В "Музее-усадьбе Л. Н. Толстого "Ясная Поляна"" началось внедрение системы электронного документооборота (СЭД) ЕВФРАТ. Для реализации проекта заказчик приобрел лицензию на одновременную работу 50 сотрудников. Установку и настройку системы осуществляет партнер Cognitive Technologies в Тульской области -- компания Brevis.
Музей-усадьба "Ясная Поляна" -- уникальный мемориальный и природный заповедник, входящий в число наиболее важных культурных объектов на территории Российской Федерации. Именно здесь Л. Н. Толстой написал романы "Анна Каренина" и "Война и мир". Кроме своей основной цели -- реконструкции культурной среды, существовавшей в период жизни Толстого, в "Ясной Поляне" активно развиваются туристические и образовательные программы. В октябре 2010 года музей посетили более 20 000 человек.
Для обеспечения эффективного хранения и обработки документов руководство "Ясной Поляны" приняло решение внедрить СЭД. По результатам открытого конкурса, в котором участвовали ведущие игроки рынка, победителем была признана система ЕВФРАТ. Основными факторами, определившими это решение, стали функциональность системы, приемлемая цена и большое количество внедрений на территории РФ.
В настоящий момент начался первый этап внедрения, предусматривающий настройку системы ЕВФРАТ в соответствии с техническим заданием заказчика. После его окончания в "Ясной Поляне" планируется создать единый архив электронных документов, организовать учет входящей и исходящей корреспонденции, наладить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, а также автоматизировать внутренний документооборот. В результате пользователями системы ЕВФРАТ в "Ясной Поляне" станут более 100 человек.
Ожидается, что внедрение системы ЕВФРАТ позволит значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций с документами, и повысит уровень исполнительской дисциплины сотрудников. В результате скорость обработки документов в "Ясной Поляне" должна увеличиться в 2--3 раза.