АНДРЕЕВ Олег Иванович,

заместитель генерального директора ОАО «Реестр»

 

ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРОЗРАЧНОСТИ, ДОКУМЕНТООБОРОТЕ, О РАСКРЫТИИ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ПО ТРЕБОВАНИЮ АКЦИОНЕРОВ
(окончание, начало - в выпуске 58 рассылки)

 

О сроках хранения документов

Перечень документов многогранен, и без организованного хранения документов говорить о грамотно организованной информационной службе не приходится.

Законодатель в лице ФКЦБ России позаботился об акционерных обществах и издал Постановление от 16 июля 2003 № 03­33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее — Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов.

Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:

n учредительные документы, изменения и дополнения к ним;

n документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;

n положения о филиалах и представительствах;

n материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;

n разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;

n бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;

n разного рода списки: аффилированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);

n ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;

n описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.

Таким образом, состав документов, подлежащих вечному хранению, достаточно обширен и, на мой взгляд, несколько избыточен.

В частности, неясно, зачем требуется так долго хранить бюллетени и доверенности, а также разного рода списки. Сроки исковой давности по обжалованию решений собрания, иных действий акционерного общества в отношении своих ценных бумаг или акционеров находятся в интервале от 6 месяцев до 3 лет. Ни для чего иного эти документы не нужны.

Неясно также, зачем «вечно» хранить положения о ликвидированных филиалах и представительствах.

Равно, с позиций требований бухгалтерского учета, излишне постоянное хранение годового баланса.

Ежеквартальные отчеты эмитента и списки аффилированных лиц публично раскрываются в Интернете. Именно архивное хранение этой информации в документарной форме представляется излишним.

Однако каким бы ни было мнение автора статьи в отношении обоснованности норм отдельных нормативных актов, требования законодательства необходимо исполнять.

 

Не менее года хранятся иные документы, подлежащие опубликованию или раскрытию. К таким иным документам следует отнести информационные сообщения эмитента о реорганизации и ликвидации, о смене регистратора общества, сведения о приобретении акционерным обществом более 20% акций иного акционерного общества, уведомления об общих собраниях акционеров и др.

Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:

n     положение об общем собрании;

n     положение о совете директоров общества;

n     положение о генеральном директоре;

n     положение о ревизионной комиссии;

n     положение о счетной комиссии;

n     положение об информационной политике;

n     положение о корпоративном секретаре;

n     кодекс корпоративного поведения;

n     положение о дивидендной политике;

n     об управлении рисками;

n     о стимулировании менеджеров.

            К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):

n     протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле­продаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);

n     договоры о купле­продаже земельных участков, зданий (постоянно);

n     документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);

n     паспорта зданий, сооружений (5 лет);

n документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).

Рассматриваемое Положение определяет, что сроки хранения вышеперечисленных внутренних документов общества, а также иных документов, предусмотренных законом, уставом, решениями собрания, совета директоров, правления и проч. — определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 10 июня 2000 г. Это довольно обширная таблица, в которой перечислены более 500 типов документов, возникающих в процессе жизнедеятельности общества, и по каждому типу перечислены наименования документов, срок хранения и примечания.

Из этой таблицы, например, можно узнать, что тексты федеральных законов и постановлений правительства общество должно хранить «до минования надобности в этих документах».

А если серьезно, то из этого списка можно выделить следующее:

n     приказы и распоряжения генерального директора по основной деятельности хранятся постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет;

n     собственные правила, инструкции, регламенты, методические указания хранятся постоянно или до замены новыми;

n     постоянному хранению подлежат лицензии, документы о приватизации, контракты с генеральным директором (а с членами правления — только 5 лет), реестры акционеров, передаточные распоряжения и журналы реестров, акты проверок ФСФР (как и иных организаций), документы, подтверждающие права собственности на имущество и землю, товарные и фирменные знаки; списки избранных советов директоров;

n     5 лет хранятся копии документов, предоставляемых в правоохранительные и судебные органы, журналы учета выданных доверенностей;

n     3 года хранятся документы, подтверждающие факт рассылки, например, уведомлений о предстоящем общем собрании;

n     книги, журналы, карточки учета ценных бумаг (очень похоже на некий регистрационный журнал в терминах 27 Постановления) хранятся постоянно;

n     лицевые счета акционеров хранятся 5 лет;

n     журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров хранятся постоянно;

n     документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации хранятся постоянно.

 

Как хранить документы

Как правильно рассчитать срок хранения документов? Естественно, речь идет о тех из них, которые хранятся временно. В общем случае отсчет срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа.

Утвержденное ФКЦБ РФ Положение определяет также и порядок хранения документов. В частности, ответственность за организацию хранения документов несет генеральный директор акционерного общества. Хранению подлежат подлинники документов, и только в случае их утраты — хранится должным образом заверенная копия с приложением к ней акта об утрате документа. Положение содержит требования к такому акту.

Передача документов, подлежащих длительному хранению, из одного подразделения в другое, а также в архив общества фиксируется в соответствующем журнале.

Разработку проекта номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, проведение экспертизы ценности документов, а также отбор дел с истекшим сроком хранения для последующего уничтожения документов должна осуществлять создаваемая в обществе экспертная комиссия.

Особо жесткие требования предъявляются к хранению документов с грифом «коммерческая тайна» и бюллетеням для голосования: первые должны храниться в сейфах, вторые — в запирающемся ящике или шкафе. Вскрытие пакетов с бюллетенями всегда должно фиксироваться актом.

На каждый выданный из архива документ заводится карта с указанием информации о том, кто получил, когда, какой документ и когда должен вернуть. Карта должна содержать графы для расписок в получении и приеме документов.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив.

Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Постановление содержит довольно спорную процедуру предоставления документов для ознакомления акционерам по их требованию. Суть процедуры сводится к следующему. Общество должно назначить уполномоченное лицо (находящееся с обществом в трудовых или гражданско­правовых отношениях), которое и должно будет в дальнейшем ознакомлять акционеров с документами. Хотя логичнее было бы определить, что это функция секретаря совета директоров или корпоративного секретаря акционерного общества. По требованию акционеров последними для ознакомления предъявляются подлинники документов. В условиях корпоративных конфликтов исполнение данного требования создает риск утраты подлинника документа.

При необходимости выполнить требование акционера о предоставлении ему для ознакомления того или иного документа документ выдается вышеупомянутому уполномоченному лицу под расписку. Причем только при наличии разрешения генерального директора или иного уполномоченного лица. Неясно, как быть с установленными законом сроками, если генеральный директор находится, скажем, в отпуске или просто отказывается выдать разрешение.

 

Так или иначе, на сегодняшний день порядок хранения акционерным обществом своих документов, а также их предъявления по требованию акционеров достаточно однозначно регламентирован и при нормальном положении дел в обществе проблем не вызывает.

 

Запрос информации «недобросовестными лицами». Защита от корпоративного шантажа

Наиболее простой и часто используемой схемой корпоративного шантажа является невысказанная угроза. Акционер, пользуясь 91 статьей ФЗ «Об АО», начинает бомбардировать акционерное общество запросами на предоставление информации: требует предоставить копии учредительных документов, протоколы заседаний советов директоров, документы, подтверждающие права общества на имущество, бухгалтерскую документацию. Зачастую общество пугается и отказывается предоставлять документы без обоснованных объяснений.

Пугается правильно: если такой шантажист выявит какие­либо нарушения, то обязательно ими воспользуется, обратившись в суд или в ФСФР.

А вот реакция: «Не предоставлять!» — на мой взгляд, не правильна. От «обиженного» акционера идет жалоба в ФСФР, следом штраф (согласно Кодексу об административных правонарушениях) и предписание ФСФР об обязательном предоставлении информации.

Предоставлять надо, однако строго по правилам:

n     внимательно читать запрос;

n     точно определять период, за который предоставляете информацию;

n     проверять полномочия лица, запрашивающего информацию;

n     соблюдать требования закона о сроках предоставления: в течение 7 дней, в отдельном помещении, без возможности сделать несанкционированные копии, под надзором уполномоченного обществом лица;

n     установить внутренними документами определенный, не слишком короткий, срок для изготовления и предоставления копий документов по запросам акционера.

 

Законодательство об акционерных обществах сегодня неоправданно расширяет объем документов и информации об обществе, которые может получить миноритарный акционер. В целях исключения возможности злоупотребления со стороны миноритарных акционеров правами на получение информации об акционерном обществе, на мой взгляд, необходимо в законе «Об АО» дифференцировать состав и виды информации, предоставляемой акционерам, в зависимости от размера их доли в уставном капитале акционерного общества. Необходимо также установить период времени, за который акционер вправе требовать документы акционерного общества. В законе «Об АО» следует зафиксировать порядок и процедуру передачи документов акционерного общества при смене органов управления данного общества, а также порядок назначения и имущественную ответственность лиц, в обязанности которых входит хранение документов акционерного общества и их предоставление по требованию акционеров.

Одним из основных механизмов снятия многих вопросов по порядку раскрытия информации, хранения документов и их предоставления по требованию акционеров является разработка и утверждение решением совета директоров акционерного общества положения об информационной политике — документа, позволяющего отразить состав информации, раскрываемой как в силу требований законодательства, так и в инициативном порядке, способы и процедуры такого раскрытия, объем и порядок предоставления документов и информации акционерам. При этом такое положение позволяет прописать все спорные моменты «на берегу».

Примерное положение об информационной политике было опубликовано в нашем журнале в мае 2004 года.