Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Создаем свой бизнес

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают..." на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Март 2003   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Людмила Лунькова

Статистика

12.222 подписчиков
-21 за неделю
←   Все выпуски   →

Создаем свою информационную систему №7


Информационный Канал Subscribe.Ru

Создаем свою информационную систему

Выпуск №7

Пора отправляться к заказчику…

Для тех, кто не читал первые выпуски рассылки – есть смысл заглянуть в архив. Кратко напомню, что мы начали работать над небольшой проблемой директора одной из компаний, который недоволен состоянием дел. Мы проанализировали приложения, которые являются лидерами в интересующей нас области и успели составить список функций, который может иметь ввиду наш потенциальный клиент.

Я так же, советовал поинтересоваться, какими ГОСТ может быть регламентирована работа.

Все, отправляемся. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Приехали. Интересно сразу посмотреть (хоть и краем глаза) на какой технике работают в офисе. Не столько чтобы скорректировать цену заказа, сколько понять насколько сильно придется биться за производительность информационной системы. И как распределять нагрузку между частями системы.

В разговоре выясняется, что все не совсем так, как говорил директор.

С бумажным архивом документов  все так плохо. Действительно «все разложено по папочкам».  Действительно нет единого списка регистрации документов, но есть каталог по типам документов, которые и соответствуют папкам разного цвета.

Не густо, но хоть что-то.

Основная проблема, как оказалось, в согласовании документов. Собственно это не совсем согласование. Фирма выпускает весьма специфическую продукцию. Ну, назовем ее наукоемкой что ли. Продукция используется там, где есть существенный риск для здоровья. Поэтому цикл разработки и утверждения проектной  документации  очень специфический. Для того чтобы  документ был утвержден нужны 5 обязательных и от 2 до 8 необязательных подписи.

Поэтому в процессе согласования часто непонятно кто за кем должен документ подписывать, и что делать, если нужного человека нет на месте и т.д. и т.п.

Это и есть реальная причина недовольства.

Еще одна проблема – это контроль исполнения. Наряду с проектной документацией, на фирме довольно крупная сервисная служба, которая осуществляет гарантийное обслуживание и предоставляет целый спектр услуг.

Все это отягощается тем, что нет стандартов на электронную почту. Разрешено использование нескольких почтовых программ.

Решение трех проблем: архив документации, согласование проектной документации, контроль исполнения – вполне достойный результат с точки зрения заказчика.

Попробуем пофантазировать, как мы можем справиться с поставленной задачей.

Что делать?

  1. Понять какие документы хранятся в архиве. Лучше всего исследовать архив лично, хотя полезно иметь в голове список атрибутов документов, которые рекомендует ГОСТ.
  2. Каков регламент работы с документами. Кем они рассматриваются, кто принимает решения, какие поручения выдают. Когда документы списываются в архив, сколько хранятся и т.п.
  3. Понять требования к проектной документации, которая есть на фирме. Начиная с номенклатуры и маршрутов документов. Старайтесь сразу учесть, что жизнь отличается от любых предположений, и даже от должностных инструкций, которые вам могут показать. Задавайте вопросы, которые могут казаться дурацкими – все равно задавайте. Люди  - не специалисты в информационных технологиях. Им не всегда понятно, что «обычно один, ну иногда два» - на самом деле значит много и всегда. Постарайтесь задать им наводящие вопросы на темы множественности и вариантов подписи, когда подписывающее лицо ушло в отпуск. Когда подписать может либо тот, либо этот и т.п.
  4. Постарайтесь понять, что происходит на фирме и каков уровень доверительности между отделами. Старайтесь выявить именно уникальные роли, которые играют пользователи, не зацикливайтесь на персоналиях. Постарайтесь объяснить, что иногда люди болеют, и меняются, но роли, которые надо выполнять на работе остаются. Если требуется высокий уровень разграничения прав, то обязательно спросите, кто будет этими правами управлять. Объясните, что надо иметь схему управления, иначе придется постоянно заниматься администрированием системы. Примером необходимости схемы управления может быть «уход в отпуск». Человек может либо самостоятельно назначить замещающего (сделать кого-то исполнителем своих ролей), либо это должно быть сделано централизовано.
  5. Часто предполагается, что ролевая модель работает и при  исполнении какого-то поручения, решения и т.п. Я бы сказал, что это не совсем так. Например, начальник отдела, играя свою роль, получает задание от директора. Он ПОРУЧАЕТ ее исполнение своему сотруднику. При этом роль сотрудника не меняется. Он не становится начальником, исполняя ее. Хотя вполне возможно, что в реальности он и подпишется за своего начальника. Это есть смысл учесть и обязательно спросить о необходимости таких передач полномочий.

Будем считать, что на встрече мы задали много вопросов и получили некоторые ответы.

Пора поломать голову над решением задачи. Но делать это будем в следующем выпуске.

Про перспективы опять не успели… ну это не горит…потом.

Да, важная новость. На сайте лежит новая версия платформы и первые версии документов, которые я бы, конечно, назвал еще черновыми.

Ведущий рассылки: Михаил М. Баранов
bami@murometz.spb.ru www.murometz.spb.ru Кубики для взрослых
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное