быть уверенным, что все заинтересованные стороны понимают проект одинаково с вами.

Усвоенный урок №62. Проверяйте загруженность сотрудников, привлеченных на проект из других подразделений

Ситуация:

Вы - руководитель проекта внедрения ИТ системы в своей компании. Вы планируете выполнение работ по разработке в системе и, согласовав с ИТ директором, назначаете исполнителей из сотрудников ИТ отдела. Работы начались. Однако, на проекте быстро возникает отставание от графика.

Вывод:

Проверьте, чем именно занимаются специалисты. Возможно, они нагружены не проектной работой, а работой своего отдела? Когда планируется участие сотрудника компании, которого снимают с работ в его отделе, лучше просчитать и проверить количество времени, выделяемого на проектные и не проектные работы. Руководитель сотрудника, пообещав его вам на 4 часа в день, может сильно удивиться, увидев что с учетом всех работ (включая проектные), его сотрудник должен работать по 12 часов в день.

Усвоенный урок №63. Делайте акцент на реалистичных оценках

Ситуация:

Вы руководитель проекта внедрения ИТ системы. Вашим подрядчиком вам обещана скидка на лицензии системы от ее производителя. Наиболее вероятной названа скидка в 15%, максимальной в 25%. Вы озвучиваете суммы скидок на управляющем комитете. Когда, через месяц подрядчик добился скидки на лицензии системы в 15%, на управляющем комитете высказывается недоумение, почему она не составляет 25%.

Вывод:

Если озвучиваете оценки , делайте упор на реалистичную оценку, оптимистичная должна идти лишь как дополнение, для информации. Старайтесь, чтобы руководство ориентировалось на реалистичную оценку, а не на оптимистичную. Это касается не только стоимости, но и сроков и т.п. Сделайте так, чтобы запомнилась именно реалистичная оценка, иначе вы имеете все шансы получить оценку своих действий исходя из оптимистичной оценки как целевой.

Усвоенный урок №64. Выясняй приоритеты у заинтересованных сторон

Ситуация:

Вы - руководитель проекта внедрения ERP системы. При формировании требований к системе вы не уделили пристального внимания на приоритеты заинтересованных лиц по доработкам системы. Ваша команда ведет разработку над двумя дополнительными крупными доработками, когда выясняется, что есть более приоритетные задачи для реализации в системе.
 
Вывод:

Необходимо уделять пристальное внимание расстановке приоритетов доработок. Неверная расстановка приоритетов грозит срывом сроков, невыпоненным функционалом, низким качеством и превышением бюджета.

Усвоенный урок №65. Уточняйте, где именно будет работать подрядчик

Ситуация:

Вы - руководитель проекта по информационной безопасности. Вы провели конкурс на выбор подрядчика, организовали проектную команду со своей стороны, согласовали и подписали договор. Однако, когда проект стартовал, вы обнаруживаете, что те работы, которые по вашему мнению, очевидным образом должны выполняться в офисе заказчика, ваш подрядчик планирует выполнить удаленно.

 
Вывод:

Уточняйте где именно планируется проведение работ, в офисе заказчика или подрядчика. Выполнение даже очевидных работ вы и подрядчик можете планировать по разному (в офисе заказчика или удаленно). Выполнение этого пункта по крайней мере, позволит вам избежать дискомфорта, а возможно, и проблем на проекте, связанных с удаленной работой.

Опросы 

Продолжается опрос по управлению проектами, направленный на выявление слабых областей знаний руководителей проектов в России и СНГ. Пожалуйста, заполните опрос, если вы этого еще не сделали. Заполнение анкеты займет всего 1-2 минуты.

Первый опрос по управлению проектами находится здесь.

Статьи

Опросник по изученным урокам

Автор: Брэд Эгеланд (Brad Egeland, оригинал статьи (англ.): http://pmtips.net/lessons-learned-survey/)
Перевод: Алексей Ким
Примечание переводчика: это перевод статьи Брэда Эгеланда, руководителя проектов с 17 летним опытом руководства проектами. Данный перевод выполнен для сайта www.lessonslearned.ru . Перевод и публикация статьи осуществлены с разрешения автора. Если вы заметите неточности перевода, либо опечатки, пожалуйста, вышлите ваши замечания администрации сайта.

Опрос по изученным урокам
Полезным инструментом при составлении изученных (усвоенных) уроков может быть опросник. Опросник рассылается проектной команде в ходе проекта, либо по его завершению, для получения отзыва от команды о том, как проект был проведен. Он применим практически к любому проекту, и вопросы в нем могут быть легко адаптированы.
Опросник, как приведенный ниже, может помочь собрать изученные на проекте уроки, пока они еще свежи в памяти людей. Результаты опроса рассматриваются и из них выводятся рекомендации (собственно, сами изученные уроки) для других проектов и команд.
Обычно, опросник рассылается всем членам проектной команды. Лучше всего проводить опрос анонимно, чтобы люди могли открыто и искренне отвечать на вопросы. Отсылайте опросник до проведения формальной встречи по составлению изученных уроков. Полученные отзывы помогут сосредоточить усилия на встрече на определенных областях проекта.
Используйте опросник, когда он применим к вашему проекту, но помните, это всего лишь один из инструментов, которым я пользовался и хотел бы поделиться с читателями. Я считаю этот инструмент полезным и использовал на нескольких проектах для сбора информации со своей проектной команды.
 
ОПРОС ПО ЗАВЕРШЕНИЮ ПРОЕКТА
 
Секция 1: Общие вопросы и информация о проекте
 
Вопросы в данной секции относятся ко всему проекту в общем, но в любом случае могут быть детализированы.
Примечание: добавьте любые комментарии на ваше усмотрение…
 
1. Насколько хорошо были определены цели проекта?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
2. Насколько хорошо были определены ваши задачи?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
3. Насколько подходили вы для своей роли на проекте?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
4. Насколько адекватно вы были вовлечены в процессы принятия решений на проекте?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
5. Насколько хорошо подготовлены и эффективны были встречи вашей команды?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Что бы вы изменили?
 
6. Насколько хорошо подготовлены и эффективны были встречи по техническим вопросам?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Что бы вы изменили?
 
7. Насколько вы оцениваете поддержку проекта со стороны руководства?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
8. Как вы оцениваете совместную работу с другими подразделениями?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
9. Насколько правильной вы считаете оценку и вознаграждение вашей работы на проекте?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
10. Насколько команда проекта придерживалась расписания проекта?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
 
11. Насколько вы оцениваете разрешение вопросов, связанных с людьми (мотивация, конфликты и т.д.)?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Каких именно вопросов?
 
12. Какие общие проектные проблемы вы заметили и, что можно было бы улучшить в проблемных областях?
 
 
Секция 2: Вопросы по расписанию проекта
 
Примечание: Данный опросник не предназначен для точного определения всех проблем прямо сейчас. После завершения проекта, часть группы будет проводить обзор вопросов возникших на проекте, чтобы улучшить их решение в будущем. Этот опросник просто поможет приблизительно определить объем каждого вопроса.
 
Какие из следующих ситуаций случились с вами, и каково было их влияние на проект?
 
___ Я был переведен на другой проект на полный рабочий день.
Проект: ____________________________________________________________________
Переведен на период __________________
Влияние вашего перевода на проект: __________________________________________________________________________________________________________________
 
___ Я переоценил количество времени, которое я тратил в неделю на проектную работу.
Другая работа, которая пересекалась с проектной работой ____________________________________________________________________________
Затраченное время в неделю _____________________________________________________________________________
Ошибка в расписании проекта ___ дней ___ недель ___ месяцев
 
___ Мой план работ изначально не включал некоторые работы по техническому дизайну и написанию кода, которые мне пришлось выполнять.
Опишите кратко: _____________________________________________________________________________
Влияние на проект (доп. часы на работу) _________________________________________________
 
__ В мой план работ изначально не были включены некоторые “прочие” работы, такие как просмотр документов, выполнение двух раундов переработки своих документов, и т.д.
Опишите: _____________________________________________________________________________
Ошибка в расписании проекта ___ дней ___ недель ___ месяцев
 
___ Моя оценка трудозатрат по задачам не была точной.
Опишите: тип задачи, насколько был промах в оценке (дни, недели).
Почему эти задачи было трудно оценить?
Что может помочь в следующий раз сделать более точную оценку?
 
___ Мне неожиданно пришлось переделывать часть работы.
Опишите: (Были ли это изменения в техническом задании? Или это были неправильное толкование написанного? и т.д.) ________________________________________________ _____________________________________________________________________________
Влияние на ваше расписание ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Что могло бы предотвратить возникновение этой проблемы?
Теперь вы приобрели некие знания, насколько по другому вы производили бы оценку, чтобы избежать описанных выше проблем?
 
 
Секция 3: Дизайн, Выполнение, Тестирование
 
1. Насколько эффективным оказался процесс проектирования и дизайна в фазе 2 и 3 (выполнение, тестирование)?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
2. Насколько хорошо были написаны функциональные спецификации?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
3. Насколько хорошо были написаны технические задания?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
4. Насколько хорошими были пересмотры заданий?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
5. Насколько хорошими были пересмотр кода и оборудования?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
6. Как хорошо были описаны интерфейсы?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
7. Насколько хорошо были документированы решения по дизайну и интерфейсам?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
8. Насколько эффективным было взаимодействие между техническими командами?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
9. Насколько полезным оказалось модульное тестирование?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
Вы включили модульное тестирование в расписание проекта?
 
10. Насколько хорошей была интеграция?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии (почему/почему нет): ___________________________________________________________________________________________________________________________
 
11. Насколько всеобъемлюще была протестирована интеграция, особенно SQA testing для обеспечения успешного запуска?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
12. Насколько хорошо работал процесс правления сборками (build)?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
13. Насколько вы были обеспечены средствами для тестирования?
___Очень хорошо ___ Нормально ___ Не очень ___ Плохо
Комментарии: _________________________________________________________________
 
 
Секция 4: Восприятие жизненного цикла проекта или вопросы по процессам
 
1. Есть ли какие-то вещи в нашем процессе разработки, мешающие на проекте?
Если да, то как?
 
2. Что вы хотели бы изменить в процессе разработки?
 
3. Что нужно лучше понимать или лучше документировать в наших процессах для проектов данного типа?
 
 
Секция 5: Закрытие
 
1. Назовите пять причин сдвига расписания проекта и как, по вашему мнению, их можно избежать?
 
2. Были ли внешние (для проекта) факторы на проекте, которые сдвинули расписание или чем-либо помешали?
Какие? Как можно решить данные проблемы?
 
3. Что было самым узким “бутылочным горлышком” на проекте?
 
4. Что было самым большим разочарованием на проекте?
 
5. Если бы проект выполнялся заново, какую бы одну вещь вы изменили (касательно процесса, не технических деталей)?
 
6. Как мы можем улучшить проведение следующего проекта?
 
Пожалуйста, не стесняйтесь писать свои комментарии здесь: