Некоммерческие организации: финансово-хозяйственная деят-ть - 'БиНО: Некоммерческие организации' N 12/2005

ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Некоммерческие организации: финансово-хозяйственная деятельность"

Здравствуйте, уважаемые подписчики!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Некоммерческие организации" № 12/2005

Смотрите в конце выпуска:

Хотите приятно и с пользой провести время? - Решайте кроссворды от БиНО!
загляните на http://bino.ru/production/crosswords/

Командировки: оформление и учет расходов

Л.П. Фомичева, консультант по налогам и сборам

Содержание

Кого нельзя направить в командировку

Подготовка документов для командировки

Кого нельзя направить в командировку

Направляя работников в командировку, нужно помнить, что есть перечень лиц, которых нельзя направлять в командировки, либо при этом нужно соблюсти определенные процедуры. Приводим этот перечень ниже в таблице.

Если работник не относится ни к одной из этих категорий, то его можно смело направлять в командировку. Заметим, что в командировку могут быть направлены не только постоянные сотрудники организации, но и временные, сезонные работники, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время.

Отказ работника от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на него может быть наложено дисциплинарное взыскание (статья 192 ТК РФ).

* Данная гарантия распространяется также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (статья 264 ТК РФ).

Подготовка документов для командировки

Обычно перед отправлением работника в командировку нужно совершить следующие действия:

- приобрести (или заказать предварительно) билеты на проезд к месту назначения и обратно;

- забронировать место в гостинице или ином месте проживания;

- согласовать встречу с принимающей стороной и т.п.

Этим занимается чаще всего секретарь организации. Однако решение подобных вопросов может быть возложено и на самого командируемого, на секретаря структурного подразделения или иного работника. В небольших организациях эти действия может выполнять и бухгалтер.

Подготавливает документы для отъезда в командировку, как правило, кадровая служба. Но поскольку эти документы в конце концов все равно поступят в бухгалтерию, бухгалтер должен знать, как они должны быть оформлены в соответствии с российским законодательством.

Напоминаем вам, что к бухгалтерскому учету принимаются только те первичные учетные документы, которые составлены на бланках, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если установленного бланка по данной операции нет, то документ составляется в произвольной форме, но он должен содержать обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Документы, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

При командировании работника нужно выписать следующие документы:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 или № Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Перед тем как направить сотрудника в служебную командировку, его непосредственный руководитель формулирует ему служебное задание, заполняя бланк унифицированной формы "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а)".

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Цель командировки нужно сформулировать точно, так как от этого зависит, как в дальнейшем будут учитываться затраты по командировке на счетах бухгалтерского учета и для налогообложения прибыли.

Чаще всего в служебных заданиях указывают следующее:

1) выделяют конкретные вопросы, которые предстоит решить и на которые следует обратить особое внимание работника;

2) точно формулируют поручения по конкретному вопросу, подлежащие рассмотрению или решению во время встречи;

3) определяют четкие задачи при ведении переговоров (если таковые предстоят) с указанием обязательств, которые сторона, представляемая командированным, может взять на себя. Если мероприятие проводится по заранее известной программе, то задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей организации по каждому вопросу повестки дня;

4) перечисляют итоговые документы, которые должны быть выработаны во время встречи с партнерами (протокол, договор и т.п.);

5) фиксируют объем и состав информации, которую командированному разрешается передать партнерам;

6) перечисляют объекты, которые необходимо посетить командированному работнику, указывают цель посещения;

7) предусматривают порядок представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и т.д.

Служебное задание - это первый документ, который составляется, если планируется командировка. Оформленное и утвержденное задание передается в кадровую службу. Там на его основании готовят проект приказа (распоряжения) о направлении в командировку или оформляют командировочное удостоверение.

В некоторых организациях задание утверждается одновременно с подписанием приказа или командировочного удостоверения.

Обратите внимание на то, что графа 12 "Краткий отчет о выполнении задания" заполняется после того, как работник вернется из командировки. Тогда же руководитель работника пишет заключение о результатах выполнения поставленного задания.

Приказ или командировочное удостоверение

Направляя работника в командировку, нужно оформить приказ или командировочное удостоверение. Это следует из статьи 168 ТК РФ, пункта 2 Инструкции № 62 и письма Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок".

По мнению Минфина России, одновременное составление двух перечисленных документов нецелесообразно, поскольку они относятся к одному факту хозяйственной деятельности. Организация может издать распорядительный документ, в котором будет установлено, какие именно документы необходимы для направления работника в служебную командировку.

Интересно, что по этому вопросу есть и судебные решения. В частности, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 9 июня 2003 г. по делу № А56-5636/03 решил, что отсутствие командировочного удостоверения не является безусловным основанием для того, чтобы не принимать к учету командировочные расходы.

Согласно пункту 2 Инструкции № 62, можно не выписывать командировочное удостоверение, если работник должен вернуться из командировки к месту своей постоянной работы в тот же день, когда он был командирован.

При направлении работника в командировку за пределы РФ оформляется приказ, но не командировочное удостоверение. Ведь отметки о прибытии в пункт назначения и выбытии из него за границей вряд ли кто-то поставит.

Если работник командируется в страну с визовым режимом въезда, то даты въезда в страну и выезда из нее можно определить по отметкам в заграничном паспорте, а также по проездным документам.

При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в том числе в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которыми таможенный контроль отменен) отметки в загранпаспорте о пересечении границы не ставятся. В этом случае лучше оформить командировочное удостоверение. Если же ограничиться приказом о направлении сотрудника в командировку (опираясь на вышеуказанные разъяснения Минфина России), то срок командировки в этом случае будет подтверждаться самим приказом, проездными документами и счетами гостиниц.

Филиалы и представительства иностранных организаций, на которые распространяется действие Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, также могут ограничиваться приказами о направлении в командировку (см. письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).

Приказ о направлении в командировку

Как уже было сказано, проект приказа готовится на основании служебного задания. Это следует из Указаний по применению и заполнению унифицированных форм № Т-9 и № Т-9а.

Если в вашей организации установлено, что приказы при командировках в пределах РФ не нужны, то следует сразу оформлять командировочное удостоверение.

Приказ унифицированной формы № Т-9 применяется для направления в командировку одного работника. А приказ формы № Т-9а позволяет отправить в командировку сразу нескольких сотрудников (до трех). Эту форму используют крупные организации, где много сотрудников направляется в разные командировки. Ее можно использовать и при направлении в командировку нескольких работников одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении) указываются:

- фамилия и инициалы командируемого лица;

- структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

- место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

- срок командировки;

- цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если необходимо, в приказе указывается также источник оплаты командировочных расходов и другие существенные условия направления в командировку.

Проект приказа следует согласовать с бухгалтерией (главным бухгалтером), чтобы определить размеры предстоящих расходов по командировке и подготовить наличные для выдачи командированным лицам. Если предстоит командировка за рубеж, согласовать проект приказа с бухгалтерией нужно как можно раньше, чтобы работнику были подготовлены наличные средства в иностранной валюте.

Локальным нормативным актом организации может быть предусмотрено, что проект приказа о направлении в командировку визируют те или иные должностные лица.

Проект приказа подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо. Затем делается столько копий этого приказа, сколько необходимо по схеме документооборота организации. В небольших организациях достаточно одного экземпляра. Крупные предприятия обычно делают четыре копии: для руководителя (или канцелярии), для отдела кадров, для бухгалтерии, четвертую, и для структурного подразделения, в котором работают командированные лица.

С приказом надо ознакомить работника (под роспись).

Командировочное удостоверение

Организация вправе принять решение не оформлять командировочные удостоверения. Тогда основанием для выплаты суточных будут служить проездные документы и приказ о командировании работника.

В противном случае кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма № Т-10) на основании служебного задания (форма № Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре. Оно необходимо при направлении работника в командировку по территории РФ и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда. Это документ, удостоверяющий, сколько календарных дней работник фактически пребывал в месте командировки (со дня прибытия в пункт назначения до дня убытия из него).

В удостоверении указывается количество календарных дней командировки, не считая времени пребывания в пути. Прибыв в место назначения, работник приходит в организацию, где ему ставят отметку. Дата этой отметки будет расходиться с датой отъезда работника из своей организации как раз на время нахождения в пути, подтверждаемое проездными документами. Все эти даты бухгалтер должен проверить.

Если работник, выполняя служебное задание, посещает несколько пунктов назначения, то в каждом из них должны поставить в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организации (пункт 6 Инструкции № 62).

Фамилия и пункт назначения, указанные в проездных документах, должны совпадать с данными в командировочном удостоверении. Наименование организации на лицевой стороне удостоверения должно совпадать с наименованием организации в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если обязательные реквизиты удостоверения не заполнены или на нем отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то налоговый инспектор может признать его недействительным. Это приведет к отказу признать выплату суточных работнику, особенно если в организации приказ о командировании работника не оформляется.

Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировку в данную организацию, ведется в специальных журналах, форма которых установлена в Приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62. Ответственного за ведение этих журналов, а также за отметки в командировочных удостоверениях назначает руководитель организации своим приказом.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Некоммерческие организации" № 12/2005 читайте также:

Выдача аванса на командировочные расходы
Расчеты по командировкам с использованием банковских карт
Указания перед отъездом
Работник находится в командировке
Как отчитаться по командировке
Какие расходы возмещаются
Окончательный расчет с работником
Как удерживать невозвращенные суммы

Для того, чтобы оформить подписку на 2006 год через Издательский дом "БиНО" нужно заказать счет для оплаты и бланк-заказ по тел./факсу (095) 535-63-11; 534-36-72 или по электронной почте bino@ekar.ru

Несмотря на конец года, в Издательском доме "БиНО" можно оформить годовую подписку и на 2005 год. В этом случае вы получите все номера, начиная с 1-го.

Не забывайте, пожалуйста, отправлять нам заполненный бланк-заказ! Только из него мы узнаем адрес, по которому следует отправить оплаченные вами журналы.

Для расчетов:

ООО Фирма "ЭКАР",

Зеленоградский филиал ОАО МИнБ г. Москва,

ИНН 7735063088, КПП 773501001, р/с 40702810100050001418

ОАО "Московский индустриальный банк" г. Москва,

БИК 044525600, к/с 30101810300000000600.

Подписка на почте

Вы можете оформить подписку по каталогам "Роспечать" и "Пресса России".

Наши индексы

Подписка в агентствах альтернативной подписки и представительствах

Может быть, вам удобнее оформить подписку у наших представителей в регионах. Здесь можно оформить подписку на 2006 год, а так же подписаться на текущий 2005 год и получить все номера, начиная с 1-го.

Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на нашем сайте:
http://bino.ru/subscription/alter

Издательский дом "БиНО" предлагает

В рамках серии "Библиотека руководителя и главного бухгалтера" Издательский дом "БиНО" выпустил серию брошюр, посвященных реформированию бюджетного учета и отчетности.

- Инструкция по бюджетному учету с приложением "ПЛАН СЧЕТОВ" (приказ Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н) - 55 руб.

- Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (приказ Минфина России от 10 декабря 2004 г. № 114н) - 66 руб.

- Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности (приказ Минфина России от 21 января 2005 г. № 5н) - 33 руб.

- Полный комплект из трех вышеперечисленных изданий - по льготной цене - 143 руб.

Издательский дом "БиНО" предлагает также следующие издания:

- Альбом форм с указаниями по применению - 649 руб.

- Постатейный комментарий к Бюджетному кодексу РФ в жестком переплете - 150 руб.

- Налогоплательщики и налоговые органы: особенности взаимоотношений - 25 руб.

Все цены указаны с учетом НДС

Библиотека "БиНО"

В Издательском доме "БиНО" можно заказать комплект подписки за 2004 г. и за I полугодие 2005 г. Стоимость комплекта за 2004 г. (12 журналов и 4 сборника документов) составляет 2332 руб, а комплекта за I полугодие 2005 г. (6 журналов и 4 сборника документов) - 2508 руб. Информация в журналах не потеряла своей актуальности! Ознакомьтесь с их кратким содержанием на нашем сайте - перейдите по ссылке.

Наши электронные рассылки: