Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Усвоенные уроки в управлении проектами

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Стратегии успешной карьеры" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Март 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
lessonslearned.ru

Статистика

103 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Усвоенные уроки в управлении проектами - Выпуск #5


 

LessonsLearned.ru   LessonsLearned.Ru - раскрой свой опыт управления проектами

 

Усвоенные уроки

Усвоенный урок №41. Не обещай невыполнимое

Ситуация:
Вы - менеджер небольшого проекта. Для мотивации персонала вы пытаетесь использовать кнут и пряник. Вы обещаете бонусы членам проектной команды за опережение графика по работам и штрафы за отставание. Команда прикладывает все свои силы, чтобы уложится в срок, работает сверхурочно, но не успевает. У члена команды, работы которого отстают от плана сильнее всего рождается ребенок. Вы все еще готовы штрафовать?

Вывод:
Не обещай то, что cделать не можешь, иначе, когда придет срок выполнять обещанное, ситуация ухудшится в любом случае.

 

Усвоенный урок №42. Вносите улучшения в проект последовательно

Ситуация:
Вы руководитель проекта внедрения ИТ системы. Ваш проект приближается к стадии тестирования. Вы знаете, что существует специальное программное обеспечение предназначенное для тестирования ПО, а также специальные методики тестирования, более эффективные, чем используемые вами. Вы закупаете ПО и отправляете тестировщиков на краткосрочные курсы по новым методикам, т.к. по вашим расчетам, у вас хватает времени на данные изменения. В результате, сроки тестирования увеличились в два раза.

 

Вывод:
Не внедряйте одновременно несколько улучшений.

 

Усвоенный урок №43. Прописывай результаты, ожидаемые в коммерческом предложении

Ситуация:
Вы менеджер проекта. В ходе проекта вам необходимо провести тендер. Вы пишите RFP и рассылаете его участникам конкурса. Получив коммерческие предложения вы находитесь в затруднении при попытке сравнить их, т.к. разные поставщики предлагают разные решения.

 

Вывод:
Четко определяйте в RFP, что именно вы ожидаете от поставщиков (какие показатели, в какой форме, в чем измеряются). Это поможет вам на стадии сравнения коммерческих предложений.

 

Усвоенный урок №44. Анализируй изученные уроки на наличие рисков

Ситуация:

Вы руководитель проекта внедрения ИТ системы. В настоящий момент вы начинаете составлять реестр рисков. Для составления первоначального реестра рисков вы просматриваете "изученные уроки" с других проектов. Найдя в них записи, описывающие негативные события и их причины, вы получили первоначальный список рисков.

 

Вывод:

Вы поступили верно. Изученные уроки - отличный источник первоначального списка рисков.

 

Усвоенный урок №45. Определяй порядок выступления участников конкурса

Ситуация:
Вы - руководитель проекта. Проект находится на стадии выбора подрядчика. Сформирован короткий список поставщиков и теперь проходят презентации. Презентации проходят в течении недели. Последним выступает участник с ценой на одну из работ значительно превышающей цену, представленную другими поставщиками. Когда вы уточняете у него что входит в эту дорогую работу, вы понимаете, что в нее входят доп. работы, о которых вы не знали, но которые выглядят необходимыми. Вы не знаете, включили или нет эти работы в свое предложение остальные участники конкурса.


 
Вывод:
Поставщиков с предложениями, выбивающимися из общего ряда стоит заслушивать первыми. Вы можете почерпнуть от них вопросы для уточнения у остальных участников конкурса.

 

Усвоенный урок №46. Тщательно планируй сроки обучения специалистов по проекту

Ситуация:
Вы - менеджер проекта по защите информации в компании. Проект на стадии проведения тендера и выбора подрядчика для выполнения работ, т.к. в компании нет специалистов по защите информации. Вы принимаете решение отправить двух специалистов на двухнедельное обучение. Обучение совпадает с презентациями поставщиков своих решений. Вы очень жалеете, что с вами на презентациях нет ваших специалистов, чтобы задать нужные вопросы.


 
Вывод:
Тщательно планируйте сроки обучения технических специалистов. Их знания и навыки могут пригодиться не только для выполнения технических работ, но и для того, чтобы выступать в качестве  экспертов на переговорах.

 

Усвоенный урок №47. Изучай процедуры компании на наличие заинтересованных сторон проекта

Ситуация:

Вы руководитель проекта по внедрению ИТ системы. Вы проводите тендер, и оформляете соглашение о конфиденциальности с участниками. Однако, во время процедуры согласования соглашения, существующей в вашей компании, оказывается, что у вас не предусмотрено согласование любого договора с поставщиком до окончания конкурса. Обнаружил это сотрудник отдела финансового контроля, который требует от вас обоснования заключения договора с поставщиком. Пока вы разрешаете данную ситуацию, время уходит.

 

 Вывод:

Анализируйте процессы компании на наличие заинтересованных сторон проекта. Вам необходимо понять, в чем именно, та или иная сторона будет заинтересована и спланировать свои действия с учетом этих интересов.

 

Усвоенный урок №48. Не затягивай сроки тестирования готовых модулей

Ситуация:

Вы руководитель внутреннего проекта по разработке ИТ системы. В компании уже существует система, которая поддерживает текущие бизнес процессы операционной деятельности компании. Ваш проект заключается в разработке новой системы по новой концепции. Вы уже написали первый модель, однако, бизнес подразделение, являющееся заказчиком модуля, затягивает сроки тестирования в связи с большой нагрузкой. В результате, т.к. бизнес не стоит на месте, и выдвигаются новые требования к функциональности системы, вам приходится вносить доработки в две системы (в старую, чтобы поддерживать реализуемые процессы и в новую).

