Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2008   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

В этом выпуске опубликованы следующие советы:


Word Expert - профессиональная работа с текстом
Выпуск рассылки №92 от 2008-04-04 15:02

В этом выпуске:

  1. Советы и подсказки
  2. Требуется помощь!
  3. Полезные ссылки
  4. Информация об авторских правах

Советы и подсказки

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то пишите мне через форму контактов на сайте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Автоматическое обновление полей при открытии документа

Ваши документы могут содержать различные поля: перекрестные ссылки, оглавления, предметные указатели, нумерацию, даты и т.д., некоторые из которых нуждаются в периодическом обновлении. Например, добавлены или изменились названия глав, которые присутствуют в оглавлении, рисунки были перенесены, удалены или добавлены новые и так далее. После этих действий необходимо принудительно обновлять поля.
Однако редактор Word не имеет стандартных возможностей обновления всех полей в документе одновременно и без лишних мышедвижений (если не считать использование сочетаний клавиш для выделения всего текста - «Ctrl»+«A» и последующего обновления с помощью клавиши «F9»).

Тем не менее, есть решение: можно воспользоваться специальным макросом, который будет автоматически обновлять все ваши поля при каждом открытии документа.
Для этого разместите приведенный ниже код макроса в ваш шаблон Normal.dot (Normal.dotm), на основе которого вы создаете свои документы, или в конкретный документ. 
Sub AutoOpen()
'Автообновление всех полей документа при его открытии
Dim aStory As Range
Dim aField As Field
Dim myTOC As TableOfContents
For Each aStory In ActiveDocument.StoryRanges
  For Each aField In aStory.Fields
    aField.Update
  Next aField
Next aStory
For Each myTOC In ActiveDocument.TablesOfContents
   myTOC.Update 'принудительно обновляем Оглавление
Next myTOC
End Sub
Если вы желаете обновлять поля вручную, то измените наименование макроса, создайте для него кнопку и разместите ее на панели инструментов (для Word 2003) или на панели быстрого доступа (для Word 2007).

Если вы не знаете, как подключить к документу и применить этот макрос, изучите следующие заметки с сайта:
Создание макроса из готового кода
Автоматическая запись макроса

Оставить комментарий | Написать письмо

Как отключить показ исправлений в документе

Если некий документ редактируется несколькими пользователями, то для отслеживания изменений в редакторе включен режим отображения исправлений и примечаний (комментариев). После того, как правка документа закончена, изменения сохранены, необходимости в отображении изменений документа отпадает. Однако, при каждом открытии такого документа вновь и вновь появляются специальные метки на полях документа. Как избавиться от этой напасти?

Буквально на днях мне задали этот вопрос и я вспомнил, что сам до недавнего времени мучился и не знал, что сделать. Но решение оказалось простым.

Для этого откройте панель инструментов Рецензирование из меню Вид.. Найдите и нажмите кнопку Принять выделенные исправления и в раскрывшемся подменю выберите команду Принять все исправления (либо "Отклонить все исправления") и отожмите кнопку Исправления (если она находится в нажатом состоянии. В этом состоянии кнопка обрамлена границами).
Теперь закройте панель инструментов и перезагрузите документ. При следующем открытии документа исправления в нем не будут отображаться.

Если вы работаете в редакторе Word 2007, то перейдите на вкладку Рецензирование. В группе команд Изменения нажмите кнопку Принять и выберите из открывшегося подменю команду Применить все изменения в документе. Перезагрузите документ.
Оставить комментарий | Написать письмо

Подсчет количества заголовков (элементов) в Оглавлении

Забавный макрос (правда, есть сомнения в его полезности) я нашел на одном из обсуждений пользователей редактора Word в группах Google. Следующий макрос подсчитывает количество вхождений заголовков (или иных элементов) в Оглавлении и выводит сообщение об этом. 
Sub Count_TOC_Entries()
'Подсчет количества заголовков в Оглавлении
Dim i As Integer
With ActiveDocument
    If .TablesOfContents.Count > 0 Then
        For i = 1 To .TablesOfContents.Count
            MsgBox "Оглавление " & i & " в документе """ & .Name & """ содержит " & _
            .TablesOfContents(i).Range.Paragraphs.Count - 1 & " заголовков (элементов)."
        Next i
    Else
        MsgBox "В документе """ & .Name & """ Оглавление не найдено."
    End If
End With
End Sub
Оставить комментарий | Написать письмо

Использование форм для ввода данных в документ

Продолжаем серию заметок по теме автоматизации документов. Сегодня я расскажу, как добавить к вашим документам специальную форму, с помощью которой можно легко и просто вводить данные в документ. Введенные в форму данные адресата по нажатию кнопки на форме будут автоматически внесены в документ.
Предполагается, что у вас есть готовый шаблон документа, например, письма. В качестве образца можно использовать подготовленный мною шаблон официального письма вымышленной организации (скачать). Использование шаблона необходимо, ведь на его основе вы в дальнейшем будете создавать свои документы.
Распакуйте файл из архива и поместите его в папку с шаблонами редактора Word. Как правило, эта папка находится по адресу: C:\Documents and Settings\ИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ\Application Data\Microsoft\Шаблоны.

Итак, шаблон документа у нас есть, открыт и готов к изменению. В первую очередь нам необходимо добавить закладки в те позиции в документе, куда вы собираетесь вставлять данные из формы. Как правило, письмо должно содержать фамилию, имя и отчество адресата, наименование организации адресата, полный почтовый адрес и приветствие. Исходя из этого мы добавим в документ следующие закладки:
  • name
  • company
  • address
  • date
  • salutation
Обратите внимание, реквизитов адресата, которые должно содержать письмо, на самом деле может быть много, а закладок мы определили всего пять. Это логично, так как в дальнейшем мы будем подставлять несколько реквизитов к одной закладке (например, адрес, который будет состоять из индекса, названия города, области, улицы).
После добавления закладок (и если у вас включен режим отображения меток закладок), наш документ будет выглядеть примерно как на рисунке ниже (щелкните по картинке для ее увеличения)... - Читать заметку полностью.

Оставить комментарий | Написать письмо

Требуется помощь

Если вы знаете ответы на вопросы читателей, пожалуйста, присылайте ваши решения через контактную форму на сайте.

Вопрос:
Требуется сделать внизу каждой страницы документа надпись с заливкой абзаца. Делаю в колонтитулах всё нормально.
Проблема в том что тот цвет который я назначаю для заливки абзаца в колонтитулах при просмотре документа выглядит иначе. Как сделать так, чтобы цвета в колонтитулах (или конкретно этой надписи в колонтитулах) не изменялись.
Или другой вариант: как узнать какой нужно установить в колонтитулах цвет, чтобы при просмотре он выглядел так, как мне нужно?
Ответить

Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Вся информация, представленная на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, никаким образом не связана с корпорацией Microsoft. В рассылке упоминаются компании и продукты, которые могут быть зарегистрированными торговыми марками и принадлежать различным физическим и юридическим лицам как на территории РФ, так и за ее пределами.

Авторские права на все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке (включая текст, фотографии, подборку, расположение и т.п.) принадлежат Кокину Антону Вадимовичу, если не указано иное. Вы можете свободно использовать и распространять эти материалы с обязательной ссылкой вида "Информация с сайта WordExpert.ru" и с обязательным указанием автора материала.

Все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, представлены на информационной основе. Вы можете использовать любую информацию с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки исключительно на свой страх и риск. Тем не менее, я рекомендую перед применением какой-либо информации с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки обязательно сохранять и создавать резервные копии ваших документов.

В этой рассылке также упоминаются различные web-страницы с соответствующими ссылками. Эти ссылки указываются исключительно в информационных целях и никакой рекомендации или одобрения с моей стороны данных веб-страниц не подразумевается, если не указано иное.

В избранное