Занимаясь много лет автоматизацией бизнес-процессов, я не понаслышке знал, что такое ресурсные треугольники, квадраты, круги (шуткаJ) и прочие законы жанра. Если нужно сделать хорошее индивидуальное и функциональное решение под какую-то организацию, то почти всегда получается дорого. Если бюджет проекта составляет три копейки, то обычно получается очень сердито.
Наверное, не будет слишком уж сильным невежеством утверждать, чтомаксимальновозможный эффект для бизнеса от ИТ-решения, отнесенный к стоимости его разработки/внедрения – величина примерно одинаковая для решений разных вендоров, технологий, парадигм и т.п. Есть лишь только одна маленькая деталь – реальный эффект от ИТ-решения, как правило, существенно меньше максимального частоиногда он меньше нуля) и стремится к максимальному в том случае, если это правильное решение для конкретной компании и внедряется оно правильными людьми. Попытки внедрить 1С в компаниях, где нужен SAP приводят к печальным последствиям. Равно как и внедрение SAP в компаниях, где вполне подойдет 1С приводит к неадекватным расходам на внедрение и дальнейшее сопровождение и, в конечном счете, к тем же печальным последствиям для ИТ-руководства). Ну, собственно, это философия ИТ.
В силу наличия в голове описанных выше установок, я был настроен весьма скептически, когда впервые столкнулся с BPM-системами. Обещания разработчиков систем выглядели фантастически: комплексная автоматизация целых бизнес-процессов практически без программирования и с копеечной стоимостью лицензий. Здесь и далее я привожу в качестве примера систему BizAgi BPM Suite, хотя существует целый класс подобных систем под общим названием BPMS Business Process Management System). Сразу возникали закономерные вопросы: для чего тогда существуют ИТ-подразделения, занимающиеся внедрением и стыковкой между собой систем разных классов и вендоров? Для чего существуют команды разработчиков почти на каждом предприятии, пишущие свои собственные системы «с нуля»? Для чего пользователям приходится ежедневно работать с десятком разных приложений? Ведь можно поставить одну BPM-систему «из коробки», посадить за нее продвинутого пользователя, который настроит в ней все бизнес-процессы компании, а другие менее продвинутые пользователи будут исполнять их в этой системе в соответствии со сделанными настройками! Конечно же, тогда я не поверил в то, что это возможно и был прав, но лишь отчасти…
Позднее я понял, что существует огромная область для BPM-систем, в которой их применение может быть многократно эффективнее по соотношению результат/стоимость), чем применение ИТ-системы любого другого класса. Также я обнаружил, что распространенность BPM-систем в России неадекватно мала по сравнению с масштабами бизнес-областей, для которых они являются оптимальным решением.
В этой статье я приведу в качестве примера бизнес-кейс по внедрению BPM-системы и рассмотрю, для каких еще задач оправданно применение BPM-системы.
От общего к частному: бизнес-кейс по внедрению BPM-системы
Что за бизнес?
Некоторая компания А занимается персонализированной печатью в промышленных масштабах. В качестве примера продукции можно привести ежемесячные счета для абонентов оператора связи или периодические выписки по счетам для клиентов банка. Компания А получает от своих клиентов базы данных, в которых содержатся списки получателей и информация, которая должна быть напечатана для каждого из них. Далее компания А проводит дополнительную обработку этих баз данных для печати, формирует макеты с расположениям выводимой информации на листах стандартных форматов, согласует эти макеты с заказчиками в виде образцов печати. После этого данные в согласованном виде распечатываются на высокопроизводительных цифровых промышленных принтерах, упаковываются в конверты конвертование) для отправки по почте. В конверты по желанию заказчика могут вкладываться дополнительные материалы рекламные листовки, буклеты и т.п.). Затем конверты укладываются в картонные короба и передаются в почтовую компанию или курьерскую службу для доставки получателям. После всех взаиморасчетов с клиентом за оказанные услуги заказ считается закрытым.
Какие есть проблемы?
«Единицей» услуг, оказываемых компанией, является «заказ» – печать, упаковка и отправка определенного тиража для определенного клиента и здесь есть два важных обстоятельства:
Выполнение каждого заказа должно происходить в определенной технологической последовательности по большей части стандартной), причем, в этот процесс на разных этапах вовлечено большое количество разных людей, разнесенных территориально технологический офис, цеха, отдел продаж и т.п.).
Одновременно в компании выполняется множество заказов, находящихся на разных стадиях исполнения.
Очевидно, что необходимо управлять всей этой массой выполняемых заказов. Например, планировать загрузку людей и оборудования, раздавать рабочие задания, контролировать качество, заниматься отслеживанием и восстановлением брака и т.п. В компании отсутствует интегрированная система управление производством. Диспетчеризация заказов производится частично вручную, частично с лоскутной автоматизацией.
Этим обуславливаются следующие проблемы:
Высокие ручные трудозатраты на ведение сводной информации по выполняемым заказам, их статусам, плановым датам отдельных операций и т.п.
Недостаточное качество и актуальность подобной информации. В целом, невозможно быстро и точно сказать какой заказ на какой стадии находится в данный момент, в чьей зоне ответственности и т.п.
Дополнительные издержки, связанные с недостаточно эффективным использованием оборудования и трудовых ресурсов.
Отдельные виды проблем с качеством.
Прочие стандартные проблемы, связанные с недостаточной автоматизацией основных бизнес-процессов и процессов управления.
Какое предложено решение?
Внедрение BPM-системы BizAgi BPM Suite, в частности:
Описание бизнес-процесса выполнения типового заказа и вариаций нетиповых заказов в качестве дальнейших направлений развития).
Настройка данного бизнес-процесса в системе: сама схема процесса, схема данных и формы ввода данных, правила автоматического назначения исполнителей операций.
Интеграция с системой 1С: получение из 1С исходных параметров заказа и передача в 1С информации о текущем статусе его выполнения.
Интеграция с системой учета брака собственной разработки для передачи информации о браке между участниками бизнес-процесса.
Выполнение заказов в рамках BPM-системы, накопление статистики по фактическим параметрам выполнения заказазов.
Анализ и совершенствование выполнения бизнес-процессов внесение соответствующих изменений в BPM-систему, в качестве дальнейших направлений развития).
Как это выглядит?
Описанный выше бизнес-процесс выполнения типового заказа, прорисованный в деталях в нотации BPMN, являющейся в настоящее время де-факто стандартом описания бизнес-процессов и поддерживаемой BizAgi BPM Suite:
Для работы в BPM-системе конечные пользователя менеджеры и исполнители в настроенных бизнес-процессах) используют вэб-портал, с которым они взаимодействуют через браузер. В нем они непосредственно исполняют бизнес-процессы, получают сводную оперативную и аналитическую информацию в соответствии с правами доступа:
Пользовательский интерфейс BPM-системы представляет из себя набор настраиваемых форм, которые привязываются к операциям бизнес-процесса и отображаются для получение и ввода данных при выполнении соответствующей операции:
Формы в свою очередь получают и сохраняют информацию в базе данных BPM-системы. Информационная модель данных в BizAgi BPM Suite настраивается при помощи визуального редактора в соответствии с требованиями предметной области:
Также можно увидеть как это функционирует «в живую» на моем демонстрационном стенде:demo.kholodkov.ru
Какова стоимость данного решения?
Стоимость лицензий BizAgi Xpress – 20 лицензий – 70.000 рублей.
Стоимость работ по внедрению – 150.000 рублей.
Стоимость оборудования 1 виртуальный сервер на платформе VMware vSphere) – 20.000 рублей.
Стоимость системного ПО Microsoft Windows Web Server 2008 R2) – 20.000 рублей
Итого: 260.000 рублей.
