Дневник внедрения "Параболы"

16.06.2007, суббота

Исполнитель:

Первая встреча с Заказчиком и его экономистом.

Встреча посвящена подробному рассказу:

- зачем нужна "Парабола";

- как она работает (очень подробно, с примерами);

- по ходу встречи - ответы на возникающие вопросы.

Заказчик очень заинтересован во внедрении, очень уж не нравится ему теперешнее положение дел.

Экономист произвел очень хорошее впечатление – пытается наладить нормальный управленческий учет, да и вообще навести порядок.

Договорились, что в качестве первого шага Заказчик набросает задачи (или ожидания Заказчика) для того персонала, который, по его мнению, должен работать по "Параболе". В качестве образца Заказчику передан файл с примером постановки подобных задач для другого предприятия, где раньше вводилась Парабола.

Заказчик (мнения, впечатления, замечания):

Исходная ситуация: люди не заинтересованы в эффективной работе.

Не нравится: безынициативность работников.

Хочу: наладить работу так, чтобы подразделение работало самостоятельно как часы.

Третье лицо (сторонний наблюдатель, присутствующий на презентации):

Во время презентации "Параболы" у Заказчика и его экономиста глаза, что называется, горели. По ходу дела они "обрастали" конкретикой, прерывая презентацию рассуждениями, что и как можно применить в их ситуации. Возникла уверенность, что "Парабола" будет внедрена и что она действительно поможет улучшить результаты деятельности подразделения.

17.06.2007, воскресенье

Заказчик:

По оставленному образцу Заказчик набросал задачи сотрудникам на июль 2007.

В процессе увидел взаимосвязи на участке.

То есть процесс обдумывание задач приводит к неожиданному результату: более глубокому пониманию работы участка.

Понял, кто главное (ключевое) лицо, от которого зависит слаженная работа участка – кладовщик. Таким образом, определено "слабое звено". Странно, что раньше это не было видно так отчетливо.

Вернее это было видно, но все не хотелось кого-то обидеть или трудно сладить с человеком методов уговором или приказов – не работает как надо, хоть ты тресни.  Тем более, когда среди сотрудников родственники начальства.

18.06.2007, понедельник

Исполнитель:

Заказчик прислал разработанные по переданному образцу "Задачи на июль" и файл "Цели и задачи".

В файле "Цели и задачи" Заказчик определил основные цели и задачи подразделения, а также попробовал набросать критерии оценки деятельности подразделения. Этот файл можно будет снова посмотреть примерно через месяц, когда заработает "Парабола", думаю, что Заказчик изменит свое мнение. Более того, Заказчик сам удивится, как поверхностно он видел ситуацию до внедрения "Параболы".

В файле "Задачи на июль" Заказчик попробовал для нескольких сотрудников определить задачи на месяц, причем задачи, поддающиеся количественному измерению. Учитывая отсутствие навыка постановки таких задач, получилось на первый раз неплохо.

Тем не менее, пришлось по телефону в течение примерно часа – полутора обговорить каждую задачу, уточняя формулировки и определяя количественные показатели. От некоторых задач Заказчик в процессе обсуждения отказался, по некоторым изменил формулировки и количественные показатели, были введены некоторые новые задачи. Для некоторых сотрудников было предложено ввести так называемые "интегральные оценки". Для некоторых задач была установлена необходимость контроля промежуточных результатов в середине месяца.

По автослесарям было решено пока не определяться с задачами, а подумать в течение суток.

По этим двум файлам Исполнитель в этот же день подготовил специальный файл формата EXCEL, с необходимыми расчетами по "Параболе" уже для конкретных сотрудников (кроме автослесарей).

Файл был выслан Заказчику для того, чтобы Заказчик внимательно ознакомился с расчетами и, меняя цифры, почувствовал, как работает "Парабола", как изменяется размер премий сотрудников от выполнения задач, какие в "Параболу" встроены механизмы тонкой настройки, учитывающие важность и труднодостижимость задач.

Заказчик:

Было очень легко разговаривать с консультантом по вопросу внедряющейся на предприятии СМК (системы менеджмента качества).

"Парабола" сильно перекликается с СМК в постановке целей и задач. Вместе с тем, "Парабола" более гибкая и не столь заформализованная.

Уже вся фабрика гудит о "Параболе", как о страшном оружии дальнего действия.

19.06.2007, вторник

Исполнитель:

Заказчик задумался о том:

- как соблюсти правовые вопросы при изменении порядка оплаты труда;

- как в наиболее доходчивой форме донести принципы работы "Параболы" до персонала.

С целью оказания помощи Исполнитель выслал Заказчику:

- специально разработанные Стандарт предприятия "Порядок начисления и выплаты премий сотрудникам (наименование предприятия) в зависимости от достижения ключевых показателей эффективности". Стандарт на 95 % готов для использования, Заказчику необходимо только внести в него небольшие изменения, учитывающие специфику данного конкретного предприятия (наименование должностей, сроки выполнения отдельных этапов).

- облегченные примеры расчетов и дословный порядок выступления перед неподготовленной аудиторией.

Кроме того, с Заказчиком по телефону проговорили практически по каждой ячейке файла расчетов, разобрались с формулами, коэффициентами, что на что делится и умножается. Заказчик сразу, в режиме реального времени, менял цифры и смотрел, как работают формулы.

Кажется, все основное теперь Заказчику стало ясно.

Определились с задачами для автослесарей.

Заказчик:

"Положение о премировании действительно сняло проблему, которая напрягала. Очень нравится, что Исполнитель очень четко и доходчиво объясняет.

Однако не уверен, что я смог правильно донести смысл системы до подчиненных. Отправил краткую информацию по "Параболе" главному экономисту и ген.директору. Жду реакции".

20.06.2007, среда

Исполнитель:

Заказчик был занят текущей работой и с "Параболой" не работал.

Исполнитель пообщался с экономистом Заказчика и ответил на накопившиеся вопросы. Экономист разбирается с материалом параллельно с Заказчиком. В будущем именно экономист будет заниматься основной работой с файлами "Параболы".

Заказчик:

"Рутина замучила. Понимаю, что нужно решать главные вопросы, тогда и дело сдвинется. Но начальству ж все срочно подай… А рутина именно из-за того, что вовремя не были сделаны определенные дела, которые теперь и навалились как снежный ком".

21.06.2007, четверг

Исполнитель:

Заказчик в телефонном разговоре поднял тему мотивации на точное удержание заданного параметра, в его случае – бюджета. Актуальная вещь, так как на предприятии у Заказчика введено правило: перерасходовал бюджет более чем на 3 процента – премии не будет. А 3 процента очень нелегко отследить.

Исполнитель упомянул об этой возможности на презентации в первый день, но, чтобы не перегружать внимание Заказчика, только этим и ограничился.

Учитывая интерес Заказчика, Исполнитель вставил необходимую формулу, как образец, и выслал Заказчику.

Очень быстро Заказчик прислал файл уже со своим вариантом расчета. Чем удивил – быстро схватил суть и самостоятельно сделал вариант с расчетом на  возможно более точное удержание бюджета мая. Май был взят для примера, как уже прошедший месяц с известными показателями выполнения бюджета.

При этом Заказчик поставил в известность свой персонал о размерах премий, которые были бы получены, если бы май отработали по "Параболе". Многие приуныли, так как по факту многие допустили серьезный перерасход бюджета. Кроме того, заранее были неизвестны правила игры. Хорошо, что все осталось виртуальным.

Тем не менее, два положительных вывода:

1. Заказчик убедился, что "Парабола" воздействует. Равнодушных не осталось.

2. Заказчик уже сам способен делать расчеты и ставить задачи персоналу по "Параболе".

3. Заказчик рвется в бой – опережая меня, просит дать попробовать дополнительные "параболические" инструменты.

Все-таки обнаружилась ошибка Заказчика, проявившаяся в одинаковых параметрах труднодостижимости задач. Обговорили, ошибка больше не должна повторяться.

Заказчик:

"Ну, не боги горшки обжигают… Научимся.  :) 

По поводу приуныли… Было дело. Но когда они поразмыслили, что получат, если будут работать как того требуется по "Параболе", то поняли, что это им интересно".

22.06.2007, пятница

Исполнитель:

Ежедневные беседы с Заказчиком сделали свое дело и теперь Заказчик может самостоятельно составить необходимые файлы и расчеты по "Параболе" для начала работы с 1 июля.

Так и решили, Заказчик делает и в понедельник-вторник присылает Исполнителю файлы  для проверки.

Параллельно Заказчик, увидев с помощью "Параболы" собственные недостатки управленческого учета, предпринимает усилия по введению новой отчетности, то, что раньше не делалось.

Заказчик:

"Слава Богу, помогает экономист. Хорошо, когда в собственных рядах есть единомышленники".

25.06.2007, понедельник

Исполнитель:

Заказчик был загружен работой и не смог пообщаться по "Параболе".

Заказчик:

"Приходится исправлять собственные недочеты "прошлой" жизни и бороться с устоями (я бы сказал "застоями") и традициями предприятия… А это отнимает много времени и сил…"

26.06.2007, вторник

Исполнитель:

Заказчик сделал и прислал:

"Задачи на июль" – уточнены задачи и введены в систему и другие должности. Чувствуется, что Заказчик много размышляет и обдумывает предстоящую работу по "Параболе".

"Образец заполнения журнала Учета ремонтного времени по АТЦ".

"Карточка Учета ремонтных часов на транспортное средство".

Последние две вещи – попытки Заказчика по налаживанию нормального управленческого учета.

Обсудили мотивацию аккумуляторщика. Исполнитель предупредил Заказчика о необходимости поддержания баланса между учетом и бюрократизацией. При этом Исполнителем был предложен способ более простой мотивации аккумуляторщика.

Было обсуждение проблемы определения оптимальных затрат. Так как у Исполнителя уже есть опыт решения этой проблемы, Заказчику было предложено сначала вывести исполнение бюджета на 95 – 98 процентов от плана, а затем сделать следующий шаг – запуск виртуального предприятия с подсчетом виртуальной прибыли и оплаты премии как процента от этой прибыли, может быть даже по технологии переменного процента.

