Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Усвоенные уроки в управлении проектами

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Стратегии успешной карьеры" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
lessonslearned.ru

Статистика

103 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Усвоенные уроки в управлении проектами - Выпуск #7


 

LessonsLearned.ru   LessonsLearned.Ru - раскрой свой опыт управления проектами

Усвоенные уроки

Усвоенный урок №56. Отмечайте окончание работ по проекту

Ситуация:

Вы руководитель проекта. Проект завершается. Вы решаете отметить завершение проекта вместе с командой в баре. Во время празднования, за кружкой пива и неформальным общением, вы узнаете новые вещи о проекте и пополняете свои усвоенные уроки по этому проекту.
 
Вывод:

Необходимо отмечать окончание проекта. Это одна из возможностей пополнить lessons learned проекта. Дело в том, что на неформальных встречах могут быть раскрыты ситуации, которые сам член команды считает несущественными, или просто о которых позабыл, но которые могут оказаться важными на ваш взгляд.

 

Усвоенный урок №57. Включайте в договор описание работ

Ситуация:

Вы руководитель проекта. Проект на стадии подписания договора с Подрядчиком. В договор включено приложение, в котором приведен план-график работ с указанием результатов работ. Подписав договор, подрядчик приступает к работам. Однако, вы замечаете, что некоторые работы подрядчик выполняет не в том объеме, в котором вам бы хотелось. Например работы по обследованию предприятия включают в себя рассылку опросников и анкетирование, а также интервью руководителей подразделений, но не включают интервью с ключевыми специалистами, которые вы считаете необходимыми.
 
Вывод:

Включайте в договор описание работ. Обе стороны должны иметь одинаковое представление о том, что подразумевается под теми или иными работами.

 

Усвоенный урок №58. Обязательно используй личное общение

Ситуация:

Вы руководитель проекта внедрения ИТ системы со стороны заказчика. Система куплена и компания, внедряющая эту систему нанята. Со стороны внедряющей компании руководство проектом осуществляют менеджер проекта и куратор проекта. Проект продвигается вперед, но как и на любом проекте, на нем возникают проблемы. Ситуация осложняется тем, что по принципиальным вопросам менеджер проекта со стороны внедряющей компании консультируется с куратором проекта. Вы переписываетесь и с куратором проекта и с менеджером проекта, но сроки поджимают. Вы встречаетесь с куратором проекта со стороны внедряющей компании лично и успешно разрешаете многие вопросы.
 
Вывод:

Обязательно используйте личные встречи на проекте. На личных встречах можно гораздо более быстро и эффективно донести информацию до собеседника, чем в письме или телефонном разговоре.

 

Усвоенный урок №59. Не дорабатывай систему под конкретного сотрудника

Ситуация:

Вы - руководитель проекта внедрения ERP системы. При внедрении главный бухгалтер захотел значительно изменить систему, подстроить ее "под себя". Вы оценили доработки и работа по их реализации началась. Когда доработка была близка к завершению главный бухгалтер уволился, а на его место пришел другой человек с другими требованиями. Вы выполнили работу, которая никому не нужна в лучшем случае и является помехой в худшем.
 
Вывод:

Сотрудники в компании меняются. В любой. Выполнять доработки системы  под каждого сотрудника неоптимально. Гораздо правильнее убедить пользователя на стадии внедрения в оптимальности реализованного в системе процесса (если он действительно оптимален). Если все же выполнять доработку, то не под конкретного сотрудника, а наилучшим образом. Опыт других проектов и систем будет вам подспорьем.

 

Усвоенный урок №60. Осуществляй мониторинг окружения проекта

Ситуация:

Вы руководитель проекта по внедрению систем защиты информации в крупной компании. Проект открыт в связи с вышедшими законодательными требованиями (законом), согласно которому вы должны обеспечить дополнительную защиту определенной информации. Вам необходимо выполнить проект в сжатые сроки. Оборудование защиты информации, закупаемое на проект - дорогостоящее. Зная, что компаний подобных вашей множество и соответственно, понимая довольно высокую вероятность отмены закона или снижения его требований, вы осуществляете тщательный мониторинг законодательства, не спеша тратить бюджет на оборудование, хотя и выполняя другие работы по проекту.

 

Вывод:

Вы действуете правильно. Всегда необходимо отслеживать изменения окружения проекта. В данном случае, с учетом вероятного изменения законодательства у вас есть реальные шансы избежать закупки дорогостоящего оборудования, за счет того, что вы дождетесь снижения требований закона к средствам защиты (оборудованию).

 

Опросы 

Продолжается опрос по управлению проектами, направленный на выявление слабых областей знаний руководителей проектов в России и СНГ. Пожалуйста, заполните опрос, если вы этого еще не сделали. Заполнение анкеты займет всего 1-2 минуты.

Первый опрос по управлению проектами находится здесь.

 

Статьи

 

Устав проекта: введение

Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru

Данная статья предназначена для новичков в управлении проектами. Если вы знаете что именно из себя представляет устав проекта, то можете смело пропускать данную статью.
 
В настоящее время, большинство руководителей проектов знают (по крайней мере, приблизительно) что такое устав проекта. Попробуем разобраться, что же это такое в точности и зачем оно нужно.
Если вы работаете в консалтинговой компании то, скорее всего, вы не сталкиваетесь с необходимостью формирования устава проекта. Наиболее вероятно, что у вас в компании инициация проекта происходит следующим образом:
 
1. Вы, как руководитель проектов, получили некое сообщение о том, что есть возможность выполнить проект. Это может быть RFP (запрос на предложение), которое вам передали из отдела продаж с просьбой помочь в подготовке коммерческого предложения, а может быть приглашение, пришедшее от вашего руководителя, с назначением на новый проект. В любом случае, вы знаете, что проект начинается.
2. Подготавливается контракт на проект. Вы, проработав примерный список работ и прикинув стоимость, совместно с руководителем заключаете контракт с Заказчиком.
3. Вы начинаете работу.
 
В данном случае, роль устава проекта выполняет контракт. Он наделяет вас полномочиями, и он же диктует вам рамки проекта. Согласно контракту вы выполняете и оцениваете работу.
В случае, если проект внутренний, необходимо писать устав проекта. Для чего? Причин множество.
 
Первая и самая простая – устав является формальным объявлением начала проекта. Как вы сможете оценить, сколько длится проект, если вы не знаете, когда именно он начался? С даты подписания устава отсчитывается длительность проекта.
Вторая цель – закрепление полномочий за руководителем проекта. Проект может стартовать, но как вы будете руководить им, если у вас нет полномочий? Обычно, внутри компании, устав проекта подписывается значимым лицом (генеральным директором или его заместителем). Таким образом, получив устав проекта, менеджер проекта формально объявляет, что данный проект это не его личная прихоть, за ним стоит руководитель организации, который считает необходимым выполнить этот проект и для достижения этой цели предоставляет руководителю проекта определенные полномочия.
Третья цель устава проекта – зафиксировать первоначальные цели проекта. Ведь в процессе выполнения проекта, его цели могут меняться, в связи с чем, будут изменяться и сроки. В этом случае, руководитель проекта имеет возможность показать взаимосвязь между изменением целей и изменением сроков.
Четвертая цель устава проекта озвучить руководству в общих чертах риски, связанные с возникновением проекта и с работами на проекте. Когда запускается новый проект, возникают риски с ним связанные. Эти риски опасны не только для самого проекта, но могут быть опасны и для организации в целом. Соответственно, все начальные риски, которые вы идентифицировали, помещаются в устав проекта и озвучиваются руководству.
 
Часто, в устав проекта добавляют положение о создании управляющего комитета, но это уже индивидуально. Если положение об управляющем комитете не добавлено в устав, его можно включить в другой документ.
Часто устав проекта называют контрактом для внутренних проектов. Это неверно, т.к. устав проекта не служит для фиксирования каких либо договоренностей между сторонами проекта. Он служит только для тех целей, которые я озвучил выше. Не нужно стараться сделать из устава проекта что-то большее - он для этого не предназначен. Попытки напихать в устав проекта как можно больше информации обычно приводят лишь к увеличению сроков согласования устава и противоречиям в документах.
Составляется устав проекта, обычно руководителем проекта, а утверждается Спонсором проекта и Заказчиком проекта.
 
Успешных вам проектов!
В избранное