Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Ваш успешный бизнес" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Саша Карепина

Статистика

1.293 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам. «Я», «мы» или «компания»


НОВОСТИ - книга и вебинар | ПОЛЕЗНОСТИ - местоимения в переписке | КУДА ПОЙТИ УЧИТЬСЯ - пишем резюме

Новости

Первая и главная новость – «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» уже можно купить здесь.  А здесь можно прочесть две первые главы – и посмотреть мои иллюстрации к книге.

А еще обратите внимание – изменилась дата начала серии вебинаров «Стань незаменимым. Деловое и продающее письмо для профессионалов». Это про то, что профессионала видно по письму, как птицу по полету. Умение профессионально писать – не бонус, а обязательное требование, пропуск в клуб серьезных людей. Будь вы хоть семи пядей во лбу – но если ваши письма непрофессиональны, то и доходы останутся как у «чайника»... Зато если вы пишете как профессионал,  вам откроются все пути. Первый вебинар состоится 22 февраля. Насчет «болезни тренера» не пугайтесь – про все рассказано в ЖЖ.

Полезности

На тренингах делового письма меня часто спрашивают, как автору называть себя в деловых письмах. Например, вы отвечаете на запрос клиента. Как написать – «Я внимательно рассмотрел Ваш запрос», «Мы внимательно рассмотрели Ваш запрос», или «Компания «АВС» внимательно рассмотрела Ваш запрос»?  Или вы пишете, чтобы заверить клиента, что товар будет поставлен в срок. Что выбрать – «Я заверяю Вас, что…», «Мы заверяем Вас, что…» или «Компания «АВС» заверяет Вас, что…»?

Скажу сразу – все три варианта приемлемы. Не существует правила, запрещающего использовать в деловой переписке местоимения «я» или «мы» - хотя время от времени в литературе мне попадаются рекомендации эти местоимения не употреблять. Якобы для деловых писем подходит только безлично-официальное «компания», «предприятие» или «организация», а личные местоимения не годятся.

По-моему, это полная чушь.  И «я» и «мы» имеют полное право на жизнь – как и «компания», «организация», «предприятие», «комбинат» и тому подобные безличные существителные.. Другое дело, что для одних ситуаций лучше «я», для других «мы», а для третьих «компания». От чего же в данном случае зависит выбор?

Воин или певец

У древних скандинавов был обычай, по которому младший сын в семье не мог быть воином. Он должен был стать певцом-сказителем, чтобы было кому рассказать о подвигах остальных братьев.  В большинстве случаев в деловой переписке конкретным людям отводится роль певцов. Они сами не участвуют в ситуации, не являются сторонами в переговорах. Договаривается один отдел с другим, одна организация с другой, - а люди только передают позиции сторон в письме. В таких случаях  местоимение «я» отпадает само собой. Мы не можем написать «Я прошу», поскольку «я» предполагает конкретного человека. Остаются варианты «организация/компания/предприятие» - или «мы», обозначающее ту же компанию.

Однако бывает и так, что автор письма и певец, и воин в одном лице. Он активно участвует в ситуации и выражает в письме свою собственную позицию. Например, руководитель хвалит сотрудников, поздравляет их с очередными достижениями, или выражает соболезнования. Или начальник приносит извинения за просчеты своих подчиненных и сообщает, что эти просчеты его очень огорчили. Или сотрудник признает свою ошибку и сообщает, какие меры приняты, чтобы эту ошибку исправить.  В таком случае вполне уместны варианты «Я заверяю Вас…» «От всей души поздравляю всех победителей конкурса…» «Позвольте мне принести Вам мои искренние извинения…»

Бывает и промежуточный вариант «От лица компании «АВС»и от себя лично искренне поздравляю…», когда автору нужно не только донести точку зрения компании, но и явно показать, что он лично эту точку зрения разделяет.

Таким образом, принимая решение о том, какие местоимения использовать, нам нужно первым делом определить свою роль в ситуации, понять, собираемся ли мы петь о чужих подвигах, или о своих, - и исходя из этого делать выбор.

Добрым словом или пистолетом

Допустим, мы оказались певцом и можем выбирать между «мы» и «организация». Чем руководствоваться в таком случае? С точки зрения стилистики письма «мы» это элемент личного стиля, а «организация» - формального.  Об особенностях и отличиях личного и формального стилей можно подробнее прочесть здесь – в целом же личный стиль словно бы говорит читателю: «Это я так думаю и чувствую, это моя позиция, я за эту позицию живот готов положить!» Формальный же стиль сообщает: «Нет никакого я, помилуйте! Ничего личного – просто так сложились обстоятельства».

Личный стиль подчеркивает равноправие пишущего и адресата, желание договориться по-хорошему. Формальный ставит автора письма выше адресата, показывает, что за автором стоит некая сила, власть, правила.

 

Представьте, что вы – покупатель некоего товара. Поставщик товара выполнил свои контрактные обязательства, поставил товар в срок. А вы оказались на мели и вынуждены просить у него отсрочки по оплате.

В таком случае лучше использовать более личный стиль с «мы» и «наш»: «Наша компания оказалась в очень сложной экономической ситуации, и мы вынуждены просить Вас об отсрочке очередного платежа». Ведь поставщик вам ничем не обязан, вы уговариваете его, а не давите, например, на основании каких-то положений договора.

Формальный стиль с обезличенным «компания» выглядел бы здесь более чем странно: «Вследствие неблагоприятной экономической ситуации компания АБС обращается к компании XYZ с вынужденной просьбой об отсрочке очередного платежа»

А теперь представьте, что вы и есть тот самый поставщик, да не обычный, а монополист. Все клиенты у вас, что называется, в кулаке, идти им на встречу вы не хотите – и положения договора вас к этому не обязывают. Желая подчеркнуть свою силу, напомнить, кто в доме хозяин, вы вполне можете выбрать более формальный стиль: «Компания «АВС» считает необходимым  напомнить, что график платежей за поставленную продукцию регулируется положениями контракта, и нарушения указанного графика не допускаются». Тут уже «мы» и «вы» будут смотреться не к месту. 

Вспоминается фраза о том, что добрым словом можно добиться многого, но добрым словом и пистолетом можно просто творить чудеса. Если в нашем случае речь идет скорее о добром слове, стоит использовать «мы». Если же мы собрались показывать пистолет, больше подойдет «компания».

Конечно, мы рассмотрели здесь не все возможные критерии. Об остальных можно прочесть в книге «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» - см. «Новости»!

Куда пойти учиться

На www.e-xecutive.ru – читать очередной выпуск рубрики «Успех по переписке» о том, как составить эффективное, убедительное, работающее резюме. http://www.e-xecutive.ru/career/adviser/1230875/ Приходите, читайте – и комментируйте. Мы – за диалог!
В избранное