Аутсорсинг

Смысл аутсорсинга заключается в том, что часть работ в компании передается на выполнение внешним организациям.

Основной предпосылкой возникновения аутсорсинга является разделение труда, о котором говорил еще Адам Смит. И действительно, зачем компании выполнять самостоятельно то, что не является для нее основным видом деятельности, ради чего она не создавалась? Гораздо проще довериться другой компании, созданной специально для выполнения определенных функций. Дело в том, что разделение труда нужно трактовать не дословно, когда каждый выполняет одну узко специализированную работу, что в результате ведет к высокой фрагментарности бизнес-процессов компании. Разделение труда может быть не функциональным, а процессным. Основные процессы будут выполняться в компании, а обеспечивающие – отдаваться на аутсорсинг профильным организациям, для которых эти бизнес-процессы будут основными, а значит, им будет уделяться особенное внимание, они будут реализовываться качественно и профессионально.

На аутсорсинг можно передать любой бизнес-процесс, который не является основным, то есть таким, ради которого создавалась компания. Так, адвокатская контора не станет отдавать на аутсорсинг юридические консультации, поскольку именно ради оказания подобных услуг она и создавалась. Но эту задачу вполне может отдать внешней организации какая-либо промышленная корпорация. Как пишут Хаммер и Чампи в своей книге "Реинжиниринг корпорации": "представьте, 

Таким образом, необходимо представить себе, что в вашей компании есть только один сотрудник. Чтобы компания смогла работать в таком составе, нужно понять, что должен выполнять он, а что можно смело отдать на сторону. Так, если ваша компания занимается оптовой торговлей, то ваш единственный сотрудник вряд ли в первую очередь будет заниматься подбором персонала или уборкой помещений. В его обязанности будет входить исключительно взаимодействие с клиентами и поставщиками, чтобы заказ был получен и отгружен вовремя, а все остальное будет передано внешним организациям. Таким образом, на аутсорсинг можно отдать любые обеспечивающие процессы. Перечислим их:

• маркетинг;
• обеспечение персоналом (подбор, развитие, аттестация и т.д.);
• бухгалтерский учет;
• административно-хозяйственное обслуживание;
• юридическое обеспечение;
• доставка товара.

Остальные процессы зависят от специфики деятельности организации: необходимо выявить из них непрофильные, которые ТИПРРТИП БЗкомпания привыкла принимать за основные.

Более того, на аутсорсинг можно отдать даже стратегическое и финансовое планирование, тогда в роли аутсорсеров будут выступать консалтинговые компании. Конечно, неверно называть аутсорсинг панацеей от любых проблем в организации, однако к несомненным его достоинствам следует отнести повышение эффективности и качества некоторых бизнес-процессов, сокращение их сроков и, в идеале, стоимости. Все дело в том, что, как уже говорилось, процессы, отдаваемые на аутсорсинг, являются для этих компаний профильными. Естественно, в любой компании основное внимание уделяется именно основным процессам, которые и приносят прибыль. В компании, которая эти процессы отдает внешней организации, они выполняются чаще всего посредственно: они неосновные, а потому руководители им уделяют мало внимания и считают, что вполне достаточно, что эти процессы просто работают, а как они выполняются – не суть важно. Выход таких процессов чаще всего не удовлетворяет внутренних клиентов компании по срокам, по качеству, по разнообразию, полноте выполнения, стоимости. Например, возьмем процесс "обеспечение персоналом". В 90% компаний, где данный процесс не отдан на аутсорсинг, руководители так или иначе жалуются на отдел по персоналу: "кого они нам подбирают?", "почему они все никак нам никого не подберут?". Таким образом, внутренние клиенты рассматриваемого процесса недовольны его выходом: подобранные сотрудники не соответствуют ожиданиям. Такой посредственный процесс обычно обходится компании в 3000 долларов и более (при условии ЗП сотрудника отдела персонала 800 долларов, 3 менеджерах по подбору персонала и текущих расходах), стоит ли он того? Обычное рекрутинговое агентство берет за свои услуги 15-20% от годового дохода кандидата. Если взять среднюю ЗП 1000 долларов, то подбор такого сотрудника обойдется компании в 1800 – 2400 долларов с предоставляемой гарантией на него в 3-6 месяцев. Обычно в средних компаниях новых сотрудников берут на чаще 1-2 раз в месяц, поэтому выгоднее пользоваться услугами аутсорсеров. Более того, кадровая служба иногда не в силах проверить квалификацию каждого специалиста, вынуждена отвлекать сотрудников других отделов от основной работы. В силу нехватки времени, кандидаты подбираются недостаточно тщательно, а потом может оказаться, что они не соответствуют требованиям. Профильное кадровое агентство сосредоточено только на подборе кандидатов, поэтому подходит к выполнению процесса ответственно, и поэтому оценивает соискателей максимально тщательно, предоставляя клиенту уже готового сотрудника, которого не нужно проверять, тратя драгоценное время. Отдав подбор персонала на аутсорсинг, можно держать 1-2 специалистов по кадровому учету. Однако в аутсортинге не всего можно получить идеальную ситуацию: порой внешняя компания не обладает специфическими знаниями в вашей области, а потому качество ее работы может быть недостаточным.

