Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Правовой ЛикБез

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 172 RSS
←   Октябрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.Soinform.spb.ru
Открыта: 25-10-2004

Автор
Ирине

Статистика

172 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Обучение и правовая поддержка руководителя


Более забавного стереотипа или вида самоутверждения у топ-менеджера,
чем наличие секретаря в его управленческой структуре трудно придумать.

 

Давайте рассмотрим должность и обязанности секретаря в иерархии любой организационной структуры.

I уровень 
В организационной структуре, разумеется, занимает руководитель или коллегиальный орган управления организации, если это - например, какая-то общественная организация.
Орган управления, расположенный на первом уровне несет в соответствии с законодательством полную ответственность за деятельность организации.

II уровень 
В структуре занимают заместители руководителя по различным направлениям деятельности организации, которые несут ответственность за осуществление деятельности по этим направлениям

III уровень 
В структуре это, как правило исполнители, являющиеся специалистами по различным направлениям деятельности организации, если структура небольшая или руководители подразделений, в том числе руководители отделов, если структура достаточно объемная.

 

Согласно теории позиционного прогнозирования, да и по элементарным канонам управления каждый верхний уровень организационной структуры обладает значительно большим объемом информации, чем нижний и передает дозированную часть информации, необходимой для исполнения профессиональных обязанностей своим подчиненным.

На основании вышеизложенного постараемся определить структурный уровень для должности секретарь.
Очевидно, что I и II уровни структуры не соответствуют должности секретаря или точнее должность уровням.
Давайте рассмотрим профессию секретарь, если такая вообще существует в природе, с точки зрения должностных обязанностей и таким образом определим месторасположения этого, неопознанного пока нами существа, в структуре организации.

 

Вот пример обычных требований к секретарю, предъявляемых работодателями:

В обязанности специалиста входит:  печать на ПК, учет внутренней документации (приказы, письма), организация рабочего дня руководителя, сбор информации, заказ и бронирование авиа, ж/д билетов, работа по офису и т.п.

Особые требования:  знание ПК, хорошие внешние данные
(секретарь - лицо фирмы!)

 

Примерные функции секретаря:
1. ответ на телефонные звонки
2. ведение делопроизводства организации

3. ведение кадрового учета

4. подача кофе-чая

 

К какому уровню организационной структуры относятся подобные функции,
часть из которых более эффективно заменяет компьютер, кофейный аппарат, органайзер, телефонная станция, программы факсовых и почтовых рассылок  и другие, доступные для пользования профессионального
топ-менеджера, машины?

 

Во всяком случае, очевидно, что даже не к третьему уровню.
Может быть, речь идет о четвертом и ниже – технический персонал?

Но у четвертого уровня есть материальный результат работы.
А какой он у секретаря?

Ранее были профессии стенографистка и машинистка при топ-менеджере в качестве технических специалистов для оформления результата работы его рабочего дня. Но они так и назывались - технические специалисты и сегодня их заменила техника, которая лучше справляется с такими обязанностями,
всегда при руководителе и не требует внимания.

Таким образом - непростительную роскошь по созданию самому себе препятствий в работе может позволить лишь только тот руководитель, у которого достаточно свободного времени  и терпения.
Потому что и время и терпение потребуются ему для того, чтобы функции, легко выполнимые  компьютерной программой или электронным органайзером с его помощью, - сначала добровольно передать другому (менее квалифицированному) человеку,  а потом - весело убивать свое время, проверяя правильность выполнения данного секретарю задания, переделывая это задание и стараясь дотянуть секретаря до своего профессионального уровня.

 

По-видимому, один из принципов профессионального менеджмента  о том, что количество времени, затраченное на поручение и проверку задания не должно быть больше, чем самостоятельное выполнение этого задания – забыт или неизвестен большинству содержанцев профессии секретаря.

 

Например:
1. организация рабочего дня руководителя.
Кто, как не сам руководитель должен и может спланировать свой рабочий день, и знает, как это сделать, чтобы работа была выполнена им профессионально и в срок, с учетом своих психофизиологических особенностей.
А потом записать свой план в электронный органайзер, присутствующий в каждом мобильном телефоне. В отличие от секретаря органайзер не подведет, не забудет и не перепутает, и в нужное время напомнит вам о необходимости выполнить то или иное действие или посетить какое-то мероприятие.

 


2. печать на ПК

Абсолютно туманная обязанность. Что-то из серии переписка карандашных набросков руководителя красивым каллиграфическим почерком.
Владение таким навыком как печать на компьютере – современный аналог пользования авторучкой и не имеющий этого простейшего навыка топ-менеджер, вызывает как  минимум недоумение, а как максимум сомнение
в собственной профессиональной пригодности в отношении остальных думательных функций.


3. ответы на телефонные звонки.
Если по входящим звонкам требуется диспетчеризация звонков, то легче поставить соответствующую программу и телефонный аппарат, распределяющий звонки по подразделениям, где специалисты профессионально и сразу ответят на нужные вопросы. Если речь идет о звонках руководителю, то для личных и любимых деловых партнеров существует мобильная связь, а остальным ответят профессионалы в соответствии с вопросом.

4. учет внутренней документации (приказы, письма)

Каждое подразделение обязано самостоятельно документировать, учитывать и сопровождать свою деятельность. А не тратить свое время на объяснение секретарю как оформить их документацию.
Сегодня печать (оформление) любого документа не представляет сложности, так как требует минимума – вбить фамилию и текст в соответствующую компьютерную программу, в которой существует огромное количество утвержденных специалистом (юристом) и руководителем организации, шаблонов.

 

 

Тем не менее, многие «великие управленцы», смело ставят специалиста
n-ного, где n – стремится к бесконечности, уровня, как минимум на второй уровень, а то и выше – на первый уровень организационной структуры
 (рядом с собой) для оформления лица фирмы, по-видимому, считая свое лицо для украшения организации недостаточным.

 И тем самым, сознательно или, скорее всего – бессознательно, они планируют заведомо нерегламентное (невозможное) управление. Более того, они взращивают моноконфликтера - непрофессионального человека, который попав
в профессиональную тусовку, оценивает ее, исходя из своих незначительных профессиональных возможностей и достаточной с его точки зрения информации
с самого верхнего уровня, которую профессионально использовать он не в состоянии (не умеет), а  вот в своих целях, исходя из своего соображения – может использовать, сколько и как ему угодно.

 

Для чего секретарь нужен профессиональному топ-менеджеру?
Наверное, для того же, для чего человеку, имеющему собственный автомобиль и умеющему профессионально водить свой автомобиль, нужен постоянный водитель этого автомобиля.
Для того чтобы везти владельца автомобиля на его авто тогда, когда сам он уже везти свой автомобиль не в состоянии.

(812) 233-33-66, 233-35-50 запись на обучение и консультации

 
В избранное