Советы бизнес-консультанта. Выпуск 38. Менеджмент

Содержание выпуска:

• Конкурсы
• Вечерний мастер-класс «Управление программами и/или портфелем проектов»
• Тема выпуска. Статья Михаила Рыбакова "Бизнес без офиса"
• Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве

***

Конкурсы

Уважаемые подписчики! Мы объявляем предновогодние конкурсы на лучшую байку, историю, анекдот и т.п. по темам:

• менеджмент качества и все, что связано с качеством
• управление проектами и все, что связано с проектами

Призы

Мы определим 2 победителей: по одному в каждой теме. Каждый из них получит право бесплатно принять участие в двух наших декабрьских мастер-классах, соответственно:

• "Управление программами и/или портфелем проектов"
• "Как перестать тушить пожары и начать управлять системно"

Присылайте Ваши ответы на info@juco.ru: по качеству - до 5 декабря, по проектам - до 19 декабря (это даты мастер-классов).

Победители будут объявлены в рассылке, если не выразят обратного желания. Напомню, что победители нашего предыдущего конкурса (Ирина Кузнецова, Старший консультант по налогам, Группа консультирования финансовых институтов, компания Deloitte, и Вадим Голубев, менеджер по продажам, ООО "РТИ-Силиконы", г. Лысьва Пермский край) уже пошли тренинги «Управление проектами» по очень льготной цене, а Ирина также прошла и тренинг «Управление проектами в Microsoft Project».

А для затравки - анекдот :)

Разговорились испанец, турок и араб о самых популярных словах их языков, используeмых на работе.
Испанец:
- У нас очень популярно слово "маньяна". Это значит - сделаем завтра, послезавтра, короче - скоро...
Турок:
- Мы используем выражение "яваш-яваш". Смысл - сделаем через неделю,
  через две. Одним словом - не торопитесь...
Араб:
- А мы говорим "иншалла". Это приблизительно тоже самое, что и "маньяна" и "яваш-яваш", но отсутствует ваш элемент поспешности...

***

Вечерний мастер-класс
«Управление программами и/или портфелем проектов»

Дата: 19 декабря 2007 года с 19 до 22 часов
Стоимость: 700 рублей

Мастер-класс предназначен для менеджеров и администраторов проектов, руководителей организаций, функциональных подразделений, участников проектных команд.

С 2002 мы обучили проектному менеджменту такие компании как:
Jurby Watertech International, Saint-Gobain, SHL, Альфа-банк и Альфа-Страхование, Альянс-Пром (ГК Альянс), Астана-недвижимость, Гарант, Интеко ЗАО, Иркутский алюминиевый завод ОАО (СУАЛ-холдинг), Иркутскэнерго ОАО, КазМунайГаз АО НК, Крост ЗАО, РЖД ОАО, СО – ЦДУ ЕЭС ОАО, ТатОйлГаз НК, ЮКОС НК и многие другие (более 50 компаний).

На мастер-классе Вы сможете:

• Определиться с основными понятиями и терминами мультипроектного управления, структурировать для себя эту тему
• Изучить основные принципы отбора проектов, исходя из стратегических целей компании
• Изучить основные проблемы мультипроектного управления и пути их решения
• Определить, на какой стадии находится управление проектами в Вашей компании, и наметить план развития

Содержание мастер-класса:

Тема 1. Введение в управление программами, портфелем проектов, мультипроектами. Зрелость проектного менеджмента в компании

Тема 2. Основные отличия в управлении программами и мультипроектами

Тема 3. Корпоративная стратегия развития

• Отбор проектов на основе соответствия стратегии
• Формирование программ, мультипроектов, портфеля

Тема 4. Проблемы и задачи, которые нужно решить в упр. программами и мультипроектном упр.

• Координация
• Финансирование
• Распределение ресурсов
• Контроль исполнения

Тема 5. Офис управления проектами как способ решения возникающих проблем и задач

Работа на мастер-классе выстроена в форме минилекций, мозговых штурмов, деловых игр. Консультации со специалистами и обмен опытом с коллегами. Ну и, конечно же, чай-кофе после рабочего дня ;)

Вскоре мастер-классы станут регулярными и будут посвящены самым разным темам: управление проектами и качеством, HR, эффективное руководство сотрудниками, управление операциями и логистика, продажи и переговоры, и многое другое. Надеемся, что Вам понравится!

Тема выпуска. Бизнес без офиса

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант, бизнес-тренер, соучредитель компании Just Consulting.

Статья специально написана для данной рассылки.

В этом выпуске как, впрочем, и всегда, - исключительно мое авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;)

Думаю, каждого бизнесмена волнует тема снижения постоянных издержек. Содержание офиса - заметная статья затрат для большинства компаний. О том, как обойтись без него, мы сегодня и поговорим. Также мы затронем вопрос организации малого/домашнего офиса (SOHO: small office/home office), которые с каждым днем все более актуальны, причем не только для мелкого бизнеса.

