Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Сделай себя сам!

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 754 RSS
←   Январь 2007   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Открыта: 23-11-2006
Адрес автора: job.education.makeyourself-owner@subscribe.ru

Автор
Элина Станиславовна

Статистика

754 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Эффективное планирование собственного времени.


Сделай Себя Сам!

Выпуск № 7

Я рад вновь приветствовать Вас, уважаемые подписчики, в новом выпуске рассылки "Сделай Себя Сам!" Сегодня мы с Вами продолжим рассмотрение вопроса о эффективном управлении собственным временем. И сейчас я Вам представлю ту систему планирования времени, которую считаю лучшей из всех мне известных.

Эффективное планирование собственного времени.

В мире существует множество систем планирования своего собственного рабочего времени. Во многих книгах, на дисках, семинарах, посвящённых личностному росту, Вы вполне можете увидеть одну из этих систем. Каждый автор имеет своё собственное мнение по данному вопросу и волен предлагать то, чем он пользуется сам и считает наиболее эффективным.

В целом персональное управление и планирование времени развивались по образцу, типичному для множества других сфер человеческой деятельности. Эволюционные толчки в этом развитии, или "волны", как их называет Элвин Тоффлер, последовательно сменяют друг друга, каждый раз добавляя что-то новое, жизненно важное. Например, в области развития общества на смену аграрной революции пришла революция индустриальная, за которой последовала революция информационная. Каждая последующая волна приносила резкий скачок в развитии общества и личности.

То же происходит и с управлением временем. Каждое его поколение создается на основе предшествующего, и каждое продвигает нас ко все большей возможности управлять своей жизнью. Первая волна или первое поколение управления временем может быть охарактеризовано записками и памятками, попыткой как-то упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил. Второе поколение можно охарактеризовать появлением календарей и деловых дневников. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем, К наследию предыдущих поколений добавляется важная идея расстановки приоритетов, прояснения ценностей и сравнения на этой основе относительной значимости различных дел. Кроме того, третье поколение сосредоточивается на постановке конкретных целей – долгосрочных, промежуточных и краткосрочных, на достижение которых, в гармонии с ценностями, должны быть направлены время и энергия. И еще прибавляется понятие ежедневного планирования – составления конкретного плана достижения данных целей или выполнения действий, которые, как ожидается, должны принести наибольший успех.

При всем значительном вкладе этого третьего поколения, люди начали осознавать, что планирование и управление временем, нацеленные на "производительность", часто являются контр-производительными. Нацеленность на производительность порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться спонтанными радостями повседневной жизни.

В результате многие люди отворачиваются от методов управления временем, которые слишком ограничивают их жизнь, встраивая их в жесткую схему. И, стремясь сохранить человеческие взаимоотношения, непосредственность и вкус к жизни, они "вместе с водой выплескивают из ванночки младенца" и возвращаются к методам управления временем первого и второго поколения.

И, к счастью, в книге Стивена Кови "Семь навыков высокоэффективных людей" я встретил систему которую по праву можно назвать системой четвёртого поколения. Наверняка Вы заметили, что я упоминаю эту книгу фактически в каждом выпуске. Это неспроста, это действительно великолепная книга, с массой полезнейшей информации, которая, не побоюсь таких пафосных слов, вполне может изменить Вашу жизнь, оказать на неё огромнейшее положительное влияние.

Четвёртое поколение методов управления временем заключается в "Матрице управления временем" и в системе недельного планирования. Про матрицу я написал в предыдущем выпуске. Получается, что я забежал вперёд. Не совсем правильно, конечно, получилось, но всё же ничего страшного.

Что же из себя представляет система недельного планирования, которую я использую? Она состоит из нескольких этапов.

Определение ролей. Каждый из вас в жизни играет определённые социальные роли. Причём роли эти Вы играете попеременно, для кого-то  Вы отец, для кого-то муж, а для других людей - менеджер по рекламе, член совета директоров, футболист, член родительского комитета школы. И всё это Вы, только в разные промежутки времени и для разных людей.

Когда в воскресенье вечером Вы сядете в уютном кресле планировать предстоящую неделю, Вашей первой задачей будет определить, те пять-семь ролей, которые Вам предстоит исполнять в новую неделю. Не стоит относиться к этому, будто Вы их записываете раз и на всю жизнь. Они могут поменяться на  следующей неделе: Вы запишитесь, например, на курсы скорочтения, и у Вас прибавится новая роль - слушатель или студент, как Вам больше нравится.

Выбор целей. Следующий шаг - это к каждой из ролей придумать две-три цели или задания, которые Вы хотите исполнить на следующей неделе. Постарайтесь, чтобы как можно больше целей подходило к Квадрату II, чтобы они были действительно важными и несрочными. Про неважные и так понятно, а срочные Вы и без всякого плана сделаете.

Примеры социальных ролей и целей к ним:

1. Муж/отец
  • Позаниматься с дочерью
  • Починить стул
  • Купить велосипед сыну
2. Менеджер по новым товарам
  • Анализ параметров рынка
  • Встречи с кандидатами на должность помощника
  • Изучение данных опроса потребителей.

3. Менеджер по исследованиям

  • Изучение результатов последнего испытания
  • Работа над главными проблемами
  • Совещание с Петровым

4. Организатор работы с кадрами

  • Обсуждение итогов работы с начальством
  • Беседа с новичком

5. Административный руководитель

  • Ежемесячные отчеты
  • Отчет о заработной плате 

6. Председатель общества "Объединенный путь"

  • Подготовить повестку дня
  • Рекламная встреча
  • Приступить к разработке плана на следующий год

Вот те роли и задачи к ним, которые я выделил в одну из предновогодних недель.

1. Заточка пилы

  • Плавание
  • Чтение Библии
  • Чтение книг по личностному росту

2. Родственник / друг

  • Уборка в доме
  • Подключить ADSL-Интернет

3. Мужчина (отношения с девушкой)

  • Помочь подготовиться к экзамену
  • Сходить в кино

4. Студент

  • Посещение занятий
  • Самоподготовка

5. Бизнесмен

  • Посещение обучающего мероприятия, проводимого компанией
  • Бизнес через Интернет

Обратите внимание, что в качестве первого пункта представлена заточка пилы. То есть физическое, духовное и интеллектуальное обновления (с которыми Вы могли ознакомиться в первых трёх выпусках) представляют собой отдельную роль - личность / развитие личности. Про важность личностного роста и уделения этому времени забывать нельзя.

Планирование.  Теперь Вам предстоит все эти задачи расписать по неделе, определив в какое время, чем Вы будете заниматься. Например, как это сделал я.

Понедельник

8-00 Посещение занятий
15-00 Бизнес через Интернет
16-00 Самоподготовка
17-00 Чтение книг по личностному росту

Вторник

8-00 Посещение занятий
12-00 Подключить ADSL-Интернет
15-00 Бизнес через Интернет
17-00 Плавание
19-00 Самоподготовка

Среда

8-00 Посещение занятий
16-00 Бизнес через Интернет
17-00 Самоподготовка
18-00 Чтение Библии

Четверг

8-00 Посещение занятий
13-00 Бизнес через Интернет
14-00 Самоподготовка
17-00 Плавание

Пятница

8-00 Посещение занятий
15-00 Бизнес через Интернет
16-00 Самоподготовка
17-00 Чтение книг по личностному росту

Суббота

12-00 Чтение Библии
14-00 Посещение обучающего мероприятия, проводимого компанией
18-00 Помочь подготовиться к экзамену

Воскресенье

14-00 Посещение обучающего мероприятия, проводимого компанией
19-00 Сходить в кино

Обратите внимание, что в плане присутствуют как конкретные задачи (подключить ADSL-Интернет, помочь подготовиться к экзамену), так и просто время, отведённое для какого-то занятия.

Поясняю. Я заранее не могу сказать какими конкретными делами я буду заниматься в течение недели в рамках самоподготовки. Постоянно задают новые контрольные, лабораторные, курсовые и другие типы работ, причём заранее неизвестно что зададут и сколько уйдёт на это времени. Поэтому я просто выделяю по часу каждый будний день для этой работы. Таким же образом я выделяю время на бизнес через Интернет, потому что, например, не знаю заранее сколько времени у меня займёт написание нового выпуска рассылки, может нужно будет искать дополнительный материал, а может обойдусь своими знаниями. И ещё по два часа в неделю я выделяю на каждую сферу своего личностного роста: на плавание, на чтение Библии и других книг.

Ежедневная адаптация.  Каждый день вечером я рекомендую ставить плюсики напротив каждого выполненного дела. Во первых, настроение поднимается, когда Вы видете ряды плюсиков. А во-вторых, это позволит Вам гибко менять составленный план.

Потому что, данный метод не представляет собой жёсткую систему, отклонение от которой даже на пятнадцать минут равноценно расстрелу (длительному самобичеванию). Жизнь непредсказуема, Вас могут задержать на работе, может заболеть ребёнок. И если что-то случилось и Вам нужно что-то поменять, спокойно займитесь внезапно возникшим делом. Вы просто не поставите плюсик около отложенных дел сегодня. Вы это сделаете завтра, когда, выполнив цели нового дня, у Вас появится свободное время сделать отложенное. Ваша совесть будет абсолютно чиста, ведь всё запланированное на неделю Вы сделаете. 

В этом заключается преимущество недельного планирования над ежедневным. В последнем из-за какой-то неожиданности Вам приходится или ложиться спать глубоко за полночь, стремясь сделать, то что не успел, или лечь вовремя, но злиться на себя, за то что не выполнил запланированное. И то, и другое, согласитесь, очень вредно сказывается на здоровье.

Что ещё хорошего в этой системе четвёртого поколения, так это то, что Вы уделяете время и внимание каждой сфере своей жизни. Вы больше не жертвуете ни семьёй ради работы, ни наоборот. Вы выполняете важные цели в каждой из социальных ролей  и одновременно гармонично растёте и развиваетесь.

А теперь то, что мне больше всего нравится в этом методе. Снова просмотрите составленный план и обратите внимание на то, что спать я ложусь где-то часов в 11 вечера. Замечаете?  Каждый день у меня остаётся три-пять часов свободного времени! То есть выполнив все дела, записанные в плане, я волен заниматься тем, что мне хочется. Мне, конечно, может захотеться дальше поработать, а может книжку почитать, поиграть в компьютер или разобрать скопившуюся почту. В любом случае, осознавая, что все важные дела из Квадрата II я осуществил, я со спокойной душой могу заняться срочными из I-го, продолжить работать над задачами Квадрата II или на худой конец уйти в IV-ый Квадрат. Я сам себя наделяю свободой делать несколько часов в день только то, что мне хочется. А это, согласитесь, большое удовольствие!

Сегодня я закончил описание четвёртого поколения систем управления собственным временем. А в следующем выпуске я планирую рассказать про довольно простую и интересную формулу успеха в любом начинании.

Успехов Вам и всего наилучшего!

Дмитрий Козин, Copyright © 2006
e-mail: mailto:dmkozin@yandex.ru, ICQ 299-294-260, тел. 8(927)771-32-37
Dohod-Mobile - Мобильная связь, приносящая прибыль. http://dohod-mobile.by.ru/

В избранное