Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Электронная почта предприятия. Создание и практика поддержки

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Февраль 2003   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Автор
С О

Статистика

21 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Приводятся некоторые рассуждения на предмет наадостатков способов


Информационный Канал Subscribe.Ru

Выпуск №2. 07.02.2003

Пора в путь (ленитесь на здоровье).

Итак, обсудив в прошлый раз, проблему возникновения человеческого прогресса, можно окончательно  сделать вывод – весь прогресс от здоровой лени J. Конечно можно начать рассуждать на тему того, что лень бывает здоровая, а случается и совсем нездоровая лень. По мне так, это уже хандра и пользы от нее действительно никакой. Но независимо от того, как вы относитесь к своему нежеланию делать лишние движения: в силу ли своего ума, или в силу его полного отсутствия - иногда хочется общаться с кем-то еще, а иногда не просто хочется, а просто необходимо это делать в силу своих служебных обязанностей. И вот здесь появляются расстояния. Расстояния могут быть 1-2 метра до стола сослуживца, а могут и несколько сот метров или сот километров, это уж как получится  вам найти собеседника. Забываем про телефон, это дорого и не всегда эффективно. И вспоминаем веяние технологий, которым уже лет как 15 стукнуло (а может и больше)!

Конечно же это электронная почта.  Кто-то называет это «имэйл»,  другой говорит просто «почта», опуская слово «электронная». Но суть остается той же: «Голова-Руки-Голова». Т.е. ваша голова что-то выдумала, ваши руки эту выдумку набили через клавиатуру в текст и воспользовались почтовой программой. В результате другая  голова смогла воспринять этот текст на расстоянии 100 или тысячи километров от вас. Но не будем о грустном (это я намекаю о стадии «руки»), возможно скоро мы перейдем к варианту «голова(Мозг)-Язык-голова(Мозг)» , что даст смешное по звучанию , но очень полезное для здоровой лени сочетание «МЯМ» J.

Прекращаю ходить вокруг да около, перейду к самой сути. Электронную почту многие воспринимают как имя адреса, внутри которого есть символ @  (на слух звучит как «ЭТ», но многие этот символ называют «собакой», «лягушкой»).  На этом познания об электронной почте заканчиваются. И это хорошо, потому что те кому этого достаточно, подобные рассылки не читают. Здесь же, как мне кажется собрались люди, для того, чтобы узнать как сделать так, чтобы предприятие могло в принципе использовать сервис электронной почты. Я отвечу просто - можно совершенно ничего не делать. Да, нет необходимости делать что-то, для организации собственной почтовой службы, а воспользоваться готовой. По этому пути многие небольшие предприятия и идут.

Давайте рассмотрим, что же именно необходимо сделать для этого. А для этого достаточно взять тарифные планы, понравившегося вам Интернет провайдера и оценить стоимость и технические параметры поддержки  одного почтового ящика, расположенного на оборудовании данного провайдера.

Самый простой способ это воспользоваться бесплатным почтовым ящиком (что приходит в голову это к примеру сайты, где можно осуществить данный процесс безотлагательно: mail.ru , notmail.com , yahoo.com и т.д.). Все прекрасно, вот вы уже обладаете базовым сервисом электронной почты. ИНДИВИДУАЛЬНЫМ сервисом. Это и плюс и минус одновременно. Плюсы – полная независимость, отсутствие значимых капиталовложений, отсутствие договоров с тяжелым бременем обязательств (есть конечно некоторые обязательства исключительно социального плана), отсутствие абонентских отчислений … Все прекрасно, только не радуют минусы:

Невысокое качество символики обратного адреса сотрудников вашего предприятия, что резко снижает имидж в глазах других участников переписки. В переписке с партнерами по бизнесу, ваш обратный адрес всегда будет указывать на использование службы бесплатной почты, т.е. отсутствие какого либо отличительного знака в вашем почтовом адресе. Адреса сотрудников на предприятии могут выглядеть примерно так: sssergeyivanov@hotmail.ru , vas12@mail.ru , glavmanager@yandex.com и т.д.  И каждый раз ваши партнеры будут получать письма от таких вот адресатов. У них (у партнеров) в голове будет полная каша, если они вдруг попытаются отправить письмо в вашу организацию (в итоге могут письмо и не отправить).

Отсутствие контроля. Если вы управляете информационными средствами предприятия, то должны обеспечить контроль и сохранность почтовой переписки сотрудников. Контроль – это не значит, что вы должны бы просматривать всю проходящую почту постоянно и непрерывно (хотя и это не исключается), но более важно в критический момент утечки информации (или таковой попытки), иметь возможность поднять архивные журналы и определить, кто и куда отсылал какие-либо файлы и в каком объеме, количестве и т.п.

Затем контроль над вирусами, которые могут быть свободно занесены в вашу информационную систему – с разбросанными почтовыми ящиками по всему миру (у бесплатных провайдеров) этого сделать вам вряд ли удастся (хотя попытки могут осуществляться).

Отсутствие резервирования отдельных рабочих мест. Резервное копирование, обычно осуществляется только для централизованных приложений и ваш стиль организации почтовой системы  усложняет восстановление утраченной информации, хранящейся в почтовых ящиках. Я бы сказал, что ее очень редко удается восстановить в экстренных случаях при таком ведении дел.

Если найдутся желающие напомнить мне о других недостатках использования такого типа почтовой системы, пишите на seti2000@seti2000.ru , я обязательно опубликую в этой рассылке.

В конце каждого выпуска я буду помещать совет по использованию почтовой программы Outlook или почтовой системы на базе Microsoft Exchange Server. Сегодня совет для самых ленивых, кому лень разбираться в приходящей почте:

Если вы подписаны на множество различных рассылок, то этот совет для вас. Иногда может возникнуть мысль, что неплохо как-то организовать рассылки, чтобы можно было их читать не всем скопом в папке Inbox (Входящие), а как-то упорядоченно, например каждую рассылку в свою отдельную папочку.

Что же, большинство современных почтовых программ позволяют делать это легко и непринужденно. Я пользуюсь тремя, The_Bat , Microsoft Outlook и Microsoft Outlook Express. Рассмотрим, как можно осуществить данное желание на примере Microsoft Outlook 2002 (XP).  Для этого необходимо воспользоваться «Мастером правил» войдя в него через меню «Сервис». Стоит отметить, что при этом активным объектом должна быть папка «Входящие» (в ином случае вы можете просто не увидеть в меню, переход на «Мастера правил»). Также следует оговориться, что названия я даю в русской нотации и если у вас англоязычная версия, скорее всего «Мастер правил» у вас будет называться «Rules Wizard».

Далее, внутри «Мастера правил» вы можете создать правило для автоматического разделения ваших рассылок по специальным папкам. Для этого сделайте следующие шаги:

1)     Отметьте письмо с текущим выпуском рассылки, которую вы хотите переправлять в отдельную папку (в папке куда у вас попадают все входящие письма, обычно это папка «Входящие»).

2)     Выделите «Тему» («Тема» обычно содержит имя вашей рассылки) в вашем письме и скопируйте ее. Я например это делаю нажимая Ctrl+C , вы можете это сделать через любое меню, например щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Копировать». Необходимо отметить, что выделять и копировать необходимо только неизменяемую часть темы. Т.к. в некоторых рассылках к имени основной темы «Электронная почта предприятия. Создание и практика поддержки», может добавляться что угодно. Например дата, или номер выпуска : «Выпуск 2». Так что здесь надо быть максимально аккуратным и сразу оценить ту часть темы, которая не будет в дальнейших выпусках рассылки меняться.

3)     Вызовите «Мастер правил»

4)     Нажмите «Создать»

5)     Выберите вариант «Перемещение сообщений на основании содержания»

6)     В следующем окне выберите вариант (отметив его галочкой) «содержащие <текст> в поле “Тема”»

7)     В нижнем поле, кликните на ссылку <текст>

8)     Вставьте  в появившемся окне текст, который вы запомнили в самом первом пункте данного процесса. Можно для этого воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+V (или Shift+Ins , кому как удобнее). После чего нажимаем кнопку «Добавить», а затем «ОК». В результате этих действий, имя вашей рассылки становится ключевым атрибутом работы нового правила.

9)      Затем,  перед вами вновь появляется прежнее окно, где в его нижней половине, вы можете ввести имя папки, куда будет происходить перемещение выпусков данной рассылки. Осуществить это можно кликнув на ссылку <Имя>.

10)  Теперь вы можете указать требуемую папку, куда будете перемещать письма. Если таковой вы ранее никогда не создавали, можете создать ее прямо здесь, не отходя далеко, поможет вам в этом кнопка «Создать». Кликаете на эту кнопку, выбираете родительскую папку, куда поместите свою вновь создаваемую папку для рассылок и набираете имя. Например «Электронная почта предприятия. Создание и поддержка.»

11)  Жмете «Далее» до появления кнопки «Готово». Которую теперь и пора нажать (предварительно заполнив сверху, поле с именем правила (набирайте любое имя, какое вам взбредет в голову. Учтите что в дальнейшем при желании вы должны суметь отличить это правило от других).  Возможно у вас появится предупреждение, что данное правило будет работать только на клиенте. Что ж, соглашаемся и с этим тоже. А в появившемся окне теперь можно проверить работу нового правила.

12)  Выбираем кнопку «Выполнить…» и отмечаем (галочкой) то правило, которое мы только что создали. Далее, полезно отметить галочкой переключатель «Включая вложенные папки». Это позволит искать выпуски рассылки во всех папках ниже выбранной родительской, например все, что находятся под папкой «Входящие». Нажимаем «Выполнить…» и процесс пересортировки папок, на основе вашего правила пошел!

В дальнейшем все приходящие сообщения будут анализироваться Outlook и сортироваться на этапе приема. От вас больше никакой работы не потребуется – ленитесь на здоровье.

Сергей Ошеров (mailto: seti2000@seti2000.ru).

Рассылки Subscribe.Ru

Электронная почта предприятия. Создание и практика поддержки
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное