Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Создаем свой бизнес

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают..." на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Март 2003   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Людмила Лунькова

Статистика

12.222 подписчиков
-21 за неделю
←   Все выпуски   →

Создаем свою информационную систему #4


Информационный Канал Subscribe.Ru

Создаем свою информационную систему

Перед тем как отправляться к клиенту, есть смысл сделать не очень большое, но полезное исследование. Поскольку мы установили область, к которой относится информационная система, то правильно будет составить список тех функций, которые стали стандартными для систем такого типа. Еще одно очень полезное мероприятие – беглое знакомство с ГОСТ - ами, которые действуют в интересующей нас области.

Дело в том, что мы собираемся разговаривать со специалистами. Они вполне могут захотеть выяснить нашу компетенцию в «предметной области». На такие попытки можно честно и открыто ответить, что это новая для нас область, и мы быстро научимся и разберемся. Но лучше потратить пару часов и слегка «повысить свой уровень знаний».

Где искать информацию?

По степени оперативности, я бы предложил такую последовательность: Интернет, Книги, консультация у специалиста.

Попробуем извлечь информацию с сайтов наиболее ярких представителей.

Я бы рассмотрел такие программы: Босс-Референт, Золушка, Дело, LanDocs и Евфрат-Документооборот.

Для создания общей картины нам вполне хватит текстов, которые мы найдем на сайтах соответствующих компаний.

Примерный список функций:

Регистрация документов

Обычно рассматриваются несколько типов документов (Входящие, Исходящие, Внутренние документы, обращения граждан).

В некоторых системах предлагают интересную абстракцию – поток регистрации документов. Под потоком, в этом случае, имеют в виду множество документов, у которых уникальные регистрационные номера.

Как правило, в системе создается регистрационная карточка документа – специальная структура в базе данных, в которую вносятся атрибуты документа и дополнительная информация.

Хорошая идея – рубрикаторы. В карточку вносятся одна или несколько тем, к которым относится документ, потом документы можно просматривать в разрезе выбранных рубрик.

Обязательное свойство – присоединение к РК файлов. Присоединенные файлы можно открывать в том приложении, которое предназначено для работы с файлами этого типа. Реже встречается возможность просмотра документа специальными встроенными в систему программами.

Сканирование документов и присоединение образов в карточку.

Реже имеется возможность распознавания текста (для этого используют внешнюю программу, или модуль FineReader, Cuneform)

Поддержка жизненного цикла документа

Под этим, обычно понимают процесс разработки и согласования каких-либо инструкций, приказов и т.п. Редко, но встречаются реализации утверждения бюджетов и обработки закупок материалов, которые как бы укладываются в похожие схемы.

Поручения (распоряжения)

С документами можно связывать определенные поручения, которые надо исполнить.

Обычно, поручения представляют собой список, или последовательность действий, которые должны сделать исполнители. Часто исполнители могут передавать поручения  своим подчиненным, или коллегам.

Могут назначаться сроки исполнения и контролирующие лица.

Иногда встречается возможность обработки по шаблону. Т.е. для определенных типов документов есть стандартная последовательность обработки, которая автоматически запускается при появлении документа в системе.

Рабочие места и движение документов

Как правило, пользователь в такой системе имеет специализированное приложение, которое обеспечивает ему доступ к тем документам, которые предназначены для исполнения, или контроля. Часто такое рабочее место совмещено с почтовым клиентом.  Передача документов происходит в большинстве систем «виртуально», т.е. в какой–то момент пользователь получает доступ к документу, который уже находится в базе данных. После завершения обработки документ снова перестает быть доступен пользователю.

Аналитические отчеты

Отчеты по срокам исполнения и количественным характеристикам для конкретных отделов, или работников.

Распределение прав доступа

Основной моделью распределения прав доступа является ролевая модель.

Часто встречается понятие владельца документа.

Дополнительная функциональность

Блокирование документов, в том числе долговременное

Электронная цифровая подпись документов при вводе и изменении.

Поддержка нескольких версий документа.

Поиск по атрибутам документов.

Поиск по тексту регистрационной карточки и вложенным файлам.

Установка взаимосвязей между документами.

Внесение комментариев в документ.

Установка напоминаний.

Обсуждения (форумы).

Отсылка документов по почте и импорт документов, которые пришли из аналогичной системы.

Графические редакторы маршрутов обработки документов.

Теперь нам осталось понять, какие из функций действительно нужны нашему клиенту, а какие явно избыточны и никогда не будут использоваться. Выяснять это надо очень аккуратно. Человек существо довольно жадное, и подчас готов объявить жизненно необходимым возможность, которая на деле для него бесполезна. Понять это, оставаясь на своем рабочем месте, просто невозможно. Надо идти и разговаривать с людьми.

Ведущий рассылки: Михаил М. Баранов
bami@murometz.spb.ru www.murometz.spb.ru Кубики для взрослых
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное