Это первый номер рассылки "Как автоматизировать малый и средний бизнес". Планируется, что она будет выходить несколько раз в месяц. Основная задача - рассказать что необходимо, что можно и что не следует автоматизировать. Кроме того, будут даны советы как выбрать исполнителя. В каком случаем им должна быть серьёзная фирма, когда группа разработчиков, а когда это лучше поручить внештатному сотруднику.

Надеюсь, вам эта рассылка будет полезной.

Автор рассылки Слава Шевцов.

Из новостей стоит отметить запуск две недели назад сервиса Rentaguru. Это сервис для проведения тендеров на создание сайтов и разработку программного обеспечения. Насколько мне известно, RentAGuru пока единственный сервис в русскоязычном Интернете, который участвует в разборе конфликтов сторон и на котором присутствует система безопасного хранения аванса. Именно этот комплекс мер позволяет заказчикам вернуть аванс в случае невыполнения обязательств работником и защититься от срыва сроков работы.

Очень любопытный сервис для поиска человека или группы, которая создаст сайт или доработает 1С. Работать через него намного безопаснее, чем напрямую с удалёнщиками.

Автор: Вадим Иванченко

Опубликовано в журнале "Бизнес-журнал" №5 от 24 марта 2003 года. ( http://offline.business-magazine.ru/2003/18/25182/page2.html )

Пару лет назад меня стал донимать один знакомый предприниматель, ведущий мелкооптовую торговлю на нескольких продуктовых рынках Москвы. Далекий от информационных технологий и имеющий только общее представление о компьютерах и их возможностях, он чуть ли не при каждой встрече сетовал на то, что замучили его гроссбух, отчетность и прочие бумаги, просил подобрать технику и программы, способные облегчить его участь.

В общем-то, я не отказывался помочь, с ходу называл ориентировочную цену в полторы штуки баксов, но при этом настаивал, чтобы он написал страничку внятного текста о том, что он все-таки хочет получить в результате. До следующей встречи - тишина, а потом все сначала. Не то чтобы он был ленив или скуп, но вроде как стимула особенного не возникало, хотя и предчувствовал, что за новыми технологиями будущее, польза от них его бизнесу будет: Когда ситуация повторилась в очередной раз, я не выдержал, взял его за руку и потащил в магазин, где мы выбрали вполне приличный компьютер и лазерный принтер. Поставил ему Windows ME, Office 97, снабдил учебными материалами и пожеланием: <Сразу не автоматизируйся, подучи матчасть, освой стандартные средства, а дальше посмотрим:>

Через полгода я сидел у него в небольшом офисе, слушая про развитие торгового бизнеса и наблюдая за работой помощника и бухгалтера. Три отдельно стоящих компьютера, два принтера, модем, локальная бухгалтерская программа, написанная под ДОС, планы расширения ассортимента товаров, открытие склада и нескольких торговых точек, наем трех-четырех сотрудников. <На этом останавливаться не намерен:> И вместе с вопросом: <Как с техникой-то дальше быть, ведь мощностей уже сейчас не хватает?> - он подал мне листочек, где мелким шрифтом были напечатаны все его пожелания.

Тут уж мне пришлось взять тайм-аут, чтобы изучить проблему. И вот что я обнаружил.

Сегодня еще можно найти бухгалтера, который с недоверием относится к учетным программам, так как считает, что ему могут понизить зарплату или даже вовсе уволить, ведь автоматизация приведет к уменьшению трудоемкости выполняемых работ. И он прав, но только отчасти. Потому что, хотя объем рутины и сокращается, зато появляется время для не менее важных дел: досконального изучения законодательных актов или проведения детального анализа финансовых показателей предприятия. Подобная инициатива бухгалтера со временем может сделать его помощником руководителя, особенно если последний обходит компьютер стороной.

Правильная автоматизация повышает производительность труда и снижает расходы за счет высокой оперативности контроля бизнес-процессов и гибкости управления предприятием, сбора, обработки и оперативного доступа к данным о финансово-экономическом состоянии фирмы. Она нужна, если необходимо повысить качество совместной работы сотрудников, сократить сроки подготовки и оформления документов, избавиться от операций по ведению складского и финансового учета, эффективно работать с клиентами и партнерами, выходить на рынок электронной коммерции.

Информационная система предприятия аккумулирует в общем случае технические средства, программное обеспечение, а также ресурсы, накопленные предприятием за время его деятельности. Основа системы - компьютеры, объединенные локальной вычислительной сетью (ЛВС). Простейшая сеть - одноранговая: все компьютеры соединяются между собой на <равных правах>. Более эффективная организация - клиент-серверная, когда рабочие станции группируются вокруг одного или нескольких <главных> компьютеров - серверов, управляющих процессом обмена данных внутри ЛВС, а также доступом во внешние сети (например, в Интернет).

В основе функционирования всей информационной системы лежит программная платформа, включающая серверную операционную систему и операционную систему рабочих станций (остальных компьютеров). Основной рабочий инструмент сотрудников предприятия - бизнес-приложения - программы, позволяющие работникам выполнять их непосредственные задачи.

Рынок продуктов и решений для создания информационных систем для малого и среднего бизнеса достаточно велик, и, не имея возможности обозреть хотя бы небольшую их часть, рассмотрим варианты построения информационной системы предприятия на программной платформе от Microsoft и на бизнес-приложениях от <1С>. Выбор именно этих компаний можно было бы назвать случайным, если не иметь в виду, что целый ряд продуктов данных фирм являются безусловными лидерами в своем классе, а сеть их распространения и внедрения достаточно широка для того, чтобы найти фирму-партнера в своем городе.

Итак, мы имеем несколько несвязанных между собой компьютеров и локальных устаревших бизнес-приложений.

Первым шагом в развитии информационной инфрастуктуры должна стать организация локальной сети. Для этого нужно установить на компьютеры сетевые карты (если их там еще нет), приобрести простое коммуникационное оборудование и провести настройку сети стандартными средствами Windows 98/МЕ/2000/XP. Это позволит совместно использовать информационно-технические ресурсы предприятия - общий доступ к документам, файлам, принтерам и модемам (например, для выхода в Интернет) со всех рабочих мест, - и обеспечит возможность работы в удаленном режиме.

Если резкого увеличения сотрудников не ожидается, такое решение будет оптимальным для пяти, максимум десяти пользователей. Однако для динамично развивающейся компании его можно назвать временным, так как эффективность работы в такой сети при количестве компьютеров более десятка начинает резко падать. А кроме того, при росте числа работников возникают новые проблемы, связанные с необходимостью наладки четкого взаимодействия, внутреннего документооборота, календарного планирования, организации общего доступа к бизнес-приложениям, электронной почты на каждом рабочем месте.

Для этого нужно строить сеть на основе клиент-серверной технологии. Для ее организации уже необходимы сетевые решения, подобные Microsoft Small Business Server 2000 (SBS), рассчитанные на предприятия малого бизнеса, имеющие в своем составе до полусотни компьютеров.

SBS включает несколько интегрированных продуктов Microsoft: Windows 2000 Server - сетевую операционную систему; Exchange Server - сервер обмена сообщениями и совместной работы сотрудников; Internet Security and Acceleration Server - сервер, обеспечивающий защищенный доступ к Интернету и управление общими подключениями к Сети; SQL Server - сервер управления реляционными базами данных и платформа для широкого круга бизнес-приложений; MS Outlook - персональный информационный менеджер, дающий возможность каждому сотруднику и всей компании в целом управлять контактами, задачами и событиями, планировать рабочее время и взаимодействовать внутри организации, в том числе по электронной почте; FrontPage - средство создания и сопровождения веб-сайтов, а также службы, обеспечивающие совместный доступ к платам факсимильной связи (для приема и отправки факсов) и модемам (для подключения к внешним информационным службам).

SBS и аналогичные ему решения позволяют:
- централизованно хранить корпоративные данные и файлы в безопасном месте на сервере;
- организовать локальную систему электронной почты;
- контролировать доступ сотрудников к ресурсам Интернета;
- применять простые способы архивации данных;
- повысить пропускную способность сети;
- не нанимать штатного ИТ-специалиста для поддержки функционирования сети;
- расширять информационную инфраструктуру компании по мере ее роста, например добавлением сервера для размещения веб-узла.

Решения уровня SBS дают немало возможностей для компании, но осуществить их в полной мере и в наиболее удобном виде призваны бизнес-приложения. Многие функции, частично автоматизирующие выполнение целого ряда бизнес-задач, реализованы уже в стандартных и привычных офисных пакетах (например, MS Office 2002), работающих с серверными продуктами SBS.

Офисные приложения - Word, Excel, Access - помогают делать первые шаги в решении бизнес-задач компании и позволяют определить на начальном этапе те участки работы, где необходимы установка и использование дополнительных программных средств. Например, финансовый учет, ввод, хранение и обработку данных о продажах и закупках частично можно вести и в базе данных Access (шаблоны Склад, Ресурсы, Основные фонды, Проекты и др.), и в электронных таблицах Excel (статистические и аналитические функции, шаблоны товарных и финансовых документов). Работу по формированию имиджа компании - подготовку рекламных материалов, создание и демонстрацию презентаций, размещение тематических ресурсов на веб-сайте компании - с помощью MS Word, PowerPoint, FrontPage. Управление взаимоотношениями с клиентами, маркетинг, планирование развития бизнеса - с использованием тех же MS Access, Word, FrontPage.

Однако стандартные приложения отступают в разряд вспомогательных программ, когда их функциональность перестает обеспечивать нормальную работу предприятия. В этом случае необходимо ставить специализированные программные продукты.

Наибольший объем рынка программ автоматизации малых и средних предприятий составляют приложения для широкого круга задач учета и управления. На примере системы программ <1С: Предприятие> рассмотрим функциональность подобных продуктов.

Функции анализа и управления эффективностью работы предприятия ориентированы на руководителя и управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса и его развитие. Программы, реализующие эти задачи, снабжают актуальной информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия решений; обеспечивают планирование финансовой деятельности и сопоставление планов с фактическими данными, анализ рентабельности производственной деятельности, сбыта товаров и продукции, прогнозирование продаж и т.д.

Учет и управление оперативной деятельностью предприятия. Эта функция решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или оказанием услуг. Она способствует эффективности ежедневной работы предприятия: позволяет готовить документы, управлять движением товаров, производственными запасами и выпуском продукции, приемом заказов, контролировать их исполнение и т.д.

Функции регламентированного учета и отчетности предназначены для бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель - обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства. Сюда входят: собственно ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, составление бухгалтерских и налоговых отчетов, отчетности в фонды и т.д.

Большинство представленных на рынке решений, в том числе и <1С:Предприятие>, - набор <кубиков>, из которых складывается необходимая функциональность, причем каждый <кубик> может подстраиваться под конкретные нужды. Система программ уровня предприятия предоставляет возможность внедрять как отдельные программы, работающие автономно или интегрируемые с использованием различных механизмов информационного обмена, так и комплексные. Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные моменты автоматизации на предприятии пересекаются мало. Комплексные эффективнее при сильной увязке различных задач и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства.

Основные компоненты линейки программ компании <1С> для предприятий: <1С:Бухгалтерия>, <1С:Торговля и Склад>, <1С:Зарплата и Кадры>, <1С:Финансовое планирование> и др. Отдельного внимания заслуживает программа <1С:Предприниматель>, предназначенная для ведения учета и составления отчетности индивидуальными предпринимателями.

Платформа <1С:Предприятия> для всех прикладных решений, независимо от отраслевой специфики, обеспечивает: возможность применения системы от локального компьютера до десятков пользователей в сети; осуществление файлового варианта или варианта <клиент-сервер> (MS SQL Server); возможность развертывания работы на нескольких территориально удаленных точках с периодическим обменом информацией.

Переход на клиент-серверные технологии и внедрение ключевых бизнес-приложений можно считать первым шагом к построению современной информационной системы предприятия. Обкатка новых решений и оптимизация бизнес-процессов, неизбежно сопутствующие всякой автоматизации, займут, возможно, пару-тройку месяцев. И от того, какие программы и какая внедренческая фирма выбраны, будут во многом зависеть дальнейшие возможности компании по развитию ее информационной системы.

Знающие люди советуют выбирать организацию-внедренца, в первую очередь, по рекомендации тех, кто уже пользовался ее услугами. При этом необходимо лично оценить опыт введения аналогичных решений на похожем предприятии. Очень важно ознакомиться с технологией и cлужбой контроля.