Электронные документы: всем выйти из тени!

Наталья Горшенина, главный редактор журнала «Актуальная бухгалтерия», налоговый консультант

Сделать документооборот с контрагентом прозрачным для налоговиков поможет система электронного обмена документами. Однако есть ряд нюансов, из-за которых бухгалтеры не торопятся переходить на виртуальный обмен первичкой.

Электронный документооборот, который активно продвигают операторы электронных услуг для бизнеса, помогает компаниям избавиться от ряда претензий налоговиков к документам, подписанным, по их мнению, неустановленным лицом. Удостоверяющий центр оформляет электронную подпись (ЭП) на определенное лицо (руководителя фирмы или иное уполномоченное лицо), гарантируя, что именно данная электронная подпись принадлежит конкретному человеку.

Установлена подпись документа неустановленным лицом

На практике порой директор оформляет себе ЭП и передает флешку главбуху, который и подписывает все документы, отправляет их контрагентам. Мало кто знает, что, когда руководитель уходит в отпуск, на больничный или уезжает в командировку, право электронной подписи документов нужно передоверить другому представителю компании, как и в случае с бумажным документооборотом. Например, таким уполномоченным стал главбух. Ему также нужно оформить ЭП в удостоверяющем центре, составить доверенность на право подписи документов в период, когда директор отсутствует. Попросту передать флешку директора и составить доверенность нельзя. Потому что документы будут подписаны все равно директором, который фактически не мог их подписывать в данное время.

Пострадать может контрагент, которому фирма продала товары, работы или услуги, ведь у него могут возникнуть проблемы с инспекторами, например, на том основании, что первичка и счета-фактуры подписаны лицом, которое не могло их подписывать в данный период времени, иначе говоря — неустановленным лицом.

Дата составления и дата выставления — одна или разные?

При электронном документообороте (ЭДО) в системе сразу фиксируется сам документ и дата его отправки. Удалить его из системы нельзя. А если надо изменить документ? Причин для замены данных может быть много: от банальной ошибки в реквизите до изменения суммы, подписи и т. д. И вот здесь у бумажного документа огромное преимущество — его можно порвать, выкинуть и на его место подшить новый. Если все сделать грамотно, то доказать замену бумаг не сможет ни один налоговый инспектор. С электронным так не поступишь, вся история пересылки сохранена, и при необходимости налоговики наверняка смогут получить такую информацию от операторов.

Конечно, можно отправлять документы контрагентам после многоразовой проверки, в правильности которых уже нет сомнений. Однако на этом пути возникают преграды в виде сроков составления и выставления документов, и прежде всего — счетов-фактур.

В главе 21 Налогового кодекса фигурируют два понятия: «составление» счета-фактуры и его «выставление». При заполнении нужно указывать дату составления (п. 5, 5.1 ст. 169 НК РФ), а выставлен (п. 3 ст. 168 НК РФ) счет-фактура должен быть не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки (получения аванса/предоплаты). При буквальном толковании совокупности данных норм следует, что передача/отправка покупателю счета-фактуры должна произойти в течение пяти календарных дней с момента отгрузки. Формально счет-фактура, составленный по отгрузке 30 декабря и отправленный контрагенту после новогодних праздников, считается уже выставленным с нарушением. При таком подходе покупатель не может получить вычет на основании этого документа. И подобных казусных ситуаций может быть немало.

При бумажном документообороте налоговики обращают внимание на дату составления счета-фактуры и дату ее регистрации в книге покупок и журнале полученных счетов-фактур. По этим датам в общем случае при соблюдении прочих условий определяется момент возникновения права на вычет НДС. Дата отправки/передачи роли не играет. Важно также, чтобы на момент проверки и у поставщика, и у покупателя были экземпляры счета-фактуры.

При электронном документообороте дата выставления (отправки) счета-фактуры фиксированная, и можно говорить о том, что налоговики будут ее отслеживать при проверках. Зарезервировать номер и выставить счет-фактуру задним числом при электронном документообороте, как нередко происходит при бумажном, уже не получится.

Отсутствие счета-фактуры на отчетную дату исключает возможность принятия к вычету НДС в налоговом периоде, к которому он относится. Вычет возможен только в периоде получения счета-фактуры, такого мнения придерживаются чиновники (письма Минфина России от 03.02.2011 № 03-07-09/02, от 22.12.2010 № 03-03-06/1/794, от 20.04.2010 № 03-07-09/24, от 02.04.2009 № 03-07-09/18, от 13.06.2007 № 03-07-11/160, от 30.09.2005 № 03-04-11/253, от 23.06.2004 № 03-03-11/107, УФНС России по г. Москве от 20.04.2007 № 19-11/036466). Данную позицию подтверждает и многочисленная арбитражная практика (определения ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10, от 24.08.2009 № ВАС-10068/09, от 28.02.2008 № 1759/08, от 07.12.2007 № 16306/07; пост. ФАС СКО от 19.01.2011 № А53-7128/2010, ФАС ПО от 11.05.2010 № А12-19205/2009, от 09.03.2010 № А65-21953/2009, от 11.03.2009 № А12-17314/07).

Рассмотрим ситуацию: счет-фактура составлен по реализации от 31 марта и датирован 31 марта, но отправлен (выставлен) по системе ЭДО 2 апреля. Так как документ получен покупателем во 2-м квартале, то только в этом налоговом периоде он может быть учтен при расчете НДС. Права на вычет в 1-м квартале у покупателя не было. Это автоматически сдвигает все налоговые вычеты на более поздний период.

Напомним, по правилам, установленным Налоговым кодексом (ст. 171, 172 НК РФ), право на вычет возникает в случае одновременного выполнения следующих условий:

- товар (работы, услуги) принят к учету;

- использование в НДС-облагаемой деятельности;

- наличие счета-фактуры.

Составлен, но не выставлен

Электронный документооборот, помимо прочего, усложняется самим Порядком (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). В пункте 1.10 сказано, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца. В то же время электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступили:

- подтверждение оператора о получении им файла счета-фактуры;

- извещение от оператора о том, что покупатель получил счет-фактуру.

С первым условием все понятно. А вот второе не всегда выполняется, потому что покупатель, получив файл счета-фактуры, распечатывает его, подшивает и считает на этом свои обязанности выполненными. В то время как прежде всего ему нужно нажать кнопку «Принять/подписать документ» (в разных системах электронного документооборота эта функция может называться по-разному см. рисунки (филы picture_1 и picture_2).

Только после этого поставщику придет извещение, что покупатель получил счет-фактуру и документооборот по нему считается завершенным. В противном случае счет-фактура не признается выставленным. Более того, в пункте 6 Правил ведения журнала учета счетов-фактур (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) сказано, что в составе выставленных счетов-фактур в журнале учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного). При таком подходе у покупателя будут зарегистрированы счета-фактуры, которых не должно быть в журнале регистрации выставленных счетов-фактур у продавца. При встречной проверке, проводимой в рамках выездной, опять же покупатель может лишиться вычетов по НДС.

Как налоговики будут реагировать на вышеназванные неоднозначные обстоятельства, пока не известно. Практики нет. Но если им понадобится повод для претензий, они его используют наверняка, в отношении как поставщика, так и покупателя.

Итак, сейчас для внедрения электронного документооборота в массы много преград, созданных неоднозначным толкованием налогового законодательства и подзаконных актов. Как нам стало известно, ФНС России планирует ряд поправок, которые должны решить имеющиеся проблемы и увеличить число пользователей системы электронного документооборота.

Мнение

Алексей Пауков, генеральный директор компании «Электронный экспресс», к. э. н.

Не надо усложнять задачу перехода на ЭДО

Одно их профессиональных качеств бухгалтера — консервативность. Бухгалтер осторожен, особенно когда дело касается взаимоотношений с налоговой инспекцией. Именно этим можно объяснить сдержанное отношение к переходу на электронный документооборот. Отсутствие практики налоговых проверок и арбитражной практики подталкивает принять решение «подождать». В статье достаточно полно описаны те ситуации, которые настораживают бухгалтера. Особенно это свойственно бухгалтерам небольших организаций, они болезненно реагируют даже на микрориски. Не секрет, что бывают ситуации, которые бухгалтеру не хотелось бы афишировать, иногда приходится оформлять документы «задним числом», изымать ранее переданные и так далее. И хотя практически любая «по существу правильная» операция в рамках действующей сегодня системы организации обмена электронными документами решаема стандартными средствами (есть возможность, например, выставить и повторный, и корректировочный счет-фактуру в электронной форме), факт утраты сакральности бухгалтерией будет вызывать напряжение. По существу, основной движущей силой будут крупные «белые» организации. И для налоговой переход компании на электронный документооборот может быть свидетельством стремления компании к «прозрачности».

Думаю, что внедрение электронных актов, накладных, счетов-фактур при существующем законодательстве уже возможно, но массово оно будет продвигаться в ритмах «обеления бизнеса» и «смены поколений». Новые динамичные профессионалы менее чувствительны к указанным сложностям и лучше ориентируются в информационных технологиях.

Пока, на мой взгляд, бухгалтеру важно знать, что, во-первых, возможно параллельное ведение первички как в электронной, так и в бумажной форме для разных контрагентов, и даже для одного контрагента. Во-вторых, регистры (журналы) бухгалтерского учета не нужно «двоить» — достаточно вести учет бумажных и электронных счетов-фактур сплошным порядком. В-третьих, предоставление электронных документов без дублирования на бумаге должным образом составленных и заверенных оператором ЭДО в налоговую — нормальная практика, инспектор такой документ должен принять. Я бы рекомендовал интересующимся темой перехода на электронные документы прогрессивным профессионалам не усложнять задачу на первом этапе, не делать много новых вещей сразу: имеет смысл сначала заменить бумажную почту на электронную, а перенос информации в учетные системы автоматизировать немного позднее. Таким образом, вы не подвергаете риску отлаженные процессы автоматизации внутри вашей учетной системы и при этом получаете первый опыт работы с электронными документами и экономию на почтовых расходах.

Следующий выпуск рассылки «Актуальная бухгалтерия: аналитика для бухгалтера и юриста» 13 июня 2013 г.

В следующем выпуске мы расскажем о том, как поступить фирме, если документы от имени компании-контрагента подписаны неустановленным лицом. Требование идентификации и соответствия должностного лица его подписи в первичном документе установлено на уровне федерального законодательства. Инспекторы могут использовать это обстоятельство при формальной оценке события в различных ситуациях, в том числе и при налоговых проверках. А поскольку ответственность за нарушение правил оформления документов законодательством прямо не предусмотрена, риски возникают у той стороны, которая подтверждает этими документами расходы, включаемые в базу по налогу на прибыль, и предъявление к вычету «входного» НДС. Это компании, которые покупают товар, заказывают услуги или работы. Если выясняется, что должностное лицо контрагента невозможно установить либо оно не уполномочено подписывать первичку, налоговики вменяют фирме непроявление должной осмотрительности и осторожности.

Содержание «Актуальной бухгалтерии» № 6, июнь 2013

Из министерств и ведомств

Мнение

ГАРАНТ: важные документы

Разговор месяца

Сложности с отпусками? Нет, не слышали

Конференция

Школа налогоплательщика. НДС — 2013

Факты и комментарии

Удаленная работа: новации

Неправомерное возмещение НДС

Единый передаточный (отгрузочный) документ

Горячая тема: документы. Бумажные vs электронные

Документы контрагента подписаны неустановленным лицом

Какие формы первички продолжают оставаться обязательными?

Электронные документы: всем выйти из тени!

«Виртуальный» подотчет: покупки в интернет-магазине

Учет в бюджетных (автономных) учреждениях

Пусконаладочные работы: учет затрат

Торговая наценка и ее списание

Отражаем расходы на покупку приборов учета

Бухучет, налоги и документы

«Валютный» НДС у продавца

Выкуп просроченных товаров: проблемы поставщика

Хищение товаров: как подтвердить расходы документально

Расходы на внутригрупповые услуги: старые вопросы, новые риски

Транспортная экспедиция: особенности учета и налогообложения

Алименты: удержание «по правилам»

Вычет НДС частями в разные периоды по одному счету-фактуре. Возможно?

Заполняем уведомление о контролируемых сделках

Расходы на отступное имущество

Уменьшаем убытки прибылью от акций и долей

Выплачиваем дивиденды за прошлый год

«Упрощенка»

Посредничество стало высоким риском

МСФО

Определяем уровень существенности

Производные финансовые инструменты: от РСБУ к МСФО

Стратегия и тактика бизнеса

Вопросы по МСФО: разложим все по полочкам

Юридический практикум

Договор аренды. Временная отмена госрегистрации

Кадровый учет

Трудовые нарушения в период работы и при увольнении

Компенсации при занятости на вредном производстве

Мы знаем, как...

…поставить на учет составное имущество

Подробную информацию о журнале «Актуальная Бухгалтерия» и о том, как подписаться на печатное издание, вы найдете здесь www.aktbuh.com