ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Бюджетные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 8/2014

Смотрите в конце выпуска:

– Содержание журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 8/2014;

– Информацию об обновлениях на сайте БиНО.

Расчеты пластиковыми картами

Ильин И.И., заместитель начальника отдела учета и отчетности комитета финансов городского округа

Применение для расчета различных пластиковых карт прочно вошло в обиход. Каждый, кто использует карты, знает об их преимуществах – возможности быстро перевести деньги в другой город или страну, отсутствие необходимости носить с собой большое количество наличных, возможность блокировки карты в случае ее утраты (то есть сохранение своих денег даже в случае кражи или потери кошелька), доступ ко всем прелестям интернет-торговли. И это лишь часть достоинств расчетов с помощью карты, так что "плюсы" использования карт – налицо. Пластиковая карта даже выставлена в Британском музее как один из предметов, кардинально изменивших мир в ХХ веке. И это заслуженно!

В практику бюджетных учреждений также все больше и больше входят различные формы расчета за товары и услуги без использования наличных денежных средств. Бюджетные учреждения постепенно отказываются от бумажной волокиты, очередей и загруженности тоннами документов и переходят к эффективному взаимодействию со своими партнерами, клиентами и работниками в электронной форме. Тысячи учреждений используют преимущества банковских карт и электронных расчетов, обеспечивающих эффективное и современное функционирование.

Рассмотрим подробнее, как бюджетное учреждение может применить различные способы таких расчетов.

Банковские карты

Наиболее распространенной формой использования банковских карт можно считать перечисление на них заработной платы (денежного довольствия) сотрудников. Затем учреждение переходит на использование этих же карт для выдачи сотрудникам денежных средств под отчет. Рассмотрим типовые вопросы, которые возникают при осуществлении таких операций.

Перечисление на карту: заработная плата

Нужны ли ведомости?

Многие учреждения, перейдя на выплату заработной платы перечислением на банковские карточки сотрудников, прекращают оформлять платежные или расчетно-платежные ведомости. Но насколько это правильно?

Инструкция № 174н (утверждена приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н) устанавливает Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) и (или) Расчетную ведомость (ф. 0301010) как необходимый первичный документ для оформления ряда операций, а именно:

– принятие обязательства в сумме начисленной работникам бюджетного учреждения заработной платы, прочих выплат (компенсаций);

– суммы начисленных страховых выплат по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

– начисление стипендий (п. 128 Инструкции № 174н);

– удержания из начисленной суммы оплаты труда, стипендий (п. 129 Инструкции № 174н);

– начисление налога на доходы физических лиц (п. 131 Инструкции № 174н) (то есть ведомости следует использовать еще и как основания для оформления первичными документами начисления НДФЛ).

Следовательно, оформлять ведомости все-таки надо.

Собираем подписи?

Расчетная ведомость (ф. 0301010) – более подробная, но она предназначена только для отражения расчетных сумм. Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), кроме этого, содержит графу для подписи. Если учреждение выплачивает заработную плату перечислением и расчеты оформляет Расчетно-платежной ведомостью (ф. 0504401), надо ли еще собирать на ведомости подписи?

Рассуждая логически, подписи не нужны. Подпись сотрудника подтверждает, что он деньги получил. Но факт зачисления денег на банковскую карту сотрудник в любом случае должен признать.

Однако первичный учетный документ принимают к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (п. 8 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н)). А если в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) есть графа "подпись", то  она тоже должна быть заполнена, иначе ведомость нельзя принять к учету? Тут надо принять во внимание то, что Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), согласно Инструкции № 174н, выполняет две функции:

– первичного документа для отражения начислений (для этого не нужна подпись сотрудников, только подпись бухгалтера);

– первичного документа для отражения выплат наличными из кассы – как раз для этого нужны подписи, но в данном случае мы не через кассу выдаем.

Следовательно, можно считать, что при выплате зарплаты перечислением на банковские карты подписи сотрудников в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) необязательны.

Как отразить в учете?

Этот чисто технический вопрос бухгалтеры задают достаточно часто. Потому что здесь не все однозначно.

С одной стороны, для учета расчетов по безналичным перечислениям на счета во вклады сотрудников учреждения следует использовать счет 030403000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда" (п. 273 Инструкции № 157н). С другой стороны, предусмотрено, что перечисление средств иным кредиторам, в том числе работникам учреждения, отражают по кредиту счета 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830–030213830) (п. 73 Инструкции № 174н), то есть без использования счета 030403000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда".

Кроме того, перечисление учреждением заработной платы сотрудникам, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат на банковские карты отражают по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" и кредиту счета 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" (п. 129 Инструкции № 174н).

Таким образом, следует сделать вывод, что согласно нормам Инструкции № 174н выплату заработной платы на банковскую карту перечислением следует отражать в учете прямой корреспонденцией без использования счета 030403000.

Перечисление на карту: подотчет

Для более подробного разговора по вопросам, возникающим при расчетах с подотчетными лицами с использованием банковских карт, прежде всего рассмотрим нормативную базу по выдаче подотчетных сумм.

Нормативно установлены следующие требования (п. 213 Инструкции № 157н):

– денежные средства выдают под отчет по распоряжению руководителя;

– распоряжение о выдаче денежных средств под отчет руководитель дает на основании заявления сотрудника;

– в заявлении сотрудника или в распоряжении руководителя (неясно, где именно) должно быть указано:

1) назначение аванса;

2) расчет (обоснование) суммы;

3) срок, на который выдают деньги.

Также определено, что задолженность подотчетного лица списывают на основании (п. 216 Инструкции № 157н):

– утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета подотчетного лица;

– прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Однако Авансовый отчет (ф. 0504049) не считают первичным документом (приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н), это учетный регистр. А операции в учете отражают на основании именно первичных документов.

Тогда какие именно это будут первичные документы? Нередко контрольно-ревизионные органы на каждую покупку, совершенную подотчетным лицом, требуют наличия двух подтверждающих документов:

– документального подтверждения приобретенного товара, работы, услуги (товарная накладная, товарный чек, акт об оказании услуг, акт о выполнении работ);

– документального подтверждения оплаты (корешок приходного кассового ордера, кассовый чек, квитанция).

Никакого нормативно-правового акта, который бы содержал именно такие требования, на федеральном уровне нет. И не может быть. Потому что уже достаточно давно отменено требование об обязательном применении ККМ. То есть вполне может быть приложен к авансовому отчету только товарный чек без кассового. Или будет только квитанция о приеме оплаты, которая одновременно содержит название и цену услуги. То есть вполне законна ситуация, когда документ будет только один. И на это следует обращать внимание ревизоров!

Подтверждение получения подотчетных сумм

Многие бухгалтеры не придают значения одному важному обстоятельству. Когда на одну и ту же банковскую карту приходят денежные средства как по заработной плате, так и подотчетные, для сотрудника эти деньги одинаковы. Как в таком случае можно с сотрудника что-то потребовать?

Ситуация. Сотруднику перечислены под отчет денежные средства в сумме 5 000 руб. В силу жизненных обстоятельств ему срочно были нужны деньги, и он израсходовал эту сумму. На требование бухгалтерии представить отчет за подотчетные средства сотрудник возразил:

– Я думал, что это премия. Деньги мне на зарплатную карту пришли.

– Но вы же писали заявление на подотчет на 5 000 руб.

– Писал. Жду, пока мне их выдадут.

– Вам и выдали, перечислением. Там даже в Заявке на кассовый расход написано "подотчет".

– Я вашей заявки не видел. Мне деньги на зарплатную карту пришли, я их потратил.

И если сотрудник пойдет на принцип, то существуют ли у учреждения какие-нибудь шансы доказать, что сотрудник должен вернуть деньги? Факт наличия заявления на подотчет на эту самую сумму действительно ничего не доказывает. Денежные средства на его зарплатную карточку приходят обезличенные. Сотрудник вполне может все поступающие на нее средства считать своим доходом. Особенно если в учреждении нет практики давать на подпись сотрудникам Расчетно-платежные ведомости.

Чтобы избежать такого рода ситуаций, в учетной политике учреждения следует утвердить форму уведомления о перечислении денежных средств под отчет и в письменном виде по этой форме уведомлять сотрудника о том, что ему на зарплатную карту перечислены подотчетные суммы на какие цели и на какой срок.

Уточним еще раз: факт наличия заявления на подотчет и распоряжения руководителя еще не означает, что деньги фактически выданы сотруднику на эти самые цели, на этот самый срок и в этих суммах. А значит, если из документов есть только распоряжение (заявление), то у учреждения еще нет никаких оснований что-то с сотрудника требовать.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Бюджетные учреждения" № 8/2014 читайте также:

Специализированные карты для приобретения отдельных видов товаров, услуг

Дебетовые карты Федерального казначейства

Содержание журнала
"БиНО: Бюджетные учреждения" № 8/2014

Грани развития: размышления у картины

Без названия

Тема номера: СИЗ и спецодежда

Обеспечение средствами индивидуальной защиты работников бюджетного учреждения: эксплуатация и выбытие

Эксплуатация СИЗ

Выбытие СИЗ

Налогообложение СИЗ

Налог на прибыль

НДС

НДФЛ

Страховые взносы

Практика финансово-хозяйственной деятельности

Административная ответственность при предоставлении и получении субсидий

Нарушение условий предоставления субсидий со стороны получателя субсидий

Нарушение условий предоставления субсидий должностными лицами учреждения, выделяющего субсидии

Нарушение порядка формирования или финансового обеспечения выполнения государственного (муниципального) задания

Ответственность должностных лиц бюджетного учреждения, исполняющего публичные нормативные обязательства (ПНО)

Кто может возбуждать административное производство

Кто виноват: руководитель или главный бухгалтер?

Расчеты пластиковыми картами

Банковские карты

Специализированные карты для приобретения отдельных видов товаров, услуг

Дебетовые карты Федерального казначейства

Учитываем правильно

Учет приобретенных товаров и услуг

Новое в законодательстве

Обзор документов

Государственная пошлина

Государственные закупки

Налогообложение

Отпуска

Страховые взносы

Трудовое законодательство

Электронный документооборот

Кроссворд от БиНО

Кроссворд "Урожайный"

Обновления на сайте bino.ru

Подписка

Издательский дом "БиНО" решил не увеличивать стоимость подписки на следующий год.

С 1 сентября открывается подписка на I полугодие 2015 года через почтовые отделения.

Продолжается подписка через Издательский дом и в альтернативных агентствах подписки: http://bino.ru/Podpiska.

Покупайте поштучно издания и статьи!

Теперь на нашем сайте можно приобрести поштучно электронные издания в разделе "Издания 2013" и отдельные статьи в разделе "Статьи 2013".

Оплачивайте онлайн!

Вы можете оплачивать подписку онлайн (картой, электронными деньгами) и получать моментальный доступ.

Познакомьтесь с журналами БиНО

Теперь перед покупкой подписки на электронную версию журналов БиНО вы можете ознакомиться с составом рассмотренных тем и их содержанием. Для этого в разделе "О журналах" http://bino.ru/Info_o_Jornal в зоне "Темы номеров" ознакомьтесь со списком тем и содержанием любой интересующей вас темы, кликнув на ее название.

Для руководителя

На сайте открыт раздел руководителя, в котором представлена первая тема "Покупка дорогостоящего оборудования". Тема находится в открытом доступе: http://bino.ru/razdel_rukovoditelya. Приглашаем всех руководителей посмотреть тему и написать свои отзывы и предложения на bino@ekar.ru.

Электронные журналы

Для подписчиков электронных версий изданий доступен журнал "БиНО: Бюджетные учреждения" № 8/2014, "БиНО: Казенные учреждения" № 2/2014, "БиНО: Автономные учреждения" № 2/2014 и "БиНО: Некоммерческие организации" № 2/2014: http://bino.ru/Elektronniy_Journal.

На сайте bino.ru в разделах электронных версий журналов представлена удобная навигация по годам.

Бесплатный образец электронного журнала с темой номера "Создание web-сайта организации" http://bino.ru/Sample_journal_bino.

Архив статей БиНО

В архиве статей представлены около 100 материалов, опубликованных в наших журналах в 2008–2011 гг.: http://bino.ru/Arhiv_statey. Статьи находятся в открытом доступе!

Размышления у картины

Зверев А.Т. Без названия: http://bino.ru/zverev_bez_nazvaniya.

Наши электронные рассылки: