Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Консультации по актуальным вопросам права

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Май 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
18.05.2010
14:47:34
14:59:33
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Алексей Червяков

Статистика

3 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Консультации по актуальным вопросам права Сроки и порядок хранения документов организациями


          

Сроки и порядок хранения документов организацией. Ответственность в случае непредоставления организацией документов для целей налогового контроля. Правоприменительная практика.

В настоящей статье проанализировано действующее законодательство РФ, касающееся сроков хранения документов организациями и ответственности за непредоставление затребованных документов налоговыми органами.

1.         Понятие «документа»        

            Ст.2 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическое понятие документа. Под документированной информацией закон понимает зафиксированную на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законом случаях ее материальный носитель.

Ст. 9 Федерального закона №  129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете» определяет понятие «первичного учетного документа». Первичным учетным документом является оправдательный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Таким образом, к первичным учетным документам можно отнести товарные и транспортные накладные, гарантийные письма, счета и счета-фактуры и иные первичные документы. Напротив, договоры и деловая переписка не относятся к первичным учетным документам, так как они не подтверждают совершение хозяйственной операции, а подтверждают лишь намерение ее совершить.

2.         Сроки хранения документов

Различные законодательные акты по-разному определяют сроки хранения документов организациями.

Так, в соответствии со ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации. В связи с этим документы должны храниться по месту нахождения исполнительного органа юридического лица. В случае смены места нахождения организации, например, при переезде в другой офис, документы должны, соответственно, перемещаться.

А согласно пп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (исчисление) налогов.

На практике налогоплательщики находят выход из этой правовой коллизии в следовании максимальному, то есть пятилетнему сроку хранения документов.

3.         Ответственность в случае непредоставления организацией документов для целей налогового контроля

                       Действующее законодательство РФ предусматривает административную ответственность в случае непредоставления организацией документов для целей налогового контроля.

            Согласно ст.120 Налогового кодекса РФ (далее – «НК РФ») грубое нарушение организацией правил учета доходов и расходов и (или) объектов налогообложения[1] влечет наложение штрафа в размере от 5 000 рублей до 15 000 рублей или штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

            Ст. 126 НК РФ предусматривает ответственность за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных действующим законодательством, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.

            Ст. 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее – «КоАП») предусматривает административную ответственность для организаций за это же нарушение в размере от 3 000 до 5 000 рублей. При этом необходимо учесть, что налоговый орган вправе избрать и применить лишь одну из этих двух  мер ответственности, так как привлечение налогоплательщика к двум видам ответственности за одно правонарушение противоречит принципу однократности юридической ответственности.

            Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает административную ответственность за грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, что влечет ответственность в виде штрафа для должностного лица (руководителя организации) в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

            Таким образом, налоговый орган вправе применить в отношении организации описанные выше меры административной ответственности в случае непредоставления такой организацией документов или сведений для целей налогового контроля, причем налоговое законодательство не предусматривает освобождение организации от ответственности за непредоставление документов по уважительным причинам (пожар, кража документов и т.д.).

4.         Практика применения мер ответственности за непредоставление документов и сведений для целей налогового контроля.

            Налоговые органы очень часто применяют к налогоплательщикам описанные выше меры административной ответственности за непредоставление документов или сведений для целей налогового контроля, причем даже в случае невозможности их предоставления по уважительным причинам.

            Суды дифференцируют свою позицию по спорам между налогоплательщиками и  налоговыми органами исходя из причины непредоставления документов или сведений:

(1)        В случае непредоставления документов или сведений по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление и другие обстоятельства непреодолимой силы), суды, как правило, отказывают во взыскании штрафов, так как признают, что налогоплательщик не виновен в утрате документов по причине форс-мажорных обстоятельств[2]. По общему правилу гражданского законодательства лицо освобождается от ответственности, если докажет, что надлежащее исполнение обязательства оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

(2)        (2)       В случае непредоставления документов или сведений по причине, например, хищения документов, суды, как правило, соглашаются с позицией налоговых органов и взыскивают штрафы с налогоплательщиков[3]. Суды полагают, что хищение документов стало возможным по причине действий должностных лиц самого налогоплательщика, не обеспечившего сохранность бухгалтерских документов. Однако, в отдельных случаях суды соглашаются с отсутствием вины налогоплательщика в непредставлении документов, которые были у него похищены[4].                                                                                            

Н                      Налогоплательщик может доказать отсутствие вины лишь в том случае, если своевременно оформит соответствующие оправдательные документы (справки о пожаре, затоплении, заявление в органы внутренних дел о краже документов, на основании которого будет возбуждено уголовное дело и т.д.)

                                                                                       *    *    *    *    *

Юристы компании «Лига Прав» успешно консультируют по  вопросам, описанным в настоящей статье, а также проконсультируют Вас по многим иным вопросам российского законодательства. 

 

Руслан Зефиров,

Алексей Червяков

Партнеры юридической фирмы «Лига Прав»

info@liga-prav.ru

www.liga-prav.ru 

+7 495 544-77-06

+7 926 692-01-21


[1] Под грубым нарушением организацией правил учета доходов и расходов и (или) объектов налогообложения понимается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, иных активов.

[2] Пример – Постановление ФАС Северо-Западного Округа от 03.03.2003 г. по делу № А26-4170/02-26.

[3] Пример – Постановление ФАС Центрального округа от 09.04.2001 г. по делу № А64-5374/00-12.

[4] Пример – Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20.12.2000 г. по делу № Ф04/3302-886/А27-2000.
В избранное