Инструменты достижения личного успеха в бизнесе и жизни № 36 (сентябрь 2010)
Письмо на деревню дедушке или грамотное деловое письмо?
Ваш начальник попросил вас собрать для него какую-либо информацию или высказать в письменном виде свои соображения по какому-либо вопросу, вы послали ему письмо с важной и интересной информацией, но он на нее никак не прореагировал. Почему? Как вы оформляете письмо боссу? Ваши письма приятелям и сослуживцам хоть чем-нибудь отличаются друг от друга? Эти вопросы обсуждаются в сегодняшней рассылке, подготовленной Ириной Толмачевой.
Как часто деловые письма, которые мы получаем, ничем не отличаются от письма Вани Жукова своему дедушке: «Дорогой дедушка (начальник, сослуживец), пишу тебе (Вам) рассказать о том, что у меня случилось на днях…» и так далее. Письма и подружкам и клиентам набиваются наспех, с орфографическими ошибками и в совершенно одинаковой форме. Задумывались ли вы о том, каким мощным производственным инструментом является электронная почта? Скажите, все
ли письма, которые вы получаете, вы читаете до конца? И все ли вообще открываете? Ваш начальник или партнер по бизнесу ничем от вас не отличается, и не будет напрягаться и выискивать в ворохе набросанных вами слов рациональное зерно.
Грамотно, понятно и аккуратно составленное письмо дает следующие преимущества своему составителю:
такое письмо читают, чаще всего до конца,
такое письмо убеждает в позиции автора,
такое письмо создает положительный имидж его автору.
Каковы базовые правила составления делового письма?