Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Февраль 2015   →
 1
 2
 3
03.02.2015
00:32:02
19:31:11
 4
 5
05.02.2015
16:33:26
18:37:32
 6
 7
 8
 9
10
10.02.2015
01:31:05
21:30:59
11
12
13
13.02.2015
03:30:56
07:38:04
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

ECM с акцентом на юзабилити: трансформация по законам времени


ECM 360




ECM с акцентом на юзабилити: трансформация по законам времени
2015-02-12 22:55
Всего лишь пять-десять лет назад, внедряя на предприятии или в организации какую-либо систему, было необходимо провести серьезное обучение рядовых пользователей. Системы, особенно такие значимые для деятельности компаний, как ERP или СЭД, требовали знаний, умений и определенного периода привыкания от тех, кому предстояло с ними работать. Неудивительно, что зачастую инициаторы проектов сталкивались с сопротивлением и неприятием пользователей, которым было тяжело втягиваться в новые правила. В настоящее время ситуация изменилась радикально: рынок повзрослел, системы стали другими: более дружелюбными и удобными. Яркий пример такой трансформации – ECM-система EOS for Share Point, интерфейс и функционал которой недавно были существенно обновлены.

«За 20 лет работы нашей компании на российском рынке пользователи ИТ-систем очень изменились, – рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС. – Они постоянно общаются в соцсетях, работают в различных приложениях, многое знают и умеют. Они могут сравнивать решения, с которыми приходится взаимодействовать на работе – мы видим, что требования пользователей серьезно увеличиваются. От современных СЭД и ECM ожидают, что они будут удобными для пользователей, интерфейс будет простым и интуитивно понятным – таким, чтобы с первого раза было понятно, что необходимо сделать, чтобы добиться нужного результата. Мы недавно изменили интерфейс наших решений, среди которых и EOS for Share Point, чтобы максимально соответствовать запросам рынка».

Последняя версия EOS for Share Point была выпущена совсем недавно – в конце 2014 г. До этого решение, конечно, также изменялось, но если предыдущие трансформации затрагивали, прежде всего, функционал системы, то новая версия принесла глобальные изменения в ее интерфейс.

EOS for Share Point 4.0 работает на платформе Microsoft SharePoint 2013 – достаточно новом решении, технологически существенно отличающемся от своих предшественников, и одним из важных изменением здесь стали расширенные возможности создания уникального фирменного стиля и дизайна. Именно технологические инновации новой платформы и легли в основу четвертой версии ECM-системы от ЭОС.

Для выпуска новой версии решения ЭОС по результатам внутреннего конкурса выбрал специализирующуюся на разработке интерфейсов компанию «Лаборатория интерактивного дизайна». В результате акцент был сделан на максимально повышении юзабилити системы.

Для EOS for Share Point 4.0 был разработан новый дизайн-шаблон, визуально напоминающий стандартный дизайн SharePoint 2013, но тем не менее совершенно иной. Все изменения были подчинены принципам повышения удобства использования. Чтобы добиться желаемых результатов и сделать интерфейс EOS for Share Point максимально дружелюбным, в ЭОС провели интервью с пользователями решения, собрали и проанализировали их пожелания. В соответствии с полученной информацией были переработаны основные параметры интерфейса.

В EOS for Share Point используется минималистичный дизайн, причем он будет одинаковым практически для всех устройств, что сделает переход с одного на другое «бесшовным», незаметным для пользователя. Также разработчики обновили навигацию, создали специальные трехуровневые фильтры.

«В EOS for Share Point 4.0 мы предлагаем две совершенно новые концепции, два новых подхода к созданию ECM-системы. Первая – это наличие единого универсального рабочего места, – рассказывает Евгений Червяков. – Основное его назначение – предоставить пользователю единый интерфейс, благодаря которому можно работать с любым из модулей, причем делать это привычным, понятным и удобным способом».

На рабочем месте теперь располагается произвольное количество разделов – в зависимости от роли пользователя. Кроме того, на главной странице рабочего места теперь расположен дашборд – специальный набор виджетов, который позволяет в наглядной и сжатой, а потому удобной для восприятия форме представить большое количество данных – например, по стоящим перед сотрудником задачам и их статусе. Все нововведения ориентированы на то, чтобы минимизировать количество необходимых для работы кликов, переходов и позволить пользователю сосредоточиться на самой важной информации и действиях.

«В большинстве внедрений мы сталкиваемся с тем, что набор действий каждого сотрудника отличается в зависимости от его роли, – продолжает Евгений Червяков, рассказывая о второй концепции. – У секретаря на предприятии одни функции, у руководителя – другие. Мы предлагаем рабочее место, которое уже настроено под типовые задачи определенной категории сотрудников. Их, в свою очередь, можно кастомизировать, ориентируясь на потребности конкретной организации/роли/должности/пользователя».

EOS for Share Point 4.0 представляет собой «коробочное» решение с широкими возможностями кастомизации, благодаря которым можно настроить систему под свои уникальные бизнес-задачи. Если компании удобнее использовать «коробочное» решение, то можно использовать любой из пяти вариантов рабочих мест, изначально настроенных под типовые задачи определенной категории сотрудников. Если же структура и задачи компании требуют нестандартных подходов, то на основе базовых рабочих мест можно легко создать рабочие места, соответствующие запросам.

В новой версии решения претерпел существенные изменения и функционал. В частности, произошли существенные изменения на «функциональном» и «технологическом» уровне.

Важным нововведением в области функционала стал модуль «Хранилище файлов». С его помощью можно организовать хранилище любых видов документов – от бухгалтерских счетов-фактур до хранения внутренних нормативных документов. Информация из хранилища будет доступна для всех сотрудников, имеющих доступ к корпоративному порталу, а не только к СЭД. Функционал «Хранилища файлов» позволяет настроить взаимодействие корпоративного портала и СЭД, организовав единое место поиска на рабочем столе. Кроме того, в «Хранилище файлов» созданы справочники, которые можно использовать для настройки доступа, делегировать права управления доступом, предоставлять доступ автоматически. Важной особенностью модуля является его независимость от СЭД и возможность отделения – такой подход позволяет использовать его для организации хранилища документов на корпоративном портале SharePoint.

«Новая версия EOS for Share Point вышла не так давно, но уже пользуется спросом. Если прежним версиям решения удалось, по данным DSS Consulting, занять 2% сегмента СЭД в России, то версия 4.0, на мой взгляд, еще более перспективная, – уверен Евгений Червяков. – Данная версия – это только начало, в скором времени нами будут сделаны дополнительные шаги по улучшению юзабилити. Сейчас мы получаем замечания от пользователей, чтобы понять, в правильном ли направлении движемся. С учетом обратной связи от клиентов мы будем адаптировать решение и вносить изменения в дизайн, так, что выход новой версии не за горами».


А2Б выпустила облачное решение для внутреннего документооборота компаний
2015-02-12 22:57
Компания А2Б объявляет о запуске продаж системы электронного документооборота (СЭД) доступной онлайн и в коробочном варианте. СЭД А2Б включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании.

Возможности СЭД А2Б

Система электронного документооборота (СЭД) А2Б предназначена для сокращения времени на согласование и контроль соответствующих поручений. СЭД позволяет быстро найти любой документ, просмотреть историю и упростить формирование отчетов. СЭД А2Б подходит для компаний малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний с облегченными требованиями к программе.

Основные возможности:

- хранение и учет документов компании (например, договора, распорядительная документация, служебные записки, протоколы совещаний)
- регистрация входящей/исходящей корреспонденции/внутренних документов
- настройка журналов регистрации и типов документов
- выдача поручений и отчет об исполнении
гибкая настройка маршрутов
- быстрый поиск
- удобное отображение документов "в работе"
- уведомление о получении нового документа "в работу", напоминание о сроках
- интерфейс прост и понятен любому пользователю

Варианты внедрения и цены:

Внедрение онлайн СЭД (saas) не потребует больших затрат времени и бюджета: программа готова к использованию сразу после регистрации на сайте a2b.su и работает через браузер. Стоимость доступна даже небольшим компаниям - всего от 500 руб/месяц на всех. Попробовать функционал программы можно бесплатно в течении 30 дней.


DIRECTUM в Славнефть-Мегионнефтегаз – новая глубина внедрения
2015-02-12 23:03
Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, приступила ко второму этапу работ по внедрению СЭД DIRECTUM в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз».

ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз»ведет разработку и эксплуатацию месторождений, расположенных в Ханты-Мансийском автономном округе РФ. Здесь добывается 2% нефти от общей добычи по стране. Предприятие ведет добычу нефти и газа на 26 месторождениях (в том числе в рамках договоров на оказание операторских услуг).

Увеличившийся в связи с развитием компании объем документооборота вызвал необходимость в автоматизации работы с документами и повышении качества взаимодействия сотрудников. Поэтому в 2013 году стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота DIRECTUM. Исполнителем работ выступил генеральный партнер DIRECTUM – компания МайТэк.

Как сообщалось ранее, на первом этапе работ была автоматизирована работа с договорными документами и сформирован электронный архив предприятия. В результате в несколько раз сократилось время согласования договоров, повысились качество и прозрачность процессов. С помощью механизма построения аналитических отчетов легче стало осуществлять контроль соблюдения сроков согласования. Поиск документов теперь занимает в среднем 1-2 минуты. Кроме того, была настроена интеграция c ERP системой SAP и кадровой системой «Персонал».

Ощутив эффект от выполненных работ по внедрению СЭД DIRECTUM, руководством предприятия было принято решение о начале второго этапа автоматизации, целью которого стала автоматизация следующих бизнес-процессов:

- процессы канцелярии (рассмотрение входящих документов, подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем, исполнение и контроль поручений);
- работа с организационно-распорядительной документацией (разработка, согласование, регистрация, исполнение и хранение приказов/распоряжений и служебных записок);
- процессы подготовки и проведения совещаний, а также протоколирование результатов и контроль исполнения принятых решений;
- регистрация, рассмотрение, исполнение обращений граждан и организаций;
- подача, согласование и исполнение заявок на закупку, в том числе процессы по выбору контрагента;
- работа с документами, задачами через веб-клиент.

В едином информационном пространстве DIRECTUM будут работать порядка 1000 сотрудников предприятия.

В планах компании развитие и расширение функционала системы, в том числе внедрение бизнес решения «Управление показателями эффективности», которое позволит руководству работать с количественными оценками бизнес-процессов организации, накапливать статистику и наглядно отображать ее на контрольной панели.

Росаккредитация усовершенствовала свою СЭД
2015-02-12 23:04
Завершился проект развития системы электронного документооборота Федеральной службы по аккредитации в части контроля исполнительской дисциплины, подготовки и отправки документов с электронной подписью по каналам МЭДО в федеральные органы исполнительной власти и обеспечения мобильной работы высшего руководства. Работы по проекту выполнялись специалистами компании Digital Design.

Сегодня система обеспечивает оперативное информирование руководителей высшего и среднего звена Росаккредитации о новых документах и ходе исполнения поручений, позволяет выдавать поручения и согласовывать документы, делает движение документов прозрачным, что в свою очередь позволяет осуществлять оперативный контроль состояния исполнения документов до уровня конечных исполнителей.

Внедрение программного модуля «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР) предоставило топ-менеджменту Росаккредитации возможность вести удаленную работу с документами и заданиями с помощью планшетов iPad под управлением iOS. Модуль «Автоматизированное рабочее место контролера» расширил функциональность СЭД в части контроля исполнения поручений и упростил процедуры контроля над исполнением поручений. Внедрение модуля «Электронная подпись в МЭДО» обеспечило возможность приема и отправки электронных документов в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО с электронной подписью руководителей, придающей юридическую значимость электронным документам.

«Данный проект позволил нам добиться значительного сокращения издержек в организации документооборота: минимизированы сроки подготовки, согласования, подписания, регистрации и отправки документов; исключена необходимость подписания бумажных экземпляров электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, при межведомственном обмене документами с органами государственной власти по каналам МЭДО» — сообщил руководитель ИТ-отдела Росаккредитации, Бутенко Юрий Валентинович.

Как рассказал Сергей Гребень, руководитель проекта со стороны компании исполнителя Digital Design, — «В рамках проекта специалисты Digital Design осуществили интеграцию СЭД заказчика с МЭДО и Федеральной государственной информационной системой (ФГИС Росаккредитации) и обеспечили преемственность существующего функционала с интегрированными подсистемами и процессами агентства. Все работы были выполнены без остановки функционирования систем».
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное