Предпроектное обследование как первый этап внедрения

А.Н. Сергеева,

ведущий специалист отдела внедрения, ООО «Корпоративные системы - Консалтинг»

Каждый из этих этапов важен для реализации полноцен­ного проекта по внедрению СЭД. Очень часто организа­ция-заказчик упускает из виду один, два, а может и более из данных этапов, недооценивая их значимость для построения единого механизма движения электронных документов.

Например, предпроектному обследованию, как правило, не уделяют должного внимания, а ведь именно на этом эта­пе происходят основные организационные мероприятия, от которых в дальнейшем будет зависеть успех проекта. Очень часто организации при внедрении СЭД упускают из виду этап обследования и проведения опытной эксплуатации.

Для того чтобы понять значимость каждого из этапов внедрения, необходимо более подробно остановиться на каждом из них.

Сегодня мы проанализируем первый этап внедрения СЭД -предпроектное обследование (рис.) - и рассмотрим проблемы, с которыми приходится сталкиваться чаще всего:

∙ незаинтересованность руководства;

∙ отсутствие цели и задач в проекте;

∙ отсутствие нормативной базы;

∙ неверный выбор программного обеспечения и до­полнительных подсистем;

∙ несоответствие ИТ-инфраструктуры выбранному ПО;

∙ отсутствие плана действий;

∙ неподготовленность сотрудников компании.

Этапы предпроектного обследования

Проблемы первого этапа внедрения СЭД. Участники проекта

Внедрение СЭД - это проект, а у каждого проекта есть участ­ники, которые выполняют определенные функции, в данном случае - это специалисты организации-клиента, специалисты организации-исполнителя и, возможно, соисполнители.

В первую очередь обратимся к главному действующему лицу - организации, которая решилась на внедрение СЭД. На­чиная с момента зарождения идеи об электронном делопроиз­водстве и заканчивая реализацией проекта по безбумажному документообороту, очень важна заинтересованность в нем руководства организации. Во многом от того, насколько руководитель вовлечен в проект, зависит жизнеспособность про­екта в конкретной организации. Его личный пример использо­вания программного продукта будет воодушевлять всех остальных сотрудников.

Руководитель проекта

Итак, основа проекта есть - руководитель заинтересован и готов сделать первый шаг, который будет заключаться в деле­гировании полномочий и назначении ответственного долж­ностного лица за реализацию проекта (руководителя про­екта). Это очень важный момент для организации, который решается во время предпроектного обследования.

С одной стороны, руководитель проекта должен быть под­кован в предметной области: знать документооборот и бизнес-процессы компании, техническое оснащение организации, с другой стороны, должен иметь существенное влияние на при­нятие решений.

Распространенные ошибки со стороны заказчика: 

1. Отсутствие формального руководителя проекта.

В этом случае очень тяжело реализовывать внедрение СЭД внешней организации - непонятно, у кого брать инфор­мацию, кого попросить о помощи и т. п. В свою очередь, руководитель организации в силу своей занятости не может решить всех текущих задач, связанных с внедрением.

2. Руководитель проекта - внешний консультант, который не имеет административной власти, наработанного в органи­зации годами авторитета и т. д. Именно поэтому в первую очередь перед внедрением СЭД подумайте о том, кто возьмет на себя ответственность за этот проект и будет его движущей силой. Грамотно подобранное ответственное должностное лицо организует работу в нужном русле.

Иногда руководитель проекта собирает экспертную груп­пу и распределяет обязанности среди узких специалистов. Так, в проекте по внедрению СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «Энерго­сервис» сложилась именно такая ситуация. Ответственным за реализацию проекта со стороны организации был назна­чен начальник отдела по работе с персоналом и правовым вопросам, который прекрасно разбирался в предметной области, техническом оснащении, и во многом от него за­висел успех внедрения и дальнейшее функционирование системы. За техническое оснащение отвечал ведущий инже­нер информационных технологий ЗАО «Энергосервис». Успешное завершение проекта показало жизнеспособность такой схемы.

Подлинные цели и задачи

Следующая проблема, с которой сталкиваются участники про­екта, - это отсутствие четкой цели, конкретных задач и планируемых результатов. Безусловно, есть общие задачи, которые возможно решить благодаря СЭД, а также типовые проблемы, которые исчезают после перехода на электронный документооборот, но нужно помнить, что каждая организация индивидуальна, каждая имеет специфику построения делопро­изводства и документооборота.

Как правило, вместо ясных целей и конкретных задач за­казчик предъявляет организации-исполнителю ворох собствен­ных проблем, которые требуется решить через внедрение СЭД. Клиент может просто твердить, что им необходимо внедрить СЭД, не объясняя истинных причин, но для специалиста-вне-дренца очень важно понять подлинные цели и задачи, которые ставит перед собой организация. То есть клиент должен изна­чально понимать, что он хочет получить в результате, кроме самого факта внедрения СЭД. И исполнитель, и клиент долж­ны четко представлять, что должно получиться «на выходе».

На практике это должно выглядеть так: в самом начале проекта клиент (в лице ответственного должностного лица) составляет техническое задание, в котором описывает за­дачи, требующие разрешения (учет и контроль исполнения входящей и исходящей служебной корреспонденции, учет и контроль исполнения писем и обращений граждан, центра­лизованный контроль исполнения нормативно-правовых, директивных документов, протоколов совещаний, поручений руководства, подготовка проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов, ре­гистрация, выпуск и рассылка нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов и т. д.), и желаемый конечный результат.

Так, например, государственные учреждения, как правило, объявляют открытые аукционы, где подробно изложены основ­ные требования к программному обеспечению, четко сформу­лированы работы и услуги, определены сроки, но даже и они не всегда ясно представляют конечный результат проекта.

В документации об аукционе на оказание услуг по раз­витию автоматизированной системы управления докумен­тами и делопроизводственными процессами Департамента охраны здоровья и населения Кемеровской области от 03.12.2012 обозначены условия исполнения контракта в виде технического задания. Государственный заказчик в техниче­ском задании выделил следующие моменты:

∙ требования к управлению электронными документа­ми;

∙ требования к подсистеме управления процессами;

∙ требования к подсистеме контроля исполнения по­ручений;

∙ требования к системе отчетности по документообо­роту;

∙ требования к подсистеме организации распределенной работы;

∙ возможность модификации и развития системы си­лами заказчика;

∙ общие требования;

∙ перечень видов карточек электронных документов, подлежащих настройке в системе;

∙ перечень отчетов, подлежащих настройке в системе;

∙ аппаратно-программные требования к серверу систе­мы;

∙ требования к описанию и формализации процессов;

∙ требования к внедрению системы.

В этом техническом задании четко прослеживаются ожи­дания заказчика от внедрения СЭД.

Нормативная база документооборота

Во время выявления целей и задач проекта по внедрению руководитель не раз задаст себе вопрос: «А насколько работа с документами в нашей организации регламентирована?». Если в компании нет четких правил работы, единых регламен­тов по работе с документами, то невозможна и эксплуатация СЭД. Автоматизировать хаос не в силах любая СЭД. Перед внедрением СЭД потребуется проанализировать нормативную базу, касающуюся движения документов в организации.

В нормативную базу, как правило, входит инструкция по делопроизводству, регламенты по работе с документами, все организационно-распорядительные документы, касающиеся организации работы с документами.

Выбор программного обеспечения

Когда проблемы выявлены, цели и задачи поставлены, норма­тивная база подготовлена, приходит время выбрать подходя­щее программное обеспечение. На тему выбора системы электронного документооборота написано немало материалов, в которых системы сравниваются по всевозможным параметрам.

Объект автоматизации подробно изучается экспертной группой и руководителем проекта. Главное - сопоставить ваши цели и задачи с функционалом выбранной СЭД, а также выяснить, имелся ли опыт внедрения этого программного про­дукта в похожей организации (по структуре и сфере деятель­ности).

Как правило, компании, занимающиеся внедрением СЭД, проводят бесплатные презентации, а также у них есть возмож­ность установить демонстрационную версию программного продукта - не отказывайтесь от этих услуг.

На презентации вы можете задать множество вопросов, расспросить о конкретных примерах внедрения, а демон­страционная версия позволит понять, насколько удобен поль­зовательский интерфейс системы.

Когда система и организация-исполнитель выбраны, не спешите с заключением договора. Еще раз ознакомьтесь с ком­мерческим предложением - все ли учтено?

Организация-исполнитель должна предложить наиболее оптимальный набор программного обеспечения, дополнительных опций и подсистем, чтобы в итоге система функционировала именно так, как представляет это клиент, и решала именно те задачи, которые поставил клиент перед исполнителем. Под ру­ководством внешних консультантов, занимающихся внедрением СЭД, следует проверить, насколько ИТ-инфраструктура орга­низации-заказчика готова к внедрению стороннего продук­та, и, если необходимо, изменить существующую ситуацию, потому что у каждого программного продукта есть программные и аппаратные требования, которые должны быть выполнены перед установкой ПО (требования к СУБД, ОС и т. д.). Могут быть предусмотрены дополнительные возможности по исполь­зованию электронной подписи и шифрованию документов, возможно, потребуется создание электронных образов докумен­тов при помощи сканера. Также нужно определить количество пользователей, работающих в системе.

Отсюда напрашивается серьезный вывод: предпроектное обследование должно проводиться перед закупкой про­граммного обеспечения, но, к большому сожалению, часто бывает и наоборот, тогда специалистам отдела внедрения при­ходится исходить из того, что уже есть, перераспределять за­купленные рабочие места для создания наиболее эффективной системы движения документов.

Например, Администрация Гурьевского муниципально­го района закупила ограниченное количество рабочих мест исходя из выделенного бюджета. В свою очередь, специали­стам отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» было необхо­димо распределить эти рабочие места так, чтобы в резуль­тате были решены следующие задачи: обмен документами между основными структурными подразделениями, контроль исполнительской дисциплины, автоматизация учета основных документов.

Сложность задачи заключалась в том, что ограниченное количество закупленных рабочих мест не позволяло наладить взаимодействие между всеми структурными подразделени­ями, и часть отделов были отрезаны от обмена документами в электронном виде, поэтому очень важно перед внедрением проконсультироваться со специалистами и сопоставить цели внедрения с количеством закупаемых рабочих мест про­граммного продукта.

План реализации проекта

Вместе с ответственным специалистом от организации-заказ­чика специалисты организации-исполнителя на этапе предпро-ектного обследования обсуждают последующие этапы внедре­ния, т. е. составляют план реализации проекта и уточняют сроки. Безусловно, в любом проекте план является важной составляющей, позволяющей логически продумать последова­тельность действий и мероприятий. Очень важно предположить сроки и обозначить критерии эффективности выполнения каж­дого из этапов внедрения. План-график проведения работ по внедрению СЭД, как правило, составляют в виде таблицы.

Внедрение СЭД в Администрации Алтайского края ве­дется с 2001 г. Успех построения единой системы докумен­тооборота обусловлен тем, что на протяжении всего про­екта исполнители и заказчики руководствовались планом поэтапного внедрения программного продукта. Более того, 28 июня 2004 г. была утверждена Концепция развития си­стемы электронного документооборота в Администрации Алтайского края, в соответствии с которой СЭД развивает­ся по настоящее время. Каждый из этапов расширения си­стемы в Администрации тщательно прорабатывается рабочей группой: выявляются все плюсы и минусы новых опций, приложений или подсистем. Работа в соответствии с планом позволяет сделать дальнейшие действия более четкими и продуманными.

Человеческий фактор

На этапе предпроектного обследования следует подумать и о человеческом факторе, т. е. как сотрудники организации вос­примут нововведения. Необходимо учесть пожелания будущих пользователей, так как система внедряется для сотрудников организации, чтобы облегчить их труд.

Желательно руководству организации перед внедрением СЭД провести встречу с коллективом и рассказать о преиму­ществах системы перед традиционным документооборотом.

К этой встрече можно привлечь специалиста со стороны исполнителя. Внешние специалисты также с удовольствием проведут для сотрудников организации-заказчика презента­цию или вебинар, где подробно расскажут в целом о внедре­нии СЭД и о конкретном программном продукте.

Стоит отметить, что моральное и материальное поощрение энтузиазма со стороны сотрудников поможет повысить моти­вацию всего коллектива. Безусловно, пряника без кнута не бывает: нужно будет продумать нормативное закрепление вне­дрения каждого из этапов (приказы, регламенты, инструкции).

Например, Прокуратура Алтайского края на основании особого распоряжения не допускает к работе сотрудников, не прошедших обучение работе в автоматизированном ин­формационном комплексе (АИК) «Надзор».

Значение предпроектного обследования. Резюме

Таким образом, предпроектное обследование является очень важным этапом в реализации проекта по внедрению СЭД. Первый шаг на пути к внедрению системы - это назначение ответственного должностного лица за реализацию проекта от организации-клиента и, если необходимо, формирование ко­манды экспертов. От компетентности, организаторских способ­ностей руководителя проекта во многом будет зависеть успех внедрения СЭД в организации.

Команда экспертов во главе с руководителем проекта опи­сывает те проблемы, которые в настоящее время есть в органи­зации и от которых необходимо избавиться при помощи СЭД, ставит цели, выявляет задачи проекта по внедрению. После это­го компания определяется с программным продуктом, который соответствует всем требованиям и запросам. Руководитель про­екта и организация-исполнитель сверяют на соответствие выб­ранному программному продукту ИТ-инфраструктуру компании.

Важным моментом, предшествующим следующим этапам внедрения СЭД, является составление плана мероприятий и сроков их реализации. В последующем контроль за выполне­нием проекта по внедрению будет осуществляться на основании именно этого плана.

Особое внимание следует уделить сотрудникам организа­ции. У них должно быть четкое представление о том, что вне­дряют, с какой целью и чего следует от этого ждать. Моральная подготовка сотрудников перед внедрением будет способствовать их положительному настрою и принятию программного про­дукта.

Стоит заметить, что перечисленные проблемы на этапе предпроектного обследования являются обобщенным наблю­дением за организациями, внедряющими СЭД; возможно, у кого-то их больше, у кого-то меньше, но хотелось бы, чтобы после прочтения этой статьи у организаций, планирующих внедрение, таких проблем не возникало.

Автор: Сергеева А.Н.   

Источник.