Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Бизнес в плюс

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 103 RSS
←   Сентябрь 2016   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://https://slavianna.ru/
Открыта: 15-11-2015
Адрес автора: business.school.vlk-owner@subscribe.ru

Автор
АннаСлавинская

Статистика

103 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Ваш личный кадровик: Самое важное о приказах по основной деятельности


 
     Ваш Личный Кадровик 
           Сентябрь  2016 года    Выпуск  №42

Здравствуйте,  [first_name]!  

А вы знаете, какие вопросы регулируют приказы по основной деятельности? Зачем они вообще нужны?  Почему у них такой большой срок хранения?  Как оказалось, эти вопросы волнуют очень многих ИП.

А раз волнуют, то надо на них ответить.  

Три вида приказов

Деление приказов на виды предусмотрено документом, который называется
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558. (ссылка на документ есть в этой статье)
Вот пункт 19 этого Перечня prikazy-po-osnovnoy-deyatelnosti-610x400 Мы видим, что Перечень выделяет три типа приказов, у которых разные сроки хранения:
  • по основной деятельности (ОД)  - хранить постоянно;
  • по личному составу - хранить 75 лет (50 лет с 2003 года);
  • по административно-хозяйственным вопросам (АХ) - хранить 5 лет.
И только для приказов по личному составу дано уточнение, какие вопросы они регулируют. Следовательно, приказы, которые регулируют иные вопросы, должны относиться либо к приказам по ОД, либо к приказам по АХ.

Какие вопросы регулируют приказы по ОД

Нам важно отличать приказы по ОД от приказов по АХ, так как у них очень разный срок хранения. Согласитесь, хранить 5 лет или постоянно (до скончания веков :0 ) – это две большие разницы.

Пролистав Перечень, можно найти в нем раздел «Административно-хозяйственная деятельность» (пункты 773-893). Минкультуры предлагает относить к вопросам по АХД:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности.
Методом исключения (убрав вопросы, которые регулируются приказами по ЛС и АХ) получаем, что приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес. Но поскольку бизнес бывает разным, то перечислить все тематические вопросы очень сложно. Но есть вопросы, общие для всех компаний, которые входят в сферу регулирования приказов по ОД:
  • определение структуры (утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация и ликвидация структурных подразделений);
  • утверждение и изменение локальных актов, инструкций, правил и иных локальных документов, утверждение планов, регламентов, внутренних форм документов;
  • создание органов (коллегиальных, контрольных (ревизионных), методических и проч.) и всевозможных комиссий (в т.ч. инвентаризационной и аттестационной);
  • осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
  • проведение мероприятий (в т.ч. инвентаризаций и аттестаций работников), семинаров, конференций и т.д.;
  • определение политики компании (учетной, финансовой, кадровой, иной); установление и изменение режима работы;
  • организация воинского учета, охраны труда, работы по гражданской обороне, установление противопожарного режима, т.п.;
  • назначение ответственных лиц (за проведение инструктажей, за ведение и хранение трудовых книжек, за теплохозяйство, по охране труда, и т.д.);
  • делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности;
  • прием, перемещение, списание основных средств.
К приказам по ОД относятся также приказы о вступлении в должность директора организации и о снятии с себя полномочий директора.

Чем приказы могут помочь?

Приказы по основной деятельности нужны, в первую очередь, самому предпринимателю или организации. И я вижу две самые главные причины так долго хранить приказы по ОД.

Во-первых, практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию в суде или в споре с проверяющим органом. В этом случае наличие всех приказов по ОД потенциально способно спасти честь компании или оградить от штрафа. Например, доказать законность сокращения, законность удержания за недостачу, правомочность подписи должностного лица и т.д.

Во-вторых, сохраняя все документы от момента создания, мы сохраняем и память о наших действиях в разные годы. Это позволяет проанализировать документы и увидеть ошибки и удачные ходы: какой эффект был, когда пришлось сокращаться, были ли грамотно перераспределены обязанности после сокращения; в период роста стоило ли менять режим работы, создавать новые структурные подразделения или вводить новые должности, каков был экономический эффект от этого и т.д. 

Как правильно оформить приказ

Правила оформления распорядительных документов, к которым относятся и приказы, установлены нормативным актом:
Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

Именно в этом ГОСТе нам показали, как правильно оформлять все реквизиты приказа. И хотя для обычных коммерческих компаний эти правила являются рекомендательными, познакомиться с ними все-таки стоит. Например, не мешает знать, что приказы рекомендуется оформлять на простом листе формата А4, сверху указав только полное и краткое название организации. Screenshot_1 В принципе, те специалисты, которые оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ - только ориентир.

Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую. Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

  • наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя);
  • дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2016);
  • регистрационный номер (правильно – вписывать от руки при регистрации в журнале);
  • место (населенный пункт) составления;
  • вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
  • основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
  • список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
  • подпись руководителя (или ИП);
  • визы согласования (если нужны);
  • отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Нумерация приказов по ОД

Приказам присваивают регистрационные номера, начиная от №1 каждый календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХД.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов очень мало.

Хранение приказов по ОД

У нас в стране действую специальные правила, которые определяют порядок работы всех уровней архива, начиная с архива маленькой организации до Госфонда РФ:
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно». Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно».

Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е., выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Ответственность за несохранность

Есть 2 статьи за нарушение хранения документов. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает просто смешной штраф  - до 500 руб.  - за нарушение правил хранения документов. По этой статье могут наказать директора организации или ИП за отсутствие архивных документов или их неправильное хранение.  

А вот статья 13.25 КоАП РФ уже более серьезная, штраф по ней - от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Эту статью применяют в отношении ООО или акционерных обществ, если у них отсутствуют документы по основной деятельности, предусмотренные законом.

Напомню. что статьи о том, как необходимо хранить документы прошлых лет, собраны в этой подборке. 

С уважением, 
Славинская Анна.

Бесплатные пособия по кадровому делопроизводству Вы найдете на сайте   http://slavianna.ru/ 

Волгоград.  Проект "Бизнес в плюс" 

 
В избранное