Некоммерческие организации: финансово-хозяйственная деят-ть - 'БиНО: Некоммерческие организации' N 12/2005

ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Некоммерческие организации: финансово-хозяйственная деятельность"

Здравствуйте, уважаемые подписчики!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Некоммерческие организации" № 12/2005

Смотрите в конце выпуска:

Хотите приятно и с пользой провести время? - Решайте кроссворды от БиНО!
загляните на http://bino.ru/production/crosswords/

Командировки: оформление и учет расходов

Л.П. Фомичева, консультант по налогам и сборам

Содержание

Что считается служебной командировкой

Поездки, не являющиеся служебными командировками

Расчеты с командированными лицами и учет расходов по командировкам - обыденная работа бухгалтера. Однако в ней есть множество "подводных камней", о которых нужно помнить, чтобы избежать неприятностей при налоговой проверке. Ведь налоговики, проверяя оформление командировок, часто обнаруживают ошибки, имеющие такие последствия, как непринятие к вычету сумм НДС, уменьшение расходов при исчислении налога на прибыль, доначисление НДФЛ, ЕСН и взносов на страхование от несчастных случаев.

В данном материале мы расскажем о всех нюансах командировок (как российских, так и зарубежных). В спорных случаях мы приведем мнение налоговых органов, примеры из судебной практики, а также наши доводы. Надеемся, что все это поможет руководителю и бухгалтеру принять правильное профессиональное решение по оформлению служебных поездок, а также по бухгалтерскому и налоговому учету командировочных расходов.

Сначала мы рассмотрим общие моменты, связанные с командировками: их понятие, сроки, отличие от других видов работ, порядок оформления документов. Затем подробно остановимся на компенсациях, которые положены командированному работнику, а также на том, как оформлять документы по возвращении из служебной поездки и отражать в бухгалтерском учете командировочные расходы. Следующая часть статьи будет посвящена вопросам налогообложения расходов по командировкам. И наконец мы поговорим о том, как возмещать расходы по служебным поездкам тем сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.

В статье приводятся формы большинства документов, оформляемых при командировках, а в приложении даны нормы возмещения расходов по командировкам.

Что считается служебной командировкой

В статье 166 Трудового кодекса РФ содержится такое определение служебной командировки: "Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

Таким образом, для того, чтобы поездка считалась служебной командировкой, необходимо следующее:

- наличие трудового контракта с организацией. Ведь направить в командировку можно только работника организации. О том, как возместить расходы по поездкам лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, читайте ниже, в разделе "Возмещаем расходы "договорников";

- выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы сотрудника. Местом постоянной работы считается подразделение, работа в котором обусловлена трудовым контрактом;

- соблюдение установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находится в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.);

- наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку. Работодателем может выступать как юридическое, так и физическое лицо (статья 20 ТК РФ).

Характерным признаком командировки является срок, по окончании которого работник обязан вернуться к основному месту работы. Срок командировки определяет работодатель.

В ТК РФ нет информации о максимальном сроке командировки. Это подтверждено и в письме Минфина России от 24 апреля 2002 г. № 16-00-14/142С, которое было издано в связи с введением в действие ТК РФ. В этом письме сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следовательно, срок командировки организация определяет самостоятельно своими внутренними нормативными документами.

Однако существует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция № 62), которая в настоящее время действует только в той части, которая не противоречит ТК РФ (статья 423 ТК РФ). Сразу уточним, что в Инструкции № 62 речь идет о командировках в пределах России.

В пункте 4 Инструкции № 62 установлен предельный срок российской командировки: 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Если же в командировку направляются рабочие, руководители и специалисты для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, то срок командировки не должен превышать одного года. Есть также иные случаи, установленные Правительством РФ, когда командировки имеют более продолжительные сроки.

Представители бывшего Минтруда России, основываясь на Инструкции № 62, считали, что работника нельзя отправлять в командировку на срок более 40 дней. Таково мнение, в частности, заместителя начальника отдела Минтруда России Н.З. Ковязиной (см. статью "Служебные командировки: гарантии и компенсации" в "Финансовой газете" № 1 за 2003 г.). Если производственная необходимость требует дальнейшего пребывания работника в том месте, куда он командирован, то для этого можно оформить новую командировку. Но вообще пребывание работника на объекте, находящемся вне места постоянной работы, более 40 дней является уже не служебной командировкой, а временным переводом в другую местность.

Аналогичного мнения придерживаются и налоговые органы. Так, например, в письме УМНС России по г. Москве от 26 августа 2002 г. № 26-12/39355 указывается, что для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы работника, который находится вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы. Поэтому на сумму этих расходов нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль.

Так что безопаснее придерживаться максимального срока командировки, установленного в Инструкции № 62. Но напомним еще раз, что этот срок относится только к российским командировкам. Что же касается служебных поездок за рубеж, то в действующих сегодня документах такой срок не определен. Более того, в пункте 5 Постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" говорится о выплате суточных при пребывании в командировке более 60 дней. То есть допускается, что срок зарубежной командировки может превышать 60 дней. Конкретный срок командировки устанавливает работодатель.

Поездки, не являющиеся служебными командировками

Как и в Инструкции № 62, в ТК РФ указаны поездки, которые не признаются служебными командировками - это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер. В отличие от командировок, которые ограничены определенным сроком, такая работа является для работника постоянной. Во избежание споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре.

Разъездной характер имеет, в частности, работа водителей, экспедиторов, сопровождающих грузы, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров.

Немного подробнее остановимся на работе водителей. Допустим, работник принят на должность водителя, и в трудовом договоре указано, что перевозка грузов автомобильным транспортом является его основной трудовой обязанностью. Тогда его поездки не будут считаться командировками. Но если в трудовом договоре записано, что водитель осуществляет перевозку грузов автомобильным транспортом "по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы", то такие поездки будут признаваться командировками на основании статьи 166 ТК РФ.

Обратите внимание на то, что не является служебной командировкой перевод на работу в другую местность. Ведь при этом изменяется содержание трудового договора. Согласно статье 72 ТК РФ перевод допускается только с письменного согласия работника. Кроме того, ему надо выплатить компенсации, предусмотренные в статье 169 ТК РФ. Для командировок же согласие работника не требуется, так как служебные поездки по заданию работодателя обычно относятся к должностным обязанностям работника (если это четко зафиксировано в трудовом договоре и в должностной инструкции работника).

Командировку следует также отличать от перемещения работника на другое рабочее место в той же организации или в другое структурное подразделение этой организации в той же местности. Перемещение не влечет за собой изменения трудовой функции и существенных условий трудового договора. Оно не требует согласия работника (статья 72 ТК РФ).

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Некоммерческие организации" № 12/2005 читайте также:

Кого нельзя направить в командировку?
Подготовка документов для отъезда в командировку
Выдача аванса на командировочные расходы
Расчеты по командировкам при помощи банковских карт
Указания работнику перед отъездом

Для того, чтобы оформить подписку на 2006 год через Издательский дом "БиНО" нужно заказать счет для оплаты и бланк-заказ по тел./факсу (095) 535-63-11; 534-36-72 или по электронной почте bino@ekar.ru

Несмотря на конец года, в Издательском доме "БиНО" можно оформить годовую подписку и на 2005 год. В этом случае вы получите все номера, начиная с 1-го.

Пожалуйста, не забывайте присылать заполненный бланк-заказ!

Для расчетов:

ООО Фирма "ЭКАР",

Зеленоградский филиал ОАО МИнБ г. Москва,

ИНН 7735063088, КПП 773501001, р/с 40702810100050001418

ОАО "Московский индустриальный банк" г. Москва,

БИК 044525600, к/с 30101810300000000600.

Подписка на почте

Вы можете оформить подписку по каталогам "Роспечать" и "Пресса России".

Наши индексы

Подписка в агентствах альтернативной подписки и представительствах

Может быть, вам удобнее оформить подписку у наших представителей в регионах. Здесь можно оформить подписку на 2006 год, а так же подписаться на текущий 2005 год и получить все номера, начиная с 1-го.

Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на нашем сайте:
http://bino.ru/subscription/alter

Издательский дом "БиНО" предлагает

В рамках серии "Библиотека руководителя и главного бухгалтера" Издательский дом "БиНО" выпустил серию брошюр, посвященных реформированию бюджетного учета и отчетности.

- Инструкция по бюджетному учету с приложением "ПЛАН СЧЕТОВ" (приказ Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н) - 55 руб.

- Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (приказ Минфина России от 10 декабря 2004 г. № 114н) - 66 руб.

- Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности (приказ Минфина России от 21 января 2005 г. № 5н) - 33 руб.

- Полный комплект из трех вышеперечисленных изданий - по льготной цене - 143 руб.

Издательский дом "БиНО" предлагает также следующие издания:

- Постатейный комментарий к Бюджетному кодексу РФ в жестком переплете - 150 руб.

- Налогоплательщики и налоговые органы: особенности взаимоотношений - 25 руб.

Все цены указаны с учетом НДС

Библиотека "БиНО"

В Издательском доме "БиНО" можно заказать комплект подписки за 2004 г. и за I полугодие 2005 г. Стоимость комплекта за 2004 г. (12 журналов и 4 сборника документов) составляет 2332 руб, а комплекта за I полугодие 2005 г. (6 журналов и 4 сборника документов) - 2508 руб. Информация в журналах не потеряла своей актуальности! Ознакомьтесь с их кратким содержанием на нашем сайте - перейдите по ссылке.

Наши электронные рассылки: