Учимся видеть процессы

Добрый день!

• 30 минут про ваш бизнес с Михаилом Рыбаковым. Бесплатная консультация для собственников и топ-менеджеров.
• Онлайн курс "Деньги: как хорошо зарабатывать, со смыслом и удовольствием". Второе занятие 6 февраля: можно присоединиться. 6 интенсивных практических занятий, раз в неделю по 3 часа. Курс пройдет в третий раз.
• 26ой бизнес-лагерь "Как навести порядок в своем бизнесе и вовлечь команду в его развитие". С 16 марта в Дахабе (Египет). Вы научитесь выстраивать систему в своем бизнесе, делать его живым и саморазвивающимся. Добрая цена при оплате до 31 января включительно.
• Глубокий авторский годовой курс "Развитие организаций в гештальт-подходе" для бизнес-консультантов и тренеров, психотерапевтов, собственников бизнеса и топов с 15 сентября в SPA-отеле Welna в Тарусе. Курс пройдет уже в пятый раз.
• Телеграм-канал Михаила Рыбакова: статьи, новости и анонсы.

Тема выпуска. Учимся видеть процессы

Перво-наперво вам нужно научиться процессы видеть. Они протекают в компании независимо от того, замечаете вы их или нет: ведь работы как-то выполняются! Процессы есть и у бабушки, которая торгует на улице яблоками, и в гигантской корпорации. Смотреть на свой бизнес сквозь призму процессов – суть «процессного подхода» к управлению. Он в корне отличается от привычного взгляда на компанию через ее организационную структуру. Успешные компании во всем мире давно применяют процессный подход. Так что вопрос «нужно или не нужно» – не стои´т.

Категории процессов

Всего выделяют 4 категории процессов:

• Основные.
• Вспомогательные или поддерживающие, обслуживающие.
• Процессы управления.
• Процессы совершенствования (саморазвития бизнеса).

Основные процессы

Это те процессы, которые составляют суть бизнеса компании. Еще их называют процессами, приносящими прибыль. А еще – теми процессами, за которые готов платить ваш клиент: они добавляют ему ценность.

Эти процессы есть в любой компании. Условно можно сказать, что каждый из них – это «отдельное» направление бизнеса. По крайней мере в управленческом учете точно есть смысл их разделять.

У основного процесса всегда:

• На входе – клиент (или потенциальный клиент) с потребностью. То есть ему от вас что-то нужно. Хотя, возможно, он пока не до конца понимает, что именно.
• На выходе:

– Клиент удовлетворил свою потребность (получил что хотел или чуть больше) и доволен.
– Компания получила выгоду. Это не только прибыль, но и репутация на рынке, опыт для команды, новые партнеры и т. д. Да и просто радость для всех участников.

Возьмем типичную торговую компанию. Обычно в ней основных процесса два:

• Оптовые продажи.
• Розничные продажи.

Примеры из других сфер бизнеса:

• Ремонт автомобиля клиента.
• Выпуск журнала.
• Обслуживание клиента в ресторане.

Основной процесс ресторана может выглядеть так:

Бизнес-процесс «Обслуживание гостя в ресторане»

Вспомогательные (поддерживающие) процессы

Они нужны для того, чтобы основные процессы могли хорошо выполняться. Их – множество. Например:

• Управление персоналом. Это подкатегория, в ней несколько процессов:

– Наем сотрудника на конкурсной основе.
–   Введение нового работника в должность и пр.

• Управление финансами (тоже подкатегория).
• Маркетинг (подкатегория).
• Логистика (подкатегория).
• ИТ‑сопровождение (подкатегория).
• И так далее.

Почему же они вспомогательные? Ведь без них – никуда!

Все так. Однако сами по себе они не приносят клиенту ценности и он не готов оплачивать обучение ваших работников или внедрение в вашей компании сложной информационной системы.

Основные процессы приносят деньги, а вспомогательные – затратны для бизнеса. У основных главная цель – максимально заработать. У поддерживающих – получить результат, но при этом – сэкономить.

Именно поэтому вспомогательные процессы – главные кандидаты для вывода их на аутсорсинг. Это выгодно не всегда: в каждом случае нужно внимательно смотреть и считать.

В зависимости от отрасли и специфики вашего бизнеса разные процессы могут относиться к основным или вспомогательным. Например, для транспортной компании «доставка груза» – это основной процесс, а для большинства компаний – вспомогательный. То же самое касается уборки помещений и т.д.

Станислав Фокин, директор по производству компании «ГринТриз», Коломна (производство и продажа новогодней и праздничной продукции). В нашей компании рубка металла – это не основная работа, поэтому мы заказываем металл у поставщиков, а затем отдаем его сторонней организации на изготовление (рубку) нужных нам частей из целого листа. Этим экономим на содержании и обслуживании оборудования и производственных площадей.
У нас в автопарке 3 грузовых автомобиля, в течение года они справляются с доставкой наших грузов. В пик сезонных отгрузок длительностью 1,5–2 месяца (ноябрь–декабрь) для вывоза больших объемов продукции мы используем транспортные компании, наемные автомобили, спецтехнику или фуры. Тем самым экономим на содержании и обслуживании транспортных средств и исполняем наши обязательства перед клиентом.

Процессы управления

Они определяют технологию управления бизнесом. Управленческие процессы удобно делить на три категории:

• Стратегическое управление.
• Тактическое управление.
• Оперативное управление.

Они похожи по структуре и различаются лишь временны´ м горизонтом. Деление условно и зависит от страны, компании, ваших предпочтений.

Например, в России стратегическим считается управление на трехлетнем (и даже годичном) горизонте, в то время как в Европе – 10 и более лет. Это связано с нестабильностью и непредсказуемостью нашей ситуации. Хотя это как раз самообман российских руководителей. Именно в таких условиях стратегическое управление – нужнее всего. Самые сильные компании выигрывают именно в стратегии.

Тактика – обычно в России это период от месяца до квартала (в разных бизнесах).

Оперативка – от дня до недели.

Замечу, что когда компания находится на спонтанном уровне развития, в ней активно происходит только оперативное управление, причем хаотично. Тактическое – реже. А стратегическое выполняется лишь в фоновом режиме в головах высших руководителей.

Как устроены управленческие процессы? Просто! Вот управленческий цикл:

Управленческий цикл

Полезно также относить к управленческим еще одну подкатегорию процессов: управление архитектурой бизнеса. Все то, чем вы начинаете сейчас заниматься, работая над наведением порядка в компании. Этим тоже нужно управлять. Иначе снова наступит хаос, только на сей раз – другого типа. Когда в компании гора бумаг, разные версии процессов и т. д. И никто не может разобраться в этом бардаке – теперь уже бумажно-бюрократическом.

А ваша цель – сделать легкую, гибкую и удобную систему.

Процессы совершенствования

Если первые три категории вы встретите в любом серьезном учебнике, то эту выделяют далеко не всегда.

А зря. С каждым годом изменения в бизнесе, да и вообще в жизни, ускоряются. Если ваша компания не успевает к ним адаптироваться – начнёте сдавать позиции. Впрочем, самое выгодное – не подстраиваться под изменения внешней среды, а создавать их – пусть подстраиваются другие.

Конечно, как-то развивается любая компания, даже находящаяся на спонтанном уровне. Руководителям порой приходят в голову гениальные идеи. Но такое везение – штука ненадежная.

Основная задача процессов совершенствования – сделать развитие бизнеса системным и непрерывным.

Простейший пример – грамотно работать с претензиями недовольных клиентов. Не отмахиваться от них, как от назойливой мухи. А выяснять, что им не понравилось, что можно сделать лучше. Заодно и клиент полюбит вашу компанию больше, чем прежде.

Еще лучше – не ждать, когда к вам поступит рекламация и требование вернуть деньги. А регулярно проводить опросы удовлетворенности клиентов, внедрять их пожелания в свою работу.

В мире применяют множество глубоких подходов, в том числе основанных на статистических методах. Но для начала освойте относительно простые и используйте их системно – на благо клиентам и себе, любимым.

Порядок работы над процессами

Теперь, когда вы знаете, какие процессы бывают, самое время выделить их в своей компании. Но прежде – несколько принципов и правил.

Сначала нужно определить приоритеты.

В компании процессов – много. Работа над бизнес-процессами – трудоемкая!

И если взяться сразу за все, увязнете. Особенно если не следовать методике, а хвататься за все подряд.

У нас по опыту сложилась такая последовательность:

1. Основные.
2. Вспомогательные.
3. Управленческие.
4. Совершенствования.

Где логика? Почему, например, не начать с управленческих? Они ведь, наверное, самые главные…

• Сначала основные – потому что именно они в первую очередь влияют на результаты бизнеса, на удовольствие клиентов от работы с вами. К тому же основные проще всего увидеть, понять и описать. На их примере команде легче научиться. Ну и, наконец, эти успехи вдохновят вас и команду двигаться дальше.
• Вспомогательные – после. Они тоже важны, но не так, как основные. Их сложнее увидеть.
• Управленческие – еще позже. По нашему опыту, людям очень сложно их осознать. Даже в крупных российских компаниях большинство топ-менеджеров не верят, что эти процессы можно структурировать, потому что за долгие годы привыкли управлять спонтанно.
  Можно! Только не спешите – сначала научитесь на более простых. А через пару лет, возможно, и к управленческим придете.
• Ну и, наконец, совершенствование. Очень интересная группа процессов. Правда, есть одно но: они постоянно вносят в компанию дополнительные изменения. Для зрелой стабильной организации, где все отлажено и работает как часы – это прекрасно. Но для спонтанно-хаотичной – вредно. Потому что еще глубже загоняет ее в пучины бардака.

Сначала четкая система и порядок. А уже потом – совершенствование. Впрочем, отдельные элементы этого мы с вами уже затронули и еще рассмотрим на страницах этой книги. А если вы хорошенько все у себя внедрите, то и саморазвитие вашего бизнеса будет.

Внутри каждой категории тоже решайте, чем заняться в первую очередь.

Например, в основных процессах – сначала отлаживайте самые главные: по доле в обороте и прибыли компании. Мелкие оставьте на потом.

Поддерживающие также проранжируйте по важности. Их – много! Сначала беритесь за те, которые сильнее всего влияют на основные.

Дальше в книге я буду показывать вам технологию на примере основных процессов.

Работа с другими категориями в целом похожа.

Чтобы научиться описывать, отлаживать в внедрять бизнес-процессы, участвуйте в бизнес-лагере "Как навести порядок в бизнесе и вовлечь команду в его развитие". Дахаб (Египет), с 16 марта. Подробная и детальная проработка темы описания и внедрения бизнес-процессов (ей посвящены три полных дня лагеря), разбор типичных ошибок, практическая работа в группах на примерах бизнесов-участников, обмен опытом между участниками. Советуем приезжать командой собственников и топов, чтобы после мероприятий говорить на одном языке и эффективно внедрить новое в работу компании.

Забронируйте места в бизнес-лагерь уже сейчас, при оплате до 31 января - добрая цена.

Отзывы участников бизнес-лагеря

Илья Малый, собственник компании «Комплекс Форм» (эксклюзивные конструкции из стекла и металла под заказ), Москва
Мы сейчас финишировали бизнес-лагерь Михаила Рыбакова и Ольги Пайвиной «Как навести порядок в бизнесе». Собственно, хочу поделиться определенными моментами, что для себя взял.
Самой ценной для меня была возможность замедлиться и посмотреть на свой бизнес и бизнес коллег с высоты, то есть, уже в другом масштабе совершенно, не в формате постоянной «мясорубки». Соответственно, очень важным было общение, очень ценным. Какие-то инсайты приходили в процессе обсуждения порой даже чужого бизнеса. И очень классная атмосфера, очень классно выстроен процесс. Вот эта плавность, спокойность, погружение, к концу одиннадцатого дня – сплоченность группы (группа порядка 40 человек). Очень располагает атмосфера, окружение, то есть, место – Велна, тут лес вокруг. Очень признателен Михаилу за приглашение. Возможно, приеду еще.

Алексей Лысенко, директор компании «Новамедика», Москва
Я принял участие в бизнес-лагере по наведению порядка в бизнесе и вовлечению команды в развитие бизнеса. Это очень интересное и захватывающее мероприятие проходило в замечательной команде из представителей разных отраслей. Сначала у меня были опасения по этому поводу, но потом я осознал, что это лучший формат, в котором я участвовал. Ранее мы проводили стратегическую сессию у себя в компании, но именно присутствие собственников и топов из других компаний дало много интересных инсайдов.
В результате я сделал вывод, что конфигурация и принципы бизнеса в большинстве с воем похожи (понятно, что есть отраслевые специфики).
Мы очень глубоко разобрали те инструменты, которые позволят любой компании навести порядок, если следовать достаточно простым рекомендациям, которые мы не только получили, но и опробовали. Я для себя однозначно осознал, что это простая, доступная и эффективная методика. Причем, методика, которая начинается от самого начала: определения видения – что же мы хотим – до реализации. По каждому ключевому этапу я получил реальный работающий инструмент. Мне было абсолютно комфортно находиться в среде других, я получил большое удовольствие от этой работы и прекрасно понимаю, что собственными силами при большом желании при поддержке таких профессионалов как Михаил и Ольга можно добиться за понятное время очень крутых результатов. Спасибо большое
 

***

Вы читали выпуск № 554.2 от 31.01.2023. Рассылка "Советы бизнес-консультанта" регулярно выходит с января'2007.

Полный структурированный архив рассылки >>>

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (это может занять некоторое время).

P.S. Вы можете переслать это письмо своим коллегам: бизнесменам и руководителям. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать. Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, ведущий стратегических сессий, психолог, автор 4 книг
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"

30 минут про ваш бизнес
Бесплатная консультация для собственников и топ-менеджеров

WWW: www.mrybakov.ru
E-Mail: info@mrybakov.ru
Telegram: mikerybakov
Тел.: +7 (495) 926-26-09

Наши книги (бумажные, электронные, аудио)

Книги Михаила Рыбакова и Ольги Пайвиной

Развитие живой компании. Практикум по организационной терапии в гештальт-подходе

Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Стратегия бизнеса: как ее создать и воплотить в жизнь. Практикум

Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум

Книги Наталии Морозовой
 

О финансах легко и непринужденно

О хороших людях и кассовых разрывах

Упрощенка от А до Я

Полезный ежедневник для предпринимателя и руководителя