Заказчик:

Виртуальное предприятие – замечательная идея, но для ее реализации нужны уже подготовленные умственно и мировоззренчески люди. А в этом и должна помочь "Парабола".

27.06.2007, среда

Исполнитель:

Заказчик был занят проблемой отпусков, поэтому не смог пообщаться по "Параболе".

Заказчик: подтверждаю.

28.06.2007, четверг

Исполнитель:

Заказчик снова был загружен работой и не смог пообщаться по "Параболе".

Заказчик: подтверждаю.

29.06.2007, пятница

Заказчик:

"Подвел итоги деятельности сотрудников по выполнению заданных параметров. Пока это еще не связано с "Параболой". По итогам за май месяц я пожалел своих механиков и выплатил им премию, не смотря на то, что не все задания были выполнены. В этом месяце (июнь) премия была выполнена уже за работу. В результате кто-то получил много, а кто-то ничего. Сотрудники поняли, что это уже не шутки и что действительно можно хорошо заработать, если хорошо работать.  Видимо поэтому стали с бОльшим энтузиазмом присматриваться к "Параболе", о которой уже давно идет речь.

Попутно стало очевидным, что точное удержание взятого на себя обязательства по использованию денежных средств (бюджета) – это профанация. Нельзя заранее точно до копейки спланировать расходы на предприятии, где куча старого оборудования".

Исполнитель:

Заказчик не совсем точно выразил мысль: точно удерживать бюджет средствами "Параболы" – можно, а вот точно планировать при старой технике – трудно.

30.06.2007 – 01.07.2007, суббота и воскресенье

Заказчик:

Работал над решением задачи по определению мотивационных параметров для работников совершенно разных направлений, пытаясь сделать их эффективными и справедливыми.

02.07.2007, понедельник

Исполнитель:

В разговоре с Заказчиком выяснил, что у него есть "пунктик" – страх сделать ошибку, ведь впервые ему приходится строго планировать основные задачи подчиненным на месяц. А если не получится? А с этим же связана зарплата? Поэтому неосознанно затягивает процесс, тем более, что всегда можно сослаться на непомерную занятость.

Пришлось убеждать Заказчика, что не страшно, в случае ошибки можно будет (в виде исключения) поправить вручную.

Заказчик:

"Созрел к тому, что предлагал Исполнитель - к интегральной оценке деятельности работников. Будем ставить им оценки (как в школе) :)

Завтра планирую ввести все данные в таблицы "Параболы" для всех сотрудников и передать Исполнителю на проверку.

Сотрудники с новой системой ознакомлены".

03.07.2007, вторник

Исполнитель:

Заказчик решил для себя одну проблему, которую создал сам же. Части сотрудников была обещана повышенная зарплата, если они сделают определенную работу. Это было еще до "Параболы" и не совсем вписывалось в "параболические" изменения, хотя уже стало понятно, что старой системе приходит конец. Разговор был трудный, для сотрудников он выглядел как нежелание руководителя платить больше, но, тем не менее, Заказчик это сделал, чем удалил еще одно препятствие на пути внедрения "Параболы". Практически весь персонал уже знает о предстоящих изменениях, надо быстрее вводить, июль же начался!

Кроме этого, у Заказчика форс-мажор – серьезная авария.

04.07.2007, среда

Исполнитель:

Заказчик выслал уточненные задачи для своего персонала на июль.

Учитывая, что Заказчик по-прежнему жалуется на чрезмерную занятость, оговорились о следующем:

на основании присланного Исполнитель сам делает для Заказчика файл со всеми расчетами по "Параболе" и высылает Заказчику для окончательного утверждения и начала работы.

Конечно, лучше всего для самого же Заказчика сделать этот файл самостоятельно, получив необходимые дополнительные навыки. Тем более, что уже тренировки были и Заказчик в принципе все знает.

Но, так как уже 4-е число, месяц уже начался, а задачи персоналу все еще не поставлены, да еще пару дней займет согласование и окончательное утверждение, Исполнитель берет эту работу на себя.

05.07.2007, четверг

Исполнитель:

Исполнитель начал делать рабочий файл "Параболы" для Заказчика. Практически уже можно сказать, что Заказчик начал работать по "Параболе", то есть он уже (даже без рабочего файла) поставил задачи подчиненным и примерно сообщил, во что это для них выльется, если они перевыполнят их или не выполнят поставленные задачи.

06.07.2007 года файл будет готов и выслан Заказчику.

06.07.2007, пятница

Исполнитель:

Закончил и выслал Заказчику рабочий файл "Параболы". Это почти все, то есть по этому файлу можно работать, а если даже он изменится, то не более, чем на несколько процентов.  С Заказчиком договорились, что созвонимся в выходные и обговорим нюансы, если таковые окажутся.

Хотя надо сказать, что на настоящий момент неясного практически не осталось, общаемся с Заказчиком на одном языке. Разительный контраст по сравнению с началом внедрения (16 июня).