Содержание:
0б авторе 1
Благодарности 1
Введение 10
Какие задачи можно решать в программе Access 10
Две стороны программы Access 12
Access или Excel? 12
Access или SQL Server? 13
Новый облик программы Access 2007 14
Лента 14
Использование ленты с помощью клавиатуры 16
Меню Office 18
Инструментальная Панель быстрого доступа 19
Новые возможности в программе Access 2007 20
Об этой книге 21
Краткое содержание 21
Об > этих > стрелках 22
О сочетаниях клавиш 24
О щелчках кнопкой мыши 24
Примеры 24
О Web-сайте MissingManuals.com 24
Safari Enabled 25
Хранение данных в таблицах 26
1. Глава 1. Создание вашей первой базы данных 27
1.1. Что такое базы данных Access 27
1.2. Приступая к работе 28
1.2.1. Создание новой базы данных 29
1.2.2. Что такое таблицы 32
1.2.3. Создание простой таблицы 33
1.2.4. Редактирование таблицы 36
1.3. Сохранение и открытие БД Access 40
1.3.1. Создание резервных копий 40
1.3.2. Сохранение БД с другим именем или форматом 41
1.3.3. Открытие БД 42
1.3.4. Одновременное открытие нескольких БД 44
1.3.5. Открытие БД, созданной в более старой версии Access 44
1.3.6. Создание еще одной БД 45
1.4. Область переходов 46
1.4.1. Просмотр таблиц с помощью области переходов 46
1.4.2. Управление объектами БД 48
2. Глава 2. Создание более сложных таблиц 50
2.1. Типы данных 50
2.2. Конструктор 51
2.2.1. Организация и описание ваших полей 52
2.2.2. Как действуют обновления в Конструкторе 54
2.3. Типы данных Access 54
2.3.1. Текстовый 56
2.3.2. Поле MEMO 59
2.3.3. Числовой 61
2.3.4. Денежный 63
2.3.5. Дата/время 64
2.3.6. Логический 67
2.3.7. Гиперссылка 67
2.3.8. Вложение 68
2.3.9. Счетчик 70
2.4. Первичный ключ 72
2.4.1. Создание поля для вашего собственного первичного ключа 73
2.5. Шесть правил проектирования БД 74
2.5.1. Правило 1. Выбирайте подходящие имена полей 74
2.5.2. Правило 2. Разбивайте ваши данные 75
2.5.3. Правило 3. Храните все детали в одном месте 75
2.5.4. Правило 4. Избегайте дублирования данных 76
2.5.5. Правило 5. Избегайте избыточной информации 77
2.5.6. Правило 6. Включайте поле Код 77
3. Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск, фильтрация и другие действия 79
3.1. Настройка листа данных 79
3.1.1. Форматирование листа данных 79
3.1.2. Реорганизация столбцов 81
3.1.3. Изменение размеров столбцов и строк 81
3.1.4. Скрытие столбцов 82
3.1.5. Закрепленные столбцы 83
3.2. Перемещение в таблице 84
3.2.1. Сортировка 85
3.2.2. Фильтрация 87
3.3. Поиск 91
3.4. Усовершенствованное редактирование 93
3.4.1. Проверка орфографии 93
3.4.2. Автозамена 96
3.4.3. Специальные символы 98
3.5. Печать листа данных 99
3.5.1. Предварительный просмотр страницы 99
3.5.2. Тонкая настройка распечатки 101
4. Глава 4. Блокировка неправильных данных 103
4.1. О целостности данных 103
4.1.1. Запрет незаполненных полей 103
4.1.2. Задание значений по умолчанию 105
4.1.3. Предотвращение дублирования значений с помощью индексов 107
4.2. Маски ввода 110
4.2.1. Применение готовых масок 111
4.2.2. Создание собственной маски 114
4.2.3. Правила верификации или условия на значения 116
4.2.4. Применение условия на значение поля 116
4.2.5. Запись условия на значение поля 118
4.2.6. Создание условия на значение для таблицы 121
4.3. Подстановки 122
4.3.1. Создание простого списка подстановок, состоящего из констант 122
4.3.2. Добавление новых значений в ваш список подстановок 125
5. Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 126
5.1. Основы отношений между таблицами 126
5.1.1. Избыточные данные в противоположность связанным 126
5.1.2. Совпадающие поля: связующее звено отношения 128
5.1.3. Связывание с помощью столбца Код (ID) 128
5.1.4. Отношение типа "родитель - потомок" 129
5.2. Применение отношений 130
5.2.1. Определение отношения 130
5.2.2. Редактирование связей 134
5.2.3. Целостность на уровне ссылок 134
5.2.4. Переходы в отношении 137
5.2.5. Поиск в связанных таблицах 139
5.3. Более экзотические связи 142
5.3.1. Отношение "один-к-одному" 143
5.3.2. Отношение "многие-ко-многим" 144
5.4. Практическое применение связей 147
5.4.1. Музыкальная школа 148
5.4.2. Магазин шоколадных изделий 151
Обработка данных с помощью запросов 154
6. Глава 6. Запросы, выбирающие записи 155
6.1. Основные сведения о запросах 155
6.2. Создание запросов 156
6.2.1. Создание запроса в Конструкторе 156
6.2.2. Создание простого запроса с помощью Мастера запросов 164
6.2.3. Режим SQL 167
6.2.4. Запросы и связанные таблицы 171
6.2.4.1. Объединение таблиц в запросе 172
6.2.4.2. Внешние объединения 175
6.2.4.3. Поиск несвязанных записей 176
6.2.4.4. Множественные объединения 177
7. Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 180
7.1. Вычисляемые поля 180
7.1.1. Определение вычисляемого поля 180
7.1.2. Простая математическая обработка числовых полей 183
7.1.3. Выражения с текстовыми значениями 184
7.2. Функции запросов 185
7.2.1. Применение функций 185
7.2.2. Построитель выражений 187
7.2.3. Форматирование чисел 189
7.2.4. Дополнительные математические функции 190
7.2.5. Текстовые функции 191
7.2.6. Функции для обработки дат 192
7.2.7. Обработка пропущенных или неопределенных значений 194
7.3. Итоговые данные 195
7.3.1. Группировка в итоговом запросе 197
7.3.2. Объединения в итоговом запросе 199
7.4. Параметры запроса 200
8. Глава 8. Запросы, обновляющие записи 203
8.1. О запросах на изменение 203
8.1.1. Тестирование запросов на изменение (с осторожностью) 203
8.2. Запросы на обновление 204
8.3. Запросы на добавление 209
8.3.1. Создание запроса на добавление (или на создание таблицы) 209
8.3.2. Получение начальных значений типа Счетчик, отличных от 1 211
8.4. Запросы на удаление 213
8.5. Учебный пример: маркировка заказов на товары, которых нет в наличии 214
8.5.1. Поиск продуктов, которых нет в наличии 215
8.5.2. Перевод заказов в режим ожидания 216
9. Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и сводных таблиц 218
9.1. О перекрестных запросах 218
9.2. Создание перекрестных запросов 221
9.2.1. Создание перекрестного запроса с помощью мастера 222
9.2.2. Создание перекрестного запроса с нуля 224
9.3. Сводные таблицы 226
9.3.1. Построение сводной таблицы 227
9.3.2. Манипуляции сводной таблицей 230
9.3.3. Создание вычисляемого поля 231
9.3.4. Скрытие и отображение подробностей 234
9.3.5. Фильтрация в сводных таблицах 234
9.4. Сводные диаграммы 236
9.4.1. Печать сводной диаграммы 239
Отчеты 240
10. Глава 10. Создание отчетов 241
10.1. Базовые сведения об отчетах 242
10.1.1. Создание простого отчета 242
10.1.2. Компоновка отчета 244
10.1.3. Добавление и удаление полей 245
10.1.4. Разные режимы отображения отчета 247
10.1.5. Создание пустого отчета 248
10.2. Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета 250
10.2.1. Предварительный просмотр отчета 250
10.2.2. Экспорт отчета 251
10.2.3. Получение дополнительного модуля "Save As PDF" 254
10.3. Форматирование отчета 255
10.3.1. Форматирование столбцов и заголовков столбцов 256
10.3.1.1. Форматирование числовых полей 258
10.3.1.2. Форматирование чередующихся строк 258
10.3.1.3. Линии сетки 259
10.3.1.4. Границы 260
10.3.2. Условное форматирование 260
10.4. Фильтрация и сортировка в отчете 262
10.4.1. Фильтрация в отчете 262
10.4.2. Сортировка данных в отчете 263
11. Глава 11. Проектирование сложных отчетов 264
11.1. Улучшение отчетов в Конструкторе 264
11.1.1. Разделы в режиме конструктора 265
11.1.2. Об элементах управления 266
11.1.3. Удаление полей из макета 267
11.1.4. Добавление дополнительных элементов управления 269
11.1.5. Создание отчета без помощи мастера 271
11.2. Мастер создания отчетов 273
11.3. Мастер создания наклеек 275
11.4. Тонкая настройка отчетов с помощью свойств 278
11.4.1. Корректировка самых широкоиспользуемых свойств 280
11.5. Выражения 281
11.6. Группировка 283
11.6.1. Группировка в отчетах 283
11.6.2. Когда группировка задана, у вас появляются дополнительные возможности: 285
Разработка пользовательского интерфейса с помощью форм 290
12. Глава 12. Создание простых форм 291
12.1. Основные сведения о формах 291
12.1.1. Создание простой формы 292
12.1.2. Применение формы 296
12.1.2.1. Поиск и редактирование записи 297
12.1.2.2. Добавление записи 298
12.1.2.3. Удаление записи 299
12.1.2.4. Печать записей 300
12.2. Сортировка и фильтрация в формах 300
12.2.1. Сортировка в форме 300
12.2.2. Фильтрация в форме 301
12.2.3. Применение фильтра по форме 301
12.2.4. Сохранение фильтров для дальнейшего использования 303
12.3. Создание улучшенных макетов 304
12.3.1. Высвобождение элементов управления из макета 305
12.3.2. Применение нескольких макетов 306
12.3.3. Применение табличных макетов 307
12.3.4. Отображение нескольких записей в любой форме 309
12.3.5. Разделенные формы 311
12.3.6. Еще более полезные свойства формы 312
12.4. Мастер создания форм 315
13. Глава 13. Проектирование сложных форм 317
13.1. Настройка форм в Конструкторе 317
13.1.1. Разделы формы: разные части вашей формы 318
13.1.2. Вставка элементов управления в форму 319
13.1.3. Галерея элементов управления: краткий обзор 322
13.1.4. Расположение элементов управления на форме 324
13.1.4.1. Выравнивание элементов управления 325
13.1.4.2. Изменение размеров элементов управления 326
13.1.4.3. Регулирование расстояния между элементами управления 326
13.1.4.4. Перекрывающиеся элементы управления 326
13.1.5. Привязка: автоматическое изменение размеров элементов управления 327
13.1.6. Последовательность перехода: облегчение переходов с помощью клавиш 331
13.2. Контроль с помощью элементов управления 334
13.2.1. Блокировка полей 334
13.2.2. Предупреждение ошибок с помощью условий на значения 334
13.2.3. Выполнение вычислений в выражениях 335
13.2.4. Компоновка с применением элемента управления Вкладка 337
13.2.5. Переходы по ссылкам 338
13.2.6. Переходы с помощью списков 339
13.2.7. Выполнение действий с помощью кнопок 341
13.3. Формы и связанные таблицы 343
13.3.1. Связи таблиц и простые формы 344
13.3.2. Элемент управления Подчиненная форма 345
13.3.3. Создание настроенных подчиненных форм 345
14. Глава 14. Создание системы переходов 347
14.1. Освоение области переходов 347
14.1.1. Настройка списка области переходов 347
14.1.2. Скрытие объектов 352
14.1.3. Использование групп Custom 353
14.1.4. Поиск в списке области переходов 354
14.2. Построение форм со средствами автоматического перехода 355
14.2.1. Создание кнопочной формы 355
14.2.2. Назначение стартовой формы 359
14.2.3. Альтернативы кнопочной формы 359
14.2.3.1. Пользовательские кнопочные формы 359
14.2.3.2. Составные формы 360
14.2.4. Отображение всех форм в списке 361
14.3. Ссылки на связанные данные 364
14.3.1. Отображение связанных записей в отдельной форме 365
14.3.2. Отображение более подробных отчетов с помощью связей 368
Программирование в Access 371
15. Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 372
15.1. Базовые сведения о макросах 372
15.1.1. Создание макроса 373
15.1.2. Запуск макроса 376
15.1.3. Отладка макроса 377
15.2. Макросы и безопасность 379
15.2.1. Опасные макрокоманды 379
15.2.2. Как Access обрабатывает опасные макросы 381
15.2.3. Центр управления безопасностью 382
15.2.4. Задание надежного расположения 384
15.3. Три примера макросов 385
15.3.1. Поиск записи 385
15.3.2. Печать отчета 386
15.3.3. Отправка данных по электронной почте 387
15.4. Управление макросами 389
15.4.1. Группы макросов 389
15.4.2. Назначение макросу комбинации клавиш 391
15.4.3. Настройка макроса запуска 392
15.5. Присоединение макросов к формам 392
15.5.1. Что такое событие 392
15.5.2. Присоединение макроса к событию 395
15.5.3. Считывание аргументов из формы 396
15.5.4. Изменение свойств формы 397
15.6. Макросы с условиями 398
15.6.1. Построение условия 398
15.6.2. Проверка данных с помощью условий 399
15.6.3. Макросы с более сложными условиями 401
16. Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка Visual Basic 404
16.1. Редактор Visual Basic 404
16.1.1. Добавление нового модуля 405
16.1.2. Написание процедуры с простейшим программным кодом 406
16.2. Помещение кода в форму 408
16.2.1. Реакция на событие формы 408
16.2.2. Вызов кода в модуле 412
16.2.3. Чтение и запись полей на форме 413
16.3. Что такое объекты 414
16.3.1. Свойства 414
16.3.2. Методы 418
16.3.3. События 419
16.4. Применение объектов 420
16.4.1. Обозначение измененной записи 420
16.4.2. Создание эффекта перемещения указателя мыши 424
17. Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 427
17.1. Изучение языка Visual Basic 427
17.1.1. Хранение информации в переменных 427
17.1.2. Принятие решений 428
17.1.3. Повторение действий с помощью цикла 431
17.1.4. Создание пользовательских функций 432
17.1.5. Подытожим: функция для проверки кредитных карт 433
17.2. Обработка сбойных ситуаций 436
17.2.1. Отладка 437
17.2.2. Обработка ошибок 440
17.3. Углубленное рассмотрение объектов 441
17.3.1. Объект DoCmd 443
17.3.2. Преобразование макроса в VB-код 445
17.4. Улучшение работы компании средствами Visual Basic 446
17.4.1. Хранение промежуточного итога 447
17.4.2. Получение сведений о цене 449
17.4.3. Добавление нового товара во время заполнения заказа 450
17.4.4. Управление выполнением заказов 453
17.4.5. Обновление единиц наличного запаса 455
Совместное использование Access 459
18. Глава 18. Совместное использование БД несколькими пользователями 460
18.1. Открытие вашей базы данных всему миру 460
