Позиционное прогнозирование в бизнесе, карьере, семье
Более забавного стереотипа или вида самоутверждения у топ-менеджера, чем наличие секретаря в его управленческой структуре трудно придумать.
Давайте рассмотрим должность и обязанности секретаря в иерархии любой организационной структуры.
I уровень В организационной структуре, разумеется, занимает руководитель или коллегиальный орган управления организации, если это - например, какая-то общественная организация. Орган управления, расположенный на первом уровне несет в соответствии с законодательством полную ответственность за деятельность
организации.
II уровень В структурезанимают заместители руководителя по различным направлениям деятельности организации, которые несут ответственность за осуществление деятельности по этим направлениям
III уровень В структуре это, как правило исполнители, являющиеся специалистами по различным направлениям деятельности организации, если структура небольшая или руководители подразделений, в том числе руководители отделов, если структура достаточно объемная.
Согласно теории позиционного прогнозирования, да и по элементарным канонам управления каждый верхний уровень организационной структуры обладает значительно большим объемом информации, чем нижний и передает дозированную часть информации, необходимой для исполнения профессиональных обязанностей своим подчиненным.
На основании вышеизложенного постараемся определить структурный уровень для должности секретарь. Очевидно, что Iи II уровни структуры не соответствуют должности секретаря или точнее должность уровням. Давайте рассмотрим профессию
секретарь, если такая вообще существует в природе, с точки зрения должностных обязанностей и таким образом определим месторасположения этого, неопознанного пока нами существа, в структуре организации.
Вот пример обычных требований к секретарю, предъявляемых работодателями:
В обязанности специалиста входит:печать на ПК, учет внутренней документации (приказы, письма), организация рабочего дня руководителя, сбор информации, заказ и бронирование авиа, ж/д билетов, работа по офису и т.п.
Особые требования:знание ПК, хорошие внешние данные (секретарь - лицо фирмы!)
Примерные функции секретаря: 1. ответ на телефонные звонки 2. ведение делопроизводства организации
3. ведение кадрового учета
4. подача кофе-чая
К какому уровню организационной структуры относятся подобные функции, часть из которых более эффективно заменяет компьютер, кофейный аппарат, органайзер, телефонная станция, программы факсовых и почтовых рассылоки другие, доступные для пользования профессионального топ-менеджера, машины?
Во всяком случае, очевидно, что даже не к третьему уровню. Может быть, речь идет о четвертом и ниже – технический персонал?
Но у четвертого уровня есть материальный результат работы. А какой он у секретаря?
Ранее были профессии стенографистка и машинистка при топ-менеджере в качестве технических специалистов для оформления результата работы его рабочего дня. Но они так и назывались - технические специалисты и сегодня их заменила техника, которая лучше справляется с такими обязанностями, всегда при руководителе и не требует внимания.
Таким образом - непростительную роскошь по созданию самому себе препятствий в работе может позволить лишь только тот руководитель, у которого достаточно свободного времени и терпения. Потому что и время и терпение потребуются ему для того, чтобы функции, легко выполнимыекомпьютерной программой или электронным органайзером с его помощью, - сначала добровольно передать другому (менее квалифицированному) человеку, а
потом - весело убивать свое время, проверяя правильность выполнения данного секретарю задания, переделывая это задание и стараясь дотянуть секретаря до своего профессионального уровня.
По-видимому, один из принципов профессионального менеджмента о том, что количество времени, затраченное на поручение и проверку задания не должно быть больше, чем самостоятельное выполнение этого задания – забыт или неизвестен большинству содержанцев профессии секретаря.
Например: 1. организация рабочего дня руководителя. Кто, как не сам руководитель должен и может спланировать свой рабочий день, и знает, как это сделать, чтобы работа была выполнена им профессионально и в срок, с учетом своих психофизиологических особенностей. А потом записать свой план в электронный органайзер, присутствующий в каждом мобильном телефоне. В отличие от секретаря органайзер не подведет, не забудет и не перепутает, и в нужное
время напомнит вам о необходимости выполнить то или иное действие или посетить какое-то мероприятие.
2.печать на ПК
Абсолютно туманная обязанность. Что-то из серии переписка карандашных набросков руководителя красивым каллиграфическим почерком. Владение таким навыком как печать на компьютере – современный аналог пользования авторучкой и не имеющий этого простейшего навыка топ-менеджер, вызывает какминимум недоумение, а как максимум сомнение в собственной профессиональной пригодности в отношении остальных думательных функций.
3. ответы на телефонные звонки. Если по входящим звонкам требуется диспетчеризация звонков, то легче поставить соответствующую программу и телефонный аппарат, распределяющий звонки по подразделениям, где специалисты профессионально и сразу ответят на нужные вопросы. Если речь идет о звонках руководителю, то для личных и любимых деловых партнеров существует мобильная связь, а остальным ответят профессионалы
в соответствии с вопросом.
4. учет внутренней документации (приказы, письма)
Каждое подразделение обязано самостоятельно документировать, учитывать и сопровождать свою деятельность. А не тратить свое время на объяснение секретарю как оформить их документацию. Сегодня печать (оформление) любого документа не представляет сложности, так как требует минимума – вбить фамилию и текст в соответствующую компьютерную программу, в которой существует огромное количество утвержденных специалистом (юристом) и руководителем организации, шаблонов.
Тем не менее, многие «великие управленцы», смело ставят специалиста n-ного, где n – стремится к бесконечности, уровня, как минимум на второй уровень, а то и выше – на первый уровень организационной структуры (рядом с собой) для оформления лица фирмы, по-видимому,
считая свое лицо для украшения организации недостаточным.
И тем самым, сознательно или, скорее всего – бессознательно, они планируют заведомо нерегламентное (невозможное) управление. Более того, они взращивают моноконфликтера - непрофессионального человека, который попав в профессиональную тусовку, оценивает ее, исходя из своих незначительных профессиональных возможностей и достаточной с его точки зрения информации с самого верхнего уровня, которую профессионально использовать он не в состоянии (не
умеет), авот в своих целях, исходя из своего соображения – может использовать, сколько и как ему угодно.
Для чего секретарь нужен профессиональному топ-менеджеру? Наверное, для того же, для чего человеку, имеющему собственный автомобиль и умеющему профессионально водить свой автомобиль, нужен постоянный водитель этого автомобиля. Для того чтобы везти владельца автомобиля на его авто тогда, когда сам он уже везти свой автомобиль не в состоянии.
(812) 233-33-66? 233-35-50 запись на обучение и консультации
