Выпуск 39. Айкидо для руководителя 

Добрый день, дорогие читатели! 

Поздравляем Вас с первым послеотпускным выпуском. С новыми силами и отличным настроением мы начинаем работать для вас.

Сегодня мы хотим поговорить о том, как построить систему управления договорами в компании. Этот вопрос нам поставил один клиент, которому мы предложили интересное решение с использованием информационной системы. А вам, дорогие читатели,  мы решили рассказать о том, какие проблемы возникают, и как их можно разрешить в рамках темы «работа с договорами». Если у вас возникают какие-то "рабочие" проблемы, то делитесь ими, мы также разберем тему и предложим решение.

В рубрике «Личное развитие» мы  приводим небольшой отрывок из книги «Сара» Эстер и Джери Хикс. Эта книга может стать настольным учебником для тех, кто хочет стать счастливым. Читайте. А потом пишите, помогло вам или нет, нашли вы для себя что-то в ней полезное или нет?

В рубрике «Маркетинг» мы сегодня приводим главу из легендарной книги – практического учебника по мерчендайзингу. Что такое мерчендайзинг? Модное слово? Искусство? Программирование покупателя? Невероятно интересно узнать, даже для практической жизни. Заставляет задуматься, почему зашел в магазин за хлебом, а вышел – с полной сумкой..

В рубрике «Вопрос-ответ» мы отвечаем на вопрос о том, как избавиться от неликвидов. Тема близкая к мерчендайзингу, но имеет свои секреты.

В рубрике «Совет дня» мы говорим о хороших мыслях.

Также мы представляем новую рубрику «Анонс партнеров», в которой будет предоставлять материалы наших партнеров. Сегодня мы предлагаем узнать об опасных налоговых схемах. Кто знаком, тот вооружен.

Интересного вам чтения. Ждем от вас вопросов и тем для новых выпусков по адресу aikido@alfalavista.ru.

Удачи и процветания вам лично и вашему бизнесу. 

Ведущая выпуска,
Наталья Ильина 

Как построить систему управления договорами?

В каждой компании осуществляется договорная деятельность. Процесс составления договора, его согласования и контроля очень часто бывает никак не регламентирован. В одних компаниях договорная деятельность полностью ложится на плечи юридических служб, в других компаниях – договорной работой занимаются инициаторы договорных отношений в компании, в третьих – договорная работа является частью деятельности бухгалтерии. Информационные системы также нередко не уделяют договорам сколько-нибудь весомого значения: очень часть в информационной системе договор рассматривается как элемент справочника, на который ссылаются финансовые документы.

Обычно про договора вспоминают только те стороны, по отношению к которым наблюдается его ненадлежащее исполнение. Но, тем не менее, управление договорами – это важная часть повседневной деятельности компании, поскольку именно в условиях договоров могут скрываться будущие неудобства для компании и денежные риски.

Какие это могут быть риски?

-          Риск ущерба, связанный с неисполнением контрагентами обязательств, прописанных в условиях договора;

-          Риск ущерба, связанный с наличием нарушений требования государства к договорам;

-          Риск ущерба, связанный с наличием в договорах условий и требований, являющихся для предприятия нежелательными;

-          Риск ущерба, связанный с неисполнением условий договора отдельными сотрудниками предприятия;

-          Риск скрытых издержек, связанных с наличием внутренней несогласованности в работе предприятия в рамках договорной деятельности (например, необходимо срочно выполнить работу, но договор с подрядчиком «потерялся», поэтому работа не выполняется).

Для снижения всех этих прямых и косвенных рисков необходимо выстроить прочную систему управления договорами, в которой определяются зоны деятельности, выделяются бизнес-процессы, регламентируется деятельность и максимально автоматизируется для снижения рисков влияния человеческого фактора на деятельность в целом.

Какие зоны деятельности выделяются в рамках договорной работы?

-          Заключение договора;

-          Согласование договора;

-          Регистрация договора в информационной системе;

-          Регистрация условий договора;

-          Планирование платежей по договору;

-          Контроль исполнения договора.

Заключение договора. В рамках данной деятельности определяется возможность и порядок инициации заключения договора. Обычно формируется заявка подразделения на заключение договора, в которой описывается предмет договора, контрагент, основание заключения договора (наличие денег в бюджете по определенной статье, наличие заключения о проведении тендера и т.д.), условия оплаты, особые условия по договору. Заявка передается ответственному лицу за разработку договора, который готовит текст договора.

Согласование договора. Согласование договора – непростой процесс, который может включать в себя несколько итераций. Для начала, определяется список ответственных лиц за согласование договора:

-          Инициатор договора, который проверяет соблюдение требований его служб, отраженных в предмете договора и в его условиях;

-          юридическая служба, которая проверяет юридическую составляющую документа;

-          экономическая служба, которая проверяет наличие бюджетных средств, обоснованность цен и объемов работ или поставляемых материалов или товаров;

-          служба безопасности, которая может осуществлять проверку контрагентов, с которыми заключаются договора;

-          бухгалтерия, которая проверяет договор на соблюдение бухгалтерских норм;

-          прочих служб, например, службы внутреннего контроля.

В ходе работы в договор могут вносить замечания, которые в последствии будут инициировать изменения. Параллельно с согласованием внутри компании договор и изменения к нему согласуются в компании контрагента. Процесс согласования – весьма непростой, он может осложняться желанием «затянуть» рассмотрение договора какой-либо из служб. При этом важно отслеживать версионность изменений договора для того, чтобы учесть и согласовать все замечания.

Для того, чтобы процесс не стал бесконечным, необходимо его четко прописать, обозначить сроки рассмотрения документов, порядок внесения изменений, порядок уведомления всех участников об изменениях, а также своевременного уведомления контрагента. Очень важно для процесса определить владельца, который в любой момент времени будет знать, на какой стадии находится согласование, а также сможет управлять этим процессом.

Регистрация договора в информационной системе. После того, как договор подписан всеми сторонами, его необходимо зарегистрировать в информационной системе и сохранить в архиве.

Подходы к ведению договоров в информационных системах могут отличаться друг от друга. Одни компании ведут раздельный учет – договора в бухгалтерской учетной системе как элемент справочника и договора в системе электронного хранилища данных. Другие компании – вообще не ведут отдельного учета договоров в информационной системе. Оба этих подхода делают невозможным автоматический контроль исполнения договора, а также делает невозможным планировать платежи по договору для автоматического формирования платежного календаря. Полноценный учет подразумевает наличие в информационной системе договора, условий договора, контроля выполнения условий и индикацию о возможных проблемах, вызванных нарушениями договора.

Регистрация условий договора. Данная зона является продолжением предыдущей зоны, но выделена отдельно, так как подробное описание условий договора как элементов информационной системы может позволить автоматизировать некоторые процессы, например, выписку счетов на предоплату. Если в договоре указано, что наличие предоплаты в размере 10% от сделки является обязательным условием отгрузки, то информационная система должна блокировать возможность формирования отгрузочных документов при отсутствии оплаты по счету на предоплату в рамках сделки.

Планирование платежей по договору. При правильной классификации договоров, можно выделить те договора, которые подразумевают равномерную оплату в течение периода, например, арендные платежи. Также условия договоров при наличии заказа на производство могут  прогнозировать платежи: как предоплату, так и оплату по факту отгрузки. Такие договора позволять автоматически прогнозировать платежи в системе, без наличия счетов и других финансовых документов. Точно также договора на возврат кредита или лизинговых платежей. Наличие автоматической обработки предстоящих платежей позволить получить более четкую картину потребностей в денежных средствах по условиям договора, а также позволит управлять движением денежных средств.

Контроль исполнения договора. Кроме функции планирования необходимо выделить зону мониторинга исполнения и контроля. Какие могут быть нарушения?

-          несвоевременная оплата по договору,

-          неполная оплата,

-          несоответствие финансовых документов (цен, объемов, условий) условиям по договору,

-          другие нарушения.

     К чему это может привести? Для предприятия это могут быть:

-          штрафы,

-          потеря имиджа компании в глазах клиентов,

-          увеличение дебиторской задолженности,

-          увеличение потребности в оборотных средствах,

-          снижение прибыли.

Как это можно избежать?

Выстраиванием единой системы управления договорами и управления финансами в целях управленческого учета. В данной системе любой платеж имеет назначение и связь с документом – первопричиной платежа. Также в этой системе у каждой задолженности имеется срок ее образования. А для различных диапазонов задолженностей – имеется собственная процедура реагирования и принятия решения. Система имеет собственный набор аналитических отчетов, ключевых показателей деятельности, которые сигнализируют о превышении пороговых значений каких-то показателей. При этом система должна иметь сценарии реагирования на все нестандартные ситуации.

Построить эффективную систему непросто, поскольку она задействует многие службы предприятия, имеющуюся информационную систему предприятия, системы планирования, управления финансами, систему бухгалтерского учета. Но выстроенная система позволит классифицировать договора и контрагентов по видам, позволит управлять задолженностью и позволит снизить риски ущерба, а это – дает выигрыш всем!

Анонс 

В ближайшем выпуске рассылки «Эффективные информационные системы» мы расскажем о построении информационной системы «Управление договорами».

Анонс партнеров

«Самые опасные налоговые схемы» Безупречных налоговых схем не бывает. Игры с государством опасны. БУДЬ в курсе самых опасных налоговых схем! Подробнее

События

7.08.09
Начат проект по разработке обучающего курса по построению систем продаж на базе SalesForce.  
 
1.08.09
Проводится акция «Коучинг для успеха», в августе – 4 занятия бесплатно

1.06.09
Акция «Экономная автоматизация» Разработка концепции решения – бесплатно
Подробнее  

Новости 

1.08.09
Разработано решение по автоматизации инвестиционного управления. Скажите: «Нет», - белым пятнам и черным дырам.

Поддержка

·        Рассылка: aikido@alfalavista.ru

·        Консультация: Online@alfalavista.ru

·        Партнерам и клиентам: 
info@alfalavista.ru

www.alfalavista.ru 
Москва:

+7 (495) 646-14-86 
 

О нас 
Статьи 
Консультация 
Вопрос-ответ 
Новости

Цитата дня: 

Совет дня: Управляй своим настроением

Вопрос-ответ. Как избавиться от неликвидов?  подробнее

Личное развитие. Эстер и Джери Хикс. «Сара. Говорящий филин стоит тысячи слов» Отрывок подробнее

Маркетинг. Грегори А.Сендом «Принципы мерчендайзинга». Глава 3. Расположение подробнее

Анонс партнеров. БУДЬ в курсе самых опасных налоговых схем! Подробнее

 
Присылайте ваши вопросы и ваши темы для обсуждения, а также ваши отзывы – что понравилось, а что - нет, оценивая материал по 10 балльной шкале.

Наиболее активных подписчиков и читателей, задавших наиболее интересные вопросы, ждут интересные призы! Спешите – призы уже ждут вас.