Советы бизнес-консультанта. Выпуск 27. Личная эффективность

Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве:

• 21-22 сентября: «Тайм-менеджмент: управление личной и корпоративной эффективностью (с использование ПК и КПК)». Тренер и автор курса: Дмитрий Македонский, проводит обучение по повышению эффективности уже более 7 лет. Среди клиентов: АЛЬПИНА БИЗНЕС БУКС, ГЛАВНЫЙ ЦЕНТР СПЕЦИАЛЬНОЙ СВЯЗИ ФГУП, КАЗМУНАЙГАЗ НК, КОНТУР БУДУЩЕГО (Хабаровск), РОССПЕЙС.
• 23 сентября: «Применение MS Outlook на ПК и КПК в корпоративной среде». Тренер и автор курса: Дмитрий Македонский. Уже много лет проводит коучинг по управлению эффективностью (в т.ч. с использованием компьютера) с первыми лицами компаний. Сам успешно применяет и непрерывно развивает ту систему, которой обучает.
• 1-3 октября: «Управление проектами». Системный взгляд на проекты, 70% времени – практические упражнения. Тренинг регулярно проходит с 2002 года, и за это время его участниками стали более 500 человек из таких компаний как АЛЬФА-БАНК, АЛЬЯНС-ПРОМ, ИНТЕКО, ИРКУТСКЭНЕРГО, КАЗМУНАЙГАЗ НК, КРОСТ, РЖД, РУСАЛ и многих других. Вы можете ознакомиться с отзывами участников, а также со статьями автора курса Михаила Рыбакова Сертифицированного Специалиста по Управлению Проектами (Certified Project Management Specialist), IPMA.
• 4-5 октября: «Управление проектами в Microsoft Project». Использование MS Project позволяет Вам сделать планирование и контроль проекта наглядным и прозрачным, повысить продуктивность Вашей работы. Тренинг проводит Михаил Рыбаков.
• 27-28 ноября: «Постановка / оптимизация системы планирования товародвижения в компании. Решение задач». Участники семинара смогут проанализировать собственную систему планирования товародвижения, структурировать представление о процессе планирования в целом, лучше понять взаимосвязи. Также будут рассмотрены принципы и алгоритм оптимизации системы планирования. Изучение материала происходит на реальных кейсах. Автор и ведущий - Ольга Пайвина, ведущий консультант в области построения / оптимизации методологий планирования, разработки и внедрения систем планирования на базе современных IT-решений. Опыт работы по данным направлениям в крупных зарубежных и отечественных компаниях – 8 лет.

Уважаемые подписчики!

Сегодняшняя рассылка посвящена тому, как успеть достичь большего за ограниченное время, отпущенное нам в жизни, и при этом еще получать удовольствие.

Ждем Ваших вопросов - в ближайших выпусках рассылки Вы сможете бесплатно получить на них ответы от опытных специалистов!

Как "все успеть"?

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант, бизнес-тренер, соучредитель компании Just Consulting.

Недавно, работая над одним консалтинговым проектом, я вновь задумался над давно занимающим меня вопросом. Посудите сами. Интересно получается: в любой мало-мальски успешной компании ведется четкий учет движения денег. Без этого не выживет ни один бизнес. Мелкий предприниматель сам ведет книгу доходов и расходов, а потом, возможно, сводит их в Excel'е. В крупных компаниях учетом занимаются целые отделы.

Однако деньги, при всей их важности, ресурс восполнимый. То есть потратив их раз, можно заработать снова. Другое дело - время. Его нам отмеряно некоторое количество, и все, что мы можем - это успеть сделать больше за свою, недолгую по вселенским масштабам, жизнь. В бизнесе, семье, дружбе и т.п. При этом найдется немного людей, которые знают точно, КУДА УХОДИТ ИХ ВРЕМЯ. Попытайтесь сказать, на что сегодня у вас ушло сколько минут и часов. Можете? А вы уверены, что оценка точная?

По моему опыту (темой тайм-менеджмента я занимаюсь с 2002 года), людей, точно знающих, куда утекает их жизнь, - единицы. Вот и проведите параллель с бизнесом: представьте на секундочку , что на просьбу гендиректора предоставить отчет о расходах за прошедший месяц бухгалтер разводит руками и говорит "ну я, конечно, примерно догадываюсь, на что мы тратили деньги...". Нонсенс, правда?

Посему сегодня совершенно конкретная техника. Некоторые авторы и тренеры по тайм-менеджменту считают ее чересчур сложной и лишней, но по моему опыту те, кто не выполнял ее качественно хотя бы раз в жизни (в течении срока о котором я скажу ниже), не владеют своим временем - своей жизнью - своей судьбой. Итак,

Учет времени

По сути техника очень простая. Как бухгалтер фиксирует все хозяйственные операции, происходящие в компании, так и Вам предлагается в течение некоторого времени тщательно хронометрировать свой день. Письменно.

То есть, чертите табличку с графами: Время начала, длительность, занятие, объект. И в назначенный час начинаете ее тщательно заполнять. Например:

И т.д. Пометки лучше делать сокращенно для экономии времени на запись. В вышеприведенном примере: Ч - чай, Ко - коллеги, Кл - клиенты. Объект - конкретный коллега, клиент и т.п. Это понадобится вам потом для аналитики, которую можно желать как вручную, так и в Excel'е.

Зачем все это нужно?

• Во-первых, у вас появляется чувство времени и ощущение его ценности. И теперь прежде чем записать некоторое действие вы задумываетесь: "А оно мне надо? Какова ЦЕЛЬ (ценность) этого действия? Может быть, есть нечто более важное, что я должен делать сейчас?" Поверьте более продуктивные вопросы трудно найти.
• Во-вторых, у вас появляется четкое понимание, куда вы расходуете свое время. А это уже почва для анализа и принятия решений.
• Как следствие, сильно оптимизируется рабочий (и не только) день. Применение только этой техники у некоторых моих клиентов (руководителей) экономило до 3 часов в день.

Через какое-то время (21-42 дня ежедневного применения этой техники) ощущение времени входит в привычку, и остается с вами навсегда. Дальше хронометраж не обязателен. Хотя я обычно рекомендую (и сам делаю), раз в год хотя бы недельку учитывать свое время: для обновления навыка.

В итоге, у вас уменьшается количество стрессов от того, что  время утекает "сквозь пальцы", дела "давят на вас", а вы мало что успеваете.

Вы получаете больше времени, избавляетесь от кучи мелочных задач, которые "разрывали вас на части". Т.е. вы становитесь СВОБОДНЕЕ. Что делать с освободившимся временем - решать вам. Здесь тоже есть о чем поговорить, но... как-нибудь в другой раз.

При ведении хронометража важно соблюдать несколько нехитрых правил:

1. Учитывайте время письменно! Наша память - не самое надежное место. Да и самооценка не дает признать, сколько времени порой уходит на болтовню с коллегами и хождение по Интернету или  смотрение телевизора.
2. Записывайте ЛЮБОЕ ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ ВНИМАНИЯ. То есть если вы работали над документом, и вдруг зазвонил телефон, то прежде чем начать разговор потратьте секунду на фиксацию его начала в предусмотрительно подготовленнном блокнотике или бланке. Иначе информация будет сильно искаженная, и ценность методики резко упадет.
3. Ведете записи в течение всего того периода времени, который вы себе наметили. Лучше быть реалистом, и не мучить себя. А взять для начала, к примеру, первую часть рабочего дня (9-13), и ее тщательно хронометрировать несколько дней, пока не увидите закономерности и т.п. Потом можно браться за вторую половину дня и т.п. Можно проанализировать и свои выходные: ведь их так мало: вы уверены, что используете их наилучшим образом?
4. Если перестали вести учет (забыли, надоело, самооценка воспротивилась и т.п.), то, как только вспомнили об этом... Правильно: возобновляете учет :)
5. Вечером анализируйте бланк за день, делайте выводы.

В тайм-менеджменте есть немало интересных техник. И мы к ним еще вернемся. Сейчас важно понять одно: если вы хотите жить счастливо, вам необходимо контролировать свое время. С внедрения учета начинается построение любой управленческой системы, а уже за ним следует постановка анализа и планирования.

Если эта тема вам интересна, вы можете изучить нюансы тайм-менеджмента на тренинге, который мы разработали совместно с генеральным директором нашей компании Дмитрием Македонским, и который он будет проводить в Москве 21-22 сентября. А 23 будет продолжение - тайм-менеджмент с использование MS Outlook и карманных компьютеров (КПК). Большинство из нас пользуется Outlook'ом как почтовой программой, в то время как в действительности это ваш личный помощник, который может хранить ваши контакты, напоминать о встречах, фиксировать мысли и многое другое, что необходимо. Этот помощник никогда не спит, у него всегда хорошее деловое настроение, и он не просит прибавки к жалованию :) У Дмитрия есть целая система (его ноу-хау), которую он сам применяет уже много лет, и которой он длится на тренинге. В открытом режиме тренинг проходит редко, так что успевайте.

Лучшая книга об учете времени: Даниил Гранин. "Эта странная жизнь". Только, пожалуйста, не подменяйте чтением реальные действия по улучшению своей жизни!

О личной эффективности и тренингах. Откровения бизнес-тренера :)

Зачем вообще ходить на тренинги? Мы вот в своих рассылках постоянно анонсируем тренинги, которые проводим. Может это пустая реклама, которой каждый из нас столько видит вокруг? Которая обещает нам золотые горы, а в действительности за ней ничего не стоИт?

Вот мои личные мысли по этому поводу. За последние несколько лет я сам участвовал в нескольких десятках (кажется, более 70) бизнес- и личностных тренингах. И считаю, что многим деловым и личным успехам обязан именно им. Почему?

• На тренинге участник ОТРАБАТЫВАЕТ полезные навыки и модели поведения. В отличие от лекции и семинара, а тем более чтения книг, тренинг - это ПРАКТИКА, а значит информация усваивается многократно лучше (до 70% от пережитого). По интенсивности обучения хороший тренинг равен году, а то и больше, самостоятельного "набивания шишек". За 2-3 дня тренинга вы можете сделать серьезный "upgrade" себя. (Upgrade - компьютерный термин, обозначающий модернизацию: увеличение мощности процессора, объема памяти и т.п.)
• Здесь, в отличие от жизни, есть возможность действовать каким-то непривычным для себя образом, и это не навредит вашему имиджу. Например, можно попробовать новый стиль руководства или технику общения с клиентом. Затем - получить грамотную обратную связь, рекомендации.
• Ну и, наконец, тренинг дает массу положительных эмоций и заряд энергии, желание применить полученное в жизни: смотрите отзывы.
• То есть, на мой взгляд, тренинг - ЛУЧШИЙ способ обучаться: с пользой и удовольствием.

Ваш самый ценный актив - вы сами, ваша личность, ваш разум, тело и душа. А развитие этого актива - в ваших руках. Как сказал один очень умный человек, "пока ваше состояние меньше $100000, самое лучше вложение, которое вы можете сделать - это в свое развитие".

Хотя я сам провожу тренинги с 2000 года, я и сейчас продолжаю активно участвовать в тренингах других тренеров. За свои деньги. Например, за последние месяцы посетил: "Эффективное управление персоналом", "Технология принятия решений", "Принцип эффективности П. Друкера", "Принципы учета для руководителей". Взял для себя много ценного.

Есть несколько важных условий, чтобы тренинг действительно сработал:

• Тема должна быть вам реально нужна и интересна. Нет ничего более тягостного, чем проводить тренинг у людей, которым тема чужда. А еще хуже, если их почти насильно заставили учится. Особенно в выходной. Вот когда добровольно - другое дело. Вывод: если тренинги оплачивает компания - сами инициируйте обучение по тем темам, которые вам актуальны по работе. Конечно, курсы кройки и шитья вам работодатель вряд ли оплатит.
• Лучше, если за тренинг вы хотя бы частично заплатите сами. Поверьте, это очень мотивирует! И активность участия, а значит и результативность, участника, отдавшего свои кровные $200-300, куда как выше, чем у того, кого вынудили к участию решением руководства. Такие люди не спрашивают: "Может, мы сегодня пораньше закончим?", как это бывает порой в корпоративных тренингах, а сами активно и с удовольствием участвуют в тренинге порой до 7 вечера и позже: время проходит с пользой и удовольствием!
• Выбирая тренера и тренинг, смотрите не на яркость рекламы, а в первую очередь доверяйте своим ощущениям: "верю/не верю" этому человеку, "готов/не готов у него учиться". Ведь вы на время доверяете ему, как врачу, самое ценное - себя. Найдите возможность пообщаться с тренером, хотя бы по телефону, прочувствуйте, насколько он зрелая успешная личность: это важнее узкопрофессиональных знаний. Прислушайтесь к своим ощущениям. Прочтите отзывы, прислушайтесь к рекомендациям, хотя и не доверяйте им безоглядно: часто люди субъективны в оценках.

Посему добрый совет: если в выходной у вас есть выбор, чем заняться, сходите на тренинг: затраченное время и деньги окупятся сторицей!

Присылайте вопросы!

***

В качестве отдыха от работы хочу предложить Вам новые рассказы о наших весеннее-летних путешествиях: Майские каникулы в сердце Турции (или Турция = Крым "в квадрате"), Карелия июнь 2007 (рафтинг), Алтай 2007 (трекинг к подножию Белухи). Пишите: мы будем рады Вашим отзывам.

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог
Сертифицированный специалист по управлению проектами (CPMS, IPMA)
Партнер компании Just Consulting
WWW: http://juco.ru
E-Mail: mrybakov@juco.ru
Тел.: +7 (495) 22-55-470 (многоканальный)
Персональный сайт: http://mrybakov.ru