От частного к общему: области применения BPM-систем
У BPM-систем много «конкурентов» среди информационных систем других классов, при помощи которых те же самые бизнес-процессы могут быть автоматизированы иначе. В частности: учетные и интегрированные ERP-системы, системы электронного документооборота, корпоративные порталы взаимодействия, системы управления проектами и собственные разработки.
Однако, как уже было отмечено выше, существует много областей, в которых применение BPM-систем является оптимальным наиболее эффективным) решением. О целесообразности применения BPM-системы в конкретной организации можно судить по следующим признакам:
Деятельность организации имеет выраженный процессный характер в противоположность функциональному или проектному. Например, для конструкторского бюро, разрабатывающего новые виды ракетной техники, BPM-система будет малополезна в отличие, например, от хорошей комплексной системы управления проектами. А вот для кредитного агентства, рассматривающего заявки на получения кредитов, BPM-система может очень подходить в качестве средства автоматизации процессов рассмотрения заявок различных типов.
В организации существуют процессы, растянутые во времени. Например, процесс приготовления блюда в ресторане занимается несколько десятков минут и вряд ли требует учета выполнения отдельных операций нарезка картошки, жарка мяса и т.п.). Напротив, процесс поставки товаров из-за рубежа заказ, оплата, транспорт, таможня и т.п.), длящийся дни и недели, – кандидат на исполнение в BPM-системе.
В выполнение процессов вовлечено много людей, разнесенных географически. Очевидно, что если в процессе участвуют всего два человека, сидящих за соседними столами, то они смогут договориться и координировать совместную деятельность и без BPM-системы. Если же исполнителей много, то BPM-система реально облегчит управление, взяв на себя передачу «потока» и сопутствующей информации от процесса к процессу, от операции к операции, от человека к человеку.
При выполнении процессов происходит обмен информацией между несколькими информационными системами. С точки зрения пользователя удобнее работать с одной информационной системой, однако на практике пользователям часто приходится получать и вводить информацию в различные системы: ERP-система, система электронного документооборота, CRM-система, корпоративный портал и т.п. В этом случае BPM-система может стать «единой точкой ввода и получения информации» пользователями при выполнении процессов. Сопутствующим извлечением и внесением данных в другие системы занимается «интегрирующая» BPM-система без участия пользователя.
Процессы, соответствующие перечисленный выше характеристикам «процессы для BPM-системы»), можно встретить во многих даже относительно небольших компаниях. Доля их в бизнесе может быть велика или мала. Также может быть высока или низка их важность для успеха организации.
Исходя из этих двух факторов, можно сделать вывод о целесообразности внедрения BPM-системы в конкретной организации. Если «процессов для BPM-системы» в компании много и/или они являются ключевыми, то имеет смысл рассмотреть возможность внедрения BPM-системы. В остальных случаях лучше посмотреть в сторону систем из других классов.
Наконец, приведем некоторые примеры отраслей и «процессов для BPM-системы» в них.
Отрасль сфера деятельности)
Процесс
Поставки и торговля
Процесс поставки партии товаров от поставщика
Процесс исполнения заказа на покупку от клиента
Управление недвижимостью
Процесс сдачи объекта недвижимости в аренду
Процесс продажи объекта недвижимости
Телеком
Процесс подключения услуги связи
Полиграфия
Процесс исполнения типового заказа персонализированной печати и почтовой рассылки
Процесс исполнения типового заказа неперсонализированной печати
Страхование
Процесс принятия и выплаты по убытку
Финансы
Процесс рассмотрения заявки и выдачи кредита
Информационные технологии
Процесс типового внедрения программного продукта
Государственное управление
Процесс предоставления госуслуги
Заключение
Если Вы видите в своей организации «процессы для BPM-системы» и написанное выше для Вас интересно – предлагаю Вам рассмотреть возможность внедрения BizAgi BPM Suite. Это не потребует от Вашей организации никаких материальных затрат в том случае, если вы все же решите, что BPM-система Вам не нужна. Почему? Потому что, сотрудничая с нами, Вы платите только за результат, который Вас устраивает. Более подробную информацию Вы можете найтиздесь.