Советы бизнес-консультанта

Оргструктура и бизнес-процессы – костяк вашего бизнеса

Выпуск N413.1, 22.06.2017. Регулярно выходит с января'2007

Уважаемые читатели, добрый день!

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Организационная структура – одна из самых жгучих тем для многих бизнесменов и руководителей. Вокруг нее сломано столько копий!

Но… Пользы от этого обычно немного.

Почему? Давайте разберемся.

Вопрос важный, потому что структура бизнеса – это одна из двух его главных составляющих.

Почему оргструктуры недостаточно

Оргструктура (оргсхема) – схема иерархической подчиненности, действующая в компании. Она дает ответ на вопросы:

• Какие в компании отделы (департаменты, службы и пр.), как они вложены друг в друга, какие в них должности.
• Кто главный? Кто кому подчиняется?

То есть оргструктура – инструмент распределения власти в компании.

Руководители мыслят через оргструктуру:

• Зачастую, рассказ о своей компании они начинают с нее: вот отдел продаж, производство, логистика, бухгалтерия…
• На вопрос, что изменили в компании за последнее время, отвечает: создали такой-то отдел, в этот – наняли новых людей, а в этом у нас текучка высокая.
• «Этот отдел – моя главная головная боль». И т.д.

Структуру часто перекраивают:

• создают одни подразделения и упраздняют другие,
• объединяют и разделяют (властвуют, наверное),
• переводят людей между отделами.

По популярности с шаманскими плясками вокруг оргструктуры может сравниться разве что создание новых схем материальной мотивации – поиск у сотрудников «волшебной кнопки»…

К сожалению, это не практически работает.

Впрочем, иногда «сработать» может. Как вдруг может пойти дождь после того, как шаман постучал в бубен. Или принес ритуальную жертву: девственницу или ягненка в зависимости от своей кровожадности и традиций данного общества.

Но чаще не работает. Или приносит вред.

Потому что если отрезать человеку ухо, и пришить его, к примеру, к пятке, слышать он лучше не станет. А ходить неудобно станет.

Но почему?

Потому что оргструктура не отвечает на вопрос, как работать.

Если начальником у конкретного работника Васи станет Петр Анатольевич или Серафима Григорьевна, его работа, конечно, может измениться. В зависимости от руководящих навыков шефа.

Но Вася так и не узнает, а как же ему работать ПРАВИЛЬНО. То есть эффективно: получать максимальные результаты с минимальными затратами ресурсов: материальных, временных, нервов и пр.

Следующая мысль, которая приходит на ум руководителю: давайте напишем всем работникам должностные инструкции. Или, как вариант, пусть сами себе напишут, а я поправлю и утвержу.

Засада в том, что обычно и это не помогает. Потому что такая инструкция – это длинный список обязанностей сотрудника. Которые, по замыслу босса, он должен выполнять. Этакая куча, свалка.

Но: в ней опять же не сказано, как работнику выполнять свои задачи.

Откуда же работники на практике узнают, как им работать? Обычно:

• От своих коллег: наблюдая за их работой и выспрашивая в курилках.
• От шефа. Особенно, когда сделал что-то не так, и вызвали на «разбор полетов».
• На совещаниях.
• Из разрозненных приказов, регламентов и пр.

Что здесь не так?

А вот что: сотрудник сам составляет представление о том, как работать. Как понял. В зависимости от своей сообразительности, прошлого опыта и т.д.

И потом работает, как понял. Что не понял – додумывает. Что не додумал – выполняет, как попало.

С годами я все больше удивляюсь, как вообще все это работает: компании со своими косяками и сбоями, люди с проблемами в душе и в теле…

В прогрессивных компаниях новичкам проводят начальное обучение. Дают наставника.

Это лучше. Но тоже недостаточно, т.к. память человека – штука ненадежная. Особенно, если обучение проводится только теоретически.

Что же делать? Не создавать оргструктуру? Не писать должностных инструкций?
 

Бизнес-процессы и проекты

Правильный ответ: конечно, описывать и внедрять бизнес-процессы. Идея не нова, но, к сожалению, по опыту это удалось сделать лишь немногим компаниям в русскоязычном пространстве.

Бизнес-процесс – это и есть описание того, как выполнять работу. По шагам, с той или иной (разумной) степенью детализации.

Есть еще проекты. Процессы выполняются регулярно в более-менее неизменном виде, а проект – всегда направлен на достижение относительно уникальной цели в условиях ограничений по времени, бюджету и пр.

Суть процессов и проектов похожа, но инструментарий различается. Проектный сложнее, поэтому даже проекты лучше на начальном этапе рассматривать как процессы (с некоторой долей упрощения).

Я уже много раз подробно писал и рассказывал про суть бизнес-процессов и технологию их применения: смотрите здесь. В том числе – почему они так трудно внедряются в России.

А вот статья о проектном управлении.

Структура и процессы

Какая связь между процессами и структурой компании?

Очень простая: структура – это «территория», по которой протекают процессы и выполняются проекты. И главная задача структуры – максимально способствовать их работе, не мешать, не создавать препятствий.

Каковы эти препятствия?

• Барьеры между подразделениями: информационные, человеческие. Когда одно подразделение «воюет» против другого.
• Возникают «удельные князья» (руководители подразделений), цель которых – стянуть к себе максимум ресурсов (власти, подчиненных, денег и пр.). Это не их вина, это инстинктивное поведение человека.

Как следствие – происходят задержки в выполнении работы, всевозможные сбои на стыках подразделений и уровней власти, потери ресурсов.

Естественно, страдает клиент. А в конечном итоге – сама компания: ее собственники и работники.

Создавать ли оргструктуру?

Да, конечно. Параллельно с описанием и отладкой процессов и проектов компании.

Процессы и структура – это как день и ночь. Как инь и ян. Как две стороны монеты.

Но приоритет все же на процессах. Именно они отвечают на вопросы:

• что мы делаем и с какой целью
• как именно мы работаем, какова технология
• кто отвечает за процесс и результаты его выполнения
• кто отвечает за отдельные шаги процесса, выполняет их, и пр.

Как понять, какие должности нам нужны? Как сгруппировать их в подразделения?

Часто это делают, исходя из стереотипов, прошлых мест работы, знаний о других компаниях.

Но общепринято – не значит эффективно.

Если в компании Х что-то хорошо работает, не факт, что оно принесет пользу вам. Есть учения об универсальной оргструктуре, но я не буду здесь их рассматривать, т.к. не вижу в них никакой пользы, кроме вреда.

Как создать толковую оргструктуру

Основные принципы:

• Сначала описываем бизнес-процессы (и проекты – при необходимости и достаточной зрелости компании).
• Должности берем из бизнес-процессов. То есть, не выдумываем из головы, а смотрим, какие реально нужны для их выполнения.
• Группируем должности в подразделения (в основном по общности функционала работников).
• Отделы и должности называем по смыслу, а не из стереотипов.
• Подробно прорабатываем стыки подразделений и должностей (прослеживаем течение процессов).
• Следим, чтобы количество уровней власти в компании было минимальным. С другой стороны, чтобы соблюдалась норма управляемости: в прямом подчинении у руководителя до 5-8 сотрудников. Если в каком-то подразделении много рядовых работников, это не повод плодить кучу начальственных должностей. Вводите «сержантские» должности типа «старший продавец».
• Исключаем руководителей из состава ответственных и исполнителей за бизнес-процессы и их отдельные шаги. Это поможет избежать «вертикальных колодцев», высвободить руководителей из текучки для более важных задач. Подробнее см. в моей книге-практикуме «Как навести порядок в своем бизнесе».
• Проверяем получившуюся структуру на простоту, логичность и прозрачность.

Более подробно читайте в главе 5 «Организационная структура» моей книги.

Эти же принципы применимы и к отладке действующей структуры. Одно пожелание – не рубите с плеча – это не к добру.

Еще стоит упомянуть, что помимо должностей, в компании полезно выделять роли. Но это большая тема – для отдельной статьи.
 

Как все это применить

Я всегда стараюсь излагать технологии просто, понятно и полно. Но опыт показывает, что для большинства руководителей теории недостаточно. Увы, практически невозможно обучиться вождению автомобиля или йоге по учебнику.

Поэтому рекомендую вам:

1. Пройти качественное практическое обучение, выстроить систему в своей голове.
2. Планомерно и грамотно внедрить все это у себя в компании.

Обучение оптимально начать с Бизнес-лагеря "Как навести порядок в своем бизнесе" для собственников и топов. Его провожу лично я, Михаил Рыбаков, с моим партнером и супругой Ольгой Пайвиной. Ближайший пройдет с 26 июля по 5 августа в Этномире, Калужская область.

На бизнес-лагере мы подробно прорабатываем технологии наведения порядка в бизнесе от А до Я.

Обучение практическое – после краткой вводной теории по каждой теме участники разбиваются на команды по 5-6 человек, и прорабатывают технологию применительно к бизнесу одного из участников. После чего разбираем результаты на общем кругу.

Вы получаете обратную связь от нас, активно обмениваетесь опытом с коллегами.

Обычно участвуют около 40 бизнесменов и руководителей из компаний самых разных отраслей и размеров бизнеса (от крохотного до 2000 сотрудников) со всего русскоязычного пространства: Россия, Украина, Беларусь, Казахстан, и даже Лондон, Нью-Йорк и Барселона.

Ближайшее повышение цены 26 июня. Успевайте оплатить, мест остается все меньше.

Постоянным клиентам, командам от одной компании и не только – скидки.

Приезжайте с семьями, с детьми. Им там очень хорошо!

Дальше у вас встанет задача внедрить все это в своей компании. По опыту, вы столкнетесь с непониманием и сопротивлением со стороны многих руководителей и сотрудников своей компании – даже лояльных к вам. Это неизбежно – такова человеческая природа.

Хорошо, если ваши партнеры по бизнесу и/или ключевые руководители вместе с вами приняли участие в бизнес-лагере. Они теперь на вашей стороне.

Остается «самая малость» – вовлечь в изменения остальной коллектив, и правильно все воплотить.

Опыт наших клиентов показывает: чтобы грамотно запустить проект по наведению порядка в своей компании, нужно начинать с проведения стратегической сессии у себя в компании. Она длится 3 дня и проводится на выезде. Участвуют все ключевые люди: совладельцы, руководители высшего и среднего звена, ключевые сотрудники, неформальные лидеры (в том числе оппозиция).

Что такое стратегическая (рабочая) сессия, какие результаты она дает для бизнеса, как проходит – читайте подробно здесь (и в материалах, на которые там даны ссылки).

После проведения первой сессии происходит основная работа вашей управленческой команды. С нашей точечной поддержкой по мере необходимости – до результатов. Они есть всегда: у каждой компании, которая движется вперед, несмотря на неизбежные трудности.

До встречи!

Отзывы участника бизнес-лагеря

Маргарита Шутилова, собственник компании «Смартика» (автоматизация розничной торговли и гостиничного хозяйства), Москва
Бизнес-лагерь "Как навести порядок в своем бизнесе" Этномир-2017

Хочу выразить огромную благодарность Михаилу и Ольге за организацию мероприятия, во время которого работаешь постоянно в команде, а не просто слушаешь тренера и его какие-то идеи.

Когда я приехала сюда, у меня был такой вопрос: кто я, где я нахожусь и что мне дальше делать. И вообще, зачем мне все, зачем бизнес, кому он нужен, какова его цель. Когда я приехала сюда, у меня был небольшой эмоциональный упадок. Сейчас я уезжаю, чувствуя в себе огромный потенциал, с отличным настроением и понимаем того, куда мне нужно двигаться. Я понимаю, чего я хочу, какая у меня цель, личная мотивация, какие шаги я должна сделать, что поменять в бизнес-процессах, как мотивировать своих сотрудников.

Я рекомендую этот лагерь абсолютно всем, кто, как минимум, задается вопросами: зачем, почему, что делать в бизнесе. Даже тем, кто считает, что бизнес-процессы у него выстроены, все равно это будет очень полезно. Здесь идет общение с представителями абсолютно разных компаний, с разным опытом, с разным уровнем развития. И на лагере ты работаешь рядом и вместе и с собственниками компании, в которой 1000 человек, и компании, в которой может быть 5 человек. И вот этот разный опыт очень ценен для понимания новых идей в бизнесе. И я очень всем рекомендую посетить этот лагерь.

Спасибо!

***

Полный структурированный архив рассылки >>>

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (это может занять некоторое время).

P.S. Вы можете переслать это письмо своим коллегам: бизнесменам и руководителям. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать. Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"

WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners
FaceBook: www.facebook.com/BusinessToOrder