Перед тем, как передать тот или иной бизнес-процесс на аутсорсинг, нужно пройти следующие шаги.

1. Выделить основные направления деятельности компании, то есть то, ради чего создавалась компания. Здесь важно выделить именно профильную деятельность, а не все, чем компания занимается.

2. Определить процессы, напрямую связанные с бизнес-направлениями компании – основные бизнес-процессы. Их нельзя отдавать внешним организациям. Однако не надо путать процессы.

3. Выделить остальные бизнес-процессы верхнего уровня (наиболее общие процессы). На этом этапе нужно определить остальные бизнес-процессы, осуществляемые в компании.

4. Определить возможность передачи на аутсорсинг этих процессов.В качестве критериев оценки такой возможности можно использовать организационные, финансовые, психологические и иные сложности, которые могут возникнуть при передаче некоторых процессов внешним организациям. Под организационными сложностями обычно понимают проблемы взаимодействия с аутсорсерами, такие как сроки и форма предоставления им информации,  сроки и форма результатов работы аутсорсеров, контактные ответственные за бизнес-процесс лица и т.д. В качестве финансовых трудностей можно рассмотреть вариант, когда большая эффективность выполнения того или иного процесса другой компанией будет означать и слишком высокую стоимость аутсорсинга. Психологические проблемы аутсорсинга включают и увольнение "лишнего" персонала, и возложение на отдельных сотрудников новых функций по взаимодействию с аутсорсерами, и боязнь изменений как таковая. Под иными сложностями понимаются специальные знания, требуемые для выполнения бизнес-процесса, либо другие особенности, которых аутсорсер может не знать, но которые являются существенным условием качественного выполнения бизнес-процесса. В качестве примера можно вспомнить юридическое обеспечение IT – компании, рассмотренное выше.

5. Определение границ процессов на аутсорсинг. После того, когда вы выбрали, какие бизнес-процессы можно отдать другим компаниям, необходимо четко выделить границы этих процессов: с какого действия будет начинаться работа аутсорсера и каким она будет завершаться. Например, обычно процесс управления персоналом передается лишь в части подбора сотрудников, а их оформление происходит внутри компании. Этот этап крайне важен, особенно при подписании договора и разграничении ответственности.

6. Выбор внешней компании. Это важный этап аутсорсинга, так как от решения зависит будущее качество бизнес-процесса. Основной момент – обратить внимание на опыт работы компании и в частности – именно с компаниями вашей отрасли.

7. Выбор ответственного за взаимодействие с внешними компаниями. С передачей процесса на аутсорсинг в компании автоматически должен появиться сотрудник, ответственный за контроль работы внешней компании.

8. Определение регламента взаимодействия. Со сменой ответственного за выполнение того или иного процесса с подразделения компании на внешнюю компанию потребители результатов процесса и поставщики ресурсов для его выполнения не изменятся, но появятся особенности взаимодействия с аутсорсерами. Например, могут поменяться сроки предоставления внешней компании ресурсов, либо изменится число участников процесса, либо поменяются требования к форме предоставления ресурсов и т.д. Это обговаривается с аутсорсером и включается в регламент взаимодействия компаний, который должен соблюдаться обеими сторонами.

Аутсорсинг в разных организациях может принимать разные формы. Так, в средних компаниях довольно часто встречается "полный аутсорсинг", когда максимальное количество обеспечивающих процессов отдаются на сторону. Особенно это заметно в быстро растущих фирмах, которые сосредотачивают все ресурсы на расширении основной деятельности, отдавая все остальное другим компаниям.

В крупных компаниях аутсорсинг может быть частичным, то есть часть процесса отдается на сторону, а часть – остается в компании. Связано это с тем, что не всегда можно найти подходящего по размеру аутсорсера, который смог бы справиться с большим объемом работ. Так, крупные организации могу частично сами, а частично через рекрутинговые агентства осуществлять поиск персонала, то же касается маркетинга, хозяйственного и юридического обеспечения.

Холдинговые структуры представляют собой наиболее интересный вариант реализации аутсорсинга. Очень часто в состав группы компаний входят в том числе и аутсорсеры. Ведь смысл создания холдинга – получение синергетического эффекта от объединения нескольких компаний, который смогут более эффективно взаимодействовать.

Почему аутсорсинг встречается редко? Причин тому несколько:

• Руководство не считает нужным платить внешним компаниям, считая, что лучше сэкономить и выполнить обеспечивающие процессы своими силами  со средним качеством.
• Организация не доверяет внешним фирмам (особенно это касается передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг).
• Компания не видит необходимости в более эффективном и качественном выполнении неосновных процессов.
• Боязнь зависимости от другой организации.
• В компании не структурированы бизнес-процессы, поэтому нет четкого представления об их границах, ответственных, что затрудняет передачу их внешней компании.

И если причины 1-4 устранить сложно, то проблема 5 вполне решаема. Кроме того, если компания проведет описание бизнес-процессов, одновременно с этим может быть осуществлена оценка их эффективности и стоимости, что будет почвой для принятия решения о целесообразности аутсорсинга.

Одно из основных преимуществ аутсорсинга заключается в более качественном и менее затратном выполнении переданной функции. Более высокое качество объясняется наличием высокооплачиваемых профессионалов, которые имеют большой опыт по данной проблематике. За счет большого объема работ в данной сфере у Аутсорсера появляется возможность получить солидный опыт и на его основе создать различные разработки для выполнения переданной функции. Это происходит из-за того, что Аутсорсер занимается только этой сферой, причем не для одной Компании. то есть начинается профессиональная специализация, снижение издержек, так как наступает эффект накопления: чем больше специализация – тем проще управление, чем лучше управление – тем дешевле обходится весь процесс. Таким образом, издержки при аутсорсинге становятся ниже, чем при самостоятельном выполнении соответствующей функции.

Аутсорсинг - это способ снижения издержек обслуживания основного бизнес-процесса. Аутсорсинг организационного развития снижает риски и издержки, связанные с переменами и развитием бизнеса и организации.

Одной из причин «вывода» функций за пределы компании является нехватка внутренних ресурсов. Иногда, в чем-то бывает выгоднее привлечь профессионалов. Передача нестратегических функций помогает снять с компании ненужную нагрузку.

Вы покупаете чистую услугу, без дополнительных расходов, неизбежно связанных с содержанием высококвалифицированного, технологически сложного подразделения - Департамента развития. Наём собственных специалистов возможное, но дорогостоящее и рискованное мероприятие. Используя схему аутсорсинга, нет необходимости принимать на работу узкоспециализированных и высокооплачиваемых специалистов, но в тоже время это позволяет эффективно реализовывать крупные проекты.

Аутсорсинг дает возможность сократить затраты на развертывание и поддержание системы стратегического развития. Нет необходимости в организации материально-технической базы и в крупных инвестициях в передовые технологии для поддержки и развития Вашего бизнеса.

Для фирмы-аутсорсера это является главным бизнесом, ее специалисты более компетентны и как следствие, она начинает работать на перспективу, что актуально для конкурентных рынков.

Он начинает вкладывать деньги в развитие, в новые разработки. Так что ко всем преимуществам добавляется еще и то, что у Аутсорсера данная сфера все время будет развиваться и при сотрудничестве с ним, будет предлагаться во все более и более продвинутом виде.

В настоящее время су­ществуют два вида аутсорсинга: аутсорсинг бизнес-процессов и производственный аутсорсинг.