Последнее время много говорят  и  предлагают новые методы улучшения   рабочих процессов в компании.  Рассмотрим   тайм-менеджмент.  Что такое тайм-менеджмент и как он способен улучшить рабочий процесс?  Рассматривая данную тему прежде всего следует учесть, что  персонал для данной конкретной должности подобран правильно, что данный специалист  имеет знания и способности для того, чтобы выполнять порученную работу.   В противном случае данному « специалисту  не на своем месте» никакой тайм-менеджмент  не поможет и профессионала с него никогда не получится.

Первая серьезная работа  для руководителя или менеджера любого звена— это начало новой жизни, которая стремительно врывается в привычный круговорот дел. Со временем вы начинаете замечать, что работа «съедает» все свободное время и становится чуть ли не главным событием каждого нового дня. Поначалу очень приятно понимать, что есть дело, которое увлекает, занимает мысли, особенно если дело, которым вы занимаетесь, начинает приносить не только внутреннее удовлетворение, но и материальное вознаграждение за труды.

Придя на работу, многие молодые специалисты буквально растворяются в ней, однако причина не всегда заключается только в заинтересованности в рабочем процессе, дело в том, что «новички» еще не знают, каким образом, совместить все дела одновременно. Безусловно, с опытом каждый человек способен научиться управлять своим временем так, что все рабочие дела, даже форс-мажорного характера, будут выполнены в срок. Но как справиться со всем многообразием задач в самом начале трудовой деятельности, когда так сложно расставить приоритетность, выбрать наиболее важный и менее значимый вопрос, спланировать свой день таким образом, чтобы двигаться в общем рабочем ритме?

                        Последнее время модно стало применять различные методики, способные помочь организовать нашу жизнь гораздо лучше, чем мы сумели бы сами. Все они направлены на выявление трудностей, которые могут возникать во время рабочего процесса, отвлекать от выполнения дел и в целом препятствовать получению результатов. Совсем недавно все вдруг стали говорить о новой методике тайм-менеджмент, о том, что это ужасно эффективно, повышает производительность труда и делает работу каждого сотрудника результативнее в разы.

                       Что такое тайм-менеджмент и как он способен улучшить рабочий процесс? Если дословно переводить time-management с английского, то получится странное, на первый взгляд, сочетание — управление временем. Что под этим понимать?

 Действительно, в связи с особенностями русского менталитета мы привыкли откладывать важные дела на последний момент, занимаясь в течение 80% времени текущими и второстепенными делами, а оставшиеся 20% времени спешно решая по-настоящему важные вопросы и задачи. Но дело не только в менталитете, а в том, как каждый человек на Земле распоряжается самым дорогим, что у него есть — своим временем. Об этом же говорит и знаменитый принцип Парето. Согласно его исследованиям, за 20% времени  мы справляемся с 80% дел, а в оставшиеся 80% — мы решаем только 20% дел.

                          Построить свой день таким образом, чтобы результаты работы были впечатляющими и дела не имели свойство накапливаться, возможно, но для этого необходимо знать несколько принципов.

Шаг первый. От теории к практике

 В первую очередь, специалисту, который только начал свою трудовую деятельность, необходимо быть крайне внимательным и в буквальном смысле слова «впитывать как губка» всю информацию, которую он получает на новом месте работы. Чего нам всем не хватало в университетах? Конечно же, практики. Высокая степень академичности обучения предлагает в большом объеме теоретические знания, которые очень часто бывают оторванными от объекта исследования, поэтому молодому специалисту всегда не хватает опыта. Он знает, как это должно быть в теории, но не на практике. Именно поэтому первая работа должна давать новому сотруднику практическую информацию, которая в совокупности с теоретическими знаниями подготовит профессионала своего дела.

 На первом этапе важно завести ежедневник, куда вы будете записывать всю информацию, которая покажется вам полезной и интересной. Все задания, вопросы, которые поручаются вам, желательно заносить в него и планировать свой день в соответствии с намеченным курсом. Почему это так важно? Дело в том, что согласно данным американских исследований, те люди, которые прописывают свою цель на бумаге, добиваются ее в 10 раз быстрее, чем те, кто либо совсем не ставит перед собой задачу, либо только формулирует ее и проговаривает про себя. Очень важно именно записать цель, условно говоря, мы видим ее, пусть даже и на бумаге, а значит ее достижение нам представляется возможным и осуществимым. Таким образом, первым шагом к наведению порядка в своем рабочем графике является покупка ежедневника или электронной записной книжки. Подстройте их под себя, чтобы вам было удобно и комфортно ими пользоваться. Все важные цели и задачи прописывайте, учитывая особенности тайм-менеджмента, которые будут раскрыты ниже.

Шаг второй. Находим цель

 Итак, вы купили ежедневник, стали записывать в него все дела и полезные сведения, но через несколько дней обнаружили, что в своем плане не можете найти действительно важных поручений, потому что он полностью заполнен мелкими, текущими и не всегда важными задачами. В связи с этим возникает вопрос о целесообразности того, что вам необходимо сделать.

 В течение рабочего дня вы выполняете огромное количество различных дел, поручений, о важности которых даже не задумываетесь. Зачем тратить силы и энергию на те вещи, которые не несут в себе никакой практической пользы? Поэтому на первом этапе будет актуальным следующий совет: старайтесь самостоятельно выполнять все цели, которые ставит перед вами руководство. Почему это необходимо? Как уже было сказано ранее, первая работа — практическая основа, именно в этот период вы действительно начинаете учиться своему делу. Выполнение всех целей, а также постановка дополнительных, поможет вам быстрее включиться в рабочий процесс, понять суть вашей деятельности. Безусловно, взяв на себя сразу же такой большой объем работы, вы можете погрязнуть в ней, а точнее в мелких делах, которые, возможно, в итоге не способствуют достижению цели. Что нужно сделать, чтобы этого не произошло? На этот вопрос ответит второй принцип тайм-менеджмента — планирование.

Шаг третий. Разделяй и властвуй!

 В начале каждого рабочего дня составьте список дел, которыми вы будете заниматься. Определите, какие из них являются наиболее приоритетными для вас, а какие можно отложить в долгий ящик или вовсе отказаться от их выполнения. При проведении планирования может очень пригодиться принцип Эйзенхауэра, который предложил распределять дела в своем списке в зависимости от степени приоритетности и важности.

Он выделил 4 группы. В первую вошли те дела, которые необходимо выполнить немедленно, во вторую — вопросы, которые могут быть решены позже, но для них необходимо установить какой-либо срок исполнения, чтобы они не были забыты окончательно. Третья группа — задачи, которые могут быть осуществлены без вашего контроля, поэтому можно поручить их кому-то другому. И, наконец, четвертая группа — это дела, которые делать необязательно, так как они не являются важными и необходимыми для исполнения.

 Некоторые исследователи рекомендуют составлять такой список дел еще накануне, таким образом, вам будет ясна картина предстоящего объема работ, и на следующий день вы будете полны энергии и желания их выполнять, так как будете знать, что вам необходимо сделать. И не забывайте о форс-мажорных обстоятельствах, поэтому при планировании дня оставляйте 30% времени свободным, чтобы в случае непредвиденных дел вы могли легко отвлечься от ранее намеченного списка действий.

Шаг четвертый. Не запутаться в мелких делах!

 Следующий принцип заключается в объединении мелких дел в одно крупное и, наоборот, разбивке большого дела на несколько маленьких. Это важно на первом этапе, когда вам как молодому специалисту еще сложно определить приоритетность задач и кажется, что все просьбы руководства обладают пометкой «срочно». В таком случае специалисты советуют расположить их в таком хронологическом порядке, чтобы каждое выполненное дело приближало вас к достижению основной цели. В результате данного метода каждое дело должно иметь продолжительность от 30 минут до полутора часов. Принцип позволяет логично структурировать свою деятельность, прослеживать тенденции и анализировать полученные данные. Не записывайте мелкие текущие дела, на выполнение которых вы затратите от 10 до 20 минут, так вы только усложните себе задачу, запутавшись в небольших текущих вопросах.

Шаг пятый. Делу время, потехе час!

 Начало рабочей деятельности — большой стресс для организма, ему нужно в срочном порядке перестраиваться, а вам — научиться рано вставать, привыкнуть к 9 часам ежедневного труда и постоянной мозговой активности. Безусловно, можно приспособиться к любой ситуации, и даже «сова» ради успешной карьеры может стать «жаворонком» и найти удовольствие в раннем пробуждении. Однако пока ученые не в силах побороть животное начало любого из нас. Речь идет об особых биологических часах, которые способны удивительным образом влиять на нашу работоспособность и активность в течение дня. Четвертый принцип призывает в первую очередь заниматься самыми сложными, неприятными задачами, а затем переходить к более простым. Такой подход как раз учитывает биологические циклы человека.

 Каждый из нас замечал, что в какое-то время суток он становится более активным, чувствует прилив сил. Именно на это время приходится максимальная работоспособность человека. В другое время все с точностью наоборот, вам все время хочется отдохнуть, расслабиться, специалисты советуют сделать перерыв в работе и, например, заняться спортом. Не думайте, что желание «перевести дух» свидетельствует о вашей природной лени и нежелании работать. Каждому новому сотруднику хотелось бы составить о себе впечатление как о человеке удивительно трудоспособном и исполнительном, поэтому кому-то может показаться этот принцип неприемлемым на новом месте работы. Не опасайтесь того, что могут подумать о вас коллеги: каждый человек нуждается в отдыхе, а нервный срыв и стресс после напряженной рабочей недели вряд понравится вашему начальнику больше, чем час перерыва. Поэтому при планировании своего рабочего дня учитывайте биологические циклы, понаблюдайте за собой несколько дней, чтобы определить, в какое время вы наиболее активны и готовы работать.

