Здравствуйте Читатель!

С Вами Алексей Кочетов с выпуском рассылки "Время - деньги"

Планирование и его значение

Если вы и прежде чувствовали себя слишком загруженным, то теперь, когда вы добавили к своим текущим делам целый ряд А-действий, вы, должно быть, испытываете это чувство вдвойне. Чтобы найти выход из этой ситуации, отодвиньте на время свои жизненные цели на задний план и задайтесь вопросом: что я должен сделать сегодня?

Разумеется, вам необходимо время на удовлетворение таких естественных потребностей, как еда и сон. Если вы не сказочно богаты и вас никто не содержит, вам приходится ходить на работу, чтобы зарабатывать себе на хлеб и крышу над головой. Одеться, причесаться, добраться до места работы и трудиться нам в течение дня - все это необходимо и на все уходит уйма времени.

Кроме того, вам требуется время на такие стереотипные действия, как утренний туалет, просмотр утренней газеты, посещение ежедневных планерок, поддержание в чистоте своего рабочего места, просмотр телепередач, мытье посуды, проводы детей в школу. Естественные потребности и стереотипные действия составляют ту часть вашей каждодневной жизни, о которой вы практически не задумываетесь, но которая, тем не менее, отнимает у вас очень много времени. По сути, она легко может превратиться в главное содержание вашей жизни!

Одна секретарша как-то пожаловалась мне, что у нее никогда не хватает времени на выполнение тех поручений шефа, которые кажутся ей наиболее интересными. После беседы со мной она поняла, в чем ее беда: практически весь рабочий день уходил у нее на исполнение рутинных обязанностей, которые были ей поручены в день ее устройства на работу: отвечать на телефонные звонки, писать под диктовку шефа, вести картотеку, встречать посетителей и отвечать на их вопросы, поддерживать в порядке канцелярские принадлежности. Она была настолько загружена всеми этими мелочами, что заниматься более интересными делами у нее просто не было возможности. С аналогичной проблемой
особенно часто сталкиваются домохозяйки.

Вы, конечно, тоже можете взвалить на себя груду мелких каждодневных дел и отдавать им все свои силы и время, но прежде всего подумайте, так ли уж вам этого хочется.

Текущие дела до некоторой степени предопределены тем, что уже начато вчера, на прошлой неделе или в прошлом месяце. Предопределяющими факторами могут служить и действия, совершаемые регулярно, и взятые вами на себя обязательства. Один знаменитый ныне писатель после головокружительного успеха своей первой книги в течение года не мог отделаться от различных приглашений. Его дни были расписаны на месяцы вперед. Вместо того чтобы отдохнуть с семьей или начать работу над новым романом, он был вынужден в силу взятых на себя обязательств разъезжать, выступать с лекциями, участвовать в телепередачах. У него не было ни дня, когда бы он мог себе позволить раньше лечь или позже встать, не выходить из дома или почитать книгу. Вы тоже можете оказаться в ситуации, когда значительная часть вашего времени будет уходить на выполнение прежних обязательств.

Еще один вид посягательства на ваше время исходит из всякого рода непредвиденных помех или случайностей. Проснувшись, вы обнаруживаете, что накануне вечером забыли выключить фары и таким образом разрядили аккумулятор, так что вместо того чтобы явиться в офис на четверть часа раньше и ликвидировать задолженность на работе, вы оказываетесь на своем рабочем месте двумя часами позже. Там вы узнаете, что вам уже пять раз звонил мистер Джоунз с жалобой на неприбытие товара, и теперь вы вынуждены носиться, как угорелый, пытаясь ускорить отправку груза. Естественные потребности, стереотипные действия и прежние обязательства вкупе с непредвиденными помехами могут заставить кого угодно расстаться с мечтой о том, чтобы уделять хотя бы несколько минут в день достижению одной из жизненных целей. Но могут и не заставить. Все зависит от того, готовы ли вы стать хозяином своего времени. Существует всего один способ повысить вероятность достижения важнейших жизненных целей: составление распорядка дел на каждый день.

«Но ведь планирование тоже требует времени?»

Каким бы занятым вы ни были, вы должны находить время на составление планов. Уделяйте этому хотя бы по десять минут в день, утром или вечером, и ваши старания будут вознаграждены сторицей. Допустим, что вам и без плана удается управиться со всеми делами. Но отказавшись от планирования, вы выгадываете для себя очень мало времени, зато уж наверняка перестаете проводить различия между приоритетами ABC. Даже посвящая себя одним только первоочередным А-задачам, вы не можете себе позволить такую роскошь, как планирование; помните, что уделяя этому несколько минут, вы ровным счетом ничего не теряете, зато многое приобретаете. Как бы парадоксально это ни звучало, но именно потому, что у вас не хватает времени на составление планов, вы обязаны выкраивать на это время.

Планирование утром, когда вы еще полны сил, имеет массу преимуществ. На свежую голову приходят свежие идеи. Сокращается промежуток между идеями и их воплощением. Четко выстроив в уме систему приоритетов на день, вы не станете отвлекаться на мелкие и незначительные задачи. Преимущество вечернего планирования в том, что вы знаете, на чем остановились, и это помогает вам правильно спланировать свои действия на завтра. Кроме того, если вы заранее составите распорядок дня, завтра вам не нужно будет размышлять над тем, чем заняться в первую очередь, чем во вторую и т. д., теряя драгоценное время на споры с самим собой. Еще одно преимущество состоит в том, что за ночь ваше подсознание до конца проработает заданные накануне идеи, и вы вступите в новый день полностью подготовленным к их воплощению в жизнь.

Как видим, утреннее и вечернее планирование имеют различные преимущества, ни одним из которых не следовало бы пренебрегать. А потому я рекомендую вам «строить планы» как утром, так и вечером.

Некоторые их моих клиентов тщательно фиксировали время, затраченное на то или иное дело в течение недели. Это были очень добросовестные и пунктуальные люди, уделяющие вопросу
планирования намного больше внимания, чем это делает большинство из нас. Они были убеждены в важности этой задачи и не жалели на нее времени. В результате они пришли к выводу, что планирование, не требуя много времени, приносит ощутимые результаты, а именно: позволяет решать больше задач первоочередной важности (А-1) и не обращать внимания на мелочи. Планирование заставляло их концентрироваться на самых важных делах.

Я знал нескольких чиновников, которые взяли себе за правило не покидать своих кабинетов до тех пор, пока перед ними не будут лежать планы на следующий день. Помимо того, утром они приходили на работу на несколько минут раньше, чтобы подработать и уточнить свои планы.

Лично я обычно составляю распорядок дня рано у гром. При всей моей педантичности планирование отнимает у меня в среднем три с половиной часа в неделю. Я встаю около пяти утра и начинаю день с важнейшего из своих дел - планирования.

Каждое утро я просматриваю список своих жизненных целей и выделяю те конкретные А-действия, которые могу совершить сегодня. Остаток времени до завтрака я посвящаю выполнению этих А-задач. Одной из них является написание этой книги, значительная часть которой была написана в те часы, когда моя семья еще спала.

Я рекомендую вам в пятницу днем подводить итоги прошедшей недели и в самых общих чертах составлять план на следующую (только понедельник должен быть расписан подробно) С самого утра в понедельник принимайтесь за уточнение составленного плана и реализацию А-целей текущей недели.

Как выкраивать больше времени на А-задачу

При составлении расписания на неделю главное - выделить время на те А-дела, которые требуют наибольшего количества времени. Когда речь идет о ваших приоритетных задачах, не скупитесь на большие отрезки времени. Выделите для таких задач определенные дни недели (скажем, утро вторника и четверга). Не дробите отрезки времени, выделяемые вами на выполнение А-задач.

Ваше каждодневное расписание должно включать в себя специальное А-время, в течение которого вы обязаны в принципе воздерживаться от выполнения С-задач. Начните с небольшого отрезка времени, например пятнадцатиминутного, но используйте его исключительно для А-дел. Увеличивайте этот отрезок по мере того, как у вас будет входить в привычку делать важные дела в первую очередь. Попробуйте два разных способа выделения А-времени: горизонтальный или вертикальный. В первом случае на А-дела отводится какое-то определенное время ежедневно (например с 9 до 10 утра в дни
с понедельника по пятницу). Во втором - определенное время в один из дней недели (например с 2 до 4 дня в среду).

Один мужчина, жена которого имела привычку принимать многочисленные приглашения от знакомых, утомившись от бесконечных хождений по гостям и невозможности побыть наедине с супругой, прошелся однажды с ручкой по ее календарю и вписал во все вторничные вечера слова «деловая встреча». С тех пор, когда ее приглашали в гости во вторник, она заглядывала в свой календарь и обнаруживала, что на это время в нее уже запланирована «деловая встреча». Таким образом супруг высвободил А-время для общения с женой наедине.

Некоторые «специалисты по времени» рекомендуют подробно фиксировать, чем вы занимаетесь в каждую минуту в течение суток. Я категорически против такого подхода, так как убежден, что протоколирование по минутам не только утомительно, но и является пустой тратой времени. Допустим, вы намереваетесь изменить свои гастрономические привычки. Интуиция подсказывает вам, что необходимо сократить количество жареной пищи и добавить в меню чуть больше белка и побольше свежих овощей. Если решая, какие именно изменения внести в свою диету, вы станете критически оценивать каждый употребляемый вами в пищу продукт, это будет напрасной тратой времени.

С другой стороны, ежедневное фиксирование всех жареных блюд и свежих овощей, присутствующих на вашем столе в течение месяца, существенно поможет вам сократить количество первых и увеличить число вторых. Вы немедленно ощутите все преимущества хорошего здоровья и избавите себя от монотонного протоколирования всего, что вы едите в течение месяца. То же относится и ко времени. Я считаю, что его следует контролировать избирательно, следя только за теми конкретными пунктами, которые, как вам кажется, отнимают у вас незаслуженно много времени. Поверьте моему опыту: тот, кто пытается охватить все, находит это занятие столь безнадежно утомительным, что бросает его через пару дней, так и не добившись никаких результатов.

Смените режим

Подобно переходу на другой режим питания, можно перейти и на другой режим времени. Если вам кажется, что в вашей семье слишком много места занимает работа и слишком мало - семья и личная жизнь, начните уходить с работы вместе со всеми, поставьте перед собой цель проводить больше времени с семьей. Увлечение гольфом не оставляет вам времени на общественную деятельность? Не пускаясь ни в какие хитроумные расчеты, просто сократите время на игру в гольф. Все ваши силы уходят на поддержание чистоты в доме, а вам бы хотелось заняться творчеством? Ничего не случится, если в течение двух-трех дней полы побудут немытыми.

Совсем необязательно вести строгий учет каждой минуты. Правильно составленного распорядка дня вполне достаточно, чтобы найти время на выполнение тех дел, которые вы считаете действительно необходимыми. И запомните: на важное дело время всегда найдется. Самые занятые люди умеют находить время на свои личные нужды не потому, что у них больше времени, чем у других, а потому, что они его правильно планируют и как бы создают себе дополнительное время. Занимаясь одним и тем же ежедневно в одно и то же время, вы избегаете необходимости каждый раз принимать решение. Совершение определенных действий превращается для вас в своего роди ритуал, привычку ждать определенного часа, чтобы обзвонить всех знакомых, привычку составлять меню на день, читать газету, ходить на учебу или посещать собрание и, самое главное, привычку посвящать каждому из этих занятий заранее отведенное для него время.

Две разновидности оптимального времени

Еще одним очень важным аспектом является выбор оптимального времени Оно имеет две
разновидности. Субъективное оптимальное время - это время вашей наивысшей работоспособности (утро, день или вечер). Объективное оптимальное время - это то, что наиболее подходит для общения с коллегами, друзьями, домочадцами.

Время, в которое вам лучше всего удается сосредоточиться, и будет вашим субъективным
оптимальным временем. Мне известны «жаворонки», не способные выдать ни одной дельной мысли после семи часов утра; мне также известны «совы», пик творческой активности который приходится на промежуток между десятью и двенадцатью часами ночи (впрочем, для них это еще вечер). Если бы вам предложили выбрать те два часа суток, в которые ваша мысль работает наиболее плодотворно, какие бы вы выбрали? С десяти утра до полудня7 С 4 до 6 дня? Выбранные вами часы, возможно, и окажутся вашим субъективным оптимальным временем. Однако я бы порекомендовал вам ближайшие две недели проследить за тем, действительно ли в эти часы ваша способность концентрироваться достигает своего максимума.

Субъективное оптимальное время желательно приберегать для дел первостепенной важности.
Большинство деловых людей выбирает в качестве своего субъективного оптимального времени первые два часа рабочего дня, но используют эти часы, как правило, на чтение утренней газеты, просмотр ежедневной почты, ответы на вчерашние телефонные звонки, переговоры с коллегами и инструктаж подчиненных. Тратить свое оптимальное время на текущие дела такого рода в высшей степени неразумно. Одна женщина испытывала необыкновенный прилив сил, когда оставалась дома одна.

Как только захлопывалась дверь за ее мужем и детьми, она начинала метаться по квартире:
заправляла кровати, мыла посуду, стирала белье, подбирала игрушки, так что к 11 часам утра на ней уже не висело никакой работы по дому. Затем она впадала в состояние сонливости, в котором пребывала до половины третьего, когда ей было пора идти забирать детей из школы. Намерения этой женщины были самыми похвальными: ей казалось, что если она поскорее избавится от нудной повседневной домашней работы, у нее останется море времени на изготовление свечей - ремесло, приносившее ей небольшой доход и огромное удовольствие.

Однако вскоре она убедилась в том, что после выполнения всех домашних обязанностей у нее просто не остается сил на занятие любимым делом. Кроме того, поскольку к 11 утра все в доме было прибрано, у нее уже не поднималась рука доставать из шкафов свои инструменты и материалы, раскладывать их по всей комнате и тем самым заново создавать беспорядок. В результате ей начало казаться, что у нее не хватает времени на изготовление свечей. Как человек со стороны, я сразу понял, что она совершает ошибку, характерную для тех, кто не умеет планировать свое время. Следуя моей подсказке, она просто поменяла местами свои занятия и за счет этого получила два часа оптимального времени на изготовление свечей.

Ту же самую ошибку, правда, в обратном порядке, совершал мой знакомый химик-аналитик,
посвящавший свое послеобеденное время просмотру свежих публикаций по специальности и
заполнению текущих административных бланков. Он это делал как раз в то время, на которое приходился пик его работоспособности. Когда он по моему совету перенес выполнение своих текущих обязанностей на утренние часы, он высвободил себе вторую половину дня для творческих задач. Объективное оптимальное время - это время, наиболее благоприятное для контактов с другими людьми. Именно в это время следует обращаться за указаниями к шефу, уезжающему на неделю в служебную командировку. Те, кто работает в торговле, считают своим объективным оптимальным временем период с 9 до 17 часов, когда они непосредственно общаются со своими клиентами. Всю подготовительную работу они оставляют на часы, лежащие вне этого периода.

Необходимо заранее удостовериться в том, что у вас действительно будет возможность встретиться с нужными людьми. Домохозяйка заблаговременно записывается на прием к зубному врачу или в салон на стрижку. Она знает время открытия и закрытия магазинов, в которых регулярно делает покупки. Если мне нужно кому-нибудь позвонить, я выбираю момент, когда есть сто шансов против одного застать нужного мне человека на другом конце провода. Чиновник планирует совещание с коллегами на то время, когда они не заняты, и использует это время с максимальной эффективностью.

Большинство людей не отличаются умением ставить себя на место других, а потому, как правило, неспособны вписываться в чужое расписание. Между тем такая способность непременно даст результаты. Один из моих знакомых общается с шефом в течение всего обеденного перерыва, так как знает, что тот почти никогда не обедает вне офиса. Они едят свои сандвичи и беседуют без посторонних, поскольку все остальные питаются в кафе. Другим подходящим моментом, чтобы переговорить с шефом, может быть и тот, когда он только что вошел в офис, снимает пальто и шляпу и еще не успел всецело погрузиться в рабочие проблемы.

Не сковывайте себя

Умение приспосабливаться к быстро меняющейся ситуации предполагает такое качество, как гибкость. Если единственным перерывом в ряду запланированных на день деловых встреч будет обеденный, вы наверняка вернетесь домой измотанным, нервным и раздраженным.
Непредусмотренные обстоятельства также требуют своей доли. Даже при достаточно свободно составленном расписании почта, посетители и телефонные звонки могут поглотить у вас столько времени, что в итоге вы окажетесь перегруженным.

Опыт непременно научит вас тому, что и в отсутствие каких-либо исключительных обстоятельств всегда найдется множество мелких отвлекающих факторов, на которые уйдет часть вашего рабочего дня. Поэтому обязательно оставляйте, как минимум, час в день про запас на случай непредвиденных обстоятельств. Оставляйте пробелы в своем расписании для отдыха после затянувшейся беседы, просмотра корреспонденции и разбора документов. Старайтесь решать наиболее безотлагательные вопросы в первой трети дня, с тем чтобы потом не нервничать из-за того, что вас кто-то или что-то отвлекает.

Излишняя жесткость в следовании плотному расписанию дня, не предусматривающему каких-либо отклонений, создает ощущение, будто вами командуют ваши часы; постоянно на них поглядывая, вы делаете свою жизнь невыносимой. Между тем тщательное планирование и соблюдение разумного баланса между временем, расписанным по минутам, и временем, оставленным про запас, поможет вам сделать течение своей жизни более равномерным, уменьшить риск внезапных рывков и остановок.

автор Алан Лэкейн

-----------------------------------------------------------

Всего доброго!

-----
Алексей Кочетов
Ведущий рассылки "Время - деньги"