Д.И.Скуратович
http://best-resume.net

КАК ГРАМОТНО ПРИНЯТЬ ДЕЛА У СВОЕГО ПРЕДШЕСТВЕННИКА ПРИ ЕГО УВОЛЬНЕНИИ

Передача дел – очень важный момент при уходе сотрудника. К сожалению, мало кто из работодателей уделяет ему достаточно внимания. В данной статье мы поговорим именно о приеме дел у увольняющегося сотрудника, так как при грамотном подходе вы сможете в значительной степени повысить свою эффективность и успешность вхождения в должность в кратчайшие сроки.

Недавно я разговаривал с одним топ-менеджером и узнал подробности того, как он принимал дела у своего предшественника. Это выглядело так (крепче держитесь за свой стул): увольняющийся сотрудник уверил моего собеседника, что приедет к нему в ближайшие несколько дней и расскажет обо всем, а сейчас ему некогда. Далее он просто увольняется в течение этого дня (дня, когда состоялся разговор). Больше его не видели :)

А сейчас представьте состояние моего собеседника, когда он начал входить в нюансы своей работы, не располагая абсолютно никакой информацией о работе предшественника. Весь драматизм в том, что вместе с уходом сотрудника, оказалась потеряна вся информация о взаимоотношениях с партнерами по бизнесу (так сказать, то, что не отразишь на бумаге), потому что самыми важными и сложными вопросами ведал исключительно этот сотрудник. И восстановить все данные оказалось не так просто. Все это заняло почти два месяца интенсивного труда.

Представляете, вместо того, чтобы сразу же начать выполнение своих обязанностей в полной мере, человек занимался тем, что восстанавливал утраченную информацию, параллельно принимая оперативные решения, владея только формальной стороной вопроса и не зная нюансов.

Вы можете сказать: «Я не топ-менеджер, и мне не приходится вести переговоры с партнерами предприятия. Так что это не про меня».

Чтобы вы не думали, а я искренне не желаю вам попасть в подобную ситуацию. Для этого и рассмотрю основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при приеме дел у вашего предшественника.

Прежде всего, необходимо отвести на передачу дел достаточно времени. Не один час и даже не один день. Чем значительнее и ответственнее должность, тем больше времени понадобиться для этого. И не попадайтесь на удочку в ситуации, когда вы уже давно работаете в данной организации и меняете должность. Многие пытаются в такой ситуации формально подойти к этому процессу. Дескать, сам (сама) разберешься, что к чему – не первый день работаешь!

Так вот, пресекайте такие попытки на корню. Меньше потом будет проблем и у вас, и у окружающих.

В процессе передачи дел необходимо смоделировать как можно больше возможных ситуаций и их решений. Также нужно заручиться возможностью консультироваться в течение следующих нескольких месяцев по возникающим проблемам. Это абсолютно нормально. И любой работодатель с пониманием отнесется к тому, что новому работнику необходимо время, чтобы передать дела по старому месту работы. Более того, такой сотрудник с первых же дней проявит себя, как ответственный и добросовестный работник. Только вот заручаться таким согласием необходимо в присутствии своего будущего руководителя. Избежите многих проблем при дальнейшем отказе уволившегося сотрудника от такой помощи вам. По крайней мере, ваш руководитель будет в курсе договоренности и при возникновении проблем с консультациями с пониманием отнесется к сложившейся ситуации и возможно сможет повлиять на уволившегося, связавшись с руководителем на его новом месте работы и попросив о помощи в исправлении ситуации. Конечно, если он знает, куда именно ушел работать старый сотрудник.

Идеальный вариант, когда есть возможность поработать некоторое время в тандеме уходящий-преемник.

Заслуживает также внимания вариант, когда в процессе приема-передачи дел участвует независимый наблюдатель. Это позволит более полно и качественно принять дела. Кстати, для работодателя такой вариант также весьма желателен. Особенно, если новый работник уйдет во время или после окончания испытательного срока. Тогда дополнительный сотрудник сможет самостоятельно ввести в курс дела следующего работника, который вступить в новую должность.

Может сложиться ситуация, когда подбор нового сотрудника (то есть вас) затянулся и уходящий сотрудник сильно нервничает и пытается конфликтовать с вами, тем самым пытаясь ускорить процесс передачи дел за счет более халатного отношения к этому с вашей стороны. Многие новые работники не хотят конфликтовать в первые дни работы и стараются сразу же сгладить ситуацию в ущерб самому себе. Ведь потом расхлебывать все приходится именно им.

Не ведитесь на это. Постарайтесь поставить в известность своего будущего руководителя о сложившейся ситуации и объясните, что такие конфликты и формальный подход обязательно отразятся на вашей работе в ближайшем будущем. Желательно также привлечь в качестве третьей стороны именно его. Сразу же исключит многие проблемы при приеме дел. А уж нервов сколько вам сэкономит в такой ситуации :)

Не стоит поддаваться и провокациям типа: «Ну, ты же умный и должен разбираться в этом, так что можно пропустить…», «Что мне тебе рассказывать, ты и сам должен это знать!»

Эти провокации предназначены для ускорения передачи дел и весьма негативно влияют на эффективность процесса. Новый работник столкнувшись с таким поворотом, чтобы не оставить плохое впечатление с первых дней работы, особенно в присутствии свидетелей, начинает сознательно идти на поводу у манипулятора: «Это я знаю – можно не останавливаться…».

Поверьте, ваш профессионализм как раз и проявляется в том, насколько тщательно вы осуществите прием дел. Поэтому прием: «Да, я владею этим вопросом. Но, тем не менее, давайте остановимся на нем более подробно, так как в любой организации могут быть свои нюансы и важно их обговорить сразу, чем потом консультироваться с вами и отвлекать от выполнения обязанностей по новому месту работы. Приступим?» придется весьма кстати.

Так же часто возникают ситуации, когда уходящий работник считает своим долгом оставить преемнику как можно меньше информации. Исповедуется принцип: «что я получил, то и оставил». Это касается не только документов на бумажных носителях, но и информации в электронном виде. Часто такие работники оставляют после себя «девственно чистый» жесткий диск с минимумом данных. Они, как правило, считают, что все, что они наработали за время выполнения своих обязанностей и получения заработной платы является их личной собственностью и не должно достаться «врагу» в вашем лице. Такие ситуации характерны при конфликтных увольнениях, особенно если инициатором был именно работодатель, а не сам работник.

Поэтому старайтесь получить не только саму документацию по вашему участку работы, но и все контактные данные партнеров, клиентов, заказчиков. Ситуация со стиранием информации с компьютера решается любым нормальным работодателем очень просто: производится автоматическое резервное копирование через определенный промежуток времени на сервер предприятия с доступом к информации ограниченного круга лиц. Таким образом информация дублируется и может быть всегда восстановлена при первой необходимости.

Итак, резюмируем далее пять основных правил при передаче дел:

1. Передача производится в письменном виде. Очень подробно описывается каждая позиция с детальным перечнем текущих вопросов. Не забудьте про перечень документов и файлов, хранящихся в электронном виде в компьютере на вашем будущем месте работы. Очень многие про это забывают.

2. Помимо письменной передачи дел необходимы устные комментарии. Желательно в присутствии третьего сотрудника. Такие беседы лучше проводить блоками и не слишком долго. Лучше чаще – но тратить менее продолжительное время на одну консультацию. Тем самым вы избежите информационного хаоса в вашей голове и более качественно усвоите всю необходимую информацию.

3. Не поддаемся на возможные провокации и так называемую «ускоренную передачу дел». 4. Договариваемся о возможности консультироваться с ушедшим специалистом по проблемным вопросам желательно в присутствии будущего руководителя.

5. После приема дел непосредственно у увольняющегося сотрудника необходимо поговорить с топ-менеджерами, коллегами и ключевыми сотрудниками, подчиненными, чтобы составить полную картину ситуации и понять, как действовать в ближайшем будущем.

К сожалению, встречаются руководители и специалисты, которые в первые же дни своей работы в данной должности резко меняют направление и начинают действовать и претворять свое видение работы в жизнь, так толком и не разобравшись в нюансах ситуации. Ни к чему хорошему, это, как правило, не приводит. Исключение может составлять только приход руководителя в кризисной ситуации для определенных организационных изменений.

Обратите внимание еще на одно обстоятельство. При приеме дел важно предотвратить «наваливание» на вас каких-либо дополнительных обязанностей, которые с радостью ваши будущие коллеги захотят спихнуть на новичка. Еще один вариант – когда в обязанности увольняющегося сотрудника входили моменты, не входящие в его должностные обязанности (а соответственно и в ваши) и не обсуждаемые ранее.

Исключить эти факторы можно тщательным обсуждением всех особенностей вашей будущей работы и вашей должностной инструкции с руководителем. И начинать делать это необходимо еще на стадии обсуждения условий работы на заключительном собеседовании, а продолжить – во время приема дел. Затяните дольше – возможно все так и повиснет на вас.

Поймите, что для работодателя также важно взглянуть на обязанности работника «свежим взглядом». Он ведь может искренне считать, что все выполняемы работы и должны производится данным работником. Ваше мнение поможет ему взглянуть на состояние дел с иной точки зрения. И, соответственно, он может принять ее или нет. А вам уже решать, будете ли вы работать в таких условиях или не будете.

В любом случае неопределенности в обязанностях и нюансах работы быть не должно.

Помните - грамотное начало работы свидетельствует о профессионализме с вашей стороны. Так будьте профессионалом!

------------------------------------------
Дмитрий Скуратович
http://best-resume.net - Бесплатный мини-курс "Эффективные технологии поиска работы!". Повысь свои шансы на трудоустройство в 2,5 раза уже после прочтения курса!

Дональд Трамп "Думай как миллиардер", отрывок из книги

МИЛЛИАРДЕР И ЦЕНТЫ

Много лет назад, когда только появился журнал Spy, его редакция решила выявить с помощью теста самого прижимистого миллионера. Состоятельным людям США выборочно были разосланы чека на сумму от 50 центов до 5 долларов. Я получил чек на 50 центов, и мы в Trump Organization положили из на счет.

Пусть организаторы "аттракциона" называют это скупостью или как-нибудь иначе, я же считаю это заботой о конечном результате. Чем выше вы находитесь в списке миллиардеров, тем прижимистее становитесь. Для бизнеса важен каждый доллар и даже каждая монета в 10 центов. Вы назовете это мелочностью? На здоровье. А я - двумя руками за нее.

Экономия на каждом пенни - это противоположность расточительству. Я никогда не любил последнее, будь то время, усилия, деньги. Подозреваю, что это чувство я унаследовал от родителей, которые ко всему относились очень бережливо, особенно к деньгам. Мне до сих пор жалко переплачивать за что - либо, и я всегда найду время для сравнения цен разных поставщиков, причем независимо от того, что намериваюсь купить - автомобиль или зубную щетку.

Я уже упоминал, что сам подписываю чеки, поэтому всегда знаю, куда уходят мои деньги. По этой же причине стараюсь прочитать все, что написано в моих счетах - на желаю, чтобы с меня брали лишнее. И люди, и компьютеры могут ошибаться, будь то в телефонной компании, продуктовом магазине или гостинице.

Вы безмерно удивились бы, если бы осознали, как дорого вам могут обойтись эти намеренные или невольные человеческие ошибки. Конечно, не следует желание найти ошибку доводить до абсурда, но все же время от времени не ленитесь просматривать свои счета.

Следующий совет. При покупке любого товара или услуги не стесняйтесь торговаться, добиваясь для себя более выгодных условий сделки. Я всегда поступаю именно так, при этом являясь одним из самых богатых людей в мире. Я торгуюсь даже в самых дорогих, престижных магазинах.

Логика проста: чем больше вы платите за что-то, тем большую скидку с цены может сделать продавец. Терпеть не могу платить цену, которая указана на ценнике, и меня всегда коробит, когда я наблюдаю, как другие покорно выкладывают запрошенную продавцом сумму.

Я поступаю иначе: вхожу в дорогой магазин и предлагаю 2000 долл. за вещь, которая стоит 10000 долл. Пусть другие считают, что я ставлю себя в неловкое положение (ведь все знают, что я -Дональд Трамп и что я весьма состоятелен). Но вы бы очень удивились, если бы знали, какие крупные скидки можно получить, просто попросив об этом.

При этом всегда следует быть готовым к отказу, но после того, как вы поступите таким образом несколько раз, цену непременно снизят. А вообще я считаю гордость, которая мешает экономить собственные деньги, огромной глупостью.

Другой способ экономить каждый пенни - умение при необходимости избегать приобретение товаров с раскрученным брендом. Естественно, я покупаю фирменные вещи известных производителей, но только когда это гарантирует высокое качество товара. Хорошими примерами могут служить экипировка для гольфа, драгоценности, одежда - когда речь идет о таких вещах, известный бренд неизменно гарантирует превосходное качество.

Но что касается других товаров - то аспирин все равно остается аспирином, независимо от того, кто его произвел, точно так же как шампунь является шампунем, а кукурузные хлопья - кукурузными хлопьями. Так стоит ли переплачивать за красивую упаковку и оплачивать из своего кармана массированную рекламу известных производителей этих обычных товаров?

Я прекрасно понимаю, что такая мелкая экономия ассоциируется со скупостью, но попробуйте подсчитать выгоду от скидки в незначительные на первый взгляд 10 центов, когда речь сделках на сто тысяч или на миллион, и вы легко поймете их значение. Приведу пример. Предположим, я должен ежегодно приобретать 100.000 лампочек для поддержания в должном порядке принадлежащих мне зданий.

Если мне удастся получить скидку в 10 центов на каждую лампочку, это будет означать экономию 10.000 долларов в год! Это те 10 тыс. долларов, которые я смогу вложить в новое строительство, или выгодно инвестировать, или направить на благотворительность, то есть передать тем, кто нуждается в этих деньгах больше, чем я.

Уделяйте больше внимания мелким величинам в сфере ваших финансов - центам, процентам. Постепенно накапливаясь, эти мелочи оказывают огромное влияние на ваш бюджет. Мои родители с раннего детства привили мне бережливость, я считаю, что это самое важное качество для того, кто занимается управлением финансами. Если хотите, можете считать это прижимистостью, мелочной экономией, я же называю это качество финансовой сметкой.

P.S. Узнайте, как обращаться с деньгами, чтобы в семье был достаток. Шаг за шагом, без лишних псевдонаучных мудрых слов, вы придете к правильному обращению с деньгами. Руководство от финансового консультанта. С книгой можно познакомиться здесь .