Всилу специфики работы консультанта и тренера, мы также большую часть времени работаем вне офиса (у клиента, в дороге, дома), поэтому в основе этой статьи - во многом и наш опыт.

Итак, для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций:

• Рабочие места для руководителей и сотрудников
• Место, способ и средство коммуникации. Как следствие - интеграция персонала, ведь именно офис для большинства сотрудников ассоциируется с организацией
• Способ контроля работы персонала
• Представительские функции
• Место официальной регистрации компании: юридический адрес

В то же время офис имеет и ряд минусов:

• Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах
• В крупных городах - огромные потери времени. Например, в Москве дорога до него может занимать до 3 и более часов, особенно на машине
• Демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис создает ощущение рутины, скуки, принудиловки.

Как же быть? Всем ли и всегда ли нужен офис? Здесь нет единственно правильного решения. Однако есть ряд соображений, которые Вы можете попробовать примерить на себя, и, возможно, оптимизировать свой бизнес.

С точки зрения ТРИЗ ("Теория решения изобретательских задач": очень толковая наука об изобретательстве, активно применяющаяся и в бизнесе. См: www.triz-chance.ru, www.triz-ri.ru, www.ariz.ru) идеальный объект - тот которого нет, но функции его выполняются. Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем реализовать функции офиса без него.

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и структуры МЛМ. Во-вторых, даже в компании крупной можно выделить категории персонала, которые могут, хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в полях, и конечно, наши коллеги - консультанты и тренеры.

Так же Вы можете ввести возможность (частично) работать вне офиса в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно, а Вам - экономия на его рабочем месте.

Замечу, что многие идеи, изложенные в этой статье, применимы не только к сотрудникам, работающим вне офиса, но и к руководителям небольших компаний, которые хотят удаленно контролировать свой офис.

Здесь есть несколько НО:

• Функционал должен допускать такой режим работы
• Человек должен быть достаточно опытным и лояльным компании
• Сотрудник не должен относиться к категории "вечных лентяев", которых надо постоянно "пинать". Но надеюсь, что таких у Вас нет
• Необходимо наладить эффективную коммуникацию и систему контроля, о чем мы поговорим ниже
• При необходимости сотрудник должен быть обеспечен необходимыми техническими средствами

Место, способ и средство коммуникации. Интеграция персонала

Это действительно важнейшая его функция, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их число реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства как телефоны, ICQ, skype (аудио-видео связь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN) и т.д., которые позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения. Например, у себя мы недавно ввели обязательные регулярные аудио- и видеоконференции. Замечу, что в skype это совершенно бесплатно. В последнее время стало особенно удобно применять все эти средства: Интернет есть почти везде, например, через WiFi. И с каждым днем это становится все проще.

И еще один важный аспект. Для компании очень важен входящий телефонный номер, который она указывает в рекламе и на который звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных организаций физический переезд означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников все основного офиса.

Сейчас множество компаний (например, https://www.mangotele.com/) предоставляют «виртуальный телефонный номер», а дальше Вы задаете, на какие телефонные номера (в том числе и мобильные) переключать звонки. Если первый занят или не отвечает заданное время, система переводит на второй, и так далее, возможен перебор номеров по кругу. Кстати, номер получается многоканальный. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т.п. А также все это мгновенно перенастраивать через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников. Можно принимать факсы. Есть система детальной статистики по всем звонкам. Рекомендую! Искренне: проценты от Манго за рекламу не получаю ;)

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от должности:

• Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, то фирма не обязана его оплачивать
• Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: и контакты, и документы, и все остальное. Фактически, это и есть его рабочее место
• Карманный компьютер (КПК, PDA): очень полезная вещь для мобильного персонала. Казалось бы - зачем? Ведь есть ноутбук. Однако у КПК есть ряд ценнейших функций и свойств:
  • Он маленький, им можно пользоваться в транспорте и т.д.
  • Во многих случаях он полностью заменяет ноут: база контактов, ежедневник, Интернет, почта, Word, Excel, PowerPoint... И все это синхронизируется с компьютером.
  • Можно использовать его как диктофон
  • Можно читать книги и другие материалы, смотреть учебные фильмы, использовать словари
  • И многое-многое другое. Я уже пару лет не представляю своей работы без своего "маленького секретаря".
• Иногда - диктофон, фотоаппарат, мультимедийный проектор,  и прочее, но это надо далеко не всем.

Способ контроля работы персонала

Вполне реально наладить эффективную систему дистанционного контроля. Во-первых, создать систему мотивацию, которая нацеливает сотрудника на результат. Во-вторых, создать систему регулярной отчетности, из которой Вы понимаете, как работает сотрудник. В-третьих, использовать все вышеописанные средства связи.

Представительские функции

То есть место, где Вы встречаете своих клиентов и партнеров. Здесь все зависит от деятельности компании, и данные соображения применимы не везде. Однако, по нашему опыту, встречи на территории клиента или в ресторанах и кафе проходят эффективнее. Более того, клиенту приятно, что компания идет ему на встречу и ее представитель готов приехать к нему в офис: опять же в крупных городах это экономия времени клиента. Часто это хорошая стартовая точка для долгого сотрудничества.

Место официальной регистрации компании: юридический адрес

Вот с этим сейчас все строже. Все чаще налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Так что похоже, хотя бы маленький офис все же нужен, если Вы работаете официально.

***

Итак, сегодня мы рассмотрели некоторые аспекты работы без офиса. Насколько эта тема актуальна для Вас? Каков Ваш опыт работы вне офиса и/или организации работы своих удаленных сотрудников? Свои мысли и вопросы Вы можете прислать автору: mrybakov@juco.ru.

***

Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве:

• 5 декабря (среда с 19 до 22 часов): вечерний мастер-класс «Как перестать тушить пожары и начать управлять системно». Проводят:
  • Александр Леонидович Шмайлов - ведущий тренер-консультант по менеджменту качества, руководитель направления «Управление качеством» компании «Just Consulting». В менеджменте качества с 1995 года, в том числе в таких компаниях как Daimler-Benz/Mercedes Benz Avtomobili, Trocal, KBE, TUV EC, Business Process LLC, Volvo Truck Corporation Russia, Sawatzky, Kuhne+Nagel LLC Russia, Moscow Business School и др. Большой опыт создания систем менеджмента качества и подготовки их к сертификации. Подготовил многих внешних и внутренних аудиторов. Опыт работы в западных компаниях с 1992 года, в т.ч. в Германии.
  • Михаил Юрьевич Рыбаков. В менеджменте качества с 2002 года. Обучил качеству более 500 человек в таких компаниях как BEKO, BeeLine, Corbina Telecom, ЮКОС НК и др.
• 17-18 декабря (понедельник-вторник): тренинг «Тайм-менеджмент: управление личной и корпоративной эффективностью (с использование ПК и КПК)». Тренер и автор курса: Дмитрий Македонский, проводит обучение по повышению эффективности уже более 7 лет. Среди клиентов: АЛЬПИНА БИЗНЕС БУКС, ГЛАВНЫЙ ЦЕНТР СПЕЦИАЛЬНОЙ СВЯЗИ ФГУП, КАЗМУНАЙГАЗ НК, КОНТУР БУДУЩЕГО (Хабаровск), РОССПЕЙС.
• 19 декабря (среда с 19 до 22 часов): вечерний мастер-класс "Управление программами и/или портфелем проектов". Проводят Оксана Клименко и  Михаил Рыбаков.
• 24-25 декабря (понедельник-вторник): тренинг «Управление проектами в Microsoft Project». Использование MS Project позволяет Вам сделать планирование и контроль проекта наглядным и прозрачным, повысить продуктивность Вашей работы. Тренинг проводит Михаил Рыбаков.
• 11-13 февраля'2007 (понедельник-среда): тренинг «Управление проектами». Системный взгляд на проекты, 70% времени – практические упражнения. Тренинг регулярно проходит с 2002 года, и за это время его участниками стали более 500 человек из таких компаний как Jurby Watertech International, Saint-Gobain, SHL, Альфа-банк и Альфа-Страхование, Альянс-Пром (ГК Альянс), Астана-недвижимость, Гарант, Интеко, Иркутский алюминиевый завод (СУАЛ-холдинг), Иркутскэнерго, КазМунайГаз НК, Крост, РЖД, СО – ЦДУ ЕЭС, ТатОйлГаз НК, ЮКОС НК и многих других. Вы можете ознакомиться с отзывами участников, а также со статьями тренеров курса:
  • Михаила Рыбакова, Сертифицированного Специалиста по Управлению Проектами (Certified Project Management Specialist), IPMA.
  • Оксаны Клименко, имеющей многолетний практический опыт создания с нуля и внедрения в крупном холдинге Корпоративной системы управления проектами.
• 18-22 февраля'2007 (понедельник - пятница): тренинг "Алфавит менеджмента качества". За 5 дней Вы сможете глубоко и системно изучить менеджмент качества: от нуля до уровня среднего эксперта; понять, какие выгоды несет его применение для Вашей компании; научиться внедрять Систему менеджмента качества. И многое другое... Проводят: Александр Леонидович Шмайлов, Михаил Юрьевич Рыбаков

Также смотрите полное расписание.

Каждый 3-ий участник от Вашей компании - БЕСПЛАТНО! Предложение действительно для всех тренингов.

Присылайте заявки!  Подробности на сайте WWW.JUCO.RU и у наших менеджеров: +7 (495) 22-55-470.

***

Ждем Ваших вопросов - в ближайших выпусках рассылки Вы сможете бесплатно получить на них ответы от опытных специалистов!

***

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог
Сертифицированный специалист по управлению проектами (CPMS, IPMA)
Старший партнер компании Just Consulting
WWW: http://juco.ru
E-Mail: mrybakov@juco.ru
Тел.: +7 (495) 22-55-470 (многоканальный)
Персональный сайт: http://mrybakov.ru