Шаг шестой. Сконцентрируйтесь!

 Пятым важным принципом является способность к концентрации. В течение дня невозможно уделить все время только работе, постоянно что-то отвлекает: звонит телефон, разговаривают коллеги, неожиданно появляется срочное и важное дело — все это растягивает время выполнения задания на минуты и даже часы. Постарайтесь максимально ответственно отнестись к своему заданию, подумайте о том, что так вы выполните его гораздо быстрее, и у вас останется время на решение других вопросов. Безусловно, концентрация на одном деле невозможна в течение всего дня, поэтому специалисты советуют после каждого часа интенсивной работы устраивать себе 5 минут отдыха. Таким образом, вы восстановите силы и приобретете необходимый запас энергии для продолжения рабочего процесса.

Шаг седьмой. Не только приятное и полезное

 Еще одним важным моментом является умение справляться с неприятными поручениями. Кроме того, в течение дня найдется немного времени, когда вы можете заняться именно теми вопросами, которые действительно по душе. Как правило, работа — синоним рутинности, когда приходится постоянно заниматься чем-то монотонным и однообразным. Для выполнения таких дел методика тайм-менеджмента предлагает несколько советов.

Не старайтесь отодвигать время выполнения таких задач: все самое неприятное выполняйте в начале рабочего дня, пока есть еще силы. Признайтесь себе, что большую неприятность вызовет промедление, нежели сам факт выполнения работы.

Попытайтесь пробудить в себе энтузиазм, способный подавить негативное отношение к задаче. Подумайте, ведь рано или поздно вам все равно придется решить этот вопрос, кроме того, объем работы может возрасти, а методика тайм-менеджмента предполагает обратный результат — сокращение накопившихся дел.

Шаг восьмой. О важности привычки

 Последней важной особенностью тайм-менеджмента является необходимость выработки привычки соблюдения того графика, который вы себе наметили. С первого дня работы необходимо наметить план действий, ежедневно корректировать его и строго соблюдать. Если каждый день будете следовать ему (выполнять все задачи по плану, структурировать свою деятельность, определять приоритетность задач и так далее) — эффективность вашей трудовой деятельности возрастет в разы. Дело в том, что в процессе ежедневного повторения одних и тех же операций вырабатывается навык, а это значит, что через какое-то время вам не нужно будет заставлять себя ежедневно составлять план и следовать ему. Это войдет в привычку и покажется таким же необходимым как все другие ежедневные дела.

Почему тайм-менеджмент так важен для молодого специалиста? Работа — это особый мир, где действуют свои правила, которым каждый новичок должен следовать, чтобы стать настоящим профессионалом. Молодой специалист может не обладать достаточным опытом — необходимыми навыками его смогут научить на новом месте работы, но его главное оружие заключается в последовательном выполнении всех инструкций, которые даются руководством, в своевременной подготовке итогов по проделанной работе. Такую последовательность действий может гарантировать тайм-менеджмент, который помогает быстро войти в рабочий ритм.

 Все успевать — мечта любого квалифицированного работника. Принцип, который предлагает тайм-менеджмент, позволяет приблизиться к этой мечте. Сотрудник должен осознавать, что его работа вне зависимости от рода занятий, безусловно, важна. Каждый работник важен для компании и, выполняя свои задачи, он помогает общей слаженной деятельности всей фирмы. Для того, чтобы работа проходила в одном ритме, необходимо придерживаться политики тайм-менеджмента, когда все сотрудники успевают завершить свои дела в срок, прослеживается логика постановки целей, задач и получения результатов, и даже при возникновении форс-мажорных обстоятельств эффективность деятельности компании не только не снижается, а совсем наоборот: все работают в обычном режиме.

 Умение правильно организовать свой рабочий день — задача сотрудника, но руководители компаний также должны обращать внимание на данную методику. Опоздания на работу, частичное выполнение своих функций — все эти проблемы могут решаться либо путем наложения штрафов на сотрудников, что нагнетает атмосферу внутри компании, либо путем проведения тренингов, которые могут научить каждого работника быть не только компетентным в своей области, но и уметь выполнять все поставленные задачи в срок.

                Вам предложены самые общие рекомендации и в тайм-менеджменте  освещены универсальные принципы, которые помогут организовать рабочий процесс наилучшим образом. Вам необходимо выбрать те, которые наиболее вам подходят, соответствуют складу характера и стилю работу, к которому вы привыкли.  Надеемся что в дополнение к вашим знаниям и навыкам тайм-менеджмент поможет вам стать профессионалом в выбранной сфере деятельности.

За консультацией по любому вопросу вы можете обращаться  на www.logmarket.christihouse.ru или по электронной почте: cchd@yandex.ru.  Можно также запросить адрес для Skype.