 

Вывод:

Не допускайте затягивания сроков тестирования/приемки модулей. Это может обернуться дополнительными трудозатратами.

 

Усвоенный урок №49. Получай экспертные мнения внешних специалистов

Ситуация:
Вы руководитель проекта, в области, которой никогда не занимались, но при этом имеете опыт в смежной области. При проведении конкурса на выбор поставщика услуг по данному проекту, вы решаете разработать критерии по оценке участников конкурса. Вы не специалист в данной сфре и поэтому рассылаете письмо будущим участникам с просьбой сформировать список критериев для оценки.


 
Вывод:
Каждый поставщик формирует критерии "под себя", но получив все списки, вы уже сможете примерно определить, какие критерии стоит включать в список, а какие нет.

 

Усвоенный урок №50. Анализируй журнал открытых вопросов на наличие рисков

Ситуация:
Вы руководитель проекта внедрения ИТ системы. В настоящий момент вы составили первоначальный реестр рисков и дополняете его. Для идентификации новых рисков вы просматриваете журналы открытых вопросов с других проектов. Найдя в них записи, описывающие негативные события и их причины, вы, возможно, дополните свой список рисков. Также, вы можете пользоваться своим журналом открытых вопросов в течении всего проекта для идентификации рисков.


 
Вывод:
Журнал открытых вопросов - отличный источник информации о рисках для идентификации.

 

 

Статьи

Управление расписанием проекта: введение

Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru

Что такое управление расписанием проекта? По сути, расписание проекта отражается в плане-графике проекта. Одно из первых действий при планировании проекта это составление иерархической структуры работ (WBS или Work Breakdown Structure), из которой в дальнейшем, путем проставления длительностей работ, их взаимосвязи, их начала и окончания, а также задействованных ресурсов, получается план-график работ.
 
Расписание проекта предоставляет “roadmap”, карту, по которой менеджер проекта должен провести свой проект. Т.е. расписание проекта показывает, в какой момент времени, какие именно ресурсы будут задействованы, на каких работах, и какие результаты будут предоставлены. Управление расписанием проекта, включает в себя все действия по планированию, контролю и, даже корректирующие расписание действия. Именно расписание проекта позволяет использовать ресурсы наиболее эффективным способом, привлекать их в те даты, когда они необходимы и высвобождать, когда необходимость в ресурсах отпадает. С финансовой точки зрения, компания сможет спланировать свои платежи, посредством расписания проекта, что позволяет избежать таких негативных вещей, как например, кассовые разрывы. Кроме того, расписание проекта входит в источники для произведения оценки по аналогам и является отличным источником для анализа проекта.
 
При создании расписания проекта на крупных проектах используются различные стандарты. Например, стандарт PMBoK. Институт управления проектами PMI даже выпустил “Практический стандарт по управлению расписанием”. Создание и управление расписанием проекта по стандарту – это длительный и кропотливый процесс, который может включать в себя такие действия, как выбор методики управления расписанием, выбор инструментов и т.п. На небольших проектах, разумеется, процесс создания и управления расписанием отличается в сторону упрощения, но все равно, назвать его простым, как правило, не удается.
 
В процессе создания и управления расписанием обязательно должны участвовать помимо руководителя проекта, команда проекта, заказчик и спонсор проекта. Если в компании существует проектный офис (офис управления проектами) он может вам помочь. Необходимо тщательно оценивать длительность тех или иных операций. Согласовывать с владельцами ресурсов их доступность, с различными финансовыми подразделениями компании проведение платежей в определенные даты.

 
Расписание проекта должно быть реалистичным. Нереальное расписание проекта – ошибка, которую часто совершают начинающие руководители проектов. Одни стараются установить минимальные сроки, другие, напротив, закладывают слишком большие запасы по времени и ресурсам. И то и другое плохо. Если вы изначально заложили сроки, в которые не сможете уложиться, это приведет либо к тому, что уже в начале проекта вы будете вынуждены корректировать расписание (при этом возникают дополнительные риски), либо у вас сразу возникнет отставание от плана, а следовательно, внеурочные работы, стресс и т.д. Если же вы заложили в расписание слишком большой запас, вы, скорее всего, не сможете его аргументировано объяснить руководству, и, подумайте о команде, чем они будут заниматься в свободное время? Ну и эффективность вашего проекта по сравнению с аналогичными, увы, будет низка.
 
Итак, подводя итоги:
1. При создании и дальнейшем управлении расписанием проекта, необходимо понимать цели, для которых создается расписание проекта.
2. До того, как вы приступите к созданию расписания, постарайтесь определить, как именно вы его будете создавать (будете ли использовать какую-то конкретную методику, каким инструментом будете пользоваться и т.д.).
3. Привлекайте команду проекта, заказчика, спонсора проекта и других заинтересованных лиц для создания расписания проекта.
4. Расписание проекта должно быть реалистичным!
 
В дальнейших статьях я постараюсь детализировать некоторые процедуры создания расписания, а также осветить другие процессы управления расписанием проекта.
 
Успешных вам проектов!
В избранное