18.1.1. Как действует многопользовательская поддержка в Access 461
18.2. Подготовка вашей базы данных 462
18.2.1. Что такое разделенная БД 462
18.2.2. Разделение БД с помощью мастера 464
18.2.3. Как действуют связанные таблицы 467
18.2.4. Разделение БД вручную 469
18.2.5. Блокировка вашей клиентской БД 471
18.2.6. Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access 473
18.3. Многопользовательский доступ 474
18.3.1. Как вносятся изменения 475
18.3.2. Обработка конфликтов редактирования 476
18.3.3. Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений 478
18.3.4. Открытие БД с монопольным доступом 479
18.4. Повреждение данных 480
18.4.1. Диагностика и корректировка поврежденных БД 480
18.4.2. Предупреждение повреждений 481
18.5. Защита базы данных 482
18.5.1. Защита паролем 483
18.5.2. Пароли и разделенные БД 483
18.5.3. Применение защиты файлов ОС Windows 484
19. Глава 19. Импорт и экспорт данных 487
19.1. Аргументы в пользу экспорта и импорта 487
19.1.1. Что такое экспорт 487
19.1.2. Что такое импорт 488
19.2. Применение буфера обмена 489
19.2.1. Копирование таблицы из программы Access 489
19.2.2. Копирование ячеек из Excel в Access 491
19.3. Операции импорта и экспорта 492
19.3.1. Импортируемые типы файлов 493
19.3.2. Импорт данных 493
19.3.3. Импорт из файла Excel 496
19.3.4. Импорт из текстового файла 498
19.3.5. Экспортируемые типы файлов 499
19.3.6. Экспорт данных 499
19.3.7. Повторное применение параметров импорта и экспорта 501
19.4. Access и XML 503
19.4.1. Что такое XML на самом деле? 503
19.4.2. Три правила XML 504
19.4.2.1. Пролог 505
19.4.2.2. Элементы 505
19.4.2.3. Вложенность 506
19.4.3. Файлы и схемы XML 507
19.4.4. Поддержка XML в программе Access 507
19.4.5. Экспорт в XML-файл 508
19.4.6. Импорт из XML-файла 510
19.5. Сбор информации по электронной почте 511
19.5.1. Создание сообщения электронной почты 512
19.5.2. Ручная обработка ответов 516
19.5.3. Автоматическая обработка ответов 517
19.5.4. Управление параметрами вашего сбора данных с помощью электронной почты 518
20. Глава 20. Подключение Access к SQL Server 519
20.1. Нужно ли переходить на SQL Server? 519
20.1.1. Как работает SQL Server 520
20.1.2. Более дешевая версия SQL Server 521
20.2. Приступая к работе с SQL Server 2005 Express 522
20.2.1. Установка SQL Server Express 523
20.2.2. Подключение SQL Server к сети 526
20.3. Создание БД SQL Server 527
20.3.1. Преобразование БД 528
20.3.2. Управление вашей БД 532
20.3.3. Создание БД SQL Server вручную 534
20.4. Добавление объектов в БД SQL Server 534
20.4.1. Создание таблицы 534
20.4.2. О запросах 540
20.4.3. Создание представления 540
21. Глава 21. Подключение Access к SharePoint 544
21.1. Основные сведения о SharePoint 544
21.1.1. Что можно делать в программе SharePoint 546
21.2. Настройка SharePoint 548
21.2.1. Создание узла рабочей группы 548
21.2.2. Настройка вашего узла 551
21.3. SharePoint и Access 552
21.3.1. Формирование списка 554
21.3.2. Экспорт таблицы в SharePoint 558
21.3.3. Импорт данных в Access 560
21.3.4. Перенос всей БД на сервер SharePoint 562
21.3.5. Редактирование данных SharePoint в Access 564
21.3.6. Внесение изменений в автономном режиме 565
22. Приложение Настройка Панели быстрого доступа 568
22.1. Панель быстрого доступа 568
22.2. Добавление кнопок 569
22.3. Настройка конкретных БД 571
23. Предметный указатель 573