Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay
  Все выпуски  

Работа, карьера, бизнес. Психология, советы, принципы. Выпуск № 536. 7 простых шагов и 1 радикальное средство от хаоса в ящике электронной почты


Работа, карьера, бизнес

Работа, карьера, бизнес. Психология, советы, принципы.
Рассылка с советами и принципами успешной трудовой деятельности :-). О работе, о карьере, а со временем о бизнесе и собственном деле. Психология поведения в тех или иных ситуациях.

efamily.ru

Выпуск № 536

Статьи на www.efamily.ru:

Отношения (637) / Психология (965 (+2)) / Дети (518 (+1)) / Здоровье (906 (+1)) / Секс (243 (+1)) / Красота (664 (+1)) / Деньги (375 (+2)) / Питание (540 (+2)) / Деловой мир (335 (+1))
7 простых шагов и 1 радикальное средство от хаоса в ящике электронной почты

По статистике средний бизнес-пользователь ежедневно отправляет 43 электронных письма и получает 130. Это много, если представить, что каждый день к вам на стол клали бы 130 документов. Есть ли выход?

Конечно же есть. Есть несколько простых правил, которые позволят свести количество писем в ящике к минимуму, в идеале к нулю. Останется лишь поддерживать такой порядок в дальнейшем, и вы снова сможете получать удовольствие и пользу от электронной почты.

Радикальное решение

Если Ваша почтовая программа позволяет, то можно выбрать все письма и нажать "ответить всем", после чего набрать сообщение со следующим смыслом: "У меня скопилось так много писем, что я перестал справляться с тем, чтобы вовремя отвечать на важные письма. Я удалил все свои сообщения и если вы писали мне о чём-то важном, пожалуйста, продублируйте ваше письмо". После этого удалите все письма. Задача выполнена :-) Если же так радикально поступать не хочется, то идём далее.

Правило СУП

На каждое письмо с поручением можно реагировать так. Сделать (сразу или потом). Удалить. Поручить кому-то другому разобраться с этим вопросом.

Правило 2 минут

Итак, мы начинаем с самого старого письма. Если открыв его мы можем сделать поручение, которое там есть, за 2 минуты – делаем его немедленно и переходим к следующему письму, удалив это. Уделяя каждый день 10-20 минут, через несколько дней или недель старых, "повисших" просьб не останется.

Планирование

Если же за 2 минуты сделать дело или ответить не получается, то запишите информацию об этом поручении в блокнот или планировщик, сохраните всю нужную информацию и опять же удалите это письмо (либо перенесите его в папку "активные поручения"). Папка "входящие" не должна превращаться в список напоминаний. В отличие от остальных списков дел этот список нельзя произвольно пересортировать.

Справочник

Все полезные письма, информация из которых еще может пригодиться в будущем, перенесите в папку "справочник". Таким образом вы избавитесь от очередного письма и не потеряете нужные сведения. Хотя более эффективным средством хранения полезных сведений является все-таки не электронная почта, а сервис или программа ведения заметок. Например, Evernote либо просто текстовые файлы на диске.

Игнорирование

Большая часть писем – это полезные или забавные ссылки, уведомления или рассылки. Открыв такое письмо, примите к сведению информацию из него и если надо запланируете какое-то дело в будущем и удалите это письмо. Если письмо не требует ответа и вам нечего ответить (и сейчас, и в будущем) – просто удалите письмо. В конце концов, если чьё-то письмо будет важным для отправителя, его отправят повторно. Можете сделать автоответчик, который уведомит каждого отправителя, что у вас нет возможности отвечать на все письма. И в случае особой важности просите дублировать такие письма или звонить на телефон.

Правило 3 предложений

Старайтесь отвечать коротко и по-существу. Обычно почти на любой вопрос можно ответить буквально 2-3 предложениями.

Автоматизация

Настройте автоматические фильтры, которые будут сортировать менее важные письма в заранее отведенные папки, которые с периодической частотой просматривайте и очищайте.

Выделенное время

Не надо постоянно проверять почту, если только ваша работа не связана с общением по ней. Выделите себе какое-то время утром и/или вечером, в которое уделяйте всё внимание работе с корреспонденцией.

Пусть письма в вашем почтовом ящике никогда не вносят сумятицу в вашу деятельность.

Источник: happy7.ru - семейный журнал Счастливая семья


© Дмитрий Вестников (efamily.ru).
Анонсы www.efamily.ru за неделю ("Выпуск № 544")

Виды насадок фенов для волос и функции этих насадок / Красота
Польза и востребованность любого бытового электроприбора определяется количеством функций, которые он способен выполнять с наилучшим качеством. Применительно к фенам речь идёт о количестве и необходимости разнообразных насадок. Рассмотрим их виды и применимость в современных конструкциях фенов. Читать далее...

Почему дизайн / Психология
Каждому руководителю нужен дизайн. Без него бизнес не построишь. Но что это такое? Дизайн, говорит нам это изысканное определение, — чистая магия. Загадка из загадок, таинственная сфера непознанного, куда осмеливаются заходить только отважные (и очень умные). Если все так, то невозможно и представить, что для освоения этих крутых поворотов существует формальный процесс. Конечно, все мы хотели бы изобрести эквивалент iPod в своем бизнесе. Но, когда дело касается такого развития и таких инноваций, простые смертные, обычные деловые люди, оказываются не в своей тарелке. Мы разводим руками и продолжаем корпеть над электронными таблицами и результатами маркетинговых исследований, пытаясь отыскать очередное волшебное средство — очередной катализатор роста. Читать далее...

Первая помощь при обмороке / Здоровье
Многим приходилось сталкиваться с таким явлением, как обморок, но не все знают, что делать в таких случаях, и каким образом правильно оказать первую помощь пострадавшему. Читать далее...

5 полезных советов для качественного секса / Секс
Размер совсем не имеет значения, и для качественного секса необходимо совсем другое. Читать далее...

Как хранить картофель в квартире? / Деньги
Урожай картошки лучше всего хранить в подвале или в погребе, где этот овощ может находиться долгое время, не портясь. А как быть тем, кому родственники из деревни привезли большое количество картофеля? Возникает закономерный вопрос: как хранить картофель в квартире, чтобы он не пророс и не начал гнить? Многим известно, что лучшим местом для хранения картофеля в квартире считается балкон или лоджия, где влажность и температура похожи на условия в подвале частного дома. Но если у вас нет балкона, не отчаивайтесь: картошку можно хранить и на кухне и в прихожей, просто нужно создать необходимые для хранения условия. Читать далее...

Лучшие рецепты французских паштетов / Питание
Французская кухня славится своими кулинарными шедеврами, убедитесь сами – попробовав паштеты – гордость французских поваров. Помните, что паштеты нельзя долго хранить, их лучше употреблять сразу же, кушая с овощами и хорошими сухими винами. Читать далее...

Растим будущего мужчину (2 часть) / Психология
В первой части мы остановились на том, что ваш сын должен воспринимать отца как пример. Но хотелось бы еще добавить по части воспитания. Читать далее...


Также "Выпуск 544" доступен для скачивания: формат HTML: htm | zip

У нас к Вам осталась единственная просьба. Пишите нам о том, что Вам действительно интересно, чтобы наше издание в полной мере соответствовало Вашим требованиям и интересам. Наш новый адрес: info@efamily.ru.

Справка: на сайте (www.efamily.ru) информация появляется раньше, чем в рассылке.

До скорых встреч!
© 2003-2012 редакция / Перепечатка информации возможна, обязательно обращайтесь.
Редакция: info@efamily.ru.
Все виды сотрудничества: info@efamily.ru.
Веб-сайт: www.efamily.ru
@@ENDHTML@@

В избранное